De naadloze overstap van Belong naar Atlassian

Datgene dat werkt beter maken

Het gedecentraliseerde model van Belong stelt unieke eisen aan de manier waarop de dev- en ops-teams werken: 'jij bouwt het, jij beheert het, jij voert het uit'. De teams die nieuwe functies en producten bouwen functioneren als permanente beheerders en beheren deze functies en producten tot en met de productie. De dienstverlening moet klantgericht en geautomatiseerd zijn en afgestemd zijn op een agile manier van werken.

"Onze teams bouwen functies, ze zijn druk bezig met het leveren van nieuwe producten, maar ze ondersteunen tegelijkertijd ook de productie", vertelt Hamdam Bishop, Technology Operations Lead. "We wilden dat de tools die ze gebruikten heel eenvoudig en intuïtief waren en ook konden worden geïntegreerd in hun manier van werken."

De teams gebruikten Confluence en Jira al, maar ze hadden nog maar een beperkt overzicht van wat de producten te bieden hadden. Doordat Atlassian alleen voor sommige teamprocessen werd gebruikt en er verder op tools van derden werd vertrouwd, waaronder voor IT-servicemanagement, zorgde dit voor verstoorde workflows. Lambros zegt dat het systeem in zijn toenmalige vorm niet intuïtief was, geen oplossing bood voor de belangrijkste uitdagingen van de teams en moeilijk te gebruiken en duur was.

Het management van Belong erkende de noodzaak van een echte interne digitale transformatie, waarbij grote herinvesteringen teams de flexibiliteit en informatie moesten geven die ze nodig hadden. Bij het kiezen van een oplossing was hun voornaamste focus een oplossing te vinden waarmee teams konden blijven werken op een manier die hen lean en succesvol maakte.

Andrew Purcell, Head of Delivery and Transformation bij Belong, vertelt: "De samenwerking en planning tussen teams zijn van groot belang om resultaten voor onze klanten te behalen." Hamdam voegt hieraan toe: "Toen we ervoor kozen om verder te gaan met Atlassian, dachten we aan degenen die de tools moesten gaan gebruiken, niet alleen aan de tools zelf. Dat was de drijvende kracht achter onze besluitvorming."

Waarom standaardiseren met Atlassian?

Belong heeft Jira Align geïmplementeerd om meer zichtbaarheid te creëren in de teams van het bedrijf met een uitgebreide roadmap, inzicht in afhankelijkheden, consolidaties van risico's en om bij te houden welke waarde werd behaald voor elke program increment die verder ging dan wat alleen met Jira mogelijk was. Dit voegde losgekoppelde planningsborden, ad‑hocrapporten en handmatige uittreksels samen tot één digitale bron van waarheid voor leveringsplanning en heeft productmanagers in staat gesteld OKR's (resultaten) af te stemmen op Epics (output) en een roadmap van al het werk te visualiseren.

Andrew vertelt: "Onze productteams kunnen blijven werken met een toolset die ze kennen, en tegelijkertijd ons leiderschap op het gebied van product en organisatie een bredere en meer holistische zichtbaarheid geven voor al onze missies. Dit is essentieel geweest om waardevolle inzichten te verkrijgen om actie te stimuleren."

Hamdam zegt dat toen Belong de opties voor operations beoordeelde, Jira Service Management dé tool was die het beste paste bij wat het bedrijf nodig had. Aangezien Belong al een aantal Atlassian-producten gebruikte voor ontwikkeling en engineering, was het logisch om het gebruik uit te breiden naar gerelateerde tools. Met een solide basis van vertrouwdheid zou integratie eenvoudiger zijn en zouden teams een vlakkere leercurve hebben naarmate ze zich aanpasten aan de nieuwe tools, mogelijk gemaakt door het verbonden platform van Atlassian.

"We zagen dat het Atlassian-platform aangepast en op maat gemaakt kon worden voor onze manier van werken", zegt Hamdam. "Dat was erg belangrijk voor ons. We hebben naar ons proces gekeken en vervolgens gekeken naar 'welke tool zal ons ondersteunen en verbeteren en ons in staat stellen om deze processen uit te voeren?'

Waar voor sommige oplossingen drie of vier tools nodig waren om bepaalde problemen aan te pakken die teams wilden oplossen, combineerde Atlassian workflows om contextwisseling tot een minimum te beperken, waardoor teams uiteindelijk tijd konden besparen om meer werk met toegevoegde waarde te leveren. Alles bij elkaar genomen, was de overstap naar Jira Service Management op zichzelf in ongeveer een jaar terugverdiend.

Een soepele transitie beheren

Toen er was besloten om Jira Align te implementeren en over te stappen op Jira Service Management werkte Belong samen met Solution-partner Accenture, een internationale professionele dienstverlener, om de agile processen van Belong te integreren en naadloos van de oude toolsets over te gaan naar Atlassian-producten.

"De manier waarop de technische toolset de manier van werken van Belong ondersteunt, was erg belangrijk", zegt Nick Howard, Technology Lead bij Accenture. "Dit geldt voor alle teams die er dagelijks mee te maken hebben. Ze kunnen bijvoorbeeld een Jira backlogitem rechtstreeks koppelen aan Confluence, wat traceerbaarheid mogelijk maakt en transparantie bevordert. Zo ondersteunt de technologie van Atlassian ook de bedrijfscultuur."

Om de transitie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen hielp Accenture het Belong-team op alle organisatieniveaus, om te leren hoe de producten van Atlassian het effectiefst kunnen worden gebruikt door middel van training, brainstormen over oplossingen voor uitdagingen en soms een 'test en leer'-aanpak.

Nick zegt dat de sleutel tot een succesvolle implementatie de manier was waarop Belong en Accenture als partners samenwerkten om elkaars ideeën over de transitie te testen.

En deze aanpak heeft gewerkt.

"Er was veel voorbereidend werk aan vooraf gegaan, maar toen de overstap eenmaal plaatsvond, verliep alles naadloos", vertelt Lambros. "De teams konden er gewoon mee aan de slag. Jira Service Management heeft de zichtbaarheid en de statistieken die we kunnen verkrijgen enorm verbeterd. Het is ook heel intuïtief, dat was echt essentieel om de workflow te verbeteren."

Andrew voegt eraan toe: "Jira Align heeft de voortdurende verbetering van onze agile manier van werken versneld door onze bestaande tools en processen uit te breiden en niet te verstoren."

Waarde leveren als verbonden team

Na de standaardisatie op het Atlassian-platform kunnen de teams van Belong nu eenvoudig de doelstellingen van het bedrijf zien en deze koppelen aan projecten op afdelingsniveau, waar teams aan werken en zelfs wat iemand afzonderlijk doet. Dit zorgt ervoor dat teams, en de leden, energie in de juiste dingen stoppen en kunnen zien hoe hun werk verband houdt met de bedrijfsresultaten. Met die verbeterde zichtbaarheid hebben teamleden meer inzicht in de denkwijze achter bedrijfsbeslissingen en de resultaten van die beslissingen. Dat is natuurlijk goed voor het bedrijf, maar zorgt er ook voor dat werknemers zich beter voelen over hun werk. “We halen steeds meer uit onze teams en zij zijn blij omdat ze in feite vaker leveren," vertelt Lambros. Door het gebruik van Atlassian-producten heeft Belong teams in staat gesteld een duidelijk verhaal te vertellen over wat ze doen en hoe het hen verbindt met strategische initiatieven.

Hogerop in de bedrijfsstructuur zijn Hamdam, Andrew en Lambros het er ook over eens dat Atlassian hen meer zichtbaarheid, tevredenheid en productiviteit heeft gegeven, en dat ze beter in staat zijn om potentiële groeigebieden te identificeren.

Mensen prioriteit geven boven tools

Het management van Belong richtte zich voortdurend op hoe de tools die ze kozen in het werk van hun team zouden passen, in plaats van andersom. Deze nadruk op mensen en processen, plus voldoende opleiding en training, zorgde voor een soepel verandermanagementproces in de hele organisatie. En de keuze voor een verbonden platform van Atlassian-producten betekende een succesvolle transformatie voor Belong.