Atlassian의 엔터프라이즈 자산 관리 가이드
Before you start, this guide covers:
The scope of enterprise asset management (EAM): Why managing the full lifecycle of physical and operational assets is critical for business teams.
Strategic visibility: How connecting asset, inventory, and contract context reduces operational risk for functions like facilities and procurement.
Building a business CMDB: How to use Assets and object schema templates to create a relational database for non-IT resources.
Operational trust: Using Assets Data Manager to reconcile fragmented data from ERPs and spreadsheets into a single source of truth.
Practical walkthrough: A step-by-step example of managing business requests with full operational visibility and automation.
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Assets, Customer Service Management, Rovo
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더 명확한 자산 및 서비스 컨텍스트로 비즈니스 운영을 수행
시설, 조달, 재무 운영, 업무 환경, R&D 및 공급업체 관리와 같은 비즈니스 팀은 일상적인 운영을 원활하게 유지하는 데 필요한 정확한 정보를 얻기 위해 엔터프라이즈 자산 관리(EAM)에 의존합니다. 어떤 자산이 존재하며 어디에 위치하며 소유자는 누구이며 어떤 계약이 적용되며 어떤 서비스 또는 사용자가 해당 자산에 의존하는지 알아야 합니다.
이러한 정보가 스프레드시트, 이메일, 조달 시스템 및 공유 드라이브에 분산되어 있으면 팀은 세부 정보를 찾고 불완전한 컨텍스트를 사용하여 결정을 내리는 데 시간을 낭비하게 됩니다.
비즈니스 팀 자산 및 서비스 관리는 이러한 정보를 한곳에 모아 가시성을 높이고 수동 업무를 줄여 요청, 승인, 수명 주기 작업 및 보고를 처리할 수 있도록 합니다.
This approach, often called asset operations management (AOM), helps business teams answer questions such as: what do we own, where is it, who is responsible, what agreement covers it, and what is the impact if this asset has issues?
엔터프라이즈 자산 관리란 무엇입니까?
엔터프라이즈 자산 관리(EAM)는 물리적 자산, 인벤토리, 공급업체, 계약, 시설 및 이들이 지원하는 서비스에 대한 신뢰할 수 있는 데이터를 사용하여 운영 서비스 워크플로를 관리하는 방식입니다. 시설, 조달, 법무, 재무, 규정 준수 및 기타 서비스 팀과 같은 비즈니스 팀은 관리하는 개체와 자산의 수명 주기 관리를 위해 EAM을 사용합니다.
EAM과 자산 운영 관리(AOM)는 밀접하게 연관되어 있습니다. EAM은 구조 및 수명 주기 데이터를 제공하고 AOM은 이러한 공동의 컨텍스트를 사용하여 운영, 유지 관리 및 서비스 워크플로를 연결하여 자산 성능과 결과를 개선합니다.
여러 관련 기능을 하나로 통합합니다.
자산 관리: 사무 기기, 가구, 공용 장치, 출입증, 비품 재고 및 기타 기업 소유 리소스와 같은 항목을 수명 주기 전반에 걸쳐 추적합니다.
재고 관리: 재고 수준, 가용성, 보충 필요성 및 여러 위치 간의 항목 이동에 대한 가시성을 유지합니다.
계약 및 공급업체 관리: 공급업체 및 계약을 추적하고 라이선스가 없는 소프트웨어, 소유권, 지출 관련 세부 정보 및 의무를 식별합니다.
서비스 관리 워크플로: 해당 데이터를 사용하여 요청, 승인, 이슈 해결, 유지 관리, 온보딩, 감사 및 보고를 지원합니다.
Service Collection 자산은 이 정보를 저장하고 연결하기 위한 구조를 제공합니다. 개체 스키마 템플릿을 사용하면 팀이 더 빠르게 시작할 수 있으며, 자산 데이터 매니저는 여러 시스템의 정보를 더 신뢰할 수 있는 운영 기록으로 통합하고 조정하는 데 도움이 됩니다.
엔터프라이즈 또는 비즈니스 팀에게 자산 관리가 중요한 이유
최신 엔터프라이즈에서 파편화된 데이터는 부담이 됩니다. 자산 정보가 사일로화된 스프레드시트와 이메일 스레드에 분산되어 있으면 비즈니스 팀에게 운영 리스크와 불필요한 오버헤드가 증가합니다. 또는 시설, 조달 및 운영 팀에 통합된 정보 출처가 부족하면, 단순히 항목을 파악하지 못하는 데 그치지 않고 효율적으로 확장하는 능력까지 잃게 됩니다. 비즈니스 팀에게 다음과 같은 사항이 필요합니다.
재무 통제: 조달, 재고 및 사용량 데이터를 조정하여 낭비, 중복 지출 및 활용도가 낮은 리소스를 줄입니다.
운영 연속성: 자산, 유지 관리, 공급업체 및 계약을 추적하여 가동 중지 시간을 방지하고 서비스 제공을 가속화합니다.
감사 준비 및 위험 감소: 신뢰할 수 있는 감사 추적을 유지하고 만료되는 계약, 지원되지 않는 장비 및 규정 준수 격차를 선제적으로 식별합니다.
데이터 기반 수명 주기 관리: 자산을 서비스 워크플로에 연결하고 실시간 데이터를 사용하여 요청을 자동화하고 의사 결정을 개선하며 대응적 수정에서 예측적 유지 관리로 전환합니다.
Service Collection이 엔터프라이즈 자산 수명 주기 워크플로를 지원하는 방식
Service Collection은 엔터프라이즈 비즈니스 팀이 운영 업무를 중요한 기본 자산, 계약 및 인벤토리 기록과 연결할 수 있도록 지원합니다. 이것은 이메일 스레드 또는 암묵적 지식에 의존하는 대신, 적절한 컨텍스트가 포함된 상태에서 요청과 승인이 이루어질 수 있음을 의미합니다.
자산으로 기반을 구축
자산을 사용하면 비즈니스 팀이 관리해야 하는 항목에 대한 관계형 데이터베이스를 만들 수 있으며, 자산은 구성 레코드와 그 관계를 저장하여 CMDB 역할을 합니다. 여기에는 장소, 사무실, 장비, 가구, 재고 품목, 공급업체, 계약, 직원, 비용 센터 및 서비스 공급자가 포함될 수 있습니다.
이 개체들은 관계를 통해 연결할 수도 있습니다. 예를 들어, 의료 기기는 장소, 지원 공급업체, 유지 관리 계약 및 비즈니스 소유자에 연결될 수 있습니다. 재고 품목은 보관실, 공급업체, 재주문 임계값 및 내부 서비스 요청 유형에 연결될 수 있습니다.
Best practice: start with one operational domain that creates frequent requests or reporting needs, such as facilities equipment, inventory stock, or supplier contracts. Then expand as teams build confidence in the model.
템플릿을 사용하여 더 빠르게 시작
템플릿은 팀이 빈 페이지에서 시작하지 않도록 도와줍니다. 많은 조직이 IT 중심 템플릿으로 시작하지만, 비즈니스 사용 사례에도 동일한 접근 방식이 적용됩니다. 가능한 경우 미리 구축된 개체 스키마 구조를 사용한 다음, 팀의 실제 워크플로에 맞게 개체 유형, 특성 및 관계를 맞춤 설정하세요.
비즈니스 운영의 경우 일반적인 개체 범주에는 주로 다음이 포함됩니다.
시설 및 업무 공간 자산
인벤토리 및 재고 품목
공급업체 및 공급자
계약 및 갱신
팀원, 팀 및 위치
자동차 부품, 통신 부품, 카메라, 보안 기기 등
이를 통해 팀은 처음부터 모델을 과도하게 설계하지 않고도 실용적인 출발점을 마련할 수 있습니다.
자산 데이터 매니저를 사용하여 운영 데이터의 신뢰도를 개선
비즈니스 자산 데이터는 많은 경우 ERP 내보내기, 스프레드시트, 조달 시스템, 공급업체 보고서, 업무 도구 및 공유 문서 등 여러 곳에서 수집됩니다. 이런 시스템들이 항상 일치하는 것은 아닙니다.
자산 데이터 매니저는 팀이 해당 정보를 운영에 사용하기 전에 통합, 정리 및 조정할 수 있도록 지원합니다. 여러 부서가 동일한 자산, 인벤토리 또는 계약에 대해 중복된 레코드를 관리할 때 특히 유용합니다.
자산 데이터 매니저를 사용하면 팀은 다음을 수행할 수 있습니다.
여러 운영 시스템에서 기록을 한곳에 모으기
중복되거나 일관성 없는 레코드를 식별
명명 및 특성 값을 정규화
누락된 소유권 또는 수명 주기 세부 정보에 플래그를 지정
다운스트림 워크플로 및 보고에 대한 신뢰도를 개선
요청, 승인 및 이슈를 비즈니스 자산에 연결
Jira Service Management를 사용하면 팀은 요청과 이슈를 자산 개체에 직접 연결할 수 있습니다. 즉, 직원이 요청에서 직접 회의실, 프린터, 출입증, 재고 품목, 계약 또는 공급업체를 참조할 수 있으며 에이전트는 즉시 적절한 컨텍스트를 바탕으로 업무를 처리할 수 있습니다.
예를 들어, 유지 관리 요청을 처리하는 시설 담당자는 회의실, 건물, 설치된 장비, 공급업체 및 유지 관리 계약을 확인할 수 있습니다. 구매 요청을 검토하는 조달 분석가는 유사한 항목이 이미 재고로 있는지 또는 기존 공급업체 계약이 적용되는지 확인할 수 있습니다.
서비스 인식 비즈니스 운영을 지원
많은 비즈니스 자산은 부서뿐만 아니라 서비스도 지원합니다. 회의실은 업무 공간 운영을 지원하며 배지 시스템은 액세스 관리를 지원하며 공급업체 계약은 조달 연속성을 지원하며 재고 저장소는 주문 처리를 지원합니다.
자산과 운영 레코드를 지원하는 서비스에 연결하면, 무언가가 고장 나거나 부족하게 되거나 만료되거나 승인이 필요할 때 발생하는 영향을 팀에서 더 명확하게 이해할 수 있습니다. 이것이 우선 순위 지정, 에스컬레이션 및 이해 관계자 커뮤니케이션에 도움이 됩니다.
반복적인 수명 주기 업무를 자동화
자동화는 수작업을 줄이고 비즈니스 팀이 기록을 최신 상태로 유지하도록 도울 수 있습니다. 팀은 자동화를 사용하여 선택한 자산, 위치, 인벤토리 항목 또는 계약을 기반으로 소유권을 업데이트하거나 이해 관계자에게 알리거나 후속 작업을 만들거나 업무를 라우팅할 수 있습니다.
일반적인 예시는 다음과 같습니다.
재고가 임계값 미만으로 떨어지면 보충 요청 만들기
계약 갱신이 임박하면 소유자에게 알리기
건물 또는 호실 선택에 따라 시설 요청 할당
요청이 승인되거나 완료되면 자산 상태 업데이트
만료되는 보증, 임대 또는 공급업체 계약에 대한 검토 작업 트리거
단계별 예제: 비즈니스 요청에서 운영 가시성까지
다음은 비즈니스 팀 자산 및 서비스 관리를 시설, 조달, 재고 및 계약 워크플로 전반에서 적용하는 방식을 보여주는 실용적인 예입니다.
시나리오
성장하는 기업은 여러 위치에서 사무 기기, 재고 비품, 공급업체 계약 및 시설 요청을 관리합니다. 현재 상태에서는, 스프레드시트로 재고를 추적하고 이메일로 공급업체 세부 정보를 관리하며 시설 팀은 공유 받은 편지함에 의존합니다. 직원들은 이미 사용 가능한 항목을 확인할 수 없기 때문에 중복 구매 요청을 자주 제출합니다.
1단계: 운영 자산을 모델링
운영 팀은 위치, 공간, 장비, 재고 품목, 공급업체, 계약 및 직원에 대한 자산 스키마를 만듭니다. 자산 상태, 위치, 재주문 임계값, 계약 시작 및 종료 날짜, 공급업체 소유자 및 서비스 범주와 같은 주요 특성을 정의합니다.
또한 다음과 같이 관련 개체를 연결합니다.
재고 항목을 보관 위치에
장비를 사무실 또는 건물 층에
공급업체를 계약서에
계약을 적용 대상 자산 또는 서비스에
직원을 할당된 장비 또는 액세스 항목에
2단계: 소스 데이터 통합
팀은 자산 데이터 매니저를 사용하여 조달 내보내기, 인벤토리 스프레드시트, 업무 환경 시스템 및 공급업체 추적 도구에서 정보를 가져옵니다. 데이터를 작업 모델에 게시하기 전에 중복된 공급업체 이름을 조정하고 누락된 위치에 플래그를 지정하며 오래된 계약 레코드를 정리합니다.
Outcome: the team now works from cleaner, more consistent records rather than piecing together answers across multiple spreadsheets and inboxes.
3단계: 모델을 서비스 워크플로에 연결
팀은 Jira Service Management의 요청 유형에 자산 필드를 추가합니다. 이제 직원들은 관련 자산이나 항목을 연결하여 시설 문제, 재고 보충, 구매 필요 사항 또는 계약 관련 질문에 대한 요청을 제출할 수 있습니다.
예를 들면 다음과 같습니다.
시설 요청을 사무실 및 설치된 장비에 연결
조달 요청을 공급업체 또는 카탈로그 항목에 연결
재고 요청을 재고 항목 및 보관 위치에 연결
계약 검토 요청을 활성 계약 및 공급업체에 연결
4단계: 자동화를 사용하여 수동 작업을 줄이기
재고 항목의 재고가 임계값 미만으로 떨어지면 자동화로 보충 작업이 만들어집니다. 계약 갱신일이 60일 남으면 자동화로 조달 소유자에게 검토 이슈가 만들어집니다. 특정 사무실에 대한 시설 요청을 제출하면 자동화로 적합한 지역 팀으로 전달됩니다.
5단계: 보고 및 의사 결정 개선
자산, 계약 및 요청이 서로 연결되어 있으므로 비즈니스 팀은 소유한 항목, 사용 중인 항목, 갱신이 필요한 항목 및 운영 병목이 발생하는 위치에 대해 더 효과적으로 보고할 수 있습니다. 리더는 매월 팀에게 수동으로 보고서를 다시 작성하도록 요청하지 않고도 더 높은 가시성을 확보합니다.
이러한 동일한 가시성을 통해 한 공급업체의 모든 계약을 한 번에 갱신할 수 있으며, 모든 계약에 대한 가시성을 제공하여 갱신 이탈을 줄이고 잠재적으로 비용을 절감할 수 있습니다.
실제 적용 모습
스테이지 | 팀이 하는 일 | 운영상 가치 |
비즈니스 자산 모델링 | 위치, 인벤토리, 공급업체, 계약 및 장비에 대한 개체 만들기 | 공동의 운영 기록을 구축 |
데이터 품질 개선 | 자산 데이터 매니저를 사용하여 여러 소스의 기록을 조정 | 팀이 매일 사용하는 데이터에 대한 신뢰를 구축 |
요청에 연결 | 비즈니스 자산을 Jira Service Management 워크플로에 직접 연결 | 에이전트와 코디네이터에게 즉각적인 컨텍스트를 제공 |
수명 주기 업무를 자동화 | 갱신, 보충, 라우팅 및 업데이트를 자동으로 트리거 | 수동 작업과 누락되는 단계를 줄이기 |
확신을 가지고 보고 | 자산 사용량, 계약 시점, 재고 상태 및 요청 패턴을 추적 | 더 나은 계획 수립과 비즈니스 의사 결정을 지원 |
구현 접근 방식
비즈니스 기능을 위해 이 기능을 구축하는 경우, 일반적으로 단계적 도입이 가장 효과적입니다.
시설 요청, 재고 보충 또는 계약 갱신 추적과 같이 처리량이 많은 하나의 운영 워크플로부터 시작하세요.
해당 워크플로를 지원하는 데 필요한 최소한의 유용한 개체, 특성 및 관계의 집합을 정의하세요.
광범위하게 확장하기 전에 자산 데이터 매니저를 사용하여 소스 레코드를 정제하고 조정하세요.
팀이 이미 업무를 수행하는 요청 및 승인 플로우에 자산 컨텍스트를 직접 추가하세요.
미리 알림, 라우팅, 보충 및 수명 주기 업데이트에 자동화를 사용하세요.
공급업체, 위치, 서비스에 연결된 보고와 같은 관련된 영역으로 점진적으로 확장하세요.
Good first milestone: make it easy for a coordinator or approver to answer what item or agreement is involved, where it is, who owns it, what state it is in, and what should happen next.
고객 스포트라이트: Atlassian Williams F1 Team
우리는 [자산]을 전체 수명 주기에서 중요하게 생각하는 항목에 대한 완전한 가시성을 확보하는 방법으로 보고 있습니다.
Richard Sworder, 제품 오너십 책임자, Atlassian Williams F1 Team
FAQ
엔터프라이즈 자산 관리(EAM)란 무엇입니까?
엔터프라이즈 자산 관리(EAM)는 조달 및 유지 관리부터 폐기까지 조직의 물리적 자산의 전체 수명 주기를 관리하는 활동입니다. 시설 및 운영과 같은 비즈니스 팀이 자산 성능을 최대화하고 운영 비용을 절감하며 엔터프라이즈 전반에서 안전 및 규정 준수를 보장할 수 있도록 지원합니다.
엔터프라이즈 자산 관리(EAM)와 IT 자산 관리(ITAM)의 차이점은 무엇입니까?
ITAM(IT 자산 관리)은 노트북, 소프트웨어 라이선스, 서버와 같은 기술 자산에 특별히 중점을 두는 반면, 엔터프라이즈 자산 관리 EAM은 더 광범위합니다. EAM은 시설 장비, 차량, 사무용 가구 및 산업용 기계를 포함하여 비즈니스에 필수적인 모든 물리적 자산을 포괄하며 IT 이외의 부서 전반에서 운영 연속성을 보장합니다.
CMDB는 비즈니스 팀을 어떻게 지원합니까?
CMDB(구성 관리 데이터베이스)는 자산과 자산이 제공하는 서비스 간의 관계를 매핑하여 비즈니스 팀을 지원합니다. 단순한 목록 대신, CMDB는 어떤 공급업체 계약이 특정 장비에 적용되는지와 같은 종속성을 보여주어 팀이 문제의 영향을 더 빠르게 평가할 수 있도록 합니다.
자산 운영 관리(AOM)란 무엇입니까?
자산 운영 관리(AOM)는 공유 데이터를 통해 유지 관리, 안정성 및 운영 팀을 연결하는 전략적 프레임워크입니다. 이러한 기능을 통합하여 AOM은 조직이 대응적 "고장 시 수리" 모델에서 벗어나 자산 가동 시간과 전반적인 비즈니스 생산성을 향상시키는 사전 예방적이고 데이터 기반의 전략으로 나아가도록 합니다.