Jak zwiększyć innowacyjność i zadowolenie pracowników w 30 dni: historia migracji firmy Lucid do chmury

„Burza absolutna” przyspiesza szybkie przejście do chmury

Z biegiem czasu technologia chmury była udoskonalana i stała się standardem branżowym, podczas gdy narzędzia serwerowe stały się droższe i trudniejsze w utrzymaniu. Zarządzanie wtyczkami było skomplikowane, bieżące aktualizacje musiały być ręcznie wdrażane, a wydajność malała wraz z rozwojem firmy Lucid.

W 2019 roku firma zaczęła korzystać z Atlassian Data Center, aby rozwiązać niektóre z problemów operacyjnych związanych z utrzymaniem narzędzi lokalnych i używać nowocześniejszego środowiska. Już wtedy było wiadomo, że migracja do chmury jest ostatecznym celem i to tylko kwestia czasu.

„Chcieliśmy być postrzegani jako lider w branży. Nie spotyka się wiodących firm w branży SaaS korzystających z rozwiązań lokalnych” — mówi David. „Korzyści, jakie zapewnia nasza firma, polegają na opracowywaniu nowych funkcji, zwiększaniu stabilności naszych produktów i wprowadzaniu innowacji. Każda ilość czasu, którą poświęcamy na utrzymywanie narzędzi wewnętrznych, jest równoznaczna z kosztem utraconych możliwości”.

Oprócz przestrzegania najlepszych praktyk branżowych i wyeliminowaniu prac związanych z utrzymaniem firma Lucid chciała również przeprowadzić migrację, aby móc korzystać z własnych produktów opartych na chmurze i aplikacji dostępnych tylko w Atlassian Cloud w taki sam sposób, jak robią to ich klienci (nieoceniony krok na rzecz zachęcania do empatii i innowacji), przy jednoczesnej poprawie bezpieczeństwa i zapewnieniu zdalnego dostępu pracownikom.

Gdy firma Lucid rozważała koszty i zalety migracji do chmury każdego roku, skale przechyliły się na jej korzyść w 2020 r. Decyzja była łatwa dzięki analizie prowadzonej przez wiele lat. David mówi, że była to „wreszcie burza absolutna” związana z posiadaniem właściwych powodów i odpowiednich ludzi — wszystko zgrało sie we właściwym czasie.

Koncentracja, walidacja, komunikacja: trzy kluczowe elementy migracji firmy Lucid w ciągu jednego miesiąca

Dzięki dobrze zdefiniowanej wizji możliwości realizacji założeń (pracując w chmurze) i agresywnemu harmonogramowi (30 dni), firmy Lucid i Oxalis zaczęły przygotowywać się do migracji, koncentrując się na przenoszeniu tylko najbardziej niezbędnych i najcenniejszych zasobów. „Jako firma zdecydowaliśmy, że dotarcie do chmury jest ważniejsze niż upewnienie się, że mamy 100% zgodności z tym, co mieliśmy lokalnie. To zrobiło dużą różnicę” — wspomina David. „Naszą wewnętrzną filozofią jest to, że jeśli nie uzyskujemy już wartości ze elementów środowiska, nie będziemy nadal inwestować zasobów i ich utrzymywać”.

Ta filozofia z czasem wpłynęła na zarządzanie wtyczkami firmy Lucid. Zidentyfikowano, które nie były już intensywnie używane lub byłyby za trudne do przeniesienia, co pomogło Oxalis i Lucid w planowaniu migracji do chmury. Zamiast robić obszerne mapowanie starych funkcji na nowe, zespół wskazał, co jest potrzebne i konieczne, a resztę wycofano z użycia.

Zaktualizowane narzędzie Jira Cloud Migration Assistant firmy Atlassian również się przydało, dzięki czemu mapowanie użytkowników stało się bardziej intuicyjne oraz możliwa była bardziej zaawansowana obsługa niestandardowych typów pól i migrację tablic międzyprojektowych. Oszczędność czasu na tych zadaniach sprawiła, że firma Lucid mogła się bardziej skupić na testowaniu, co było ważne nie tylko w celu unikania problemów, ale także zwiększania akceptacji i zarządzania zmianami organizacyjnymi. Zwerbowano około 20 testerów z całej organizacji, aby zespół inżynierów mógł zobaczyć, jak działa środowisko chmurowe w różnych przypadkach użycia.

„Firma Oxalis odkryła, że cykl próbnych migracji w połączeniu z testami UAT pomaga zaangażować ludzi i poznać różnice między wdrożeniami Atlassian lokalnie i w chmurze” — mówi Jake. „Mogliśmy korzystać z najlepszych zasobów z wewnętrznej dokumentacji Atlassian i Lucid, aby naprawdę jasno informować z wyprzedzeniem, czego się spodziewamy, dając pracownikom pewność, że mają plan zapewnienia stabilnego doświadczenia”.

Te celowe inwestycje w testy i komunikację opłaciły się, gdy firma Lucid wykonała kilka cykli próbnych i w zaledwie kilka tygodni później wykonała przejście do chmury. Migracja została przeprowadzona w trakcie weekendu i na szczęście obeszło się bez problemów. „Wykonaliśmy tyle cykli próbnych i testów UAT na wielu instancjach, że w dniu migracji pojawił się tylko jeden problem. Na dodatek udało się go od razu usunąć” — wspomina David.

Zmiana przebiegła tak sprawnie, że dla pracowników była praktycznie niezauważalna. „Gdy ludzie wrócili w poniedziałek, większość nie zauważyła zmiany i o to nam właśnie chodziło. Wiedzieli tylko, że mogą korzystać z systemu na swoich telefonach” — opowiada David. Osoby, które wyrażały obawę o utratę danych lub przerwy w pracy, były mile zaskoczone. Po kilku godzinach, a potem tygodniach, wszyscy mieli wrażenie, jakby od dawna pracowali w Atlassian Cloud. „Gdy po raz pierwszy usłyszałam o przejściu na Atlassian Cloud, martwiłam się o wpływ migracji na moje dane i przepływ pracy. Teraz z trudem przypominam sobie czasy sprzed przejścia do chmury” — wskazuje Emma Reece, starsza specjalistka ds. zapewniania jakości.

Pracownikom podobają się również udoskonalone środowisko oraz przydatne funkcje Atlassian Cloud. „Interfejs Jira Software jest lepszy, a środowisko pracuje płynniej” — wyjaśnia menedżer produktu Chance Ramey. „Ogromną zmianę przyniosło również wdrożenie Advanced Roadmaps. Gdy priorytety ulegają zmianie, możemy na bieżąco aktualizować plany i lepiej monitorować naszą gotowość do wprowadzania nowych wersji”.

Znaczna oszczędność czasu oraz bezcenna satysfakcja pracowników

Zaledwie 30 dni po podjęciu decyzji o migracji firma Lucid bezproblemowo pracowała w Atlassian Cloud i cieszyła się szybkością, bezpieczeństwem i bezstresowym doświadczeniem, na które czekano od lat. „Przestaliśmy się martwić obsługą techniczną baz danych, utrzymaniem i konfiguracją serwera, automatyzacją konfiguracji Data Center i różnicami między środowiskami. Wiemy, że Atlassian wyeliminuje ewentualne luki w zabezpieczeniach. Zespół SRE ma mniej rzeczy, o których musi wiedzieć, i mniej zmartwień. Może stale zarządzać naszym środowiskiem produkcyjnym, co ogranicza stres, wymaganą ilość testów i nie tylko” — mówi David.

Jego zespół zaoszczędził również dużo czasu na poprawkach, skalowaniu i przerwach — wiele działań wymagało wysiłku, ale nie dodało dużej wartości. „SRE to nasz najbardziej obciążony zespół. Tygodniowo oszczędzają 25% czasu, korzystając teraz z Atlassian Cloud” — mówi. „Co najmniej dwa razy w miesiącu jeden z dziesięciu członków naszego zespołu musiał przerwać wykonywane czynności i spędzić od pięciu minut do kilku godzin na naprawianie czegoś. Konieczne też były aktualizacje i poprawki. Skalowanie też było trudne do dostosowania. Zadania te zajmowały tylko po kilka minut, ale to wszystko się sumowało, nie tworzyło istotnej wartości i często utrudniało pracę podczas spotkań lub w weekendy. Teraz wszystkie te działania zniknęły” — wyjaśnia David.

Dzięki mniejszej liczbie przerw i żmudnych zadań oraz łatwiejszym sposobom pracy i współpracy pracownicy firmy Lucid w końcu mogą być równie zadowoleni jak ich klienci. Patrząc w przyszłość, zespół cieszy się, że Atlassian Cloud jest na wyciągnięcie ręki, a firma Oxalis zapewnia wsparcie, pomagając osiągnąć zadowolenie pracowników, zwiększyć ich produktywność i budować przyszłość klientów.