Comment créer des champs personnalisés et des champs de formule dans Jira
Vous pouvez créer un champ personnalisé dans Jira en cinq minutes environ, sans avoir besoin de coder. Si votre équipe gère ses budgets dans une feuille de calcul ou calcule manuellement les scores de priorité, vous pouvez transférer ces tâches vers Jira en cinq minutes environ.
Les champs personnalisés permettent de capturer les données ; les champs de formule se chargent des calculs.
Comment créer un champ personnalisé dans Jira
Tous les champs personnalisés se créent de la même manière : il suffit ensuite de choisir leur type. C'est l'administrateur Jira qui crée et gère les champs personnalisés, et ce procédé est identique pour les champs personnalisés standard et les champs de formule.
Choisir un type de champ à ajouter à un espace Jira.
Ouvrez les paramètres des systèmes de champs. Accédez aux paramètres de Jira, puis à Tickets, Champs, et Systèmes de champs.
Créez un champ. Sélectionnez Créer un champ personnalisé.
Choisissez le type de champ. Sélectionnez le type qui correspond aux données et à l'utilisation que vous en ferez : texte, nombre, date, champ de sélection, personnes ou formule.
Nommez le champ en fonction de son contenu. Un nom clair, tel que « Tier client » ou « Budget approuvé », permet à toute personne consultant le ticket de comprendre la signification de la valeur.
Choisissez les projets et les types de tickets qui l'utiliseront. Ajoutez le champ au système de champs approprié, puis choisissez où il apparaîtra dans la vue du ticket. Par défaut, les nouveaux champs personnalisés n'apparaissent pas partout. Ajoutez-les donc uniquement là où les équipes en ont besoin.
Exemple pratique : un champ « Tier client »
Imaginons que votre équipe de support souhaite trier les tickets en fonction de la valeur du compte. Créez un champ personnalisé, choisissez Liste de sélection (choix unique), nommez-le « Tier client » et ajoutez les options Entreprise, Intermédiaire et Petite entreprise. Ajoutez-le à vos projets de support : vous pouvez désormais filtrer et regrouper chaque ticket par tier.
Remarque sur les types de projets
Dans les projets gérés par l'entreprise, un administrateur Jira crée des champs personnalisés de manière centralisée et les partage entre les projets. Dans les projets gérés par l'équipe, les administrateurs de projet ajoutent des champs dans leurs propres paramètres de projet. Si vous avez besoin qu'un même champ se comporte de manière identique au sein de plusieurs équipes, un champ personnalisé partagé et géré par l'entreprise garantit cette cohérence.
Les systèmes de champs, les écrans et les contextes remplissent des fonctions différentes.
Les systèmes de champs contrôlent les champs disponibles pour chaque type de ticket dans les projets assignés, y compris si un champ est obligatoire ou facultatif. Les écrans contrôlent l'emplacement et l'ordre des champs dans les expériences de création, de consultation et d'édition. Les contextes de champs contrôlent les valeurs par défaut et les options des menus déroulants pour des projets et des types de ticket spécifiques.
Comment créer un champ de formule dans Jira
Un champ de formule est d'abord créé en tant que champ personnalisé, puis on y ajoute le calcul. Il se peut que votre administrateur doive d'abord activer les champs de formule ; une fois cette opération effectuée, toute personne autorisée à créer des champs personnalisés pourra en créer un. Les étapes ci-dessous vous permettent de passer d'un champ vide à une valeur calculée en temps réel.
Créez un champ personnalisé et choisissez le type de formule. Suivez les étapes ci-dessus, puis sélectionnez le type de champ de formule.
Nommez-le en fonction de la valeur qu'il produit. Des noms, tels que « Écart budgétaire » ou « Jours restants avant l'échéance », rendent le résultat explicite.
Rédigez la formule. Faites référence à d'autres champs par leur nom entre accolades et combinez-les à l'aide d'opérateurs. Par exemple, {Approved Budget} - {Actual Costs} renvoie l'écart budgétaire. Si vous n'êtes pas sûr de la syntaxe, décrivez le calcul en langage simple et laissez Rovo le rédiger pour vous.
Définissez le type de sortie. Choisissez « nombre », « texte », « date » ou « durée » pour que le résultat s'affiche et se trie correctement. Les résultats numériques peuvent être formatés en devise, en pourcentage ou en décimales.
Appliquez-le via un système de champs, puis ajoutez-le aux écrans. Choisissez les projets qui utilisent ce champ, puis ajoutez-le à la vue des tickets.
Stockez toute valeur sur laquelle vous souhaitez effectuer un calcul sous forme de champ numérique, de date ou de durée, et non sous forme de texte. Les champs de formule ne peuvent effectuer des opérations mathématiques que sur des champs contenant le type de données approprié.
Exemples de champs de formule par rôle
Un même type de champ permet de résoudre différents problèmes selon l'utilisateur. Chaque rôle ci-dessous comprend trois formules que vous pouvez adapter en remplaçant les noms de champs par les vôtres. Tous les exemples sont tirés de formules de démarrage réelles.
Responsable des finances
Ne vous fiez plus aux feuilles de calcul pour le suivi budgétaire : assurez-vous que chaque valeur réelle soit comparée aux prévisions en temps réel.
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
Écart budgétaire | {Approved Budget} - {Actual Costs} | Montant (devise) |
Pourcentage du taux d'avancement | ({Actual Costs} / {Approved Budget}) * 100 | Nombre (pourcentage) |
Alerte de dépassement | IF({Actual Costs} > {Approved Budget}, "Budget dépassé", "En bonne voie") | Texte |
Responsable de campagne marketing
Consultez les performances des campagnes et l'état du budget directement sur le tableau plutôt que dans un outil de suivi du retour sur investissement distinct.
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
ROI de la campagne | ({Revenue} - {Campaign Cost}) / {Campaign Cost} | Nombre (pourcentage) |
Coût par prospect | {Campaign Cost} / {Leads Generated} | Montant (devise) |
Product Manager
Automatisez les frameworks de priorisation afin que le backlog se classe automatiquement par ordre d'impact décroissant.
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
Score RICE | ({Reach} * {Impact} * {Confidence}) / {Effort} | Nombre |
Ratio valeur/effort | {Business Value} / {Story Points} | Nombre |
Niveaux de priorité | IF({RICE} > 100, "P0", IF({RICE} > 50, "P1", "P2")) | Texte |
Chef de projet
Anticipez les risques en calculant le délai restant jusqu'à l'échéance et en signalant les éléments en retard.
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
Ingénieur en chef
Consultez l'effort restant et les changements de périmètre sans avoir à relancer les développeurs pour connaître l'état.
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
Effort restant | {Original Estimate} - {Time Spent} | Durée |
Pourcentage de dérive des objectifs | (({Current Estimate} - {Original Estimate}) / {Original Estimate}) * 100 | Nombre (pourcentage) |
Pourcentage d'avancement du sprint | ({Time Spent} / {Original Estimate}) * 100 | Nombre (pourcentage) |
Responsable des opérations informatiques
Suivez l'état des SLA et signalez les tickets susceptibles d'entraîner un non-respect des délais en temps réel.
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
Durée de résolution | DATE_DIFF({Created}, {Resolved}) | Nombre |
Risque de violation du SLA | IF(DATE_DIFF(TODAY(), {SLA Due}) < 1, "Violation imminente", "Sûr") | Texte |
Impact de l'incident | {Users Affected} * {Downtime Minutes} | Nombre |
Ressources humaines et opérations RH
Évaluez avec précision l'avancement de l'intégration et du recrutement pour chaque candidat.
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
Pourcentage d'intégration | ({Tasks Completed} / {Total Tasks}) * 100 | Nombre (pourcentage) |
Délai de recrutement | DATE_DIFF({Application Date}, {Offer Date}) | Nombre |
Ancienneté des collaborateurs | DATE_DIFF({Hire Date}, TODAY()) | Nombre |
Formules courantes par cas d'usage
Au-delà des rôles spécifiques, ces formules couvrent les calculs les plus fréquemment utilisés par les équipes. Adaptez les noms des champs en fonction de votre projet.
Calculs financiers
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
Écart budgétaire (pourcentage) | (({Approved Budget} - {Actual Costs}) / {Approved Budget}) * 100 | Nombre (pourcentage) |
Total de la facture fournisseur | {Quantity} * {Unit Price} | Montant (devise) |
Dépenses totales du projet | {Labor Cost} + {Material Cost} + {Travel Cost} | Montant (devise) |
Coût réel de la main-d'œuvre | {Time Spent} * {Hourly Rate} | Montant (devise) |
Priorisation et notation
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
Score RICE | ({Reach} * {Impact} * {Confidence}) / {Effort} | Nombre |
Score de risque pondéré | ({Probability} * 0,7) + ({Impact} * 0,3) | Nombre |
Évaluation des risques | {Probability} * {Impact} | Nombre |
Dates et échéances
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
Hygiène du texte et des données
Cas d'usage | Formule | Type de sortie |
Utilisation des résultats des champs personnalisés et des formules dans Jira
L'utilité d'un champ dépend de ce que vous pouvez en faire. Une fois que vos champs contiennent les bonnes données, mettez-les à profit :
Filtrez et recherchez à l'aide de JQL. Effectuez une requête sur un tableau pour trouver les éléments présentant un « écart budgétaire inférieur à 0 » ou un « nombre de jours restants inférieur à 5 ».
Créez des rapports dans les tableaux de bord. Résumez le résultat d'une formule pour l'ensemble des tickets dans un gadget de tableau de bord, par exemple, le budget total restant pour toutes les campagnes actives.
Déclenchez des automatisations. Exécutez une règle d'automatisation lorsqu'une valeur dépasse un seuil, par exemple, en alertant un responsable lorsque l'écart dépasse 10 %.
Bonnes pratiques pour les champs personnalisés
La création d'un champ ne coûte rien, mais sa maintenance a un coût. Un peu de rigueur permet donc de préserver la rapidité de Jira et la clarté de vos rapports.
Recherchez avant de créer. Accédez aux paramètres de Jira, puis à Tickets, Champs, Systèmes de champs, et recherchez votre idée. Si « Prospect » existe déjà, ne créez pas « Lead ». Vous risqueriez de fragmenter vos données de reporting.
Nommez en fonction de la valeur, pas du type. « Budget approuvé » est préférable à « Champ numérique 3 ». Un nom bien choisi évite d'avoir recours à un glossaire.
Adaptez le type à la tâche. Stockez les valeurs sur lesquelles vous allez effectuer des calculs sous forme de nombres ou de durées, et celles sur lesquelles vous allez appliquer des filtres sous forme de champs de sélection.
Réutilisez les systèmes de champs dès que possible. Les systèmes standard permettent aux équipes similaires d'utiliser les mêmes champs et rendent le reporting plus clair. Évitez de créer des systèmes ponctuels, sauf si l'équipe présente une véritable exception.
Respectez la limite imposée aux systèmes de champs. Un système de champs peut inclure jusqu'à 700 champs. Considérez cette limite comme un plafond, et non comme un objectif.
Archivez ce que vous n'utilisez pas. Les champs que personne ne remplit encombrent chaque écran et chaque rapport.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un système de champs Jira ?
Un système de champs Jira contrôle les champs qui s'appliquent à chaque type de ticket dans l'ensemble des projets assignés. Il permet aux administrateurs de gérer la disponibilité et l'état requis depuis un seul et même endroit.
Comment créer un champ personnalisé dans Jira ?
Accédez aux paramètres de Jira, puis à Tickets, Champs, Systèmes de champs, et sélectionnez Créer un champ personnalisé. Choisissez un type de champ, nommez-le, puis appliquez-le aux projets et aux écrans sur lesquels vous souhaitez qu'il apparaisse.
Qui peut créer des champs personnalisés dans Jira ?
Un administrateur Jira crée et gère les champs personnalisés. Dans les projets gérés par l'équipe, un administrateur de projet peut ajouter des champs dans ses propres paramètres de projet.
Comment créer un champ de formule ?
Créez un champ personnalisé, sélectionnez le type de formule, nommez-le en fonction de la valeur qu'il génère, saisissez la formule en faisant référence à d'autres champs, puis définissez le type de sortie. Ajoutez-le ensuite au système de champs et aux écrans appropriés.
Dois-je connaître la syntaxe des formules pour en créer une ?
Non. Vous pouvez faire référence directement aux noms de champs et aux opérateurs, ou décrire le calcul en langage simple et laisser Rovo générer la formule à votre place.
Quels champs une formule peut-elle prendre en référence ?
Une formule peut prendre en référence des champs de type nombre, date, texte et liste de sélection au sein d'un même ticket. Stockez les valeurs sur lesquelles vous prévoyez d'effectuer des calculs sous forme de nombres, de dates ou de durées plutôt que sous forme de texte.
Pourquoi la valeur de ma formule ne s'actualise-t-elle pas immédiatement ?
Les champs de formule s'actualisent automatiquement lorsqu'un champ référencé évolue, mais ces modifications peuvent être asynchrones. L'affichage d'une nouvelle valeur dans les tickets peut prendre un peu de temps. Les champs de formule effectuent leurs calculs au niveau de chaque ticket et n'agrègent pas les valeurs entre les tickets parents et enfants.