Sun Life + Atlassian
Ik heb in het verleden tientallen migraties gedaan, maar onze Atlassian Cloud-migratie bij Sun Life is de beste die ik heb gezien.
250
TBD
Geboekte tijdwinst in de eerste 10 maanden
80%
TBD
Hogere efficiëntie met Confluence Cloud
97%
TBD
Tevredenheidsscores voor Atlassian Cloud
Sector
Financiële diensten
Locatie
Toronto, Canada
Aantal gebruikers
7000
Atlassian-producten
Apps
Solution-partner
Hoe er een betere toekomst lonkt voor Sun Life dankzij de migratie naar Atlassian Cloud
Bij een bedrijf dat al meer dan 150 jaar bestaat, zijn de woorden 'vooruitstrevend' en 'digitale innovator' waarschijnlijk niet de eerste die in je opkomen. Maar de Canadese financiële dienstverlener Sun Life bewijst dat een historisch bedrijf een moderne leider kan zijn.
Sun Life streeft ernaar om niet alleen zijn positie als topaanbieder van financiële planning en secundaire arbeidsvoorwaarden te behouden, maar ook als een topplek om te werken. Veel werknemers werken al tientallen jaren bij het bedrijf en hebben zich aangepast aan nieuwe manieren van samenwerken en klantenservice.
Onlangs begon Sun Life met een initiatief voor digitale transformatie om concurrerend te blijven en een superieure klantbeleving te bieden. Het initiatief omvatte het gebruik van agile methodologieën en cloudtools om de efficiëntie te verhogen, samenwerking aan te moedigen en nog betere producten te leveren.
Zoals veel teams in een vergelijkbare positie, waren werknemers sceptisch over de aanpassing van hun processen en platforms, vooral vanwege de strikte beveiligings- en nalevingsvereisten waaraan ze zich moeten houden. Maar zoals altijd omarmde Sun Life de uitdaging en beperkte de organisatie zijn risico's, waardoor de vruchten konden worden geplukt.
Sinds de migratie naar Atlassian Cloud met behulp van hun Solution Partner Adaptavist en het Atlassian-migratieprogramma behaalde Sun Life in minder dan een jaar voor honderdduizenden dollars aan tijdwinst. Ook scoort het bedrijf een gebruikerstevredenheid van 97% en wist het een meer agile en op samenwerking gerichte werkomgeving te creëren die ervoor garant staat dat de komende meer dan 150 jaar net zo succesvol zullen zijn als hun eerste.
Centraliseren en moderniseren met Atlassian Cloud-producten
Toen Cynthia Brind'Amour in 1999 als 'tweedegeneratiewerknemer' in de voetsporen van haar moeder bij Sun Life in dienst kwam, was het meest geavanceerde stukje technologie dat ze op het werk gebruikte een microfiche-lezer. Er was geen e-mail, laat staan software voor samenwerking of tickets.
Terwijl Cynthia zich opwerkte van een callcentermedewerker naar trainer en weer verder naar processpecialist, kreeg ze naamsbekendheid met haar diepgaande bedrijfskennis en relaties. Deze reputatie maakte haar perfect geschikt om Sun Life te helpen bij zijn digitale transformatie.
Na de implementatie van on-premise implementaties van Confluence en Jira in 2008, zagen werknemers hoeveel sneller, eenvoudiger en beter hun werk kon zijn. Cynthia hielp het team bij het upgraden naar Atlassian Data Center op AWS om het onderhoud te ontlasten. Na verloop van tijd besefte het team echter dat er nog meer flexibiliteit en wendbaarheid nodig was om voorop te blijven lopen in hun branche.
In 2020 begon IT met een agile transformatie om methoden te moderniseren en deze doelen te bereiken. "Voorheen hadden we een traditioneel IT-model voor financiële dienstverlening dat meer gericht was op kostenbeheersing dan op het leveren van waarde. We hadden een systeem met veel mogelijkheden, maar het was erg bewerkelijk en moeilijk te veranderen", vertelt Paul McNally, technisch producteigenaar voor Jira Cloud bij Sun Life. "We wilden wendbaar zijn, snel handelen, onze teams een betere ervaring bieden en waarde leveren, en niet slechts de kosten beheersen."
Tegelijkertijd hoorde Cynthia feedback dat het aantal ongelijksoortige tools bij Sun Life het voor werknemers moeilijk maakte om de informatie te vinden die ze nodig hadden. Hoewel Confluence en Jira populaire producten waren onder IT en Operations, gebruikten sommige teamleden nog steeds Lotus Notes, Sharepoint, Microsoft Excel, Microsoft Project en andere software om hun werk te doen. "Mensen klaagden dat alles overal stond. Er was niet één vaste plek waar ze hun werk konden doen", zegt Cynthia.
Naarmate de pijnpunten zich opstapelden, werd het duidelijk dat het platform van Sun Life én de interne processen moesten worden getransformeerd. "Op een gegeven moment kun je maar zoveel doen op Server en Data Center", zegt Cynthia. Er was echter aarzeling onder gebruikers en leidinggevenden rond verandermanagement en cloudbeveiliging. De teams van Cynthia en Paul namen deze zorgen weg door uit te leggen hoe gevoelige gegevens zouden worden beschermd, de voordelen van cloudbeveiliging te delen en door hen kennis te laten maken met cloudmogelijkheden zoals geavanceerde machtigingen.
Toen het management zich realiseerde dat de baten veel zwaarder wegen dan de kosten, wilde het de verandering zo snel mogelijk doorvoeren. Er werd een streeftijdlijn van drie maanden vastgesteld, maar na jarenlang zo nauw met de tools te hebben samengewerkt, wist Cynthia dat er meer tijd nodig zou zijn om het goed te doen. Ze zette een sandbox op om cloudfunctionaliteit te demonstreren, besprak de kosten en bood begeleiding tijdens het proces.
Cynthia zegt dat deze aanpak heeft bijgedragen aan de verwachtingen die het management stelde en aan de ontwikkeling van een strategischer plan voor migratie. Het team profiteerde vanaf het begin van samenwerking. "Ga nooit ergens vanuit. Dat je vanaf hetzelfde platform migreert wil nog niet zeggen dat alles naadloos zal verlopen", legt ze uit. "Sandboxen zijn je vriend. Ze hebben het projectteam en het bedrijf enorm geholpen om te visualiseren hoe de space er eenmaal in de cloud uit zou zien. Zo konden we ook bepalen welke spaces niet geschikt waren voor de cloud en welke macro's wel zouden werken."
Jira Cloud en Confluence Cloud zijn een grote stap in de goede richting ten opzichte van de on-premise versies en de andere eerdere tools die we gebruikten. Alle nieuwe functionaliteiten hebben mijn dagelijkse leven echt verbeterd.
Sun Life-medewerker
Confluence zet de eerste stap
Sun Life begon de cloudmigratie met Confluence, een van hun meest gebruikte Atlassian-tools. Tijdens het planningsproces met het management stelde Cynthia voor om een 'optimaliseer en verander'-methode te gebruiken, zodat er zo snel mogelijk kon worden gehandeld, terwijl het nieuwe platform tegelijk kon worden ingericht voor duurzaam succes. Met deze aanpak richtte het team zich op het in kaart brengen van sites, apps en workflows die het meest nodig waren. "Ik zou een site nooit zomaar migreren. Ik spreek af met de teamleden, begrijp hun gewenste gebruikerservaring en kijk of het zinvol is en de tijd en middelen waard is voor migratie en doorlopend beheer", legt Cynthia uit.
Tijdens deze afspraken gaf Cynthia een demo van Confluence Cloud voor elk team. Ook besprak ze specifieke behoeften. Voor sommige sites was het volkomen logisch om naar de cloud te gaan. Voor anderen bood Cynthia drie opties: migreren naar de cloud, overstappen naar een andere legacy-tool binnen Sun Life of archiveren van de inhoud. Tijdens deze gesprekken stelde het team 25 van de 350 sites vast die naar de cloud moesten worden gemigreerd.
Vervolgens werkte Sun Life samen met hun Solution Partner, Adaptavist, aan een migratieplan. Er werd een gefaseerde tijdlijn gemaakt om groepen sites in vijf golven van elk twee weken te migreren. Tijdens elke golf bouwde Adaptavist nieuwe installaties in hun sandbox, die daarna naar de sandbox van Sun Life werden overgebracht voor een demo voor gebruikers, herstel, tests en definitieve migratie.
Het team trainde gebruikers ook, zodat ze op de hoogte waren van elke functionaliteit die anders zou zijn en van nieuwe functies die ze konden gebruiken. Op basis van gebruikersfeedback introduceerde het migratieteam bijvoorbeeld verschillende nieuwe cloudgebaseerde Marketplace-apps, waaronder Aura om het pagina-ontwerp te verbeteren, Tabel Filter en Charts for Confluence om bedrijfsanalyse te verbeteren, en Draw.io voor het maken van diagrammen (binnenkort geïmplementeerd). "Confluence Cloud biedt veel mogelijkheden die je niet hebt met on-premise of datacenterimplementaties", merkt Cynthia op. Gebruikers beginnen dit ook te zien. "Als we klaar zijn met converteren, zie ik veel gevallen waarin de nieuwe Confluence Cloud efficiëntieverbeteringen biedt die niet beschikbaar zijn in de on-prem-versie", vertelde een medewerker.
De aanpak op basis van optimaliseren en veranderen werkte opmerkelijk goed. "Iedereen sprak over de soepele migratie", herinnert Cynthia zich. "Ik heb vier migraties gedaan bij Sun Life. Deze was het meest succesvol. Het was leuk om mensen die de andere migraties hebben meegemaakt te horen zeggen: 'Deze was naadloos.'"
Ik heb vier migraties gedaan bij Sun Life. Deze was het meest succesvol. Het was leuk om mensen die de anderen hadden meegemaakt te horen zeggen: 'Deze was naadloos.'”
Cynthia Brind'Amour
Technisch verantwoordelijk voor Confluence Cloud bij Sun Life
Dankzij de tests en ondersteuning is de migratie van Jira "de beste die ik heb gezien"
Terwijl Cynthia de Confluence-migratie met Adaptavist afrondde, sloten Paul en zijn team zich aan om het tempo voor Jira Cloud op te voeren. Ze werkten samen met het Agile Transformation Office van Sun Life om goedkeuring te krijgen van het management en stelden vervolgens een architectuurteam samen dat het project moest begeleiden door middel van planning en implementatie.
Paul en zijn team organiseerden, net als Cynthia, de migratie in fases. Vervolgens stelden ze vragen aan gebruikers om te begrijpen hoe ze Jira Cloud het beste konden instellen om aan hun behoeften te voldoen en een agile aanpak te ondersteunen. Gedurende het hele architectuurproces streefde het migratieteam ernaar om workflows te standaardiseren en het systeem zo open mogelijk te houden met behoud van de beveiliging. "We wilden niet helemaal worden opgesloten, maar streefden naar moderatie", zegt Paul. "En als iemand een workflow wil voor zijn of haar bedrijfsgebied, bespreken we of we dat proces kunnen standaardiseren en faciliteren. Dat is een groot winstpunt geweest."
Toen het team met de migratie begon, gebruikte het de Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) om het proces gemakkelijker te maken. Wanneer er zich problemen voordeden, werd er naar de Atlassian Cloud Migrations Manager (CMM) gekeken voor hulp. De groep stuitte bijvoorbeeld op een kwestie met dubbele e-mailadressen in Active Directory, dus werd er samengewerkt met de CMM om dit probleem op te lossen. "Zonder de hulp van Atlassian hadden we niet succesvol kunnen zijn. De ondersteuning van JCMA en de CMM was cruciaal. Ik heb migraties gedaan met andere bedrijven, maar Atlassian helpt écht en is oprecht betrokken", aldus Paul.
Paul geeft toe dat hij een beetje aarzelde om te profiteren van de CMM en te testen, maar uiteindelijk zag hij de toegevoegde waarde van beide. "Achteraf gezien zou ik meer naar de Migration Manager hebben geluisterd. Die stelden tests en herstel voor, en ik realiseer me nu dat die cruciaal zijn. Als je de gegevens in het oorspronkelijke systeem controleert, het bronsysteem zoveel mogelijk opruimt en vroeg en vaak test om eventuele gegevensproblemen op te lossen, zou de migratie vrij eenvoudig moeten zijn."
De voorbereiding en testen wierpen hun vruchten af. De teams van Paul en Cynthia ondervroegen gebruikers na de migratie. Hun feedback was ronduit positief, met consistente lof voor hoe soepel de transitie is verlopen. Paul zegt: "Toen de teams binnenkwamen nadat hun migratie was voltooid, zagen ze niet zoveel verschil behalve een nieuwe link. Dat was een groot winstpunt. Medewerkers waren blij dat hun hele geschiedenis er was en dat de codes hetzelfde waren. Ik heb in het verleden tientallen migraties gedaan, maar onze Atlassian Cloud-migratie bij Sun Life is de beste die ik heb gezien."
Confluence Cloud geeft on-prem het nakijken.”
Cynthia Brind'Amour
Technisch verantwoordelijk voor Confluence Cloud bij Sun Life
"Je kunt het allemaal doen met Atlassian"
De Confluence-migratie van Sun Life werd onlangs afgerond, terwijl de Jira-migratie zich in de laatste fase bevindt. Toch ziet het bedrijf nu al onmiskenbare verbeteringen op het gebied van samenwerking, efficiëntie en beveiliging.
Het Jira Cloud-platform van Sun Life is veel opener dan het Data Center-systeem, zonder dat dit ten koste gaat van een solide beveiliging. Het team heeft de tool aangepast aan de interne processen, waardoor werknemers de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, meer kunnen samenwerken en strategischer kunnen handelen. "Jira Cloud heeft mijn taken heel overzichtelijk en begrijpelijk gemaakt. Alle benodigde informatie en bestanden die relevant zijn voor een issue zijn eenvoudig toegankelijk", zegt een medewerker. Paul voegt eraan toe: "Ik zie veel meer samenwerking binnen het team en veel meer aandacht voor portfoliobeheer. We overwegen zelfs om Jira Align toe te voegen om het totaalplaatje te zien en OKR's van de organisatie te kunnen volgen."
IT en Operations zijn dol op cloud-apps zoals qTest en Tableau Connector Pro, maar ook op systeemeigen functies zoals Plannen en automatiseringen van Jira, die bijvoorbeeld bij het maken van een onboarding-aanvraag ervoor zorgen dat de aanmaak van story's en subtaken wordt getriggerd. "Elke automatisering bespaart een paar minuten aan tijd. Met meer dan 3300 gebruikers komt dat neer op meer dan een jaar", legt Paul uit.
De feedback was even positief met Confluence Cloud, waarvan Cynthia zegt dat deze on-prem het nakijken geeft. Werknemers zijn vooral dol op sjablonen, in-line opmerkingen, analyses, zoekopdrachten (die ze "ongekend" noemt) en cloudfuncties en -apps die de behoefte aan e-mail verminderen. Ze merkt ook op: "Het feit dat je een Jira-ticket kunt maken via een Confluence-pagina is goud waard!"
Medewerkers van tal van afdelingen zijn het erover eens dat het centraliseren van meerdere tools naar één cloudgebaseerd platform een enorme impact heeft gehad. In een recente enquête meldden gebruikers een efficiëntietoename van 80% dankzij Confluence Cloud, voldoende tijdwinst in Jira Cloud om 94% van de licentiekosten te dekken en een tevredenheid van 97% over het nieuwe platform als geheel. Een medewerker zei: "Jira Cloud en Confluence Cloud zijn een grote stap in de goede richting ten opzichte van de tools die we eerder gebruikten. Alle nieuwe functionaliteiten hebben mijn dagelijkse leven echt verbeterd."
Dit zijn precies de soorten verbeteringen die de reputatie van Sun Life als vooraanstaande financiële dienstverlener en werkgever in stand houden. Hoe de markt er ook uit mag zien, het bedrijf zal helderder schijnen in de cloud.
Volgende stappen
Cloud-gereedheidstest
Overweeg jij ook een cloudmigratie?