Cómo Sun Life abrió un futuro mejor al migrar a Atlassian Cloud

Confluence da el primer paso

Sun Life comenzó su migración a Cloud con Confluence, una de sus herramientas de Atlassian más utilizadas. Durante el proceso de planificación con los líderes, Cynthia sugirió usar un enfoque de "optimizar y cambiar" para que pudieran avanzar lo más rápido posible, y al mismo tiempo configurar su nueva plataforma para el éxito sostenible. Con este enfoque, el equipo se centró en identificar qué sitios, aplicaciones y flujos de trabajo eran más necesarios. "Nunca voy a migrar un sitio porque sí. Me reúno con los miembros del equipo, comprendo la experiencia de usuario que desean y veo si tiene sentido y si vale la pena el tiempo y los recursos para la migración y la administración continua", explica Cynthia.

Durante estas reuniones, Cynthia hizo una demostración de Confluence Cloud para cada equipo y habló sobre sus necesidades específicas. Para algunos sitios, tenía mucho sentido pasarse a la nube. Para otros, Cynthia ofrecía tres opciones: migrar a la nube, pasar a otra herramienta heredada dentro de Sun Life o archivar su contenido. A través de estas conversaciones, el equipo identificó a 25 de 350 sitios para la migración a Cloud.

A partir de ahí, Sun Life trabajó con su Solution Partner, Adaptavist, para diseñar un plan de migración. Crearon un cronograma por etapas para migrar grupos de sitios en cinco oleadas, con una duración de dos semanas cada una. Durante cada oleada, Adaptavist creó nuevas instancias en su entorno de pruebas y las transfirió al entorno de pruebas de Sun Life para la demostración a los usuarios, la corrección, las pruebas y la migración final.

Su equipo también capacitó a los usuarios para que estuvieran al tanto de cualquier funcionalidad que fuera diferente y de las nuevas características que pudieran usar. Por ejemplo, según los comentarios de los usuarios, el equipo de migración presentó varias aplicaciones nuevas de Marketplace basadas en la nube, incluidas Aura para mejorar el diseño de páginas, Table Filter y Charts para Confluence para mejorar el análisis empresarial y Draw.io para la creación de diagramas (que pronto se implementará). "Hay muchas cosas que puedes hacer en Confluence Cloud que no puedes hacer con las implementaciones locales o en el Data Center", señala Cynthia. Los usuarios también están empezando a ver esto. "Cuando terminemos de convertir, veo muchos casos en los que el nuevo Confluence Cloud proporcionará eficiencias que no están disponibles en la versión local", comentó un empleado.

El enfoque de optimizar y cambiar funcionó notablemente bien. "Todo el mundo decía que había sido una migración sin problemas", recuerda Cynthia. "He realizado cuatro migraciones en Sun Life. Esta fue la que más éxito tuvo. Fue agradable escuchar a las personas que habían pasado por las demás decir: "Esta fue perfecta"".

Las pruebas y el soporte hacen que la migración de Jira Software sea "la mejor que he visto"

Cuando Cynthia puso fin a la migración de Confluence con Adaptavist, Paul y su equipo empezaron a trabajar con ellos para avanzar con Jira Software Cloud. Colaboraron con la Oficina de Transformación de Metodología Ágil de Sun Life para obtener la aprobación de los líderes, y luego reunieron un equipo de arquitectura para guiar el proyecto a través de la planificación y la implementación.

De forma similar al enfoque de Cynthia, Paul y su equipo organizaron la migración en oleadas y, a continuación, encuestaron a los usuarios para saber cómo configurar mejor Jira Software Cloud para satisfacer sus necesidades y respaldar un enfoque de metodología ágil. A lo largo del proceso de arquitectura, el equipo de migración se esforzó por estandarizar los flujos de trabajo y mantener el sistema lo más abierto posible mientras se mantenía la seguridad. "En lugar de estar estrictamente encerrados, nos esforzamos por lograr la moderación", dice Paul. "Y si alguien quiere un flujo de trabajo para su área de negocios, hablamos de estandarizar y facilitar ese proceso. Ha sido una gran victoria".

Cuando el equipo comenzó la migración, usó Jira Cloud Migration Assistant (JCMA) para facilitar el proceso. Cuando surgieron los desafíos, recurrieron a Atlassian Cloud Migrations Manager (CMM) para obtener ayuda. Por ejemplo, el grupo encontró un problema con direcciones de correo electrónico duplicadas en Active Directory, por lo que colaboró con la CMM para resolver la incidencia. "No podríamos haber tenido éxito sin la ayuda de Atlassian. La JCMA y el apoyo de la CMM fueron cruciales. He realizado migraciones con otras empresas, pero Atlassian me ayuda y se preocupa de verdad", afirma Paul.

Paul admite que estaba un poco indeciso en aprovechar la CMM y hacer pruebas, pero finalmente vio el valor que ambos agregaron. "En retrospectiva, habría escuchado más a Migration Manager. Sugirieron pruebas y soluciones, que ahora me doy cuenta de que son clave. Si verificas los datos en el sistema de origen, limpias el sistema de origen tanto como sea posible y realizas pruebas anticipadas y frecuentes para resolver cualquier problema de datos, la migración debe ser bastante sencilla".

Efectivamente, la preparación y las pruebas están dando sus frutos. Los equipos de Paul y Cynthia encuestaron a los usuarios después de la migración y los comentarios fueron rotundamente positivos, con elogios constantes por lo fluida que ha sido la transición. Paul dice, “Cuando los equipos entraron después de completar su migración, no vieron mucha diferencia aparte de un nuevo enlace, lo que ha sido una gran victoria. La gente se ha alegrado de que todo su historial estuviera ahí y las claves fueran las mismas. He realizado docenas de migraciones en el pasado y nuestra migración a Atlassian Cloud en Sun Life es la mejor que he visto".

"Puedes hacerlo todo con Atlassian"

La migración a Confluence de Sun Life se completó recientemente y su migración a Jira Software aún se encuentra en sus fases finales, pero la empresa ya está viendo mejoras innegables en la colaboración, la eficiencia y la seguridad.

La plataforma Jira Software Cloud de Sun Life es mucho más abierta que su sistema de Data Center, a la vez que mantiene una seguridad sólida. El equipo ha personalizado la herramienta para reflejar sus procesos internos, lo que permite a las personas encontrar la información que necesitan, trabajar más juntas y ser más estratégicas. "Jira Cloud ha hecho que mis tareas estén muy organizadas y sean fáciles de entender. Se puede acceder fácilmente a toda la información y los archivos necesarios relacionados con una inciedncia", afirma un empleado. Paul añade: "Veo mucha más colaboración en todo el equipo y mucha más atención hacia la gestión de carteras. Incluso estamos estudiando la posibilidad de añadir Jira Align para ver el panorama general y poder realizar un seguimiento de los objetivos y resultados clave de la organización".

A TI y a Operaciones les encantan las aplicaciones en la nube, como QTest y Tableau Connector Pro, así como las funciones nativas, como Advanced Roadmaps y las automatizaciones, como la creación de una solicitud de incorporación que desencadena la creación de historias y subtareas. "Las automatizaciones ahorran unos minutos cada vez, lo que suma más de un año con más de 3.300 usuarios", explica Paul.

Los comentarios han sido igualmente positivos con Confluence Cloud, que según Cynthia "supera con creces los resultados locales". Los empleados disfrutan especialmente de las plantillas, los comentarios en línea, los análisis, la búsqueda (que ella llama "fuera de este mundo") y las funciones y aplicaciones exclusivas de la nube que reducen la necesidad de correo electrónico. También señala: "¡El hecho de que puedas crear un ticket de Jira Software a través de una página de Confluence es dinero!"

Desde TI hasta el centro de llamadas, los empleados de todos los departamentos están de acuerdo en que la centralización de varias herramientas a una plataforma basada en la nube ha tenido un impacto monumental. En una encuesta reciente, los usuarios informaron de un aumento del 80 % en la eficiencia al usar Confluence Cloud, un ahorro de tiempo suficiente en Jira Cloud para cubrir el 94 % de los costes de licencia y un 97 % de satisfacción con la nueva plataforma en su conjunto. Un empleado comentó: "Jira Cloud y Confluence Cloud son un gran paso en la dirección correcta respecto a las herramientas anteriores que utilizábamos. Toda la nueva funcionalidad mejoró mucho mi día a día".

Estos son exactamente los tipos de mejoras que mantendrán la reputación de Sun Life como uno de los principales proveedores y empleadores de servicios financieros. No importa cuál sea la previsión del mercado, seguirán brillando con más fuerza en la nube.