Sun Life가 Atlassian Cloud으로 마이그레이션하여 더 밝은 미래를 구축한 방법

첫발을 내딛은 Confluence

Sun Life는 가장 널리 사용되는 Atlassian 도구 중 하나인 Confluence를 사용하여 클라우드 마이그레이션을 시작했습니다. 경영진과 함께 계획하는 과정에서 Cynthia는 최대한 빠르게 마이그레이션할 수 있도록 “최적화하고 마이그레이션”의 접근 방식을 사용하는 동시에 지속 가능한 성공을 위한 새로운 플랫폼을 구축할 것을 제안했습니다. 팀에서는 이 접근 방식을 기반으로 팀에 가장 필요한 사이트, 앱 및 워크플로를 파악하는 데 집중했습니다. “저는 절대로 명확한 이유 없이 사이트를 마이그레이션하지는 않습니다. 저는 팀원들과의 미팅을 통해 이들이 원하는 사용자 경험을 파악하며 마이그레이션과 지속적인 관리에 시간과 리소스를 투자할 가치가 있는지 알아봅니다.”라고 Cynthia는 설명합니다.

이 미팅에서 Cynthia는 각 팀에게 Confluence Cloud를 시연하고 팀의 구체적인 요구 사항에 대해 논의했습니다. 일부 사이트의 경우 클라우드로 마이그레이션하는 것은 완전히 합리적인 결정이었습니다. 그렇지 않은 경우에 대해서 Cynthia는 클라우드로 마이그레이션하거나, Sun Life 내의 다른 레거시 도구로 마이그레이션하거나, 콘텐츠를 보관하는 세 가지 옵션을 제공했습니다. 이러한 대화를 통해 팀은 350개 사이트 중 클라우드 마이그레이션을 진행할 25개의 사이트를 파악했습니다.

이 단계에서부터, Sun Life는 솔루션 파트너인 Adaptavist와 협력하여 마이그레이션 계획을 세웠습니다. 각각 2주 동안 다섯 단계에 걸쳐 사이트 그룹을 마이그레이션하기 위해 단계적 타임라인을 만들었습니다. 각 단계 동안, Adaptavist는 샌드박스에 새 인스턴스를 만들고 사용자의 데모, 수정, 테스트 및 최종 마이그레이션을 위해 해당 인스턴스를 Sun Life의 샌드박스로 전송했습니다.

또한 Cynthia의 팀은 사용자가 기존과 다른 기능을 비롯해 사용할 수 있는 새로운 기능에 대해 알도록 사용자를 교육했습니다. 예를 들어, 사용자 피드백에 따라 마이그레이션 팀은 페이지 디자인을 향상하기 위한 Aura, 비즈니스 분석을 개선하기 위한 Table Filter and Charts for Confluence, 다이어그램 만들기를 위한 Draw.io(곧 구현 예정) 등 여러 가지 새로운 클라우드 기반 Marketplace 앱을 도입했습니다. “온프레미스 또는 Data Center 배포로는 할 수 없는 많은 것들이 Confluence Cloud에서는 가능합니다.”라고 Cynthia는 말합니다. 사용자들도 이 점을 깨닫기 시작했습니다. “전환이 완료되면 새 Confluence Cloud 덕분에 온프레미스 버전에서는 이용할 수 없었던 효율성을 얻는 경우가 많을 것으로 보입니다.”라고 한 직원은 말했습니다.

최적화 및 마이그레이션의 접근 방식은 놀라울 정도로 효과적이었습니다. Cynthia는 “모두 마이그레이션이 정말 매끄러웠다고 말했습니다."라고 당시를 떠올렸습니다. “저는 Sun Life에서 네 번의 마이그레이션을 수행했는데 가장 성공적이었던 것은 이번 마이그레이션이었습니다. 다른 마이그레이션을 겪었던 직원들이 이번에 정말 매끄러웠다고 평가할 때 기분이 좋았습니다.”

테스트와 지원을 통해 가능했던, “지금까지 본 것 중 최고”의 Jira Software 마이그레이션

Cynthia가 Adaptavist를 통한 Confluence 마이그레이션을 마무리하면서, Paul과 그의 팀은 Jira Software Cloud를 강화하기 위해 Adaptavist와 협력하기 시작했습니다. 이 팀에서는 Sun Life의 애자일 혁신 부서와 협업하여 경영진의 승인을 받은 다음 아키텍처 팀을 구성하여 프로젝트의 계획 및 구현 단계를 안내했습니다.

Cynthia의 접근 방식과 마찬가지로, Paul과 그의 팀은 마이그레이션을 여러 단계로 구성한 다음, 사용자의 요구 사항을 충족하고 애자일 접근 방식을 지원하도록 Jira Software Cloud를 가장 효과적으로 설정할 방법을 파악하기 위해 사용자를 대상으로 설문 조사를 진행했습니다. 아키텍처 프로세스 전반에 걸쳐, 마이그레이션 팀은 워크플로를 표준화하고 보안을 유지하면서 시스템을 최대한 열린 상태로 유지하기 위해 노력했습니다. Paul은 “엄격하게 폐쇄적인 대신 적당한 수준을 유지하기 위해 노력하고 있습니다.”라고 말합니다. “누군가 비즈니스 영역에 대한 워크플로를 만들고 싶어 하는 경우, 저희는 해당 프로세스를 표준화하고 지원하는 것에 대해 이야기합니다. 큰 성과였습니다.”

팀은 마이그레이션을 시작하면서 Jira Cloud Migration Assistant(JCMA)를 사용하여 프로세스를 더 쉽게 진행했습니다. 문제가 발생하면 팀에서는 Atlassian Cloud 마이그레이션 관리자(CMM)에게 도움을 요청했습니다. 예를 들어, 이 그룹은 Active Directory에서 중복된 이메일 주소로 인해 문제가 발생하자 문제 해결을 위해 CMM과 협업했습니다. “Atlassian의 도움 없이는 성공적으로 해낼 수 없었을 것입니다. JCMA와 CMM의 지원은 아주 중요했습니다. 다른 회사의 마이그레이션도 해 봤지만, 실제로 고객에게 도움을 주고 세심하게 신경을 써 주는 것은 Atlassian입니다.”라고 Paul은 말합니다.

Paul은 CMM을 활용하고 테스트를 하는 데 대해 약간 주저했지만, 결국 둘 다 얼마나 큰 가치를 더해주는지 깨달았습니다. “돌이켜 생각해 보니, 마이그레이션 관리자의 의견을 더 많이 수용했으면 좋았을 것이라 생각합니다. 마이그레이션 관리자는 테스트와 수정을 하도록 제안했는데, 이제 이것이 핵심이라는 것을 깨닫게 되었습니다. 원본 시스템의 데이터를 확인하고, 소스 시스템을 최대한 정리하고, 조기에 자주 테스트하여 데이터 이슈를 해결한다면 마이그레이션은 꽤 간단할 것입니다.”

역시 준비와 테스트는 효과를 거두고 있습니다. Paul과 Cynthia의 팀이 마이그레이션 후 사용자를 대상으로 설문 조사를 진행한 결과, 피드백은 아주 긍정적이었으며 매끄러웠던 전환에 대해 지속적으로 칭찬을 받았습니다. Paul은 다음과 같이 말합니다. “마이그레이션이 완료된 후 팀이 들어왔을 때 새로운 링크 외에는 큰 차이를 보지 못했다는 점은 크게 성공적이었습니다. 팀원들은 모든 기록이 그대로 유지되어 있고 키가 똑같다는 사실에 만족해 했습니다. 마이그레이션은 이전에도 몇십 번씩 해 봤지만, Sun Life에서 Atlassian Cloud로의 마이그레이션은 지금까지 본 것 중 최고입니다."

“Atlassian과 함께라면 무엇이든 가능합니다”

Sun Life의 Confluence 마이그레이션은 얼마 전에 완료되었으며, Jira Software 마이그레이션은 아직 최종 단계에 있지만 이미 협업, 효율성 및 보안 면에서 부인할 수 없는 확실한 개선점이 나타나고 있습니다.

Sun Life의 Jira Software Cloud 플랫폼은 보안이 견고하게 유지되면서도 Data Center 시스템보다 훨씬 열려있습니다. 팀은 도구에 내부 프로세스가 반영되도록 사용자 지정하여, 직원들이 필요한 정보를 찾고 더 많이 협력하며 더 전략적으로 행동할 수 있도록 지원했습니다. “Jira Cloud는 제 작업을 아주 체계적이고 이해하기 쉽게 만들어 주었습니다. 이슈와 관련된 모든 필요한 정보와 파일에 쉽게 액세스할 수 있습니다.”라고 한 직원은 말합니다. Paul은 다음과 같이 덧붙입니다. "팀 전체에서 더 많은 협업이 이루어지고 있으며, 포트폴리오 관리에 훨씬 더 많은 관심을 기울이고 있습니다. 전체적인 그림을 보고 조직 차원의 OKR을 추적할 수 있도록 Jira Align을 추가하는 것도 고려하고 있습니다.”

IT 및 운영 팀은 QTest 및 Tableau Connector Pro와 같은 클라우드 앱뿐만 아니라 Advanced Roadmaps 및 자동화(온보딩 요청이 만들어지면 스토리 및 하위 작업 만들기가 트리거되는 것 등)와 같은 네이티브 기능에 아주 만족하고 있습니다. Paul은 “자동화를 통해 매번 몇 분씩 절약되므로 3,300명 이상의 사용자를 다 합쳤을 때 1년 이상의 시간이 절약되는 셈”이라고 설명합니다.

Confluence Cloud에 대한 피드백도 마찬가지로 긍정적이었습니다. Cynthia는 Confluence Cloud가 “온프레미스를 완전히 패배시켰다”고 표현합니다. 직원들은 특히 템플릿, 인라인 댓글, 분석, 검색(Cynthia의 표현에 따르면, “이 세상의 것이 아닐 정도로 훌륭함”), 이메일의 필요성을 줄여주는 클라우드 전용 기능 및 앱을 즐겨 사용하고 있습니다. Cynthia는 또한 “Confluence 페이지를 통해 Jira Software 티켓을 만들 수 있다는 사실은 돈을 벌어다 주는 것이나 마찬가지”라고 말합니다.

IT 팀에서 콜센터에 이르기까지 여러 부서의 직원들은 다양한 도구를 하나의 클라우드 기반 플랫폼으로 중앙 집중화하는 것이 엄청난 영향을 미쳤다는 데 동의합니다. 최근 설문 조사에서 사용자들은 Confluence Cloud를 사용하여 효율성이 80% 향상되었으며, Jira Cloud에서 라이선스 비용의 94%를 충당하기에 충분한 시간을 절약했으며, 새로운 플랫폼 전체에 대한 만족도는 97%라고 보고했습니다. 한 직원은 다음과 같이 말했습니다. “Jira Cloud와 Confluence Cloud는 이전에 사용하던 다른 도구에서 올바른 방향으로 나아가는 데 내딛는 큰 발걸음입니다. 모든 새로운 기능은 일상적인 업무를 크게 개선해 주었습니다.”

이러한 개선 사항이야말로 최고의 금융 서비스 제공업체 및 고용주로서 Sun Life의 명성을 유지해 줍니다. 시장 전망이 어떻든 상관없이, Sun Life는 클라우드에서 계속하여 더 밝게 빛날 것입니다.