Firma Liberty wykorzystuje Atlassian Cloud, aby uprościć to, co skomplikowane, i działać jako jeden zespół, łącząc pracowników i placówki rozproszone w ponad 20 krajach

Ambitny cel: osiągnąć równowagę między zwinnością a kontrolą w działaniach międzynarodowych

Dla Liberty zawsze oczywiste było, że dobrze zaprojektowane procesy i koordynacja działań zespołów są niezbędne do osiągnięcia sukcesu biznesowego, ale przez szybkie tempo rozwoju firmy to zadanie stawało się coraz bardziej złożone. Aby zmierzyć się z tym nowym scenariuszem, firma postawiła sobie śmiały cel: znaleźć idealną równowagę między zwinnością a kontrolą.

Firma potrzebowała struktury, która umożliwi centralizację zarządzania potrzebami, standaryzację procesów i zapewnienie zgodności z normami jakości w zespołach rozproszonych w kilku krajach Ameryki Łacińskiej. Niezbędne było też zagwarantowanie elastyczności zespołów Agile, by umożliwić im zachowanie zwinności dostarczania. Niezbędny był scentralizowany widok wszystkich projektów w ramach ośmiu marek tworzących grupę, aby sprawowanie kontroli nad nimi było łatwiejsze i nie utrudniało działań.

W tym celu firma Liberty oparła swój plan na wydajnym zestawie rozwiązań i aplikacji ze sklepu Atlassian Marketplace: Jira i Bitbucket dla zespołów programistycznych i DevOps, Jira Service Management na potrzeby ITSM, Confluence do zarządzania dokumentacją i wiedzą, Xray do zarządzania testami i Atlassian Guard do ujednoliconego uwierzytelniania z różnych domen.

„Wiedzieliśmy, że oparcie platformy na ekosystemie Atlassian uprości sprawę, ponieważ integracje są łatwe, a cały łańcuch działa bezproblemowo, jakby był jednym produktem” — wyjaśnia Shikha Handa, dyrektor ds. jakości oprogramowania w firmie Liberty.

Shikha wyjaśnia, że wybór łańcucha narzędzi był zasadniczym krokiem, ponieważ każde rozwiązanie odegrało ważną rolę w tworzeniu platformy, której potrzebowała firma Liberty. Ponadto otwarte i oparte na współpracy podejście do wdrażania było równie ważne dla powodzenia inicjatywy.

Społeczności Jira: współpraca jako klucz do zmiany

W firmie Liberty rozwiązanie Jira było wykorzystywane od kilku lat, ale tylko w obszarach kontroli jakości — do zarządzania przypadkami testowymi i wydaniami.

Wraz z rozwojem firmy procesy stały się nadmiernie złożone, co zrodziło konieczność przemyślenia sposobu pracy zespołów.

Shikha mówi, że firma ma za sobą nieudane próby odgórnego przeprojektowania procesów i standaryzacji procedur, jednak brak realnego zaangażowania w zmiany oznaczał, że zespoły nie przyswajały w odpowiednim stopniu otrzymywanych informacji.

W tym kontekście Shikha podjęła decyzję o zbudowaniu platformy wraz z zespołami zamiast dla zespołów i nawiązała kontakt z firmą bit2bit Americas, Platinum Solution Partnerem firmy Atlassian, tym samym stawiając Atlassian w centrum tej transformacji.

Pozwoliło to na zaangażowanie pracowników od etapu mapowania procesów po konfigurację systemów, dzięki czemu zalety dla klientów wewnętrznych i zewnętrznych stały się oczywiste.

Do udziału w procesie wyznaczono po kilka osób ze wszystkich 20 rozproszonych zespołów, reprezentujących 1400 pracowników, na których planowana transformacja miałaby bezpośredni wpływ.

Shikha wspomina, że utworzyła społeczności Jira we wszystkich zaangażowanych obszarach, aby sami pracownicy byli odpowiedzialni za wdrożenie tego narzędzia w swoich sektorach.

„W każdej społeczności wybraliśmy rekomendowanych przez współpracowników entuzjastów Jira, zwanych „mistrzami”, których celem było zapewnianie wsparcia” — wyjaśnia Shikha Handa.

Shikha mówi, że otwarte i oparte na współpracy podejście pozwoliło zespołom prowadzić przejrzystą debatę na zasadach pojedynczego zespołu, zrozumieć zalety i wady każdej decyzji, wprowadzać drobne zmiany do procesów i narzędzi, a także faktycznie poczuć, że są na równych zasadach współwłaścicielami platformy.

Migracja do chmury: skalowanie w przyspieszonym tempie

Strategia zadziałała — wdrożenie przebiegło bardzo szybko i w krótkim czasie zespoły zdały sobie sprawę z zalet scentralizowanego systemu i znacznego ułatwienia pracy.

Dzięki tym zachęcającym rezultatom kilka miesięcy po rozpoczęciu projektu w firmie Liberty uznano, że można bezpiecznie przenieść system Jira do chmury, skalując go i przyspieszając wdrażanie narzędzia w poszczególnych krajach.

Shikha uważa, że migracja do Jira Cloud zmniejszyła zależność od zewnętrznych dostawców i rozszerzyła zdolność samych zespołów do rozwijania platformy w prosty sposób za pomocą szablonów i zasobów automatyzacji niewymagających użycia kodu.

Pełna widoczność pracy dzięki scentralizowanym informacjom

Nowa platforma chmurowa skupiła się na różnego rodzaju projektach z różnych jednostek biznesowych firmy i umożliwiła monitorowanie rozwoju w czasie rzeczywistym.

Jak mówi Shikha, zespół wykorzystał zalety kompleksowej integracji systemu Jira do utworzenia pulpitów, które zapewniają menedżerom szybki i kompletny wgląd we wskaźniki usług.

„Jeśli dzisiaj dyrektor ds. IT chce zobaczyć, ile projektów jest w obszarach łączności przewodowej i bezprzewodowej lub odfiltrować projekty realizowane w Kostaryce lub Portoryko, jest to bardzo łatwe, ponieważ na jednym pulpicie mamy pełny obraz wszystkiego, co się dzieje”.

DevOps: automatyczna aktualizacja wskaźników przy każdej aktualizacji kodu

W obszarze DevOps informacje decydują o współpracy, automatyzacji i szybkości. Aby przyspieszyć pracę zespołów, firma Liberty zdecydowała się na dodanie do ekosystemu Bitbucket, narzędzia Atlassian do kontroli wersji, właśnie ze względu na łatwość integracji z Jira.

Dzięki temu przy każdej modyfikacji kodu skonsolidowanej w Bitbucket status zadań jest automatycznie aktualizowany w systemie Jira, a uwagi do wydania są publikowane w Confluence, zwalniając zespół z obowiązku ręcznego rejestrowania aktualizacji. Obecnie w Liberty 95% całego backlogu jest już zarejestrowane w Jira, co oznacza prawie 30 zarejestrowanych pozycji i 60 utworzonych projektów.

Shikha dodaje, że firma skorzystała również ze sklepu Atlassian Marketplace, aby wzbogacić swoją platformę Cloud o dodatkowe możliwości i zbudować system idealnie dostosowany do potrzeb w celu usprawnienia procesów kompilowania, testowania, konfigurowania i wdrażania oprogramowania.

Przykładowo do automatyzacji testów firma Liberty używa teraz narzędzia Xray Test Management for Jira, w którym utworzono repozytorium testów pogrupowane według aplikacji i funkcji, co pozwala na ponowne wykorzystanie przy zachowaniu zgodności ze wszystkimi przepływami pracy.

Dzięki temu wszystkie testy można kategoryzować, nadawać im priorytety, przypisywać je do komponentów i dodawać do nich komentarze tak jak do innych elementów Jira. „Dzięki systemowi Jira możemy śledzić cały cykl życia produktów w prosty i scentralizowany sposób” — podkreśla Shikha.

Ponadto Shikha zauważa, że wcześniej, kiedy firma nie miała scentralizowanego repozytorium, pracownicy zapisywali przypadki testowe na swoich lokalnych komputerach. Sporządzenie planu testów regresywnych trwało średnio 3 dni, a dzięki repozytorium zajmuje zaledwie 3 godziny.

„W przypadku raportów kontroli jakości generowanie raportu wykonania testów zajmowało 4 godziny, a teraz, jeśli dane są aktualne, trwa to mniej niż 5 minut” — dodaje Shikha.

Zmniejszona złożoność ITSM dzięki kompleksowej integracji

Jednym z głównych wyzwań stojących przed dużymi firmami jest zarządzanie przepływem informacji i możliwość monitorowania tych danych. Tak też wyglądał scenariusz w przypadku firmy Liberty.

Możliwość skupienia wszystkich etapów procesu zmiany w jednym ekosystemie — od otrzymania wymagań przez zespół IT po opracowanie gotowego rozwiązania — uzyskana po wdrożeniu Jira Service Management była jedną z głównych korzyści, jakie firma odniosła dzięki wprowadzeniu narzędzi Atlassian.

„Nasi użytkownicy biznesowi uwielbiają nowe procesy. Mają teraz portal, w którym mogą się zalogować i śledzić wnioski od początku do końca. Wcześniej zamówienia musiały być składane za pośrednictwem formularza lub e-maila, co utrudniało ich śledzenie” — wspomina Shikha.

W omawianej firmie telekomunikacyjnej pozwoliło to na zautomatyzowanie kilku przepływów zatwierdzania, ograniczając wykorzystanie e-maili w procesie zarządzania zmianami o około 70%.

Dziś wszystko jest łatwiejsze. Po zarejestrowaniu zamówienia w portalu Jira Service Management menedżer projektu przypisuje osoby odpowiedzialne za każde zatwierdzenie. Dodatkowo wszystkie przypisane osoby automatycznie otrzymują powiadomienia ostrzegawcze. Wnioski po zatwierdzeniu natychmiast przechodzą do kolejki implementacji na zasadach ciągłego przepływu i bez wąskich gardeł.

Jak twierdzi Shikha, rozwiązanie przyniosło korzyści na wszystkich etapach łańcucha: użytkownicy zyskali intuicyjny portal do generowania i sprawdzania zgłoszeń, menedżerowie mogą teraz łatwo śledzić zmiany i nadawać priorytet wnioskom w płynny i ciągły sposób, a zespoły techniczne mogą szybciej realizować zadania przy większej widoczności pracy, wyższym stopniu organizacji i mniejszej liczbie e-maili i rozmów telefonicznych.

Ujednolicone uwierzytelnianie dla użytkowników z 15 różnych domen dzięki Atlassian Guard

Kolejnym wyzwaniem, z którym trzeba się zmierzyć w przypadku działalności międzynarodowej, jest ujednolicenie dostępu. Ponieważ firma Liberty działa w kilku krajach, gdzie ma własne marki i jednostki, użytkownicy z 15 różnych domen musieli mieć dostęp do scentralizowanego systemu. Dzięki Atlassian Guard, usłudze firmy Atlassian do zarządzania tożsamościami i dostępem (IAM), zadanie to stało się znacznie prostsze.

Korzystając z Atlassian Guard, można organizować i konfigurować zasady zabezpieczeń dla wszystkich użytkowników w firmie poprzez połączenie różnych domen z produktami w scentralizowany i bezpieczny sposób przy administrowaniu wszystkimi kontami z jednego miejsca.

Platforma chmurowa przygotowana na wyzwania przyszłości

Dzięki połączeniu możliwości produktów Jira, Bitbucket, Jira Service Management, Confluence, Atlassian Guard i rozwiązań ze sklepu Atlassian Marketplace z podejściem opartym na współpracy i przejrzystości firma Liberty mogła zbudować ujednoliconą, skalowalną, bezpieczną i elastyczną platformę chmurową.

Shikha zauważa: „Możliwość umieszczenia Atlassian Cloud w centrum działalności pozwoliła nam zintegrować obszary, jednostki i różne zespoły, ograniczyć złożoność i utworzyć ujednoliconą strukturę, której firma Liberty potrzebuje, aby kontynuować intensywny i nieustanny wzrost.

Używamy systemu Jira jako centralnego punktu skupiającego różne zespoły i obszary, dzięki czemu pracujemy jako jeden wielki zespół i mamy wgląd w informacje umożliwiające stały rozwój”.

Konsolidacja projektu integracji zespołu Liberty Latin America pozwoliła zespołom tej firmy telekomunikacyjnej skupić się na ulepszaniu procesów, a nawet pójść jeszcze dalej.

„Regularnie spotykamy się z kierownictwem i rozmawiamy o tym, co się sprawdza, a co można poprawić. Wszystkie zmiany są rejestrowane w backlogu, a my wprowadzamy udoskonalenia. Cały czas otrzymujemy informacje zwrotne od zespołów i to pomaga nam w ulepszaniu ekosystemu” — wyjaśnia Shikha.

W ramach ulepszeń firma Liberty planuje dalsze badanie możliwości nowszych narzędzi wdrożeniowych, takich jak Jira Service Management. W ciągu niespełna trzech miesięcy od wdrożenia 100% operacji zarządzania potrzebami w firmie Liberty było obsługiwanych za pośrednictwem Jira Service Management.

Shikha twierdzi, że po pomyślnym wdrożeniu Jira Service Management do zarządzania potrzebami, wsparciem i zmianami planowane jest osadzenie w tym narzędziu zarządzania incydentami, co otworzy drogę do scentralizowanej widoczności również tej praktyki ITSM.

Kolejną zaletą, która wzbudziła zachwyt w zespołach firmy Liberty, jest łatwość dostosowania rozwiązań do potrzeb biznesowych poprzez wykorzystanie możliwości Jira Service Management.

„Dużą zaletą Jira Service Management jest możliwość wprowadzania udoskonaleń we własnym zakresie przy zastosowaniu szablonów, przepływów i funkcji automatyzacji niewymagających pisania kodu. Zmniejsza to naszą zależność od dostawców i przyspiesza transformację” — mówi Shikha.

Dzięki podejściu opartemu na ciągłym doskonaleniu firma Liberty Latin America codziennie rozwija swoją platformę technologiczną, odkrywając pełen potencjał Atlassian Cloud w zakresie zmniejszania złożoności i wspierania dynamicznej, rozbudowanej i rozproszonej działalności, a to wszystko w ramach pracy jako pojedynczy zespół.