EMC + Atlassian
За 25 лет работы в сфере ИТ это оказалась самая гладкая миграция в моей практике».
Крис Ван Клеве
Разработчик ПО
0
Downtime since migrating
Время простоя после миграции
0
TBD
Бэклог после миграции
Отрасль
Финансовые услуги
Офис
Де-Мойн, штат Айова
Количество пользователей
2600
Продукты Atlassian
Стратегическая подготовка EMC обеспечила «самую благополучную миграцию» в Atlassian Cloud
Перемены принимаются непросто в любой компании, особенно если она существует уже более века. К счастью, поставщик страховых услуг EMC Insurance Companies занимается снижением рисков и планированием неизвестного, поэтому подошел к цифровой трансформации так же продуманно, как к собственным продуктам. В рамках этой трансформации компания EMC осуществила хорошо спланированную благополучную миграцию в Atlassian Cloud с помощью Mumo Systems, что позволило свести к минимуму риски, обеспечить максимальное спокойствие и заложить прочную основу для обслуживания клиентов в течение следующих ста лет.
Многие компании работают в своей сфере десятилетиями и не могут решиться на трансформации. Изменение привычного порядка вещей, будь то новая стратегия, продукты, сотрудники или инфраструктура, может вызывать неуверенность и даже страх. Но EMC Insurance Companies — коммерческая страховая компания с вековой историей. Она прекрасно понимает, что подготовка к неизвестному дает преимущества, поэтому команда не игнорирует его, а принимает с готовым планом. «В компании постоянно происходят изменения. Нужно уметь действовать стремительно и быть в курсе новых тенденций», — говорит разработчик ПО Крис ван Клеве.
Начать цифровую трансформацию, предусматривающую внедрение более современных систем, новых языков программирования, методик agile и подхода, ориентированного на облако, компанию EMC побудила необходимость адаптироваться к быстрым изменениям в своей отрасли и на рынке. Переход на Atlassian Cloud в рамках этой трансформации стал логичным шагом, который помог компании избавиться от проблем, связанных с управлением собственными инструментами, сосредоточиться на основном бизнесе и лучше подготовиться к будущему.
После четырех месяцев планирования и очистки компания EMC за выходные выполнила, по словам Криса, «самую благополучную миграцию», которая привела к немедленным и долгосрочным улучшениям. В том числе прекратились простои во время устранения инцидентов и был полностью очищен бэклог, который копился годами. Благодаря тому, что EMC отказалась от технического обслуживания и перешла на более стабильную и безопасную систему, способствующую повышению производительности, у нее появилось больше времени и ресурсов для инноваций, что безусловно необходимо для уверенного развития самой компании и ее клиентов.
Все пути ведут в облако
В 2011 году компания EMC внедрила Confluence в качестве базы знаний и перешла с устаревшего инструмента службы поддержки на Jira и Jira Service Management, чтобы повысить эффективность отслеживания и аналитики, обеспечить более тесную интеграцию и сделать работу удобнее, особенно для команд нетехнического профиля. С тех пор, по словам Марти Хейджвуда, менеджера по разработке ПО, «платформа Atlassian стала единым достоверным источником информации и центральным репозиторием для совместной работы».
По мере того как команды компании при содействии Центра поддержки agile EMC внедряли методики agile, они начинали использовать инструменты Atlassian в своей повседневной работе.
Раньше мы шутили, что у нас никогда не доходят руки до плановой работы, потому что мы все время заняты обслуживанием. Теперь, после миграции, команда уже дважды опустошила бэклог».
Крис Ван Клеве
Разработчик ПО
Система Jira, которую применяют в EMC, легко интегрируется с Bitbucket, Bamboo и Confluence для гибкой разработки, документирования и обмена знаниями. Jira Service Management — это универсальный инструмент для технических и нетехнических команд по всей компании (включая отдел кадров, административно-хозяйственные службы, службу безопасности и т. д.), которым нужно обращаться друг к другу за услугами. «Мы хотим прийти к тому, чтобы на портале Jira Service Management можно было попросить любую услугу и получить отклик соответствующих специалистов», — говорит Крис.
Изначально компания EMC решила развернуть свои продукты Atlassian на базе Data Center, чтобы обеспечить максимальный контроль и доступность. Однако со временем она перешла в облако, чтобы практиковать современные подходы к работе, сократить простои и меньше заниматься техническим обслуживанием. «Мы размышляли о том, как подготовить компанию к будущему и какие инструменты нам нужны для достижения успеха, — вспоминает Марти. — Мы перешли на облачные технологии и модернизировали нашу ИТ-инфраструктуру, чтобы больше о ней не беспокоиться». Крис добавляет: «Как команда, которая управляет этими инструментами, мы хотели уделять основное время обслуживанию клиентов и предоставлению решений, вместо того чтобы заниматься техническим обслуживанием и устранением проблем».
По стечению обстоятельств примерно в то же время компания EMC заметила, что Atlassian проявляет интерес к облачным технологиям, и убедилась, что находится на правильном пути. «Компания Atlassian прямо заявила, что ориентируется на облачные технологии и уделяет первостепенное внимание соответствующим новым возможностям. Это был сигнал. Именно в этом направлении движется отрасль, продукты компании Atlassian и ее поддержка высочайшего уровня, поэтому мы решили, что возьмем тот же курс», — рассказывает Марти.
Подготовка — залог плавного и быстрого перехода
Приняв решение о переходе с версии Atlassian Data Center на версию Cloud, компания EMC обратилась за консультацией и поддержкой к партнеру по корпоративным решениям Mumo Systems. Обе команды высказались за перенос данных после оптимизации, чтобы заодно внести улучшения. «Мы предложили отказаться от простого переноса данных, изменить порядок действий и подумать о том, зачем мы это делаем, какое техническое обслуживание мы добавим и какой технический долг образуется в сравнении с ценностью, которую мы получим. Так можно лучше понять ситуацию», — рассказывает Марти. Хотя этот метод может потребовать чуть больше времени и усилий на начальном этапе, в дальнейшем он экономит ресурсы и повышает удобство работы пользователей и администраторов.
Разработав стратегический план, EMC и Mumo начали четырехмесячную совместную работу по очистке и оптимизации. Подготовительный этап включал планирование, внесение изменений в процессы, проверку и развертывание.
На этом этапе приоритетной задачей была очистка плагинов и пользователей. Для автоматизации и повышения эффективности компания EMC активно использовала приложения из Marketplace, включая Elements Connect, Xray Test Management for Jira, Automation for Jira, ScriptRunner и Chat for Jira Service Management. Совместно с Mumo команда провела оценку, чтобы решить, какие приложения необходимо перенести, а какие больше не нужны. Например, Automation for Jira и так входит в состав Atlassian Cloud, а данные Elements Connect почти не использовались.
Также компания Mumo совместно с Atlassian занималась очисткой данных EMC и упрощением рабочих процессов. В частности, они создали единую схему приоритетов для всей компании, чтобы сотрудникам не нужно было переходить в Jira и обновлять приоритет при создании каждого проекта. Mumo и EMC обратили внимание на чрезмерное количество пользователей в системе и проанализировали необходимость переноса всего набора. После проверки базы данных с помощью Atlassian команда Mumo удалила из среды 40 000 пользователей в рамках подготовки к миграции. Кроме того, компании выборочно проверили другие данные на корректность и устранили возникшие проблемы совместными усилиями. «Компания Atlassian здорово помогла нам скоординировать процесс, учесть все детали и обсудить идеи в группе», — рассказывает Киан Стэк, ведущий консультант по решениям в Mumo.
Завершив очистку данных, пользователей и приложений, компании EMC и Mumo перешли к следующему этапу: планированию и тестированию миграции.
Мигрировав в облако и перепоручив Atlassian некоторые обязанности, мы смогли значительно повысить эффективность и сосредоточиться на обслуживании клиентов».
Крис Ван Клеве
Разработчик ПО
На этом этапе компания Mumo спланировала не только саму миграцию, но и работу после нее, направленную на минимизацию проблем. Задачи включали исправление рабочих процессов, повторное связывание баз знаний, настройку тегов в Jira Service Management и импорт пользовательских конфигураций. Тем временем EMC предоставила ознакомительный доступ группе из 30 опытных пользователей и менеджеров, чтобы они протестировали систему и ознакомились с новым интерфейсом. Отзывы тестировщиков помогли устранить баги и послужили основой для управления изменениями, включая обсуждение миграции в облако и обучение сотрудников на ежеквартальном собрании компании, во внутренней новостной рассылке и на форумах Confluence. «Важную роль сыграло информирование: мы понимали, что у сотрудников возникают вопросы, отвечали на них и старались как можно лучше подготовить людей, чтобы не возникло никаких неожиданностей», — рассказывает Марти.
Тестирование и информирование в EMC помогли сотрудникам почувствовать себя подготовленными, и они ожидали приближения знаменательного дня со сдержанным оптимизмом. Миграция и внесение изменений были выполнены за выходные. В понедельник утром команды были приятно удивлены реакцией (вернее, ее отсутствием) со стороны сотрудников EMC. «Мы ожидали множества заявок, но этого не произошло», — вспоминает Марти. «Эта миграция оказалась самой беспроблемной за 25 лет моей практики в сфере ИТ», — добавляет Крис.
Команда объясняет успех миграции тщательной подготовкой и партнерством с Mumo. «Длительная подготовка и документирование окупились», — говорит Киан. Команда EMC также считает, что одним из важнейших компонентов успеха была компания Mumo. «Сначала я подумал, что мы все сделаем сами. Оглядываясь назад, можно сказать, что сотрудничество с Mumo сыграло ключевую роль в достижении нашей цели, — рассказывает Марти. — Наша команда по обеспечению совместной работы, которая управляет Jira, Jira Service Management и Confluence, просто великолепна. Но для успешной реализации поставленной задачи было очень важно иметь партнера, с которым можно сотрудничать и на которого можно положиться, такого как компания Mumo. Она разбирается в системе и обладает опытом, которого у нас нет».
Благодаря автоматическим обновлениям мы всегда уверены, что система находится в актуальном состоянии. Нам не нужно беспокоиться о безопасности и уязвимостях или тратить на них ресурсы. Душевное спокойствие — это важно».
Марти Хейджвуд
Менеджер по разработке ПО
«Удивительно, как много можно сделать, если не нужно бороться с перебоями в обслуживании!»
Миграция прошла плавно и успешно. EMC уже пожинает плоды работы c Atlassian Cloud и надеется расширить использование новых инструментов в будущем.
Теперь, когда команда по обеспечению совместной работы переложила техническое обслуживание на Atlassian и исключила простои, у сотрудников стало больше времени и сил, чтобы сосредоточиться на создании ценности для клиентов и бизнеса EMC.
«Раньше наша команда занималась обслуживанием и выполняла запланированные задачи. Мы шутили, что у нас никогда не доходят руки до плановой работы, потому что мы все время заняты обслуживанием, — объясняет Крис. — Теперь мы уже дважды опустошили бэклог. Перейдя в облако и перепоручив Atlassian некоторые обязанности, мы смогли значительно повысить эффективность и сосредоточиться на обслуживании клиентов». Марти и Киан согласны с ним. «Благодаря высвободившемуся времени мы можем обеспечить намного более качественный сервис», — говорит Марти. А Киан добавляет: «Удивительно, как много можно сделать, если не нужно бороться с перебоями в обслуживании!»
По словам Марти, помимо экономии времени команда ценит то, что ей больше не нужно думать о защите. «Благодаря автоматическим обновлениям мы всегда уверены, что система находится в актуальном состоянии. Нам не нужно беспокоиться о безопасности и уязвимостях или тратить на них ресурсы. Душевное спокойствие — это важно».
Для страховой компании, такой как EMC, главное — свести к минимуму риск и обеспечить душевное спокойствие. Хорошо спланированная и беспроблемная миграция EMC в облако, выполненная при поддержке Atlassian и Mumo, помогла преобразовать компанию и заложила прочную основу для обслуживания клиентов в течение как минимум следующих 100 лет.