trivago transforma la cultura de las reuniones, la colaboración y los viajes con la Teamwork Collection de Atlassian, con IA integrada

Desafío: a medida que trivago, una plataforma líder a nivel mundial para buscar hoteles, crecía y los equipos evolucionaban, la fragmentación entre los equipos y las herramientas, la tecnología antigua y las formas de trabajo inconsistentes eran un lastre. Los equipos estaban abrumados por las reuniones y tenían dificultades para colaborar, trabajar de manera eficiente y escalar su trabajo. 

Solución: para modernizar sus prácticas y crear una plataforma central, trivago unifica los equipos con un System of Work implementado con Atlassian. El paso a Teamwork Collection ayudó a mejorar la colaboración y permitió acceder a la aplicación de comunicación por video de Loom, así como a las funciones de búsqueda empresarial e IA de Rovo. 

Impacto: con Teamwork Collection en el centro de su System of Work, trivago está sustituyendo las reuniones innecesarias y los documentos largos por vídeos rápidos de Loom, transformando las sesiones de trabajo con las pizarras de Confluence y utilizando Rovo para ayudar a los empleados a encontrar respuestas y pasar a la acción en cuestión de segundos.

¿Hotel? trivago; ¿Trabajo en equipo? Atlassian

trivago es una de las empresas digitales europeas más exitosas que ha crecido a nivel mundial. En el altamente competitivo sector de los viajes, la velocidad, la experiencia del cliente y la innovación lo son todo. Estas cualidades suelen verse afectadas a medida que la empresa crece, pero trivago se propuso evitar la erosión habitual de esos puntos fuertes mejorando la estructura, las herramientas y el trabajo en equipo. 

La empresa se fijó una nueva meta: ser la empresa con un aprendizaje y una ejecución más rápidos del espacio, aprovechar lo mejor de la IA para impulsar el aumento de la productividad y la innovación, y permitir que su base de talentos de más de 600 personas pueda trabajar a una escala de 6000.

Para respaldar esta ambición de priorizar la IA y modernizar la forma en que trabajan los equipos, trivago ha estandarizado Teamwork Collection de Atlassian para toda su plantilla, incluidos los equipos tecnológicos y empresariales, junto con Jira Service Management y Jira Product Discovery como parte de la plataforma de Atlassian más amplia de la empresa.

La mejora de los métodos de trabajo y los sistemas ha ayudado a trivago con los siguientes aspectos:

• Conectar a los equipos de toda la empresa para mejorar y agilizar la planificación, la comunicación y la entrega

• Transformar 340 horas de reuniones en contenido de Loom, hacer que las reuniones restantes sean mucho más productivas y eficaces, y convertir largas páginas de Confluence en vídeos cortos y digeribles

• Conectar Atlassian con más de nueve herramientas de terceros mediante Rovo para que se pueda trabajar de forma más rápida e inteligente

• Transformar la lluvia de ideas y la colaboración con las pizarras de Confluence, que organizan automáticamente las ideas y las convierten en tareas en Jira

La administradora del paquete de Atlassian de trivago, Laura Bennett, afirma: "Los equipos no deberían tener que cambiar entre varias herramientas desconectadas. Al invertir en la creación de un System of Work con Atlassian, ofrecemos un lugar central para todo".

Resolver los problemas más profundos: la sobrecarga de reuniones, los silos y el intercambio de conocimientos

trivago adoptó Jira y Confluence a principios de los 2000 y confió en estas aplicaciones para impulsar su negocio. Pero con el paso del tiempo, Laura dice que aparecieron grietas en su forma de trabajar.

En una encuesta interna, los empleados afirmaron que las reuniones eran su principal distracción. Las actualizaciones de estado, las pequeñas decisiones y las demostraciones rápidas se convertían habitualmente en largas reuniones con demasiadas personas. Los miembros del equipo utilizaban notas adhesivas en las paredes y tomaban fotos para transcribir las notas más adelante: un proceso tedioso y propenso a errores que dificultaba la toma de medidas. En conjunto, estas prácticas ralentizaban el progreso, hacían que se perdiera el enfoque y eran difíciles de escalar.

Tras las reuniones, los facilitadores añadían notas a Confluence, donde Laura afirma que los empleados "documentan absolutamente todo". Sin embargo, la abundancia de páginas de formato largo rara vez se volvían a utilizar.

Mientras tanto, el conocimiento fundamental también residía en otras herramientas de trivago (Google Drive, Slack, aplicaciones de Microsoft y otras), lo que impedía a los miembros del equipo encontrar rápidamente lo que necesitaban y colaborar entre equipos. Esta fragmentación aumentó los costes, erosionó la visibilidad e impidió la eficiencia y la estandarización.

Al mismo tiempo, trivago estaba expandiendo rápidamente su programa de IA, pero la mayoría de sus herramientas de IA seguían desconectadas de la actividad diaria. Los equipos necesitaban lo siguiente:

• Una plataforma unificada impulsada por la IA que fuera accesible para todo el mundo.

• Una forma de hacer que la documentación y las reuniones fueran más eficientes, se aprovecharan mejor y estuvieran más orientadas a la acción.

• Una búsqueda y automatización que pudieran abarcar todo su conjunto de herramientas de forma segura e inteligente.

Era hora de que trivago se replanteara sus procesos y plataformas.

Cómo una broma sobre la mejora de las comunicaciones internas provocó un cambio importante en toda la empresa

Cuando el liderazgo de trivago bromeó diciendo que quería un "TikTok corporativo" (contenido breve y atractivo), no estaba intentando lanzar la próxima red social. Tenía que resolver unos desafíos más profundos. La forma en que se desarrollaba el trabajo dentro de la empresa ya no se alineaba con la forma en que las personas se comunicaban y tomaban decisiones en el lugar de trabajo moderno.

Tras ver una demostración de Loom, Laura estaba convencida de que era exactamente lo que estaban buscando. Afirma: "Antes solo teníamos herramientas para hacer capturas de pantalla y anotarlas, pero ninguna que permitiera crear vídeos rápidamente y compartirlos con facilidad. Loom cubrió ambas necesidades a la perfección".

Como trivago ya usaba Jira y Confluence, podía reunir esas aplicaciones y añadir Loom y Rovo, todo ello por mucho menos que comprar Loom como una aplicación independiente. "Sabíamos que Loom mejoraría enormemente la calidad de vida en el trabajo. Cuando vimos a Loom como parte de Teamwork Collection, nos sorprendió lo que podíamos conseguir por solo una parte del coste", recuerda Laura.

Como trivago ya había migrado a Atlassian Cloud y se estaba estandarizando en la plataforma, la decisión fue sencilla. Invertir en Teamwork Collection significó que finalmente tendrían un lugar adonde ir para todo, además de una forma rentable de añadir funciones de comunicación por video e IA.

Transformando la colaboración, las reuniones y el trabajo diario con Teamwork Collection

Con Teamwork Collection de Atlassian en el centro de su System of Work, trivago está redefiniendo la forma en la que los equipos se comunican, colaboran y toman decisiones todos los días.

Loom: el catalizador de una nueva cultura de las reuniones

Los equipos de trivago adoptaron rápidamente Loom como una manera de transformar el momento y la forma en que se reúnen. En lugar de celebrar reuniones por defecto, los empleados ahora hacen una pregunta sencilla antes de enviar una invitación: "¿Podría ser por Loom?"

Los desarrolladores fueron algunos de los primeros en defender esta herramienta, ya que usaron Loom para registrar recorridos rápidos y desbloquear el progreso sin tener que colaborar en tiempo real. Luego, otros equipos vieron cómo la aplicación podía apoyar su propio trabajo mostrándolo en lugar de contarlo (o además de hacerlo). Empezaron a usarla para todo: desde actualizaciones de estado básicas y demostraciones, pasando por recorridos por las páginas de Confluence y los tableros de Jira, hasta registros de Objetivos y resultados clave (un área en la que ha sido especialmente valiosa). "Lo que antes era un recorrido presencial del progreso y las contribuciones de los Objetivos y resultados clave ahora puede grabarse con anterioridad en Loom. Esto nos permite centrar las reuniones en las decisiones y las derivaciones en lugar de en los informes sobre el estado, lo cual ha hecho que nuestras sesiones sean más breves y ha mejorado la preparación", explica Laura.

Añade: "Con Loom como parte de Teamwork Collection de trivago, nuestros equipos han sustituido las reuniones innecesarias y las largas páginas de Confluence por vídeos rápidos de Loom, lo que hace que la comunicación sea más rápida, atractiva y fácil de entender. Teamwork Collection nos ayuda a mejorar nuestra cultura de reuniones y a transformar la forma en que colaboramos y nos comunicamos".

Pizarras y docs en vivo de Confluence: adiós notas adhesivas, hola acción instantánea

Los equipos de trivago han mejorado aún más sus reuniones con las pizarras de Confluence. En lugar de usar pizarras físicas y notas adhesivas, los empleados utilizan la función para colaborar en distintas ubicaciones y agrupar rápidamente los temas. También han simplificado el proceso con Rovo, usándolo para resumir los resultados, convertir rápidamente las ideas en tickets de Jira y hacer que los artefactos se puedan buscar.

Laura comenta: "Nuestras retrospectivas solían ser manuales y llevaban mucho tiempo, con notas adhesivas en papel y fotografías que dificultaban el seguimiento. Con las pizarras de Confluence y Rovo, estamos creando retrospectivas digitales que son más fáciles de proporcionar y se convierten en acciones rápidamente".

Rovo: un compañero de equipo de IA que ayuda al personal a trabajar de forma más rápida e inteligente

trivago no eligió automáticamente Rovo de Atlassian para la IA. "Probamos varias soluciones de IA. Rovo fue la opción más intuitiva e hizo que la búsqueda empresarial fuera rápida y sencilla, incluso para las personas que no tenían experiencia previa en IA", afirma Laura. "Ahora podemos conectar de forma segura todos nuestros equipos y más de nueve aplicaciones independientes, incluidas Slack, herramientas de Microsoft, GitHub, Workday y nuestras aplicaciones de Atlassian, para que podamos encontrar lo que necesitamos y tomar medidas en cuestión de segundos".

En la encuesta interna anual sobre el uso de la IA de trivago, hasta un 20 % de los empleados que desempeñan funciones técnicas y de productos informó que ahorraba más de una hora cada día. Tanto los equipos técnicos como los empresariales están utilizando Rovo para mejorar una variedad de flujos de trabajo:

• El departamento legal recibe solicitudes de [equipos] y usa un agente para resumirlas y categorizarlas automáticamente, lo que ahorra más de 200 horas cada año. 

• Tras los lanzamientos de campañas, el equipo de marketing utiliza Rovo para analizar y optimizar el rendimiento.

• Los equipos de producto y desarrollo confían en Rovo para obtener ayuda con la documentación y la codificación para el lanzamiento y las mejoras de los productos.

Rovo complementa las demás inversiones de trivago en IA y ayuda a la empresa a pasar de simplemente mejorar los procesos existentes con IA a reimaginar el trabajo con la IA como eje central. La adopción de la IA en toda la organización ha subido hasta el 90 %, lo que representa un aumento de más del 60 % en dos años. El responsable de productos y embajador de IA, Sahil Maniar, añade: "La IA en trivago ya no es un experimento paralelo. Es parte del motor: influye en las decisiones, amplía la creatividad y nos ayuda a pensar a lo grande, no solo a avanzar más rápido".

Jira Product Discovery y Jira Service Management: gestión de las solicitudes, las hojas de ruta e incluso las lecturas

trivago completa su plataforma de Atlassian con Jira Product Discovery para priorizar y crear hojas de ruta, junto con Jira Service Management para la gestión de servicios empresariales y de TI. Si bien los equipos técnicos fueron los primeros en utilizar estas aplicaciones en trivago, los equipos empresariales las han adoptado para simplificar diversos flujos de trabajo:

• El personal usa Confluence para navegar por el catálogo de la biblioteca de la empresa, además de Activos de Jira Service Management para hacer un seguimiento de los libros retirados.

• Los equipos de producto y marketing reunieron a casi 100 colaboradores para la planificación estratégica y utilizaron Jira Product Discovery para capturar ideas y priorizarlas.

• Los equipos de instalaciones, RR. HH., adquisiciones globales y otros departamentos utilizan Jira Service Management para simplificar la recepción y la aprobación de solicitudes y, al mismo tiempo, aumentar la visibilidad.

Reserva confirmada: se avecina un viaje que cambiará al equipo

Unir equipos y herramientas con Teamwork Collection de Atlassian ya está haciendo que trivago ahorre miles de horas y dólares cada año. Esto mientas ayuda a los equipos a dar grandes pasos para reimaginar su forma de trabajar para la próxima generación.

De cara al futuro, trivago tiene previsto:

• Ampliar el uso de Rovo, centrándose en resolver problemas empresariales reales, empoderar a los equipos y conseguir nuevas fuentes de ingresos.

• Extender el uso de Jira y Jira Service Management a otros equipos empresariales, con lo cual se crearía una plataforma central para las solicitudes y la colaboración.

• Conectar la estrategia a la ejecución con Jira Product Discovery y Metas de Atlassian para que los Objetivos y resultados clave, las hojas de ruta y la entrega estén en un solo lugar.

Para los equipos de trivago, Atlassian es más que una colección de herramientas. Es la columna vertebral de un System of Work conectado que les ayuda a compartir conocimientos más rápido, tomar mejores decisiones y, en última instancia, ofrecer la mejor experiencia a sus clientes. Laura afirma lo siguiente: "Conectar nuestros equipos y datos con Teamwork Collection nos ahorra dinero y un tiempo valioso, un factor clave en nuestra misión de ayudar a nuestros clientes a hacer lo mismo".