Bezproblemowe przejście Belong na produkty Atlassian

Weź coś, co działa dobrze, i ulepsz to

Zdecentralizowany model działania firmy Belong stawia wyjątkowe wymagania zespołom programistycznym i odpowiedzialnym za eksploatację, zgodnie z podejściem „you build it, you own it, you run it” (odpowiadasz za wytworzony przez siebie produkt i jego działanie). Zespoły, które opracowują nowe funkcje i produkty, pełnią rolę ich stałych opiekunów w toku całego procesu produkcyjnego. Dostarczanie usług musi być zorientowane na klienta, zautomatyzowane i dostosowane do zwinnych sposobów pracy.

„Nasze zespoły opracowują funkcje i koncentrują swoje wysiłki na dostarczaniu nowych produktów, ale jednocześnie udzielają wsparcia na etapie produkcji” — mówi Hamdam Bishop, kierownik ds. operacji technicznych. „Chcieliśmy, aby narzędzia były naprawdę proste, intuicyjne i zintegrowane ze sposobem pracy zespołów”.

Zespoły używały już produktów Confluence i Jira, ale nie wykorzystywały w pełni ich możliwości. Korzystanie z rozwiązań Atlassian w niektórych procesach zespołów i używanie innych narzędzi na potrzeby pozostałych — w tym do zarządzania usługami IT — prowadziło do powstania rozłączonych przepływów pracy. Lambros twierdzi, że system w poprzedniej postaci nie był intuicyjny, nie umożliwiał zespołom pokonywania podstawowych wyzwań, był trudny w użyciu i drogi.

Kierownictwo firmy Belong dostrzegło potrzebę autentycznej wewnętrznej transformacji cyfrowej połączonej z dużymi reinwestycjami, aby zapewnić zespołom elastyczność i informacje, których potrzebują. Głównym celem podczas wyboru było znalezienie takiego rozwiązania, które pozwoliłoby zespołom kontynuować pracę w metodyce Lean i odnosić sukcesy.

Jak mówi Andrew Purcell, dyrektor ds. powodzenia projektów i transformacji firmy Belong: „Współpraca i planowanie obejmujące wiele zespołów ma kluczowe znaczenie dla dostarczania wyników naszej pracy klientom”. Hamdam dodaje: „Decydując się na konsolidację w oparciu o platformę Atlassian, myśleliśmy o ludziach, którzy będą korzystać z tych narzędzi, a nie tylko o samych narzędziach. To było siłą napędową naszego procesu decyzyjnego”.

Dlaczego warto przeprowadzić standaryzację w oparciu o rozwiązania Atlassian?

Firma Belong wdrożyła Jira Align, aby zapewnić lepszą widoczność w swoich zespołach dzięki kompleksowemu widokowi harmonogramu, zrozumienie zależności oraz konsolidację ryzyka, a także śledzić wartość uzyskiwaną w każdym przyroście programu w zakresie szerszym niż było to możliwe przy zastosowaniu wyłącznie systemu Jira. Skonsolidowanie niepołączonych wcześniej tablic planowania, raportów ad-hoc i ręcznych wypisów w pojedyncze cyfrowe źródło rzetelnych informacji na potrzeby planowania realizacji umożliwiło liderom ds. zarządzania produktami skoordynowanie OKR-ów (wyników) z epikami (produktami wyjściowymi) i wizualizowanie harmonogramu wszystkich prac.

Jak mówi Andrew: „Umożliwienie zespołom produktowym dalszej pracy z zestawem znanych im narzędzi przy jednoczesnym zapewnieniu kierownictwu ds. produktów i kierownictwu organizacji szerszej i bardziej holistycznej widoczności wszystkich naszych misji było kluczem do uzyskania cennych analiz będących podstawą dalszych działań”.

Hamdam twierdzi, że kiedy w firmie Belong oceniano opcje na potrzeby działalności operacyjnej, narzędzie Jira Service Management najlepiej odpowiadało potrzebom firmy. Ponieważ firma Belong używała już niektórych produktów Atlassian w obszarze programowania i inżynierii, logiczne było rozszerzenie ich zastosowania na powiązane narzędzia. Dzięki dobremu zaznajomieniu z tymi narzędziami integracja byłaby prostsza, a połączona platforma Atlassian zmniejszyłaby obciążenie zespołów nauką na etapie przystosowania do korzystania z nowych narzędzi.

„Zrozumieliśmy, że możemy dostosować platformę Atlassian do naszego sposobu pracy” — mówi Hamdam. „To było dla nas naprawdę ważne. Przyjrzeliśmy się naszym procesom, a następnie zadaliśmy sobie pytanie, jakie narzędzie będzie wspierać, ulepszać i umożliwiać realizację tych procesów.”

Podczas gdy niektóre rozwiązania wymagały trzech lub czterech narzędzi do rozwiązania określonych problemów występujących w zespołach, oferta Atlassian pozwoliła połączyć przepływy pracy, aby zminimalizować przełączanie kontekstu, oszczędzając czas zespołów, który można wykorzystać na zadania o większej wartości dodanej. W ostatecznym rozrachunku przejście na Jira Service Management zwróciło się w ciągu około roku.

Zarządzanie płynnym przejściem

Podejmując decyzje o wdrożeniu Jira Align i przejściu na Jira Service Management, firma Belong współpracowała z Solution Partnerem z firmy Accenture — globalnej firmy świadczącej specjalistyczne usługi — w celu przeprowadzenia integracji ze procesami Agile funkcjonującymi w Belong i płynnego przejścia od starszych zestawów narzędzi do produktów Atlassian.

„Szalenie ważny był dla nas sposób, w jaki metody pracy stosowane w Belong są wspierane przez zestaw narzędzi technicznych” — zauważa Nick Howard, kierownik ds. technologii w Accenture. „To dotyczy codziennej pracy zespołów — mogą robić takie rzeczy, jak łączenie elementu backlogu Jira bezpośrednio z Confluence, co daje możliwość śledzenia i sprzyja przejrzystości. W ten sposób technologia Atlassian wspiera również kulturę firmy”.

Aby zapewnić bezproblemową migrację, firma Accenture pomagała zespołowi Belong na wszystkich poziomach organizacyjnych nauczyć się najbardziej efektywnego korzystania z produktów Atlassian poprzez szkolenia, burze mózgów w celu znalezienia rozwiązań problemów, a czasami zastosowanie podejścia „testuj i ucz się”.

Nick mówi, że kluczem do pomyślnego wdrożenia nowych rozwiązań była partnerska współpraca firm Belong i Accenture w celu sprawdzenia sposobu myślenia drugiej strony o przejściu.

To podejście zadziałało.

„Chociaż było sporo prac przygotowawczych, kiedy już nadszedł czas zmiany, wszystko odbyło się bezproblemowo” — mówi Lambros. „Zespoły po prostu to załapały. Rozwiązanie Jira Service Management znacznie poprawiło widoczność i wskaźniki, które możemy uzyskać. Jest również bardzo intuicyjne, co miało zasadnicze znaczenie dla poprawy przepływu pracy”.

Andrew dodaje: „Jira Align przyspiesza ciągłe doskonalenie naszych sposobów pracy Agile, rozszerzając, ale nie zakłócając istniejących narzędzi i procesów”.

Dostarczanie wartości jako połączony zespół

Po przeprowadzeniu standaryzacji na platformie Atlassian zespoły Belong mogą teraz wyraźnie zobaczyć cele organizacyjne i powiązać je z projektami na poziomie działu, oraz obserwować, nad czym pracują poszczególne zespoły, a nawet co robi dana osoba. Dzięki temu zespoły i wchodzące w ich skład osoby kierują swoje wysiłki we właściwą stronę i widzą, jak ich praca przekłada się na wyniki biznesowe. Poprawa widoczności sprawia, że członkowie zespołów mają lepszy wgląd w sposób myślenia stojący za decyzjami podejmowanymi na poziomie firmy i wynikami tych decyzji. To oczywiście przynosi korzyści firmie, ale także poprawia stosunek pracowników do wykonywanych zadań. „Dostajemy więcej od zespołów, a one są bardziej zadowolone, ponieważ ich wydania są częstsze” — mówi Lambros. Dzięki wykorzystaniu produktów Atlassian w firmie Belong zespoły dokładnie wiedzą, co robią i jak łączy się to ze strategicznymi inicjatywami.

Hamdam, Andrew i Lambros, którzy zajmują stanowiska na wyższych szczeblach w strukturze firmy, zgadzają się również, że platforma Atlassian zapewnia większą widoczność, satysfakcję i produktywność, a także lepszą zdolność rozpoznawania potencjalnych obszarów rozwoju.

Stawianie ludzi przed narzędziami

Osoby z kierownictwa firmy Belong cały czas koncentrowały się na tym, jak wybrane narzędzia będą pasować do pracy zespołu, a nie na odwrót. Ten nacisk na ludzi i procesy w połączeniu z gruntowną edukacją i szkoleniami zapewniły płynny proces zarządzania zmianą w całej organizacji. Natomiast wybór połączonej platformy produktów Atlassian oznaczał dla Belong udaną transformację.