How SpotOn uses Rovo to take ideas from concept to client in record time

SpotOn, ein schnell wachsendes Technologieunternehmen, das Restaurants und Kleinunternehmen dabei unterstützt, stärkere und profitablere Unternehmen aufzubauen, macht internes Wissen mit Rovo zu einem strategischen Asset.

Durch die Zentralisierung auf der Atlassian-Plattform und die frühzeitige Einführung von Rovo hat SpotOn ein einheitliches System of Work geschaffen, das es den Teams ermöglicht, mithilfe von KI mühsame Aufgaben zu automatisieren, zerstreute Informationen miteinander zu verknüpfen und Erkenntnisse zu gewinnen, die ihnen dabei helfen, das Unternehmen strategisch auszubauen.

Von der IT über den Vertrieb bis hin zum Support arbeiten Teams im gesamten Unternehmen mit Rovo zusammen, um Zeit für wertschöpfendere Aufgaben zu gewinnen, Kunden besser zu unterstützen und die von ihnen benötigten Lösungen schneller bereitzustellen.

Tool-Wildwuchs und manuelle Aufgaben führen zu verschwendeten Entwicklungszyklen

Als wachstumsstarkes Fintech-Unternehmen, das Zehntausende von Restaurants und Kleinunternehmen betreut, sah sich SpotOn mit zunehmender interner Komplexität konfrontiert, während es gleichzeitig bestrebt war, schnell Lösungen umzusetzen. Das Unternehmensleitbild "Operator-First" erforderte schnelle Innovationen, um die sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen der Kunden zu erfüllen, aber mehrere Herausforderungen standen im Weg:

• Die Vielzahl an Tools erschwerte es den Mitarbeitern, Informationen zu finden und deren Zuverlässigkeit zu vertrauen.

• Die Erstellung von Produktanforderungsdokumenten (PRDs) nahm bei der IT-Abteilung mehrere Tage in Anspruch, was die Entwicklung und Bereitstellung verlangsamte.

• Wichtige Kontextinformationen waren auf verschiedene Systeme verteilt, was die Abstimmung hinsichtlich Strategie und Umsetzung schwierig machte.

• Manuelle Support- und Vertriebsprozesse verschlangen wertvolle Zeit, die stattdessen für die Betreuung der Kunden hätte genutzt werden können.

SpotOn suchte nach einer Möglichkeit, Wissen zu bündeln, manuellen Aufwand zu reduzieren und den Teams einen schnelleren und zuverlässigeren Zugriff auf die Informationen zu ermöglichen, die sie brauchten, um das Geschäft und die Kundenbeziehungen auszubauen.

Zusammenführung von Wissen mit Atlassian und Rovo

SpotOn hat seine Tools auf der Atlassian-Plattform konsolidiert und Rovo als intelligente KI-Ebene für alle Apps eingeführt.

Mehr als 700 Mitarbeiter aus den Bereichen IT, Marketing, Finanzen, Betrieb und weiteren Abteilungen nutzen Rovo mittlerweile als das "Bindeglied" des Unternehmens, wie es Ryan Boyd, VP of IT, bezeichnet. Anstatt mehrere Tools, Kanäle, Dokumente und Tickets zu durchsuchen, können Mitarbeiter Rovo Fragen in natürlicher Sprache stellen, kontextreiche Antworten erhalten und Trigger für Agenten auslösen, die wiederholbare Aufgaben automatisieren.

Mit Rovo verfügt SpotOn über einen KI-Teamkollegen und einen integrierten Orchestrator, der aus zerstreuten Informationen koordinierte Maßnahmen ableitet, wodurch wertvolle Zeit für wirkungsvollere Arbeit eingespart und Erkenntnisse für noch bessere Entscheidungen gewonnen werden.

Durchlaufzeit durch Einbeziehung von KI und Menschen reduzieren

Um Innovationen zu beschleunigen, begannen die IT-Teams von SpotOn damit, KI in zwei entscheidende Workflows zu integrieren: die Erstellung von Produktanforderungsdokumenten (PRDs) und die Priorisierung neuer Ideen.

• Mit dem PRD Generator Agent kann das IT-Team von SpotOn mit nur einem Mausklick Produktanforderungsdokumente erstellen, die zu 75 % fertiggestellt sind. Damit wird das, was Ryan als das "Problem des leeren Blatts" bezeichnet, gelöst und der Zeitaufwand von mehreren Tagen auf lediglich einige Stunden reduziert.

• Der Idea Scoring Agent von SpotOn analysiert die über Jira Service Management eingereichten Ideen, bewertet sie anhand ihres objektiven Werts und priorisiert die Ideen, die für das Unternehmen am besten geeignet sind.

Skalierung von Support und Vertrieb mit KI

Über den technischen Bereich hinaus wurde Rovo bei SpotOn auch in Workflows mit hohem Durchsatz und großer Wirkung in den Bereichen Support und Vertrieb eingesetzt.

Inzwischen nutzen mehr als 700 Vertriebsmitarbeiter den Sales Support Agent in Slack, um sofort Antworten auf Produktfragen zu erhalten. Obwohl die Anzahl der Nachrichten von Mitarbeitern um 63 % stieg, beantwortete der Sales Support Agent 95 % der Fragen und konnte 55 % davon ohne weitere Nachfragen klären. Ein KI-Teamkollege, der grundlegende Fragen beantwortet, spart nicht nur 40 Stunden pro Monat ein, sondern hilft dem Vertriebsteam auch dabei, Geschäfte schneller zum Abschluss zu bringen.

Durch die Skalierung von Produktwissen und die Automatisierung des grundlegenden Supports mit Rovo erhalten die Mitarbeiter von SpotOn jetzt in Sekundenschnelle die Informationen, die sie benötigen, um ihre Kunden effizienter zu betreuen.

"Wir haben in Slack einen maßgeschneiderten Rovo-Agenten zur Vertriebsunterstützung entwickelt, und die Ergebnisse sprachen für sich. Rovo hat 95 % der Fragen im Channel beantwortet, und unsere tatsächliche Umleitungsrate ist von 40 % auf 55 % gestiegen. Das hat uns neben dem subjektiven Wert auch messbare Vorteile geboten." — Ryan Boyd, Vice President of IT bei SpotOn