From scattered information to structured insights: How Deichmann’s team use Rovo to work more efficiently

Deichmann, Europas größter Schuhhändler, sucht nach neuen Möglichkeiten, um Teams im gesamten Unternehmen einen effizienteren Zugang zu Informationen zu ermöglichen und die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Durch die Einführung von Rovo und die Nutzung von Rovo Studio zur Entwicklung einer Reihe von Agenten, die speziell auf die deutschsprachigen Workflows zugeschnitten sind, hat Deichmann fragmentierte Daten, die über Jira, Confluence und SharePoint verstreut waren, in sofort verfügbare, konsolidierte Informationen umgewandelt.

Von vierteljährlichen Zielüberprüfungen bis hin zu Verbesserungen der IT-Sicherheit: Geschäfts- und Technikteams im gesamten Unternehmen integrieren Rovo-Agenten in ihre täglichen Workflows, um stundenlange manuelle Vorbereitung zu vermeiden, Self-Service-Antworten schneller bereitzustellen und strategische Erkenntnisse aus Betriebsdaten zu gewinnen – und das alles in ihrer Muttersprache.

Unternehmenswissen in einer wachsenden globalen Einzelhandelsorganisation skalieren

Die Atlassian-Lösung von Deichmann, Europas führendem Schuhhändler mit rund 49.000 Mitarbeitenden, gewann weiter an Reichweite, Komplexität und geschäftlicher Bedeutung. Mit Fabian Weber als engagiertem Verantwortlichen für Atlassian Platform inmitten einer rasch wachsenden Nutzerbasis sah Deichmann die Chance, das Enablement zu skalieren und mehr Teams im gesamten Unternehmen einen hochwertigen Atlassian-Support zur Verfügung zu stellen.

Mehrere Herausforderungen verschärften dieses Problem:

Als sich die digitale Zusammenarbeit innerhalb Deichmanns über Jira, Confluence und SharePoint hinweg erweiterte, brauchten Teams einen schnelleren Weg, um zuverlässige Informationen zu finden, Status-Updates zusammenzutragen, sich auf Review-Sitzungen vorzubereiten und die Arbeit funktionsübergreifend voranzubringen.

Viele Anwender benötigten Unterstützung bei der Erstellung von JQL-Filtern, Automatisierungen oder strukturierten Abfragen. Indem Deichmann ihnen eine intuitivere Möglichkeit bot, geschäftliche Anforderungen in technische Ergebnisse umzusetzen, konnte das Unternehmen die Anzahl der Übergaben reduzieren und den Teams helfen, selbstständiger zu arbeiten.

Die Teams bei Deichmann arbeiten in der Regel auf Deutsch, während bei internationalen Projekten auch Englisch zum Einsatz kommt; dabei greifen sie auf fachspezifisches Vokabular und Abkürzungen zurück, die die operative Expertise des Unternehmens widerspiegeln. Um in den täglichen Workflows von Nutzen zu sein, mussten die KI-Ausgaben diese Sprache, diesen Kontext und diese Terminologie zuverlässig verstehen.

Deichmann erkannte die Chance, die Wirkung seiner Plattformkompetenz zu erweitern, den Mitarbeitenden direkten Zugang zu relevanten Informationen zu verschaffen und KI so einzusetzen, dass sie der Sprache und dem Kontext des Unternehmens entspricht.

Teams von der Vorbereitung zur Umsetzung verhelfen

Deichmann führte Rovo ein und nutzte Rovo Studio, um Agenten für die umfangreichsten und reibungsintensivsten Workflows zu entwickeln: vierteljährliche Zielüberprüfungen, Epic-Analysen und Statusberichte.

• Jira Space Report Agent: Erstellt strukturierte Quartalsberichte für Jira-Bereiche mit vollständiger Hierarchie der Vorgänge und veröffentlicht sie automatisch in Confluence mit Fortschrittsanalyse, Risikobewertung und weiteren Empfehlungen.

• Epic Whisperer Agent: Führt auf Epic-Ebene dieselbe Funktion aus und zeigt Risiken, untergeordnete Vorgänge und Status an, damit Teams verstehen, worauf es ankommt, ohne einzelne Tickets durchgehen zu müssen. Fabian sagt, der Agent arbeite "wie ein erfahrener Kollege, der sich schnell in das Thema einarbeitet und die relevanten Informationen zusammenträgt".

• Work Item Summarizer Agent: Analysiert abgeschlossene Vorgänge und erstellt prägnante Zusammenfassungen, in denen wichtige Erfolge, gelöste Probleme und Auswirkungen hervorgehoben werden, um diese als Kommentar zu Dokumentationszwecken festzuhalten.

Mit diesen Agenten können sich Teams effizienter auf Review-Meetings vorbereiten und müssen weniger Zeit für das Zusammentragen von Informationen aufwenden.

Die Teilnehmer sparen zudem Zeit und müssen sich weniger den Kopf zerbrechen, da die Zusammenfassung übersichtlicher ist und sich besser umsetzen lässt. Wenn sie bei mehreren Teilnehmern und Reviews zum Einsatz kommen, kann der wiederholte Aufwand für die Informationsbeschaffung reduziert werden und Teams können sich stärker auf die Analyse, die Diskussion und die Nachbereitung konzentrieren.

"Teams verbrachten früher viel Zeit damit, Updates zusammenzutragen, nach Richtlinien zu suchen und Stakeholder aufeinander abzustimmen. Jetzt helfen ihnen unsere Rovo-Agenten dabei, diese Informationen effizienter zusammenzustellen und zu organisieren." – Fabian Weber, Verantwortlicher für Atlassian Platform

Support und Suche werden schneller und übersichtlicher – keine Übersetzung erforderlich

Vor der Einführung von Rovo arbeitete jeder Mitarbeiter, der eine JQL-Abfrage, eine Jira-Automatisierung oder einen benutzerdefinierten Filter benötigte, häufig mit Fabian, dem Plattformverantwortlichen, zusammen, um die Anforderungen in eine technische Lösung umzusetzen. Angesichts zunehmender Nutzung wollte Deichmann den Zugang zu diesem Fachwissen erleichtern und die Zeit zwischen Anfrage und Ergebnis verkürzen.

Mit Rovo können Mitarbeitende ihre Anforderungen in einfachem Deutsch beschreiben und erhalten JQL-Abfragen sowie Automatisierungsstrukturen, die nahezu fertig sind. Aufgaben, für die bisher eine Supportanfrage erforderlich war, können nun innerhalb weniger Minuten erledigt werden, wodurch Teams schneller vorankommen, ohne dass die Qualität der technischen Ergebnisse darunter leidet.

Rovo vereinheitlicht zudem die Suche in den Atlassian- und anderen Apps von Deichmann und bildet anschließend die Beziehungen zwischen Personen, Projekten und Inhalten über alle vernetzten Arbeitssysteme hinweg ab. Das bedeutet, dass Teams in den Bereichen Beschaffung, Personalwesen, IT-Sicherheit und darüber hinaus genau die Richtlinien, Produktdokumente, Vertriebsdaten, Sitzungsprotokolle und Informationen finden können, die sie benötigen, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Mit Rovo sind die Mitarbeitenden eigenständiger und Fabian konnte einen Großteil seiner Zeit vom reaktiven Support auf proaktive Unterstützung auf Unternehmensebene verlagern.

"Business-Anwender müssen nicht immer zu JQL- oder Automatisierungsexperten werden, um ihre Arbeit voranzubringen. Mit Rovo können sie natürliche Sprache verwenden, um selbstständig eine nahezu vollständige Abfrage oder Automatisierungsstruktur zu erstellen, und profitieren dabei weiterhin von den Standards und Anleitungen, die wir in unsere Plattform integriert haben." – Fabian Weber, Verantwortlicher für Atlassian Platform

Der Blick von oben: strategische Transparenz durch taktische Daten

Deichmann nutzt Rovo nicht nur zur Steigerung der individuellen Produktivität. Fabian hat in Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen im gesamten Unternehmen in Rovo Studio Agenten entwickelt, die Teams und Führungskräften einen strategischen Echtzeit-Überblick über die Arbeit des Unternehmens verschaffen.

• Strategic Initiative Agent: Erstellt eine umfassende Managementzusammenfassung direkt aus Live-Jira-Daten und schafft eine Verbindung zwischen strategischen Initiativen und Teams, Quartalszielen, Abteilungen und dem Umsetzungsstatus. Die Abteilungsleiter bezeichneten die ersten Demos als "Wow-Moment", weil der Agent aus verstreuten Updates eine Übersicht erstellt, auf deren Grundlage Maßnahmen ergriffen werden können.

• Cluster Agent: Fasst mehrere strategische Initiativen in einer Managementübersicht zusammen. Diese dient als grundlegendes Dokument für die an einem Cluster beteiligten Verantwortlichen, wie beispielsweise die Bereiche Logistik, Personalwesen und IT-Governance.

• IT Security Agent: Analysiert gleichzeitig Jira-Tickets mithilfe von JQL und Confluence-Dokumentationsseiten und fasst anschließend relevante IT-Sicherheitsinformationen aus den verknüpften Dokumentations- und Ticketdaten für Bewertungen und Folgemaßnahmen zusammen.

Anstatt dass Führungskräfte Zeit mit der Datenerhebung verbringen, liefert Rovo strukturierte Informationen, die fundiertere Diskussionen und entsprechende Entscheidungen ermöglichen.

"Teams verbrachten früher viel Zeit damit, Updates zusammenzutragen, nach Richtlinien zu suchen und Stakeholder aufeinander abzustimmen. Jetzt übernehmen das unsere Rovo-Agenten und liefern damit einen greifbaren Mehrwert." – Fabian Weber, Verantwortlicher für Atlassian Platform