Руководство Atlassian по управлению активами предприятия

Управляйте бизнес-операциями с более четким контекстом активов и служб

Бизнес-команды, отвечающие за эксплуатацию объектов, закупки, финансовые операции, организацию рабочего пространства, исследования и разработки, а также управление поставщиками, используют систему управления активами предприятия (EAM) для получения точной информации, необходимой для поддержания повседневной работы. Им необходимо знать, какие существуют активы, где они находятся, кто ими владеет, какими договорами они регулируются и какие сервисы или люди от них зависят.

Когда эта информация разбросана по электронным таблицам, письмам, системам закупок и общим дискам, команды тратят время на поиск подробностей и принимают решения, не обладая полной информацией.

Управление активами и службами бизнес-команды объединяет эту информацию, чтобы запросы, утверждения, задачи жизненного цикла и отчетность выполнялись с большей прозрачностью и меньшим объемом ручной работы.

Что такое управление активами предприятия?

Управление активами предприятия (EAM) — это практика управления рабочими процессами операционной службы с использованием достоверных данных о физических активах, запасах, поставщиках, договорах, объектах и службах, которые они поддерживают. Бизнес-команды, такие как команды по эксплуатации объектов, закупкам, юридическим вопросам, финансам, нормативно-правовому соответствию и другие службы, используют EAM для управления жизненным циклом своих объектов и активов.

EAM и управление операциями с активами (AOM) тесно связаны: EAM предоставляет данные о структуре и жизненном цикле, а AOM использует этот общий контекст для объединения рабочих процессов эксплуатации, технического обслуживания и служб, повышая производительность активов и улучшая результаты.

Она объединяет в себе несколько связанных возможностей:

• Управление активами: отслеживание таких объектов, как офисное оборудование, мебель, устройства общего пользования, бейджи, складские запасы и другие ресурсы компании, на протяжении всего их жизненного цикла.

• Управление запасами: обеспечение прозрачности данных об уровне запасов, их наличии, потребности в пополнении и перемещении элементов между местоположениями.

• Управление контрактами и поставщиками: отслеживание поставщиков, соглашений, выявление нелицензионного программного обеспечения, прав собственности, сведений о расходах и обязательств.

• Рабочие процессы управления службами: использование этих данных для поддержки запросов, утверждений, решения проблем, технического обслуживания, адаптации новых сотрудников, аудитов и отчетности.

Assets из Service Collection предоставляет структуру для хранения и связывания этой информации. Шаблоны схем объектов помогают командам быстрее приступить к работе, а диспетчер данных Assets — консолидировать и согласовывать информацию из нескольких систем для создания более надежной операционной записи.

Почему управление активами важно для команд предприятия или бизнеса

Фрагментированные данные — это серьезный недостаток для современного предприятия. Когда информация об активах хранится в разрозненных электронных таблицах и переписках по электронной почте, бизнес-команды сталкиваются с повышенным операционным риском и ненужными издержками. Или когда у команд, отвечающих за эксплуатацию помещений, закупки и операционную деятельность, нет единого источника достоверной информации, они не просто теряют контроль над объектами, но и лишаются возможности эффективно масштабировать свою работу. Бизнес-командам требуется:

• Финансовый контроль: сверяйте данные о закупках, запасах и использовании, чтобы сократить издержки, избежать дублирования расходов и оптимизировать использование ресурсов.

• Бесперебойная работа: отслеживайте активы, техническое обслуживание, поставщиков и контракты, чтобы предотвращать простои и ускорять предоставление услуг.

• Готовность к аудиту и снижение рисков: ведите надежный журнал аудита и заблаговременно выявляйте истекающие соглашения, неподдерживаемое оборудование и пробелы в соблюдении нормативных требований.

• Управление жизненным циклом на основе данных: связывайте ресурсы с рабочими процессами службы и используйте данные в реальном времени, чтобы автоматизировать запросы, принимать более взвешенные решения и переходить от реактивного устранения неполадок к профилактическому обслуживанию.

Как Service Collection поддерживает рабочие процессы жизненного цикла активов предприятия

Service Collection помогает бизнес-командам предприятия связывать операционные задачи с важными базовыми активами, контрактами и инвентарными записями. Это значит, что запросы и утверждения могут происходить в нужном контексте, а не в переписках по электронной почте или на основе разрозненных знаний.

Сформируйте основу с помощью Assets

Assets позволяет бизнес-командам создавать реляционную базу данных для объектов, которыми им нужно управлять, и функционируют как ваша CMDB, хранящая записи о конфигурации и их взаимосвязи. Это могут быть местоположения, помещения, оборудование, мебель, складские позиции, поставщики, контракты, сотрудники, центры затрат и поставщики служб.

Эти объекты также можно связывать друг с другом. Например, медицинское устройство можно связать с местоположением, поставщиком услуг поддержки, договором на техническое обслуживание и владельцем из числа бизнес-пользователей. Складской элемент можно связать с помещением для хранения, поставщиком, порогом для повторного заказа и внутренним типом запроса на обслуживание.

Используйте шаблоны, чтобы быстрее приступить к работе

Шаблоны помогают командам не начинать работу с пустой страницы. Хотя многие организации начинают с шаблонов, ориентированных на ИТ, тот же подход применим и к бизнес-сценариям: по возможности используйте готовые структуры схем объектов, а затем настраивайте типы объектов, атрибуты и связи в соответствии с реальными рабочими процессами команды.

Для бизнес-операций к распространенным категориям объектов часто относятся:

• помещения и рабочие ресурсы;

• товарно-материальные ценности и складские запасы;

• вендоры и поставщики;

• контракты и продления;

• люди, команды и местоположения;

• автомобильные запчасти, телекоммуникационные компоненты, камеры, устройства безопасности и т. д.

Это дает командам практическую отправную точку и позволяет не усложнять модель на начальном этапе.

Используйте диспетчер данных Assets, чтобы повысить доверие к операционным данным.

Данные о бизнес-активах часто поступают из множества источников: выгрузок из ERP-систем, электронных таблиц, систем закупок, отчетов поставщиков, рабочих инструментов и общих документов. Эти системы не всегда согласованы между собой.

Диспетчер данных Assets помогает командам консолидировать, очищать и согласовывать эту информацию перед ее использованием в работе. Это особенно полезно, когда несколько отделов ведут пересекающиеся записи по одним и тем же активам, инвентарным единицам или соглашениям.

С помощью диспетчера данных Assets команды могут:

• объединять записи из нескольких операционных систем;

• выявлять дублирующиеся или несогласованные записи;

• нормализовать названия и значения атрибутов;

• отмечать отсутствие сведений о владельце или жизненном цикле;

• повысить надежность последующих рабочих процессов и отчетности.

Связывайте запросы, утверждения и задачи с бизнес-ресурсами

Jira Service Management позволяет командам связывать запросы и задачи напрямую с объектами в модуле Assets. Это означает, что сотрудники могут добавить ссылку на помещение, принтер, пропуск, элемент инвентаря, договор или поставщика непосредственно в запрос, а агенты могут сразу же приступить к выполнению задачи в нужном контексте.

Например, координатор по хозяйственным вопросам, обрабатывающий запрос на техническое обслуживание, может видеть информацию о помещении, здании, установленном оборудовании, поставщике и договоре на обслуживание. Аналитик по закупкам, рассматривающий запрос на покупку, может видеть, есть ли подобный элемент в наличии или регулируется ли он существующим соглашением с поставщиком.

Поддержка бизнес-операций с учетом сервисов

Многие бизнес-активы поддерживают сервисы, а не только отделы. Конференц-зал обеспечивает поддержку рабочих процессов. Система значков поддерживает управление доступом. Договор с поставщиком обеспечивает непрерывность закупок. Склад запасов обеспечивает выполнение заказов.

Связав ресурсы и операционные записи со службами, которые они поддерживают, команды смогут точнее оценивать последствия, когда что-то выходит из строя, запасы истощаются, срок действия истекает или требуется подтверждение. Это помогает в приоритизации, эскалации и общении с заинтересованными сторонами.

Автоматизируйте рутинные задачи жизненного цикла

Автоматизация может сократить объем ручной работы и помочь бизнес-командам поддерживать актуальность записей. Команды могут использовать автоматизацию, чтобы обновить сведения о владельце, уведомить заинтересованные стороны, создать последующие задачи или направить задачи в зависимости от выбранного актива, местоположения, элемента инвентаря или контракта.

Ниже представлены распространенные примеры таких команд:

• Создание запроса на пополнение, когда запасы опускаются ниже порогового значения

• Оповещение владельца о скором продлении контракта

• Назначение запроса на обслуживание помещений в зависимости от выбранного здания или кабинета

• Обновление статуса актива при одобрении или выполнении запроса

• Запуск задач на проверку для истекающих гарантий, договоров аренды или соглашений с поставщиками

Пример пошагового руководства: от бизнес-запроса до операционной прозрачности

Вот практический пример того, как управление активами и службами бизнес-команды может работать в рамках процессов, связанных с эксплуатацией объектов, закупками, инвентаризацией и контрактами.

Сценарий

Растущая компания управляет офисным оборудованием, складскими запасами, договорами с поставщиками и заявками на обслуживание помещений в нескольких офисах. В настоящее время учет запасов ведется в электронных таблицах, сведения о поставщиках хранятся в электронной почте, а хозяйственные отделы используют общие почтовые ящики. Сотрудники часто отправляют дублирующиеся заявки на покупку, потому что не видят, что уже есть в наличии.

Шаг 1. Смоделируйте операционные ресурсы

Операционная команда создает схему для Активов, включающую местоположения, помещения, оборудование, складские позиции, поставщиков, контракты и сотрудников. Они определяют ключевые атрибуты, такие как статус актива, местоположение, пороговое значение для повторного заказа, даты начала и окончания контракта, владелец-поставщик и категория службы.

Они также связывают связанные объекты, например:

• товарный элемент на место хранения;

• оборудование для помещения или этажа;

• поставщик для заключения договора;

• договор на покрываемый актив или службу;

• сотрудник, которому назначен элемент оборудования или доступа.

Шаг 2. Консолидация исходных данных

Команда использует диспетчер данных Assets, чтобы осуществлять pull информации из экспортных файлов отдела закупок, таблиц инвентаризации, систем организации рабочего места и трекеров поставщиков. Дублирующиеся имена поставщиков сверяются, отсутствующие местоположения помечаются, а устаревшие записи о контрактах очищаются перед публикацией данных в рабочую модель.

Шаг 3. Подключите модель к рабочим процессам службы

Команда добавляет поля Активов в типы запросов в Jira Service Management. Сотрудники теперь могут отправлять запросы, связанные с проблемами в работе объектов, пополнением запасов, закупками или вопросами по договорам, прикрепив к ним соответствующий актив или элемент.

Пример:

• Запрос на обслуживание помещений связан с помещением и установленным в нем оборудованием.

• Запрос на закупку связан с поставщиком или элементом каталога

• Запрос на инвентаризацию связан с элементом запасов и местом хранения.

• Запрос на проверку договора содержит ссылку на действующее соглашение и поставщика.

Шаг 4. Используйте автоматизацию, чтобы сократить объем ручной работы

Когда запасы пополняемого элемента опускаются ниже порогового значения, автоматизация создает задание на пополнение. Когда до продления контракта остается 60 дней, автоматизация создает задачу на проверку для владельца, ответственного за закупки. Когда отправляется запрос на обслуживание определенного офиса, автоматизация направляет его в соответствующую региональную команду.

Шаг 5. Улучшите отчетность и принятие решений

Поскольку активы, договоры и заявки связаны между собой, бизнес-команды могут более эффективно формировать отчеты о том, чем они владеют, что используется, что требует продления и где возникают операционные проблемы. Руководители получают более полное представление о работе, и им не приходится каждый месяц просить команды вручную переделывать отчеты.

Такая же наглядность также может позволить одновременно продлевать все контракты с одним поставщиком, что сократит отток клиентов при продлении и потенциально снизит затраты за счет обеспечения наглядности всех контрактов.

Как это выглядит на практике

Как подойти к внедрению

Если вы создаете эту возможность для бизнес-функции, лучше всего подойдет поэтапное развертывание.

1. Начните с одного высоконагруженного операционного рабочего процесса, например с обработки заявок на обслуживание помещений, пополнения запасов или отслеживания продления договоров.

2. Определите минимальный полезный набор объектов, атрибутов и связей, необходимый для поддержки этого рабочего процесса.

3. Используйте диспетчер данных Assets для очистки и сверки исходных записей перед масштабным развертыванием.

4. Добавляйте контекст из Assets непосредственно в процессы обработки запросов и подтверждения, в которых команды уже выполняют задачи.

5. Используйте автоматизацию для напоминаний, маршрутизации, пополнения и обновления жизненного цикла.

6. Постепенно расширяйте охват, включая смежные области, такие как поставщики, местоположения и отчетность по услугам.

В центре внимания: Atlassian Williams F1 Team

Мы рассматриваем Assets как способ добиться полной прозрачности важных аспектов работы на всех этапах.

Ричард Свордер, руководитель отдела Product Ownership, Atlassian Williams F1 Team

Смотреть вебинар

Часто задаваемые вопросы

Что такое управление активами предприятия (EAM)?

Управление активами Enterprise (EAM) — это практика управления всем жизненным циклом физических активов организации, от закупки и обслуживания до утилизации. Это помогает бизнес-командам, таким как команды по эксплуатации зданий и операционной деятельности, максимально повысить производительность активов, сократить операционные расходы и обеспечить безопасность и соответствие нормативным требованиям в масштабах всего предприятия.

В чем разница между управлением активами предприятия (EAM) и управлением ИТ-активами (ITAM)?

В то время как ITAM (управление ИТ-активами) ориентировано на технологические активы, такие как ноутбуки, лицензии на программное обеспечение и серверы, управление активами предприятия (EAM) является более широким понятием. EAM охватывает все критически важные для бизнеса физические активы, включая оборудование для эксплуатации объектов, автопарк, офисную мебель и промышленное оборудование, обеспечивая непрерывность работы во всех отделах, не относящихся к ИТ.

Как CMDB помогает бизнес-командам?

CMDB (база данных управления конфигурацией) помогает бизнес-командам, сопоставляя связи между активами и предоставляемыми ими сервисами. Вместо простого списка CMDB показывает зависимости, например какой договор с поставщиком распространяется на определенное оборудование. Это позволяет командам быстрее оценивать последствия проблем.

Что такое управление операциями с активами (AOM)?

Управление операциями с активами (AOM) — это стратегическая платформа, которая объединяет команды по техническому обслуживанию, обеспечению надежности и эксплуатации с помощью общих данных. Благодаря интеграции этих функций AOM помогает организациям перейти от реактивных моделей «ремонта по факту поломки» к проактивным, основанным на данных стратегиям, которые увеличивают время безотказной работы активов и общую производительность бизнеса.