Delivery Hero erzielt Effizienzsteigerungen und Einsparungen, indem über 40.000 Mitarbeiter in einem System of Work zentralisiert werden

Herausforderung: Delivery Hero skaliert auf über 40.000 Mitarbeiter mit 11 Marken in rund 70 Ländern. Schnelles Wachstum und Übernahmen behinderten die Zusammenarbeit und Standardisierung und führten gleichzeitig zu höheren Kosten, technischen Schulden, Risiken und Wartungsaufwand.

Lösung: Delivery Hero hat sich mit Atlassian und Adaptavist zusammengeschlossen, um unterschiedliche Tools und Instanzen in unterschiedlichen Deployments zu einem System of Work zu konsolidieren und zu migrieren, das von Atlassian Cloud Enterprise unterstützt wird. 

Ergebnis: Die standardmäßige Einführung der sicheren Cloud-Plattform hat Mitarbeiterzufriedenheit, Effizienz, Zusammenarbeit und Innovation verbessert. Gleichzeitig konnte das Unternehmen damit allein in den ersten drei Jahren Kosten in Höhe von 69 % einsparen.

Unser Ziel, Kunden und Kollegen das bestmögliche Erlebnis zu bieten

Seit seiner Gründung als Online-Startup für Essensbestellungen im Jahr 2011 hat sich Delivery Hero zum weltweit führenden lokalen Lieferdienst entwickelt –mit mehr als 10 Millionen Bestellungen pro Tag. Millionen von Kunden vertrauen darauf, dass Delivery Hero alles liefert, von Lebensmitteln bis hin zu Taschenlampen. Es handelt sich um eine gewaltige Aufgabe, für die mehr als 40.000 Mitarbeitende in rund 70 Ländern zusammenarbeiten müssen – und das tun sie, indem sie auf einem von Atlassian betriebenen System of Work zusammenarbeiten.

Mit der Unterstützung von Atlassian und seinem Solution Partner Adaptavist hat Delivery Hero viele Tools und mehr als ein Dutzend Atlassian-Instanzen für verschiedene Bereitstellungstypen auf einer Atlassian Cloud Enterprise-Plattform zentralisiert. Jetzt genießen sowohl Benutzer als auch Admins:

• Kosteneinsparungen in Höhe von 69 % allein in den ersten drei Jahren

• Effizienteres Arbeiten, ohne Ausfallzeiten oder mühsame Verwaltungsaufgaben 

• Weniger Sorgen um Risiken dank strengerer, proaktiverer Sicherheitsmaßnahmen

• Zusammenarbeit auf einer benutzerfreundlichen Plattform mit neuen Funktionen, die schneller einen höheren Mehrwert liefern.

Fusionen und Übernahmen schaffen neue Chancen, aber auch Herausforderungen

Fusionen und Übernahmen halfen Delivery Hero, seine Belegschaft innerhalb von fünf Jahren um das Fünffache zu vergrößern – brachten aber auch neue Herausforderungen in Bezug auf Infrastruktur und Zusammenarbeit mit sich. Bei einer so großen Anzahl von Mitarbeitern, die mit einer Vielzahl von Tools, Deployments und Instanzen arbeiten, war die Zusammenarbeit zur Erreichung gemeinsamer Ziele äußerst schwierig. 

Die unglaubliche Menge an vorhandenen Tools trieb zudem die Kosten und die Komplexität in die Höhe. Hinzu kam, dass die alternden Systeme mit jedem neuen Mitarbeiter bei Delivery Hero stärker belastet wurden, was zu Ausfallzeiten für die Benutzer und einem hohen Wartungsaufwand für die Administratoren führte. 

Das Enterprise-Team für IT-Lösungen wusste, dass für diese Herausforderungen eine Lösung gefunden werden musste. Je mehr sie über Atlassian Cloud erfuhren, desto faszinierter waren sie. Eine Migration würde nicht nur Vorteile im Hinblick auf Zusammenarbeit, Skalierbarkeit, Sicherheit und Kosten bringen, sie würde auch den Zugriff auf neue Apps ermöglichen. Apps, die zum Erreichen der Ziele beitragen würden, wie beispielsweise Atlassian Guard für Governance, Analysen für datengestützte Entscheidungsfindung und Rovo für Produktivität und Innovation. Die Entscheidung war klar: Es war an der Zeit, etwas zu ändern, damit Delivery Hero für seine Kunden und Mitarbeiter ein führendes Unternehmen bleiben konnte.

Unterschiedliche Tools und Teams mit einer zentralen Lösung verbinden

Das Atlassian-Administrationsteam der IT-Abteilung machte sich daran, Delivery Hero bei der Zentralisierung und Standardisierung auf der Atlassian Cloud zu unterstützen, um die Arbeit für Benutzer und Admins zu erleichtern und gleichzeitig den Gewinn des Unternehmens zu steigern. 

Die erste wichtige Entscheidung des Teams war die Wahl des Tools, das als Dreh- und Angelpunkt für die Zusammenarbeit bei Delivery Hero dienen sollte. Delivery Hero nutzte Atlassian seit seinen Anfängen und übernahm mehrere Unternehmen, die andere Tools wie Asana, Monday, SmartSheets, Salesforce und Zendesk verwendeten. Atlassian-Administrator Jousef Waggad sagt: "Nachdem ich verschiedene Tools für Zusammenarbeit und Produktivität verglichen hatte, war mir klar, dass Atlassian unsere erste Wahl sein sollte. Alles andere erschien mir zu einfach oder zu komplex. Atlassian war intuitiv genug für unsere Basisnutzer und fortgeschritten genug für unsere Power-User."

Eine AWS-Partnerschaft macht die Umstellung noch einfacher

Die nächste Herausforderung bestand darin, einen Business Case zu entwickeln, um die Zustimmung der Führungskräfte zu gewinnen. Mit der Unterstützung von Atlassian konnten Jousef und Teamleiterin Shahinya "Sha" Häckel ihnen demonstrieren, wie die Konsolidierung von Tools, die Kombination von Atlassian-Instanzen und die Migration von Atlassian Server zu Cloud Enterprise die Zusammenarbeit ermöglichen, Kosten und Wartung reduzieren, die Sicherheit verbessern und neue Funktionen wie KI erschließen würden, um Innovationen voranzutreiben. 

Die Führungskräfte erkannten den Wert des Vorschlags von Sha und Jousef, und ihre Begeisterung wuchs noch weiter, als sie erfuhren, dass Delivery Hero die Lizenzen über den AWS Marketplace erwerben konnte. Sha erklärt: "Der Erwerb von Atlassian Cloud-Lizenzen über den AWS Marketplace optimiert die Beschaffung, verbessert die Kontrollen und spart Kosten. Das machte die Entscheidung für eine Zentralisierung mit Atlassian noch einfacher."

Alleine wäre es unmöglich: Durch die Bündelung der Kräfte wird der Prozess um 40 % beschleunigt und erheblich vereinfacht

Nachdem die Konsolidierung und Migration genehmigt worden waren, begannen Sha und Jousef mit der Planung, wie Mitarbeiter, die andere Tools verwendeten, migriert werden sollten. Außerdem sollten die Server-Instanzen von Delivery Hero in die Cloud verlagert und mehrere Cloud-Instanzen, die das Unternehmen im Laufe der Zeit angesammelt und erworben hatte, zusammengeführt werden. 

"Es ging nicht nur um die Konsolidierung und Standardisierung innerhalb von Atlassian, sondern auch darum, mehrere Unternehmen weltweit zusammenzubringen, die alle ihre eigenen Konfigurationen und Prozesse haben", sagt Waggad. 

Dank ihres Engagements im Bereich Beratungsservices nutzten Jousef und Sha die Atlassian Advisory Services, um diese große, komplexe Initiative zu bewältigen. "Das Beratungsteam von Atlassian hat uns dabei geholfen, die Funktionsweise von Atlassian Cloud zu verstehen, unsere Strategie zu entwickeln und uns dabei unterstützt, alle unsere Unternehmen mit der effektivsten Struktur und effizientesten Lizenzierung auf der Plattform zu organisieren", erinnert sich Jousef.

In den folgenden Monaten arbeitete das Team gemeinsam mit Atlassian und Adaptavist daran, Vorbereitungen zu treffen, über ein Dutzend Delivery Hero Server-Instanzen zu konsolidieren, alle auf eine Atlassian Cloud Platform zu migrieren, das Änderungsmanagement durchzuführen und das Onboarding zu übernehmen. "Die Umstellung auf die Cloud ist alleine unmöglich", sagt Shahinya Häckel. "Zusammen mit Atlassian und unserem Solution Partner haben wir innerhalb von sechs Monaten 40.000 Benutzer von mehreren isolierten Tools auf eine Atlassian Cloud Enterprise Platform zentralisiert und migriert – 40 % schneller als ursprünglich geplant."

Bessere, schnellere Erlebnisse: geliefert ✅

Seit Abschluss der Konsolidierung und Migration hat Delivery Hero bereits erhebliche Verbesserungen erzielt und optimiert seine Plattform kontinuierlich weiter, während gleichzeitig neue Möglichkeiten ausgelotet werden. Neben den kontinuierlichen Kosteneinsparungen stellen Sha und Jousef nach eigenen Angaben die größten Unterschiede in Bezug auf Effizienz, Leistung, Sicherheit und Zufriedenheit fest. 

69 % an Einsparungen in drei Jahren

Delivery Hero geht davon aus, dass alleine in den ersten drei Jahren durch die Zentralisierung von Organisationen und Instanzen sowie durch die Migration aller Instanzen zu Atlassian Cloud Enterprise Kosteneinsparungen von 69 % erzielt werden können.  

Effizienz: mehr Standardisierung und Leistung, geringerer Wartungsaufwand 

Die Standardisierung von Systemen und Arbeitsweisen im gesamten Unternehmen erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, sondern ermöglicht auch wettbewerbsfähigere Preise für Kunden und Skaleneffekte für das Unternehmen. 

Durch die Standardisierung wurde auch der Wartungsaufwand erheblich reduziert, sodass sich Atlassian-Administratoren und -Engineers auf strategischere Initiativen konzentrieren können. Sha sagt: "Wenn unsere Systeme in der Vergangenheit ausfielen, haben unsere vier Teammitglieder jedes Mal bis zu sieben Stunden gebraucht, um das Problem zu beheben. Jetzt, wo wir Atlassian Cloud Enterprise nutzen, haben wir keine Ausfallzeiten mehr, sodass wir über 1.000 Stunden Zeit und Arbeitsaufwand für wertvollere Aufgaben nutzen können."

Sicherheit: stärker und proaktiver 

Seit der Konsolidierung der Instanzen und der Migration zu Atlassian Cloud Enterprise ist das IT-Team des Unternehmens hinsichtlich der Sicherheitslage überzeugter denn je. "Früher war Sicherheit ein Problem, aber das gehört der Vergangenheit an", sagt Sha. "Der Cloud Enterprise-Tarif und Atlassian Guard waren nicht nur für unsere Größe und Anforderungen sinnvoll, sondern haben uns auch dabei geholfen, Datenverluste und Risiken wie Schatten-IT proaktiv zu reduzieren."

Benutzerzufriedenheit: höher

Das Arbeiten in Atlassian Cloud ist für Benutzer und Administratoren gleichermaßen von Vorteil. "Unsere Teams sagen, dass die Arbeit mit Atlassian Cloud viel einfacher ist, vor allem die Zusammenarbeit, und sie viel mehr erledigen können", sagt Jousef Waggad. "Die Verwaltung der Plattform ist für die Administratoren ebenfalls viel einfacher geworden, da alles an einem Ort geschieht, ob Benutzerkontrolle oder App-Kauf."

Außerdem: neue Cloud-Funktionen und Self-Service

"Atlassian Cloud verfügt über unzählige integrierte Funktionen und Möglichkeiten, die eine bessere Benutzererfahrung und einen geringeren Wartungsaufwand mit sich bringen. Wenn wir dennoch Apps von Drittanbietern zur Erweiterung unserer Plattform nutzen möchten, sind Integrationen in der Cloud einfacher", so Jousef.

Sha fügt hinzu, dass die Zufriedenheit noch weiter gestiegen ist, seit die Mitarbeiter Cloud-Funktionen und Anwendungen wie Atlassian Analytics, Automatisierung und Rovo nutzen. "Atlassian Analytics verschafft den Teams einen weitaus besseren Überblick über Nutzung und Leistung", berichtet sie. 

Sie fährt fort: "Mit Rovo sind die Mitarbeiter nicht mehr auf unsere Administratoren angewiesen, um beispielsweise Automatisierungen zu erstellen. Sie können einfach eine Taste drücken und natürliche Sprache anstelle von Code verwenden."

"Was steht als Nächstes an?" statt "Wir kommen nicht hinterher"

Delivery Hero hat es sich zur Aufgabe gemacht, das beste Erlebnis zu bieten – nicht nur für seine Kunden, sondern auch für seine Mitarbeitenden.

Früher hinderten Silos und eine Vielzahl unterschiedlicher Tools das Unternehmen daran, diese Mission zu erfüllen. Die Migration und Konsolidierung haben jedoch dazu beigetragen, dass das Unternehmen nicht nur wieder auf Kurs ist, sondern ebnen auch den Weg für eine vielversprechende Zukunft. "Wir wollen Spitzenkräfte gewinnen und unseren Kunden und Kollegen das bestmögliche Erlebnis bieten", erklärt Sha. "Immer wenn ich von neuen Funktionen oder Möglichkeiten hörte, die uns dabei helfen würden, dachte ich: 'Das klingt alles großartig, aber mit so vielen Silos und serverbasierten Systemen ist das nicht realisierbar.'" Jetzt ist das alles plötzlich kein Problem mehr!"