Hoe er een betere toekomst lonkt voor Sun Life dankzij de migratie naar Atlassian Cloud

Confluence zet de eerste stap

Sun Life begon de cloudmigratie met Confluence, een van hun meest gebruikte Atlassian-tools. Tijdens het planningsproces met het management stelde Cynthia voor om een 'optimaliseer en verander'-methode te gebruiken, zodat er zo snel mogelijk kon worden gehandeld, terwijl het nieuwe platform tegelijk kon worden ingericht voor duurzaam succes. Met deze aanpak richtte het team zich op het in kaart brengen van sites, apps en workflows die het meest nodig waren. "Ik zou een site nooit zomaar migreren. Ik spreek af met de teamleden, begrijp hun gewenste gebruikerservaring en kijk of het zinvol is en de tijd en middelen waard is voor migratie en doorlopend beheer", legt Cynthia uit.

Tijdens deze afspraken gaf Cynthia een demo van Confluence Cloud voor elk team. Ook besprak ze specifieke behoeften. Voor sommige sites was het volkomen logisch om naar de cloud te gaan. Voor anderen bood Cynthia drie opties: migreren naar de cloud, overstappen naar een andere legacy-tool binnen Sun Life of archiveren van de inhoud. Tijdens deze gesprekken stelde het team 25 van de 350 sites vast die naar de cloud moesten worden gemigreerd.

Vervolgens werkte Sun Life samen met hun Solution Partner, Adaptavist, aan een migratieplan. Er werd een gefaseerde tijdlijn gemaakt om groepen sites in vijf golven van elk twee weken te migreren. Tijdens elke golf bouwde Adaptavist nieuwe installaties in hun sandbox, die daarna naar de sandbox van Sun Life werden overgebracht voor een demo voor gebruikers, herstel, tests en definitieve migratie.

Het team trainde gebruikers ook, zodat ze op de hoogte waren van elke functionaliteit die anders zou zijn en van nieuwe functies die ze konden gebruiken. Op basis van gebruikersfeedback introduceerde het migratieteam bijvoorbeeld verschillende nieuwe cloudgebaseerde Marketplace-apps, waaronder Aura om het pagina-ontwerp te verbeteren, Tabel Filter en Charts for Confluence om bedrijfsanalyse te verbeteren, en Draw.io voor het maken van diagrammen (binnenkort geïmplementeerd). "Confluence Cloud biedt veel mogelijkheden die je niet hebt met on-premise of datacenterimplementaties", merkt Cynthia op. Gebruikers beginnen dit ook te zien. "Als we klaar zijn met converteren, zie ik veel gevallen waarin de nieuwe Confluence Cloud efficiëntieverbeteringen biedt die niet beschikbaar zijn in de on-prem-versie", vertelde een medewerker.

De aanpak op basis van optimaliseren en veranderen werkte opmerkelijk goed. "Iedereen sprak over de soepele migratie", herinnert Cynthia zich. "Ik heb vier migraties gedaan bij Sun Life. Deze was het meest succesvol. Het was leuk om mensen die de andere migraties hebben meegemaakt te horen zeggen: 'Deze was naadloos.'"

Dankzij de tests en ondersteuning is de migratie van Jira Software "de beste die ik heb gezien"

Terwijl Cynthia de Confluence-migratie met Adaptavist afrondde, sloten Paul en zijn team zich aan om het tempo voor Jira Software Cloud op te voeren. Ze werkten samen met het Agile Transformation Office van Sun Life om goedkeuring te krijgen van het management en stelden vervolgens een architectuurteam samen dat het project moest begeleiden door middel van planning en implementatie.

Paul en zijn team organiseerden, net als Cynthia, de migratie in golven. Vervolgens stelden ze vragen aan gebruikers om te begrijpen hoe ze Jira Software Cloud het beste konden instellen om aan hun behoeften te voldoen en een agile aanpak te ondersteunen. Gedurende het hele architectuurproces streefde het migratieteam ernaar om workflows te standaardiseren en het systeem zo open mogelijk te houden met behoud van de beveiliging. "We wilden niet helemaal worden opgesloten, maar streefden naar moderatie", zegt Paul. "En als iemand een workflow wil voor zijn of haar bedrijfsgebied, bespreken we of we dat proces kunnen standaardiseren en faciliteren. Dat is een groot winstpunt geweest."

Toen het team met de migratie begon, gebruikte het de Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) om het proces gemakkelijker te maken. Wanneer er zich problemen voordeden, werd er naar de Atlassian Cloud Migrations Manager (CMM) gekeken voor hulp. De groep stuitte bijvoorbeeld op een kwestie met dubbele e-mailadressen in Active Directory, dus werd er samengewerkt met de CMM om dit probleem op te lossen. "Zonder de hulp van Atlassian hadden we niet succesvol kunnen zijn. De ondersteuning van JCMA en de CMM was cruciaal. Ik heb migraties gedaan met andere bedrijven, maar Atlassian helpt écht en is oprecht betrokken", aldus Paul.

Paul geeft toe dat hij een beetje aarzelde om te profiteren van de CMM en te testen, maar uiteindelijk zag hij de toegevoegde waarde van beide. "Achteraf gezien zou ik meer naar de Migration Manager hebben geluisterd. Die stelden tests en herstel voor, en ik realiseer me nu dat die cruciaal zijn. Als je de gegevens in het oorspronkelijke systeem controleert, het bronsysteem zoveel mogelijk opruimt en vroeg en vaak test om eventuele gegevensproblemen op te lossen, zou de migratie vrij eenvoudig moeten zijn."

De voorbereiding en testen wierpen hun vruchten af. De teams van Paul en Cynthia ondervroegen gebruikers na de migratie. Hun feedback was ronduit positief, met consistente lof voor hoe soepel de transitie is verlopen. Paul zegt: "Toen de teams binnenkwamen nadat hun migratie was voltooid, zagen ze niet zoveel verschil behalve een nieuwe link. Dat was een groot winstpunt. Medewerkers waren blij dat hun hele geschiedenis er was en dat de codes hetzelfde waren. Ik heb in het verleden tientallen migraties gedaan, maar onze Atlassian Cloud-migratie bij Sun Life is de beste die ik heb gezien."

"Je kunt het allemaal doen met Atlassian"

De Confluence-migratie van Sun Life werd onlangs afgerond, terwijl de Jira Software-migratie zich in de laatste fase bevindt. Toch ziet het bedrijf nu al onmiskenbare verbeteringen op het gebied van samenwerking, efficiëntie en beveiliging.

Het Jira Software Cloud-platform van Sun Life is veel opener dan het Data Center-systeem, zonder dat dit ten koste gaat van een solide beveiliging. Het team heeft de tool aangepast aan de interne processen, waardoor werknemers de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, meer kunnen samenwerken en strategischer kunnen handelen. "Jira Cloud heeft mijn taken heel overzichtelijk en begrijpelijk gemaakt. Alle benodigde informatie en bestanden die relevant zijn voor een issue zijn eenvoudig toegankelijk", zegt een medewerker. Paul voegt eraan toe: "Ik zie veel meer samenwerking binnen het team en veel meer aandacht voor portfoliobeheer. We overwegen zelfs om Jira Align toe te voegen om het totaalplaatje te zien en OKR's van de organisatie te kunnen volgen."

IT en Operations zijn dol op cloudapps zoals QTest en Tableau Connector Pro, maar ook systeemeigen functies zoals Advanced Roadmaps en automatiseringen, zoals het maken van een onboarding-aanvraag dat aanleiding geeft tot het maken van story's en subtaken. "Automatiseringen besparen elke keer een paar minuten. Met meer dan 3.300 gebruikers komt dat neer op meer dan een jaar", legt Paul uit.

De feedback was even positief met Confluence Cloud, waarvan Cynthia zegt dat deze on-prem het nakijken geeft. Werknemers zijn vooral dol op sjablonen, in-line opmerkingen, analyses, zoekopdrachten (die ze "ongekend" noemt) en cloudfuncties en -apps die de behoefte aan e-mail verminderen. Ze merkt ook op: "Het feit dat je een Jira Software-ticket kunt maken via een Confluence-pagina is goud waard!"

Medewerkers van tal van afdelingen zijn het erover eens dat het centraliseren van meerdere tools naar één cloudgebaseerd platform een enorme impact heeft gehad. In een recente enquête meldden gebruikers een efficiëntietoename van 80% dankzij Confluence Cloud, voldoende tijdwinst in Jira Cloud om 94% van de licentiekosten te dekken en een tevredenheid van 97% over het nieuwe platform als geheel. Een medewerker zei: "Jira Cloud en Confluence Cloud zijn een grote stap in de goede richting ten opzichte van de tools die we eerder gebruikten. Alle nieuwe functionaliteiten hebben mijn dagelijkse leven echt verbeterd."

Dit zijn precies de soorten verbeteringen die de reputatie van Sun Life als vooraanstaande financiële dienstverlener en werkgever in stand houden. Hoe de markt er ook uit mag zien, het bedrijf zal helderder schijnen in de cloud.