Jak firma Sun Life zaczęła malować swoją przyszłość w jaśniejszych barwach dzięki migracji do Atlassian Cloud

Confluence na pierwszy ogień

Sun Life rozpoczęło migrację do chmury od Confluence, jednego z najczęściej używanych narzędzi Atlassian. Na etapie planowania w porozumieniu z kierownictwem Cynthia zasugerowała podejście na zasadzie „optymalizacja i przeniesienie”, aby mogli działań możliwie jak najszybciej, a jednocześnie przygotować nową platformę do skutecznego funkcjonowania w zrównoważony sposób. Dzięki takiemu podejściu zespół skupił się na wskazaniu, które witryny, aplikacje i przepływy pracy były najbardziej potrzebne. „Nigdy nie przeprowadzę migracji witryny dla zasady. Spotykam się z członkami zespołów, staram się zrozumieć ich oczekiwania względem środowiska użytkownika i sprawdzić, czy warto zainwestować czas oraz zasoby w migrację i ciągłe zarządzanie” — wyjaśnia Cynthia.

W trakcie tych spotkań Cynthia zademonstrowała każdemu zespołowi Confluence Cloud i omówiła konkretne potrzeby zespołu. W przypadku niektórych witryn przeniesienie do środowiska Cloud było zdecydowanie uzasadnione. W odniesieniu do innych Cynthia oferowała trzy opcje: przeniesienie do chmury, przeniesienie do innego starszego narzędzia w Sun Life lub zarchiwizowanie zawartości. W wyniku tych rozmów zespół zdecydował się na przeniesienie do środowiska Cloud 25 spośród 350 witryn.

Od tego momentu firma Sun Life nawiązała współpracę ze swoim partnerem ds. rozwiązań, firmą Adaptavist, która pomogła w opracowaniu planu migracji. Utworzyli oni podzieloną na fazy oś czasu, aby przemigrować grupy witryn w pięciu podejściach trwających po dwa tygodnie. W trakcie każdego podejścia firma Adaptavist tworzyła w piaskownicy nowe instancje i przenosiła witryny do piaskownicy Sun Life, aby umożliwić użytkownikom zapoznanie się z wersją demonstracyjną, rozwiązać problemy, przetestować rozwiązanie, a w końcu przeprowadzić ostateczną migrację.

Zespół Cynthii przeszkolił również użytkowników z zakresu wszelkich różnic w funkcjonalności, a także nowych funkcji, z jakich mogli korzystać. Bazując na opiniach użytkowników, zespół odpowiedzialny za migrację wprowadził przykładowo kilka nowych aplikacji chmurowych ze sklepu Marketplace, takich jak Aura do ulepszania projektu stron, Table Filter and Charts for Confluence do wspierania obsługi analiz biznesowych czy Draw.io do tworzenia diagramów (zostanie wdrożone wkrótce). „W Confluence Cloud można zrobić wiele rzeczy, których nie da się zrobić we wdrożeniach lokalnych czy Data Center” — zwraca uwagę Cynthia. Użytkownicy także zaczynają to dostrzegać. „Po zakończeniu konwersji widzę wiele instancji, w których nowa usługa Confluence Cloud pozwoli zwiększyć wydajność w sposób niedostępny dla wersji lokalnej” — stwierdził jeden z pracowników.

Podejście z przeniesieniem poprzedzonym optymalizacją sprawdziło się zaskakująco dobrze. „Każdy twierdził, że była to niezwykle płynna migracja” — wspomina Cynthia. „W Sun Life przeprowadzałam cztery migracje. Ta odniosła największy sukces. Miło było usłyszeć od osób, które pamiętały również inne migracje, że ta była bezproblemowa”

Testy oraz wsparcia sprawiły, że migracja rozwiązania Jira Software była „najlepsza, jaką widziałam”

Gdy Cynthia zakończyła migrację Confluence przy wsparciu firmy Adaptavist, Paul i jego zespół rozpoczęli współpracę z nimi, aby przyspieszyć migrację do Jira Software Cloud. We współpracy z biurem ds. transformacji Agile w Sun Life uzyskali zgodę kierownictwa, a następnie zebrali zespół architektoniczny odpowiedzialny za zaplanowanie i wdrożenie projektu.

Podobnie, jak Cynthia, Paul ze swoim zespołem także przeprowadzili migrację falowo, a następnie gromadzili opinie od użytkowników, aby dowiedzieć się, jak najlepiej skonfigurować usługę Jira Software Cloud pod kątem ich potrzeb i wsparcia dla podejścia Agile. W trakcie całego procesu opracowywania architektury zespół ds. migracji starał się znormalizować przepływy pracy i zapewnić możliwie jak największą otwartość systemu przy zachowaniu jego bezpieczeństwa. „Zamiast całkowitego zamykania się, staramy się wypracować umiar” — mówi Paul. „A jeśli ktoś chce przepływu pracy dla swojego wycinka działalności, omawiamy normalizację i pomagamy w opracowaniu procesu. To ogromna korzyść”.

Przystępując do migracji, zespół skorzystał z narzędzia Jira Cloud Migration Assistant (JCMA), aby ułatwić cały proces. Gdy pojawiły się trudności, skorzystano z pomocy menedżera ds. migracji do chmury Atlassian (CMM). Grupa napotkała na przykład problem w postaci zdublowanych adresów e-mail w usłudze Active Directory i we współpracy z CMM zdołała go rozwiązać. „Nie udałoby nam się bez pomocy Atlassian. Narzędzie JCMA i wsparcie menedżera CMM były kluczowe. Przeprowadzałem już migracje z innymi firmami, jednak Atlassian faktycznie udziela pomocy i okazuje zainteresowanie” — twierdzi Paul.

Paul przyznaje, że wahał się, czy skorzystać z pomocy menedżera ds. migracji do chmury i przeprowadzać testy, jednak ostatecznie zdał sobie sprawę z wartości, jaką przynoszą obydwa rozwiązania. „Z perspektywy czasu, w większym stopniu korzystałbym z rad menedżera ds. migracji. To menedżer sugerował przeprowadzenie testów i rozwiązanie problemów, co teraz uważam za kluczowe. Jeśli sprawdzisz dane w systemie początkowym i w maksymalnym możliwym stopniu oczyścisz system źródłowy, a potem na wczesnym etapie wdrożysz testy i będziesz je często powtarzać oraz na bieżąco rozwiązywać problemy z danymi, migracja powinna przebiec dość sprawnie”.

Przygotowanie oraz testy zdecydowanie się opłacają. Po zakończeniu migracji Paul i Cynthia przeprowadzili ankietę wśród użytkowników, a uzyskane opinie były zdecydowanie pozytywne, przy czym konsekwentnie powtarzały się w nich pochwały za sprawne przejście. „Gdy zespoły zaczęły korzystać z rozwiązania po zakończeniu migracji, nie dostrzegały wielkich różnic poza nowym łączem, co było bardzo korzystne. Ludzie byli zadowoleni, że cała historia była dostępna, a klucze się nie zmieniły. Dotychczas przeprowadziłam dziesiątki migracji, a nasza migracja do Atlassian Cloud w Sun Life jest najlepszą, jaką widziałem” — twierdzi Paul.

„Z Atlassian możesz zrobić wszystko”

Migracja rozwiązania Confluence w Sun Life niedawno się zakończyła, a migracja Jira Software jest już w fazie końcowej, jednak firma już dostrzega niezaprzeczalne korzyści w postaci poprawy współpracy, wydajności i bezpieczeństwa.

Platforma Jira Software Cloud w Sun Life jest znacznie bardziej otwarta niż system Data Center firmy, a jednocześnie wciąż zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa. Zespół dostosował narzędzie do swoich procesów wewnętrznych, umożliwiając ludziom wyszukiwanie potrzebnych informacji, współpracę ze sobą i bardziej strategiczne działanie. „Z systemem Jira Cloud moje zadania stały się bardzo uporządkowane i zrozumiałe. Wszystkie potrzebne informacje i pliki powiązane ze zgłoszeniem są łatwo dostępne” — wyjaśnia jeden z pracowników. „Członkowie zespołu w większym stopniu ze sobą współpracują i więcej uwagi przywiązuje się do zarządzania portfolio. Rozważamy dodanie produktu Jira Align, aby zyskać szerszy ogląd i móc śledzić OKR-y organizacji” — dodaje Paul.

Zespoły IT i eksploatacji systemów uwielbiają aplikacje chmurowe, takie jak qTest i Tableau Connector Pro, a także natywne funkcje systemu, takie jak Advanced Roadmaps czy automatyzacje pozwalające na przykład wyzwalać tworzenie historyjek i zadań podrzędnych po utworzeniu wniosku onboardingowego. „Każda automatyzacja pozwala oszczędzić kilka minut, co w ciągu roku przy ponad 3300 użytkownikach daje znaczną sumę” — wyjaśnia Paul.

Równie pozytywne okazały się opinie na temat usługi Confluence Cloud, która, jak twierdzi Cynthia, „pozostawia wersję lokalną daleko w tyle”. Pracownikom szczególnie przypadły do gustu szablony, komentarze śródtekstowe, analizy, funkcja wyszukiwania (którą Cynthia nazywa „kosmiczną”), a także funkcje i aplikacje dostępne jedynie w chmurze, które ograniczają konieczność korzystania z e-maili. „Możliwość utworzenia zgłoszenia w Jira Software z poziomu strony Confluence jest bezcenna” — zauważa Cynthia.

Pracownicy z różnych działów, od IT po telefoniczne centrum obsługi, są zgodni, że scentralizowanie wielu narzędzi na jednej platformie chmurowej przyniosło ogromną korzyść. Z przeprowadzonej niedawno ankiety wynika, że przejście na Confluence Cloud przyniosło 80% wzrost wydajności, oszczędność czasu, jaką przynosi Jira Cloud pokrywa 94% kosztów licencji na ten produkt, a ogólny poziom zadowolenia z wdrożenia nowej platformy wynosi 97%. „Jira Cloud i Confluence Cloud to duży krok we właściwym kierunku w porównaniu narzędziami, z których korzystaliśmy dotychczas. Cała ta nowa funkcjonalność naprawdę poprawiła jakość mojej codziennej pracy” — twierdzi jeden z pracowników.

To właśnie tego rodzaju ulepszenia pozwalają firmie Sun Life utrzymać pozycję wiodącego dostawcy usług finansowych i pracodawcy w tej branży. Niezależnie od prognoz rynkowych, firma nadal będzie błyszczeć jaśniej ze swojej chmury.