Canva + Atlassian
Bis jetzt hat Jira Software Premium uns noch keine Grenzen aufgezeigt.
Jeff Lai
Interne Infrastruktur
150
eingesparte Entwicklungsstunden pro Monat
500.000
monatlich ausgeführte globale Automatisierungsregeln
Branche
Design
Standort
Hauptsitz in Sydney, Australien
Anzahl Benutzer
1.100
So unterstützen Automatisierungsfunktionen Canva auf globaler Ebene
Nachdem Canva es in weniger als einem Jahrzehnt auf über 30 Millionen Benutzer gebracht hatte, mussten die Automatisierungsfunktionen von Jira Software Premium her, um diese schnelle Skalierung unbeschadet zu überstehen. Jetzt spart das Unternehmen etwa 150 Stunden pro Monat an Entwicklungszeit ein und der gesamte Betrieb ist agiler geworden.
Canva, das am schnellsten wachsende Start-up-Unternehmen in Australien, möchte Gutes bewirken und allen auf der Welt die Möglichkeit bieten, Designs zu erstellen. Das Unternehmen startete im Jahr 2012 mit einer Handvoll Mitarbeitern. Acht Jahre später zählte es über 1.000 Mitarbeiter und generiert jetzt einen jährlichen Umsatz von über 50 Millionen AUD. Ein Jahr nach dem Start hatte sich eine Million Benutzer bei der Plattform angemeldet und mittlerweile wird Canva von 30 Millionen Menschen weltweit genutzt.
Ein solches exponentielles Wachstum bringt die Herausforderung mit sich, interne Prozesse und Verfahren zu skalieren, und zwar ohne die Aufgabe unnötig komplexer zu machen. Das ist einer der Hauptgründe, weshalb sich Canva für die Verwendung von Jira Software Premium und vor allem dessen globalen Automatisierungsfunktionen entschieden hat. Jeden Monat sind eine halbe Million Automatisierungsregeln aktiv und Canva schätzt, dass dadurch 150 Stunden an wertvollen Entwicklungsstunden pro Monat eingespart werden – pro Team wohlgemerkt!
Durch Automatisierung gestützte Skalierung
Für Softwareentwickler Andrew Toolan, den internen Infrastruktur-Guru Jeff Lai und ihre Teams sind Features wie Automation von Jira Software Premium eine große Hilfe. Das Team setzt auf Automatisierungsregeln, die auf Jira Software und Jira Service Management angewandt werden. Laut Andrew ist "Jira unsere zentrale Informationsquelle". Automatisierte Genehmigungen helfen bei der Bearbeitung von eingehenden Anfragen. Das bringt jeder Instanz Einsparungen von wenigen Sekunden, die sich aber im Laufe der Zeit summieren.
Jeff erinnert sich: "Als ich bei Canva angefangen habe, sah ich mir als Erstes den Workflow des internen IT-Teams an, das damals aus einer Person bestand. Der Arme wurde jeden Tag und rund um die Uhr regelrecht mit Slack-Nachrichten bombardiert. Die manuelle Beantwortung jeder dieser Anfragen nahm Unmengen an Zeit in Anspruch. Deshalb richtete ich einen Servicedesk mit Automatisierungsfunktionen ein, damit der Mitarbeiter seine Arbeit schneller erledigen konnte. Heute können wir sämtliche Jira-Prozesse automatisieren."
Aber nicht nur die IT- und Observability-Teams profitieren von den Atlassian-Tools. "Die Agilität der Teams bei Canva hat durch Jira Software Premium zugenommen, sogar während wir uns weiter vergrößern", erklärt Jeff. Mit der Automation-Funktion in Jira können Teams sicher sein, dass Aufgaben weiterbearbeitet werden, ohne dass man dies manuell nachprüfen muss. "Wir können damit signifikante Zeiteinsparungen erzielen."
Mit Automation in Jira muss man sich keine Sorgen machen, ob jemand eine Anfrage bemerkt und sich dieser annimmt. Die Automatisierungsfunktion sorgt schon dafür, dass sich jemand kümmert."
Jeff Lai
Interne Infrastruktur
Automation ist eine große Hilfe
Automation in Jira ist mit Statuspage verknüpft, um Aufgabenverantwortlichen mitzuteilen, was die nächsten Schritte sind (beispielsweise die Erstellung eines Vorfallberichts), nachdem ein Ticket geschlossen wurde. "Wenn wir das Feature nicht hätten, müssten wir das alles manuell machen. Schon für ein einzelnes Vorfallmanagementprojekt würde das bedeuten, dass Mitarbeiter einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitswoche für diese Aufgabe investieren müssten."
Produktionsvorfälle werden in Jira Service Management ausgeführt, das auch über eine separate Anwendung in Opsgenie und Slack integriert ist. Bei der Erstellung von Vorfällen in Opsgenie wird automatisch ein neuer Jira Service Management-Vorgang mit Angaben zur Art des Vorfalls, dem zugehörigen Workflow und den nachverfolgten Aufgaben generiert. Wenn in Jira eine Anfrage mit hoher Dringlichkeit erstellt wird und die Person, die das Ticket erstellt, sich diese nicht selbst zuweist, wird in Opsgenie automatisch jemand vom Bereitschaftsdienst benachrichtigt. "Das ist unsere Standardreaktion, wenn nicht offensichtlich ist, wo das Problem liegt," so Andrew.
In Jira werden sehr viele Workflows ausgeführt, doch der unbegrenzte Speicherplatz von Jira Software Premium lässt dem Team noch viel Luft nach oben. "Ich muss mir keine Sorgen machen, dass meine gesamte Jira-Instanz zusammenbricht, nur weil jemand eine Backup-Datei angehängt hat." lacht Jeff.
Jira ist unsere zentrale Informationsquelle".
Andrew Toolan
Softwareentwickler
Durchgängige Kohäsion und Sichtbarkeit
Die Kohäsion all dieser verschiedenen Tools, die zusammenarbeiten, macht Atlassian so besonders. "Bevor wir Jira nutzten, gab es keine Struktur", sagt Andrew. "Um nach einem Vorfall zu suchen, der sich vor zwei Monaten ereignete, musste ich praktisch Slack durchforsten. Für all das hatten wir einen Slack-Channel." Mit Jira Software Premium haben wir jetzt die Kontrolle über alle Prozesse und erhalten dank automatisierten Slack-Nachrichten, die nur wirklich wichtige Informationen enthalten, einen guten Überblick.
Jeffs Team hat Automatisierungsregeln aktiviert, mit denen Jira-Vorgänge anhand verschiedener vordefinierter Bedingungen aktualisiert werden. Das entlastet das Team, das sich häufig um dringende und zeitkritische Anfragen kümmern muss, deutlich. "Mit Automation in Jira muss man sich keine Sorgen machen, ob jemand eine Anfrage bemerkt und sich dieser annimmt. Die Automatisierungsfunktion sorgt schon dafür, dass sich jemand kümmert."
Für Canva ist es ein großer Vorteil zu sehen, dass Tickets aufgegriffen und bearbeitet werden", sagt Jeff. "Anfragen gehen nicht einfach ins Leere. Wenn jemand eine Anfrage stellt, ist sofort ersichtlich, ob diese bearbeitet wird oder nicht." Für ein derart schnell wachsendes Unternehmen nahm die Anzahl der Anfragen in Jira natürlich unweigerlich zu. Doch anstatt mehr Personal dafür zuzuweisen oder das Problem komplexer zu machen, optimierten Jeff und sein Team die Prozesse. Für die intelligente Skalierung nutzten sie Jira Software Premium mit Automation.
"Bis jetzt hat Jira Software Premium uns noch keine Grenzen aufgezeigt."
Möchtest du mehr über die Automatisierungsregeln erfahren, die Canva täglich nutzt? Jeff war so nett und hat sie hier in der Atlassian Community veröffentlicht.
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