Close
Логотип Sun Life
Sun Life + Atlassian

За свою жизнь я совершил десятки миграций, но лучшие впечатления я получил от перехода компании Sun Life на продукты Atlassian Cloud.

рисунок: доллар
рисунок: доллар
рисунок: ползунки
рисунок: шестеренка
рисунок: шестеренка
рисунок: график
рисунок: доллар

250

TBD

стоимость сэкономленных за первые 10 месяцев часов

80%

TBD

прирост эффективности благодаря Confluence Cloud

97%

TBD

оценка удовлетворенности пользователей Atlassian Cloud

Отрасль

Финансовые услуги

Офис

Торонто, Канада

Количество пользователей

7000


Как переход на Atlassian Cloud открыл для Sun Life дверь в светлое будущее

Когда слышишь, что компания существует уже более 150 лет, вряд ли на ум первыми приходят слова «прогрессивный» и «новатор в сфере цифровых технологий». Но канадская фирма по оказанию финансовых услуг Sun Life доказывает, что компания с историей может занимать лидирующие позиции в современном мире.

Sun Life стремится удерживать за собой звание не только лучшего поставщика услуг по финансовому планированию и страхованию, но и лучшего работодателя. Многие сотрудники работают в компании уже несколько десятилетий и приспособились к новым методам совместной работы и обслуживания клиентов.

Недавно компания Sun Life дала старт инициативе цифрового преобразования. Фирма стремится оставаться конкурентоспособной и предоставлять клиентам обслуживание превосходного качества. В рамках инициативы было предусмотрено внедрение agile-методологий и облачных инструментов для повышения эффективности, создания благоприятных условий для совместной работы и повышения качества поставляемых продуктов.

Как и многие команды, оказавшиеся в подобной ситуации, сотрудники скептически отнеслись к изменению процессов и платформ, помня о тех строгих требованиях к безопасности и нормативно-правовому соответствию, которые они обязаны соблюдать. Но, как и всегда, компания Sun Life приняла вызов, нейтрализовала риски и достигла отличных результатов.

Компания Sun Life перешла на Atlassian Cloud с помощью партнера по решениям Adaptavist и программы миграции Atlassian. Менее чем за год ей удалось сэкономить (если перевести время в деньги) сотни тысяч долларов, добиться 97-процентной удовлетворенности пользователей и создать более близкую к принципам agile и более благоприятную для сотрудничества рабочую среду, благодаря которой следующие 150 и более лет станут для компании такими же успешными, как и первые.

Централизация и модернизация с помощью продуктов Atlassian Cloud

В 1999 году к Sun Life присоединилась Синтия Бриндамор (потомственная сотрудница, поскольку пошла по стопам матери). Самой сложной технологией, которую она использовала на работе, был читальный аппарат для просмотра микрофиш. Не было электронной почты, не говоря уже о программном обеспечении для совместной работы или размещения заявок.

За время, пока Синтия проходила путь от представителя колл-центра до инструктора, а затем до специалиста по процессам, она снискала репутацию человека, досконально знающего компанию и сформировавшего глубокую привязанность к ней. Именно человек с такой репутацией мог помочь Sun Life провести цифровое преобразование.

В 2008 году компания внедрила локальные инструменты Confluence и Jira Software, и сотрудники увидели, насколько быстрее, проще и качественнее можно выполнять их работу. Синтия помогла команде перейти на продукты Atlassian Data Center, размещенные на AWS, чтобы снять с нее задачи по техническому обслуживанию. Однако со временем стало ясно, что компании недостает гибкости и ей нужно больше опираться на принципы Agile, чтобы оставаться лидером отрасли.

В 2020 году ИТ-отдел начал освоение принципов Agile для модернизации своих методик и достижения этих целей. «Раньше мы использовали традиционную модель ИТ-отдела для отрасли финансовых услуг. Она была больше ориентирована на контроль затрат, чем на поставку ценности. У нас была система с большим количеством возможностей, но она была негибкой и с трудом поддавалась изменениям, — рассказывает Пол Макнэлли, технический владелец Jira Cloud в Sun Life. — Мы хотели работать в соответствии с принципами Agile и стать динамичнее, улучшить условия работы для наших команд и поставлять ценность, а не просто контролировать расходы».

В то же время сотрудники жаловались Синтии на то, что в Sun Life слишком много разрозненных инструментов, из-за чего им сложно находить нужную информацию. Хотя Confluence и Jira Software пользовались популярностью в ИТ- и операционном отделах, некоторые участники команды все еще использовали Lotus Notes, SharePoint, Microsoft Excel, Microsoft Project и другое программное обеспечение в своей работе. «Мне жаловались на беспорядок. Нельзя было выполнять работу в каком-то одном месте», — вспоминает Синтия.

Недостатков становилось все больше, и команде стало ясно, что платформу Sun Life и их процессы заодно необходимо преобразовать. «В какой-то момент вы понимаете, что у продуктов Server и Data Center есть ограничения», — говорит Синтия. Однако пользователи и руководство не могли решиться из-за опасений, связанных с управлением изменениями и безопасностью облака. Команды Синтии и Пола развеяли эти сомнения, объяснив способы защиты конфиденциальных данных, рассказав о преимуществах облачных средств обеспечения безопасности и познакомив их с возможностями облака, такими как расширенные права.

Как только в руководстве поняли, что выгода намного перевешивает риски, там захотели внедрить изменения как можно скорее. Был установлен целевой срок в три месяца, но Синтия, которая уже много лет активно использовала эти инструменты, понимала, что потребуется больше времени, чтобы сделать все правильно. Она создала тестовую среду для демонстрации функциональных возможностей облака, описала потенциальные затраты и разобрала процесс шаг за шагом.

По словам Синтии, такой подход помог сформировать правильные ожидания у руководства и разработать продуманный план миграции. Команда с самого начала познала преимущества совместной работы. «Не делайте поспешных выводов. Если миграция происходит в рамках одной платформы, это не означает, что проблемы не возникнут, — объясняет она. — Не пренебрегайте тестовыми средами. Благодаря им команда проекта и заинтересованные стороны получили наглядное представление о том, как будет выглядеть раздел после перехода в облако. Это также помогло нам определить, какие разделы не стоит переносить в облако, а какие макросы будут работать».

Внедрение Jira Cloud и Confluence Cloud взамен локальных версий и других инструментов, которые мы использовали раньше, — это большой шаг в правильном направлении. Все новые функции и правда положительно повлияли на мою повседневную работу.

Сотрудник Sun Life

Confluence переносят в первую очередь

Компания Sun Life начала миграцию в облако с Confluence, одного из наиболее широко используемых инструментов Atlassian. Когда Синтия работала вместе с руководством над планом, она предложила использовать подход «перенос данных после оптимизации», чтобы завершить процесс как можно быстрее и в то же время подготовить новую платформу для стабильно высоких результатов работы. Как и требует этот подход, команда направила основные усилия на определение наиболее востребованных сайтов, приложений и рабочих процессов. «Я никогда не буду переносить сайт просто так. Мне нужно провести встречу с участниками команды, узнать их требования к пользовательскому интерфейсу и понять, есть ли смысл проводить миграцию и стоит ли она и оперативное управление потраченных ресурсов и времени», — объясняет Синтия.

Во время таких встреч Синтия демонстрировала Confluence Cloud каждой команде и разбирала ее конкретные потребности. Для некоторых сайтов перенос в облако был совершенно логичным шагом. Для других Синтия предложила три варианта: выполнить миграцию в облако, перейти на другой устаревший инструмент Sun Life или заархивировать содержимое. По итогам этих бесед команда отобрала 25 сайтов из 350, которые следует перенести в облако.

После этого компания Sun Life привлекла своего партнера по решениям, Adaptavist, к разработке плана миграции. Они создали план-график, чтобы перенести сайты группами за пять этапов, каждый из которых должен был длиться две недели. На каждом этапе компания Adaptavist создавала новые экземпляры в своей тестовой среде и переносила их в тестовую среду Sun Life, чтобы проводить демонстрации для пользователей, устранять недостатки, запускать тесты и в конце концов выполнять миграцию.

Команда Синтии также проводила обучение пользователей, чтобы те знали, какие функции будут отличаться и чем, а какие функции будут новыми. Так, руководствуясь мнениями пользователей, команда по миграции представила несколько новых облачных приложений Marketplace, в том числе Aura — для оптимизации дизайна страниц, Table Filter and Charts for Confluence — для расширения возможностей бизнес-аналитики и draw.io — для создания схем (скоро будет внедрено). «В Confluence Cloud возможно многое из того, что нельзя сделать с помощью локальной версии или версии Data Center», — отмечает Синтия. Это начинают понимать и пользователи. «Как только мы закончим, на мой взгляд, во многих случаях вырастет эффективность благодаря отказу от локальных версий и миграции на Confluence Cloud», — делится своим мнением один из сотрудников.

Решение переносить данные после оптимизации принесло невероятный успех. «Все отмечали, как мало проблем возникло в ходе этой миграции, — вспоминает Синтия. — Это моя четвертая миграция в Sun Life. И самая успешная. Было приятно слышать от тех, кто застал прошлые переносы: "Все прошло как по маслу"».

Это моя четвертая миграция в Sun Life. И самая успешная. Было приятно слышать от тех, кто застал прошлые переносы: "Все прошло как по маслу".

Синтия Бриндамор
Технический владелец Confluence Cloud в Sun Life

Перенос Jira Software «прошел на невиданном доселе уровне» благодаря тестированию и поддержке

Когда Синтия вместе с Adaptavist завершили миграцию Confluence, Пол и его команда присоединились к ним, чтобы перейти на Jira Software Cloud. При поддержке офиса по agile-преобразованию Sun Life они заручились одобрением руководства, после чего собрали команду по архитектуре, чтобы приступить к планированию и внедрению проекта.

Как и Синтия, Пол и его команда решили выполнять миграцию поэтапно. Они опросили пользователей, чтобы понять, как лучше всего настроить Jira Software Cloud, чтобы удовлетворить их потребностям и создать условия для применения agile-подхода. На протяжении всего процесса разработки архитектуры команда по миграции стремилась привести рабочие процессы к единому стандарту и сохранить максимальную открытость системы без ущерба для безопасности. «Мы не стараемся держать все в ежовых рукавицах; мы сторонники умеренности, — говорит Пол. — Если кому-то нужен рабочий процесс для направления деятельности, мы обсуждаем, как вписать этот процесс в рамки стандарта и организовать его. Это большой шаг вперед».

Когда команда начала миграцию, она использовала Jira Cloud Migration Assistant (JCMA), чтобы облегчить процесс. При возникновении проблем она обращалась за помощью к менеджеру по миграции в Atlassian Cloud. Одной из проблем, с которой столкнулась группа, было, к примеру, дублирование адресов электронной почты в Active Directory. Вместе с менеджером по миграции она решила эту проблему. «Без помощи Atlassian мы бы не добились успеха. Поддержка JCMA и менеджера по миграции имели решающее значение. Я уже выполнял миграции с другими компаниями, но Atlassian — настоящий помощник и неравнодушный партнер», — утверждает Пол.

Пол признает, что он немного сомневался в том, чтобы воспользоваться помощью менеджера по миграции и провести тестирование, но в конце концов он осознал, что это оказалось невероятно полезным. «Задним числом я понимаю, что следовало больше слушать менеджера по миграции. Он предложил провести тестирование и исправить недостатки, что, как я теперь понимаю, было чрезвычайно важно. Если вы проверите данные в исходной системе, очистите ее от всего мусора и будете постоянно проводить тестирование для устранения проблем с данными, миграция не должна вызвать затруднений».

Подготовка и тестирование, без сомнения, оправданы. Команды Пола и Синтии опросили пользователей после миграции и получили отличные отзывы. Все были в восторге от того, насколько спокойно прошел переход. Пол отмечает: «Когда команды вернулись к работе после завершения миграции, они не заметили больших изменений. Разве что появилась новая ссылка. И это здорово. Сотрудники радовались, что история их работы осталась целой, а ключи — прежними. За свою жизнь я совершил десятки миграций, но лучшие впечатления я получил от перехода компании Sun Life на продукты Atlassian Cloud».

Confluence Cloud полностью затмевает локальную версию.

Синтия Бриндамор
Технический владелец Confluence Cloud в Sun Life

«Все это можно сделать с помощью Atlassian»

Миграция Confluence закончилась совсем недавно, а миграция Jira Software все еще находится на завершающей стадии, но в компании Sun Life уже произошли несомненные улучшения, затронувшие совместную работу, эффективность и безопасность.

По открытости платформа Jira Software Cloud компании Sun Life намного превосходит ее систему Data Center. При этом уровень безопасности платформы стабильно высок. Команда настроила инструмент таким образом, чтобы согласовать его со своими внутренними процессами и помочь сотрудникам находить нужную информацию, больше работать сообща и ориентироваться на долгосрочные цели. «Благодаря Jira Cloud в моей работе царит порядок и ясность. Вся необходимая информация и файлы, относящиеся к задаче, всегда под рукой», — отзывается о продукте один из сотрудников. Пол добавляет: «Я заметил, что участники команды стали охотнее вести работу совместно, а управлению портфелем стали уделять гораздо больше внимания. Мы даже думаем о том, чтобы добавить Jira Align. Так мы сможем получать представление об общей картине и отслеживать цели и ключевые результаты организации».

В ИТ-командах и операционных отделах популярны облачные приложения, в том числе qTest и Tableau Connector Pro, а также встроенные функции, такие как Планы Jira и автоматизация, с помощью которой, например, при отправке запроса на адаптацию нового сотрудника создаются истории и подзадачи. «Каждый раз благодаря автоматизации мы экономим несколько минут, и в итоге за год выходит большая сумма, учитывая, что у нас более 3300 пользователей», — объясняет Пол.

Переход на версию Confluence Cloud, которая, по словам Синтии, полностью затмевает локальную версию, был встречен с не меньшим восторгом. Сотрудникам особенно понравились шаблоны, встроенные комментарии, аналитика, поиск (который она называет «фантастикой»), а также облачные функции и приложения, которые во многом заменяют электронную почту. Синтия также отмечает: «То, что заявку Jira Software можно создать посредством страницы Confluence, дорогого стоит!»

Сотрудники самых разных подразделений, от ИТ-отдела до колл-центра, сходятся во мнении, что отказ от нескольких инструментов в пользу одной централизованной облачной платформы привел к поразительным результатам. Согласно недавнему опросу пользователей, благодаря использованию Confluence Cloud эффективность увеличилась на 80 %, благодаря Jira Cloud экономия времени, пересчитанная на деньги, покрывает 94 % затрат на лицензии, а степень удовлетворенности новой платформой в целом достигает 97 %. Как сказал один из сотрудников: «Внедрение Jira Cloud и Confluence Cloud взамен локальных версий и других инструментов, которые мы использовали раньше, — это большой шаг в правильном направлении. Все новые функции и правда положительно повлияли на мою повседневную работу».

Именно такие улучшения помогут Sun Life сохранить репутацию лучшего поставщика финансовых услуг и работодателя. Какое бы будущее ни ждало рынок, благодаря облаку компания всегда будет впереди своих конкурентов.

Следующие действия

Оценочный тест готовности к миграции в облако

Рассматриваете возможность миграции в облако?

Следующая история
Логотип EMC
EMC

Хотите узнать, как переходили на Atlassian Cloud другие компании? Благодаря стратегической подготовке компания EMC совершила «благополучную миграцию» в Atlassian Cloud.

Мы всегда рады помочь

Обратитесь к консультанту Atlassian для получения дополнительной информации.