Por qué Pluxee España se cambió a Atlassian

Pluxee España, una empresa líder en España en soluciones de beneficios y compromiso para empleados, que presta servicio a miles de empresas, necesitaba unificar un entorno operativo fragmentado tras una importante transformación de la empresa.

Al unificar las herramientas anteriores de gestión de proyectos, conocimiento y flujos de trabajo en la plataforma de Atlassian, Pluxee creó un entorno más gobernado, mejoró la colaboración interfuncional e integró capacidades de IA en los flujos de trabajo diarios.

El resultado: 4 veces más tareas gestionadas cada mes; automatización con tecnología de IA y triaje que aceleran la actividad; y una plataforma conectada donde los equipos pueden acceder a conocimientos, tareas y contexto relevantes, lo que permite a las personas y a las capacidades de IA realizar su actividad con una visión más completa.

Las herramientas fragmentadas y las brechas de gobernanza ralentizan a una empresa en transformación

Cuando Pluxee España evolucionó de Sodexo España e integró una startup nativa digital, heredó un conjunto de herramientas desconectadas y diferentes formas de trabajar. La transición de la empresa de los vales físicos a una plataforma de beneficios digitales exigía velocidad y escalar, pero varios desafíos se interponían en el camino:

• El conocimiento estaba en todas partes, sin forma de encontrarlo o aplicarlo. La información de la empresa residía en varias herramientas y fuentes desconectadas. No había una única fuente de referencia, ni una forma sencilla de buscar en todos los sistemas, y existía una conexión limitada entre lo que los equipos sabían y la actividad que realmente estaban realizando.

• El coste y la complejidad se multiplicaban. Mantener herramientas paralelas significaba licencias duplicadas, mayores costes, una gestión de usuarios fragmentada y una creciente carga administrativa.

• Las brechas de gobernanza crearon una complejidad adicional. Los permisos estaban vinculados a las personas, el contenido se expandió en silos no controlados y, cuando el personal se marchaba, la información podía volverse difícil de acceder y administrar.

• La gestión de tareas heredada carecía de visibilidad y escalabilidad. Las solicitudes y las tareas llegaban a través de diferentes canales, lo que dificultaba determinar la responsabilidad, identificar cuellos de botella, medir el progreso y coordinar la actividad de manera eficiente.

Pluxee necesitaba una plataforma gobernada y escalable que pudiera respaldar a la organización y, al mismo tiempo, ofrecer a los equipos y a la dirección una mayor visibilidad sobre cómo fluía realmente la actividad.

La unificación genera ahorros y optimización.

Al retirar las herramientas anteriores y estandarizar las capacidades clave de colaboración, conocimiento y flujo de trabajo en Atlassian Cloud Enterprise, Pluxee redujo el costo y la complejidad de gestionar sistemas paralelos.

La gestión centralizada de identidades a través de Okta también simplificó la gestión del ciclo de vida de los usuarios, reduciendo la carga administrativa y ayudando a eliminar las licencias no utilizadas.

El mayor cambio fue lo que la unificación hizo posible. Con la actividad, el conocimiento y el contexto del equipo cada vez más conectados a través de la plataforma de Atlassian, los equipos pueden automatizar actividades, colaborar de manera más efectiva y usar las capacidades de IA con un contexto organizacional más rico.

El cambio también alineó a Pluxee España con los estándares de gobernanza y seguridad de Pluxee Global, lo que brindó al equipo de Ciberseguridad confianza en la plataforma y permitió una colaboración fluida con equipos en Brasil, Portugal y más allá.

Gestionando 4 veces más tareas al mes, con total visibilidad

Las solicitudes y tareas de los equipos internos y clientes externos llegaban a través de diferentes canales, lo que dificultaba entender la responsabilidad, identificar los cuellos de botella y medir el progreso.

Para abordar estos desafíos, Pluxee introdujo flujos de trabajo estructurados a través de la plataforma de Atlassian, lo que transformó las actividades previamente fragmentadas en una forma de trabajar más transparente y medible.

Ahora los equipos pueden organizar tareas, establecer responsables y usar paneles para comprender las cargas de trabajo, el progreso y las oportunidades de mejora.

Las automatizaciones pequeñas pero impactantes también aceleran los traspasos y la ejecución. Por ejemplo, cuando se completa una acción, se puede crear, vincular y asignar automáticamente una tarea de seguimiento relacionada al equipo adecuado. Lo que antes requería coordinación manual ahora puede ocurrir en segundos.

Pluxee también está integrando agentes Rovo en estos flujos de trabajo interfuncionales, ayudando a identificar tareas potencialmente duplicadas y recomendando posibles pasos a seguir.

Durante la primera fase de esta transformación del flujo de trabajo, Pluxee pasó de gestionar aproximadamente 1000 acciones internas y de clientes al mes en el entorno anterior a cerca de 4000 al mes a través de los flujos de trabajo de Atlassian, al tiempo que mejoraba la visibilidad y reducía los cuellos de botella.
Esto es solo el principio. Cuanto más conocimiento y contexto del flujo de trabajo haya disponible en toda la plataforma de Atlassian, más oportunidades tendrán los equipos de beneficiarse de la automatización y la IA.

Un nuevo compañero de equipo: los agentes Rovo detectan duplicados, recomiendan los siguientes pasos y comparten conocimientos

Con el conocimiento, las tareas y el contexto del equipo de Pluxee cada vez más conectados a través de la plataforma de Atlassian, Rovo puede aprovechar un contexto organizativo más amplio en lugar de depender únicamente de la información contenida en una sola herramienta.

Los equipos utilizan agentes Rovo y Búsqueda para mejorar los flujos de trabajo diarios mediante el análisis asistido por IA, la detección de duplicados, las recomendaciones y las consultas en lenguaje natural.

Detección automatizada de duplicados

El equipo de atención al cliente de Pluxee creó un agente Rovo para identificar tareas potencialmente duplicadas, mostrar la actividad previa relacionada y ayudar a los equipos a evitar la actividad repetitiva.

Recomendaciones de siguientes pasos impulsadas por IA

Los agentes Rovo pueden revisar los casos gestionados a través de los flujos de trabajo de Atlassian, analizar los comentarios y estados relevantes, y proponer posibles próximas acciones, lo que ofrece a los equipos y líderes una forma más rápida de entender las prioridades y determinar los próximos pasos.

Acceso en lenguaje natural al contexto de la empresa

Con Búsqueda Rovo, incluso los compañeros sin perfil técnico pueden encontrar casos relevantes y contenido de Confluence usando lenguaje natural. Los equipos simplemente pueden describir lo que están buscando con sus propias palabras, lo que facilita el descubrimiento y la reutilización del conocimiento de la organización.

Muestra, no cuentes: resolución de problemas y capacitación con Loom

En Pluxee, no todos los problemas necesitan una reunión y no todas las explicaciones necesitan un bloque de texto.

Los equipos técnicos usan Loom para grabar tutoriales breves, ahorrando tiempo tanto para la persona que pide ayuda como para la que la proporciona. A través de su integración con la plataforma de Atlassian, estas grabaciones también pueden pasar a formar parte del conocimiento consultable de la organización en lugar de crear otro silo de información.

Resolución de problemas mediante respuesta en vídeo

Cuando el equipo de infraestructura recibe una solicitud de soporte, los miembros del equipo pueden responder con una grabación de Loom que muestre a la persona solicitante cómo solucionar la incidencia.

El solicitante obtiene una explicación visual clara más rápido de lo que podría proporcionar una respuesta escrita larga, sin que ninguna de las partes necesite buscar tiempo para una reunión adicional.

Formación y comunicaciones internas

Cuando se lanza una nueva función o cambia un proceso, los equipos pueden grabar un vídeo corto para comunicarlo en toda la organización.

La transcripción automática de Loom hace que los tutoriales sean accesibles y se puedan buscar, lo que ayuda a garantizar que el conocimiento permanezca disponible después de compartir el vídeo.