Close

Werkovereenkomsten

Iedereen heeft een andere manier van werken, maar om effectief samen te kunnen werken moet je team tot een consensus komen. Stel als team richtlijnen op om te bepalen hoe jullie het beste kunnen samenwerken. Werk met z'n allen op jullie eigen manier samen om de doelen van je team te bereiken.

Potloodpictogram
Voorbereidingstijd
15 minuten
Stopwatch-pictogram
Speelduur
60 minuten
Pictogram verbonden mensen
2-10
personen
Puzzelstukjes van mensen die elkaar de hand schudden

Werkovereenkomsten

Iedereen heeft een andere manier van werken, maar om effectief samen te kunnen werken moet je team tot een consensus komen. Stel als team richtlijnen op om te bepalen hoe jullie het beste kunnen samenwerken. Werk met z'n allen op jullie eigen manier samen om de doelen van je team te bereiken.

Puzzelstukjes van mensen die elkaar de hand schudden
Potlood
Voorbereidingstijd
15 minuten
Stopwatch-pictogram
Speelduur
60 minuten
Pictogram verbonden mensen
2-10
personen

Werkovereenkomsten

Iedereen heeft een andere manier van werken, maar om effectief samen te kunnen werken moet je team tot een consensus komen. Stel als team richtlijnen op om te bepalen hoe jullie het beste kunnen samenwerken. Werk met z'n allen op jullie eigen manier samen om de doelen van je team te bereiken.

Potloodpictogram
Voorbereidingstijd
15 minuten
Stopwatch-pictogram
Speelduur
60 minuten
Pictogram verbonden mensen
2-10
personen
Puzzelstukjes van mensen die elkaar de hand schudden

Werkomsovereenkomsten in de praktijk

Deze softwareontwikkelaars bespreken hun werkovereenkomsten via Zoom en gebruiken Trello om hun inbreng vast te leggen.

Een campagneteam op afstand brainstormt en stemt over welke werkovereenkomsten ze gaan naleven. Hun inbreng leggen ze vast in Confluence.

Een fondsenwervingsteam heeft het spel Werkovereenkomst afgerond.

Wat heb je nodig?

Extern

Videovergaderen met de optie om schermen te delen

Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)

Op locatie

Vergaderruimte

Whiteboard of een groot vel papier

Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)

Markers

Post-its

Optionele sjablonen

Atlassian-sjablonen
Confluence-sjabloon

Spelinstructies

1. Bereid je voor 5 minuten

Dit spel bestaat uit drie delen. In de stappen hieronder nemen we de details van elk van deze onderdelen door. Het doel is om je te focussen op hoe samenwerking het succes van je team bevordert, zonder uren te verspillen aan vergaderingen!

  1. Team: voltooi en bekijk het voorbereidend werk asynchroon.
  2. Leider: bereid je voor om de toon te zetten.
  3. Iedereen: bereik overeenstemming en bespreek onderwerpen tijdens een live workshop.

Begin met het aanmaken van een samenwerkingsdocument, zoals een Trello-bord of Confluence-pagina. Je kunt de hierboven gelinkte sjablonen gebruiken voor vergaderingen op locatie en op afstand. Als de vergadering op locatie is, kun je (optioneel) een whiteboard voor je concepten gebruiken om de samenwerking bevorderen. Zorg er dan wel voor dat je de resultaten vastlegt voor toekomstig gebruik.

2. Team prep 5 minuten

Send the template to your team members in advance of the live workshop. Provide context around Working Agreements and the importance they play in setting up a team for success. Make sure to mark the document as a draft or work in progress. Send out your Team Poster to familiarize every team member with what you’re doing as a team and why. Haven’t got a good shared understanding of your team’s purpose and objectives? Start by running the Team Poster Play.

Ask your team members to each share the following:

  • Naam
  • Working location and timezone
  • Working hours and commitments
  • Working environment and preferences
  • How I like receiving feedback
  • Context about me. Limit this to one or two points for this exercise. For bonus points, encourage team members to link to their User Manual to explain more about how they work best.
TIP: CREATE YOUR USER MANUAL

A great way to help new team members, contractors, project teams, stakeholders and network teams onboard onto your team quickly is to complete a User Manual that explains how you like to work.

TIP: TIMEZONE WRANGLING

Have a distributed team working across multiple time zones? It can help to map out collaboration windows to create a shared understanding on the hours that best suit synchronous activities

3. Leader prep 10 MIN.

In advance of the live workshop, ask the team leader to complete a first attempt at the following two sections in the template.

Communication channels

Consider how your team is going to effectively communicate. Fill in the channel, its purpose, the audience, and any standards set for communications in that space. For example, you may use Confluence for the documentation of the official source of truth for a project, and Slack as your daily team communication space.

Escalation process

Any good team knows that failure to plan is a plan to fail. Consider how you want the team to escalate when there is a pressing issue that can’t reach a consensus. Fill in who the decider is, how you will handle an escalation, what level of transparency you will provide, and how you will inform others of the decision.

Not sure of how to handle escalations? Try our DACI decision-making framework. You can also work with your team to provide a Clean Escalations pathway that will outline options for escalation and guide better decision-making.

4. Set the stage 5 MIN.

Open the meeting by explaining to the team that as a group you’re creating a set of behavioral agreements to guide how to work well together.

Vraag het team om het volgende te doen:

  • Wees open en nieuwsgierig
  • Luister aandachtig en stimuleer iedereen om mee te doen
  • Minimize distractions and maximize connection: phones away, webcams on, and ‘Do not disturb’ switched on
  • Onderbreek of overheers het gesprek niet
  • Remember that this will be adjusted in the future as circumstances change

Spend five minutes silently reading as a team through the draft document prepared in advance. During this time, team members can comment on the page. Kick off the discussion stage by asking everyone to share one thing that they learned about another team member.

TIP: HET GAAT OM MENSEN, NIET OM HET PROCES

This Play is about working together as people. If ideas around work management come up, such as documenting technical processes or project management workflow, get the team back on track and set up a time to talk through specific task management processes for the involved team members.

5. Establish communication channels 10 minuten

Take ten minutes to discuss the Communication Channels section with the team.

Discussion thought-starters:

  • Any additions, removals, or changes?
  • When should we review if this is working?
  • How do we want other teams, leaders or stakeholders to communicate with us?
TIP: REACH COMPROMISE, NOT CONSENSUS

Having trouble agreeing on the best way to achieve results as a team? It’s very common for team members to have different preferences; one team member may prefer to use Slack, while another prefers a live Zoom call. Utilize voting to get to a comfortable compromise to try as a team, with the promise that this is not a set and forget! You will learn and improve as a team over time.

6. Establish meetings 30 minuten

Fill out the meetings section. Start with the overarching principle that focus time is precious. To make room for getting stuff done (GSD), some rules can apply to support this: having fewer meetings is better and optimizes for asynchronous communication over synchronous. Curious how you can transition your company meeting culture? Start with our course on How to Run Effective Meetings.

Discussion thought-starters:

  • What is the desired objective and outcomes?
  • What format of meetings do we want?
  • Who attends meetings? What are their roles and teams?
  • What mediums and tools do we need?
  • How will we show up?
  • How do we manage follow up?
  • When should we review if this is working?
Brainstormen met post-its
VOORBEELD: IDEEËN

Here is an example of a team’s brainstorm on meetings.
Notice that ideas range from products to behaviors and process improvements.

7. Escalation management 10 MIN.

Review the Escalation process section together. As a team, discuss what actions you will take and commit to a decision. Ensure the whole team is in agreement.

8. Voortdurende verbetering 10 MIN.

One of the most important things to cover as a team is planning ahead for learning and adapting together. Discuss the rituals and communication standards.

Discussion thought-starters:

  • Sharing feedback
  • Geleerde lessen
  • Celebrate success
  • Personal milestones

Opvolgen

Controleer regelmatig

Revisit your team’s working agreements periodically, especially when onboarding new team members, during team re-orgs, when work scenarios change, or an agreement can no longer be upheld. This is especially important if you were once an in-office team that has become hybrid or fully remote. Your rituals and agreements will have to change to accommodate different geographies, time zones, and technology.

Neem de overeenkomsten met je team door en stem over welke overeenkomsten jullie willen aanhouden of wijzigen. Laat je teamleden vervolgens brainstormen, voorstellen doen en stemmen over de vraag of er nieuwe overeenkomsten moeten worden toegevoegd.

Kan een overeenkomst niet worden nagekomen? Denk dan na over wat er in de weg staat.

Like any guideline, Working Agreements are like a muscle that need to be flexed. Reiterate the agreements often and pin the link to your team page in Atlas, encouraging teammates to review them on a quarterly basis. Keep this documentation open and top-of-mind during all major projects or any moments of conflict.

Variaties

Reflections

Test your working agreement with a set of reflections:

  • Denk aan teams die goed kunnen samenwerken. Wat doen zij dat wij kunnen overnemen?
  • Wat kunnen we in dit team doen om eerder gemaakte fouten van andere teams uit de weg te gaan?
Voorbeeld van een belemmeringsbord
VOORBEELD: BELEMMERINGSBORD

Bekijk hoe een team hun uitdagingen in een belemmeringsbord vastlegt.

Richt je op uitdagingen

Verzamel voorafgaand aan de Werkovereenkomsten-sessie knelpunten waarmee het team momenteel te maken heeft. Dit kan met behulp van een belemmeringsbord (zie voorbeeld), een Retroperspectief of aan de hand van al bekende uitdagingen. Neem deze mee en deel ze tijdens de sessie uit. Dit helpt om de werkovereenkomsten beter te onderbouwen.


Illustratie van menigte

Heb je nog vragen?

Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.

Illustratie van Crowd

Heb je nog vragen?

Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.

GERELATEERDE SPELLEN

Illustratie Aanmelden voor de nieuwsbrief
Illustratie Aanmelden voor de nieuwsbrief

Van ons team naar dat van jou

Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze maandelijkse nieuwsbrief.

Thanks!