Guia da Atlassian de gestão de recursos para empresas
Before you start, this guide covers:
The scope of enterprise asset management (EAM): Why managing the full lifecycle of physical and operational assets is critical for business teams.
Strategic visibility: How connecting asset, inventory, and contract context reduces operational risk for functions like facilities and procurement.
Building a business CMDB: How to use Assets and object schema templates to create a relational database for non-IT resources.
Operational trust: Using Assets Data Manager to reconcile fragmented data from ERPs and spreadsheets into a single source of truth.
Practical walkthrough: A step-by-step example of managing business requests with full operational visibility and automation.
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Assets, Customer Service Management, Rovo
Reading time: 9 minutes
Execute operações de negócios com um contexto mais claro de recursos e serviços
Equipes de negócios, como instalações, compras, operações financeiras, local de trabalho, P&D e gestão de fornecedores, contam com a gestão de recursos da empresa (EAM) para obter informações precisas e manter as operações diárias funcionando. Eles precisam saber quais ativos existem, onde estão localizados, a quem pertencem, quais contratos os regem e quais serviços ou pessoas dependem deles.
Quando essas informações estão espalhadas por planilhas, e-mails, sistemas de compras e drives compartilhados, as equipes desperdiçam tempo buscando detalhes e tomando decisões com contexto incompleto.
O gerenciamento de recursos e serviços da equipe de negócios reúne essas informações para que solicitações, aprovações, tarefas de ciclo de vida e relatórios possam acontecer com melhor visibilidade e menos tickets manuais.
This approach, often called asset operations management (AOM), helps business teams answer questions such as: what do we own, where is it, who is responsible, what agreement covers it, and what is the impact if this asset has issues?
O que é a gestão de recursos da empresa?
A gestão de recursos da empresa (EAM) é a prática de gerenciar fluxos de trabalho de serviços operacionais usando dados confiáveis sobre recursos físicos, inventário, fornecedores, contratos, instalações e os serviços que eles apoiam. Equipes de negócios, como as de instalações, compras, jurídico, financeiro, conformidade e outras equipes de serviço, usam o EAM para a gestão do ciclo de vida dos objetos e ativos que gerenciam.
O EAM e o gerenciamento de operações de recursos (AOM) estão muito alinhados: o EAM fornece a estrutura e os dados do ciclo de vida, enquanto o AOM usa esse contexto compartilhado para conectar os fluxos de trabalho de operações, manutenção e serviço, melhorando o desempenho e os resultados dos recursos.
Ele reúne vários recursos relacionados a:
Gestão de recursos: acompanhar de itens como equipamentos de escritório, móveis, dispositivos compartilhados, crachás, suprimentos em estoque e outros recursos de propriedade da empresa ao longo de seu ciclo de vida.
Gestão de inventário: manter a visibilidade sobre os níveis de estoque, disponibilidade, necessidades de reposição e movimentação de itens entre locais.
Gerenciamento de contratos e fornecedores: acompanhar fornecedores, acordos, identificação de softwares não licenciados, propriedade, detalhes relacionados a gastos e obrigações.
Fluxos de trabalho de gerenciamento de serviços: usar esses dados para dar suporte a solicitações, aprovações, resolução de problemas, manutenção, integração, auditorias e relatórios.
Os Recursos do Service Collection fornecem a estrutura para armazenar e relacionar essas informações. Os modelos de esquema de objetos podem ajudar as equipes a começar mais rápido, enquanto o Gerenciador de dados do Recursos ajuda a consolidar e reconciliar informações de vários sistemas em um registro operacional mais confiável.
Por que a gestão de recursos é importante para equipes de empresas ou de negócios
Dados fragmentados são um risco em uma empresa moderna. Quando as informações dos recursos ficam isoladas em planilhas e conversas por e-mail, as equipes de negócios enfrentam um maior risco operacional e uma sobrecarga desnecessária. Ou quando as equipes de instalações, compras e operações não têm uma fonte única de verdade, elas não perdem apenas o controle dos itens; elas perdem a capacidade de dimensionar com eficiência. Equipes de negócios precisam de:
Controle financeiro: Reconciliar dados de compras, estoque e uso para reduzir o desperdício, gastos duplicados e recursos subutilizados.
Continuidade operacional: Acompanhar recursos, manutenção, fornecedores e contratos para evitar o tempo de inatividade e acelerar a entrega de serviços.
Preparação para auditoria e redução de riscos: Manter uma trilha de auditoria confiável e identificar proativamente contratos a vencer, equipamentos sem suporte e lacunas de conformidade.
Gerenciamento de ciclo de vida orientado por dados: Conectar ativos aos fluxos de trabalho de serviço e usar dados em tempo real para automatizar solicitações, melhorar as decisões e passar de correções reativas para a manutenção preditiva.
Como o Service Collection oferece suporte aos fluxos de trabalho do ciclo de vida de recursos da empresa
O Service Collection ajuda as equipes de negócios da empresa a conectar o trabalho operacional aos recursos, contratos e registros de inventário subjacentes que importam. Isso significa que as solicitações e aprovações podem acontecer com o contexto certo integrado, em vez de depender de trocas de e-mails ou de conhecimento empírico.
Gerar a base com Recursos
O Recursos permite que as equipes de negócios criem um banco de dados relacional para os itens que precisam gerenciar e funciona como o seu CMDB, armazenando registros de configuração e seus relacionamentos. Isso pode incluir locais, salas, equipamentos, móveis, itens de estoque, fornecedores, contratos, funcionários, centros de custo e prestadores de serviço.
Esses objetos também podem ser conectados por meio de relacionamentos. Por exemplo, um dispositivo médico pode ser vinculado a um local, um fornecedor de suporte, um contrato de manutenção e um proprietário do negócio. Um item de estoque pode ser vinculado a um depósito, um fornecedor, um limite de reposição e um tipo de solicitação de serviço interna.
Best practice: start with one operational domain that creates frequent requests or reporting needs, such as facilities equipment, inventory stock, or supplier contracts. Then expand as teams build confidence in the model.
Use modelos para começar mais rápido
Os modelos ajudam as equipes a evitar começar de uma página em branco. Embora muitas organizações comecem com modelos focados em TI, a mesma abordagem se aplica aos casos de uso de negócios: use estruturas de esquema do objeto pré-criadas sempre que possível e, em seguida, adapte os tipos de objetos, atributos e relacionamentos para corresponder aos fluxos de trabalho reais da equipe.
Para operações de negócios, as categorias comuns de objetos costumam incluir:
Instalações e ativos do local de trabalho
Inventário e itens de estoque
Vendedores e fornecedores
Contratos e renovações
Pessoas, equipes e locais
Peças automotivas, componentes de telecomunicações, câmeras, dispositivos de segurança etc.
Isso dá às equipes um ponto de partida prático sem projetar o modelo em excesso logo de cara.
Use o Gerenciador de dados de Recursos para aumentar a confiança nos dados operacionais.
Os dados de recursos do negócio costumam vir de vários lugares: exportações de ERP, planilhas, sistemas de compras, relatórios de fornecedores, ferramentas de trabalho e documentos compartilhados. Esses sistemas nem sempre concordam.
O Gerenciador de dados do Recursos ajuda as equipes a consolidar, limpar e reconciliar essas informações antes de serem usadas operacionalmente. Isso é especialmente útil quando vários departamentos mantêm registros sobrepostos para os mesmos ativos, inventário ou contratos.
Com o Gerenciador de dados de Recursos, as equipes podem:
Reunir registros de vários sistemas operacionais
Identificar registros duplicados ou inconsistentes
Normalizar nomenclatura e valores de atributos
Sinalizar detalhes ausentes de propriedade ou ciclo de vida
Melhorar a confiança nos fluxos de trabalho subsequentes e nos relatórios
Conecte solicitações, aprovações e itens aos ativos de negócios
O Jira Service Management permite que as equipes conectem solicitações e itens diretamente a objetos do Recursos. Isso significa que os funcionários podem fazer referência a uma sala, impressora, crachá, item de inventário, contrato ou fornecedor diretamente na solicitação, e os agentes podem trabalhar com o contexto certo imediatamente.
Por exemplo, um coordenador de instalações que atende a uma solicitação de manutenção pode ver a sala, o prédio, o equipamento instalado, o fornecedor e o contrato de manutenção. Um analista de compras que revisa uma solicitação de compra pode ver se um item semelhante já está em estoque ou é regido por um contrato de fornecedor existente.
Dar suporte a operações de negócios orientadas a serviços
Muitos recursos de negócios dão suporte a serviços, não apenas a departamentos. Uma sala de conferência dá suporte às operações do local de trabalho. Um sistema de crachás oferece suporte ao gerenciamento de acesso. Um contrato de fornecedor dá suporte à continuidade das compras. Uma loja de estoque oferece suporte ao atendimento de pedidos.
Ao vincular recursos e registros operacionais aos serviços aos quais dão suporte, as equipes podem entender com mais clareza o impacto quando algo quebra, está acabando, expira ou precisa de aprovação. Isso ajuda na priorização, no escalonamento e na comunicação com as partes interessadas.
Automatize trabalho de rotina do ciclo de vida
A automação pode reduzir o esforço manual e ajudar as equipes de negócios a manter os registros atualizados. As equipes podem usar a automação para atualizar a propriedade, notificar as partes interessadas, criar tarefas de acompanhamento ou encaminhar o ticket com base no recurso, local, item de inventário ou contrato selecionado.
Exemplos comuns incluem:
Criar uma solicitação de reposição quando o estoque cair abaixo de um limite
Alertar o proprietário quando um contrato estiver próximo da renovação
Atribuir uma solicitação de instalações com base na seleção de prédio ou sala
Atualizar o status do recurso quando uma solicitação é aprovada ou concluída
Acionar tarefas de revisão para garantias, contratos de locação ou contratos de fornecedores prestes a expirar
Exemplo de passo a passo: da solicitação de negócios à visibilidade operacional
Aqui está um exemplo prático de como o gerenciamento de recursos e serviços da equipe de negócios pode funcionar nos fluxos de trabalho de instalações, compras, inventário e contratos.
Cenário
Uma empresa em crescimento gerencia equipamentos de escritório, suprimentos em estoque, contratos de fornecedores e solicitações de instalações em várias localidades. Hoje, o inventário é monitorado em planilhas, os detalhes dos fornecedores ficam nos e-mails e as equipes de instalações dependem de caixas de entrada compartilhadas. Os funcionários costumam enviar solicitações de compra duplicadas porque não conseguem ver o que já está disponível.
Etapa 1: Modelar os recursos operacionais
A equipe de operações cria um esquema de Recursos para locais, salas, equipamentos, itens de estoque, fornecedores, contratos e funcionários. Eles definem os principais atributos, como status do recurso, localização, limite de reposição, data de início e término do contrato, proprietário do fornecedor e categoria de serviço.
Eles também vinculam objetos relacionados, como:
Item de estoque para local de armazenamento
Equipamento para sala ou andar
Fornecedor para contrato
Contrato para recurso ou serviço coberto
Funcionário para equipamento atribuído ou item de acesso
Etapa 2: Consolidar dados de origem
A equipe usa o Gerenciador de dados do Recursos para enviar pull de informações de exportações de compras, planilhas de inventário, sistemas de local de trabalho e rastreadores de fornecedores. Nomes de fornecedores duplicados são reconciliados, locais ausentes são sinalizados e registros de contratos desatualizados são limpos antes de publicar os dados no modelo de trabalho.
Outcome: the team now works from cleaner, more consistent records rather than piecing together answers across multiple spreadsheets and inboxes.
Etapa 3: Conectar o modelo aos fluxos de trabalho de serviço
A equipe adiciona campos de Recursos aos tipos de solicitação no Jira Service Management. Agora os funcionários podem enviar solicitações para problemas nas instalações, reposição de estoque, necessidades de compra ou dúvidas sobre contratos com o recurso ou item relacionado anexado.
Por exemplo:
Uma solicitação de instalações vinculada a uma sala e ao equipamento instalado.
Uma solicitação de compras vinculada a um fornecedor ou item do catálogo
Uma solicitação de inventário vinculada ao item de estoque e ao local de armazenamento.
Uma solicitação de revisão de contrato vinculada ao acordo ativo e ao fornecedor
Etapa 4: Usar a automação para reduzir o esforço manual
Quando o estoque de um item armazenado fica abaixo do limite, a automação cria uma tarefa de reposição. Quando faltam 60 dias para a renovação de um contrato, a automação cria um item de revisão para o proprietário de compras. Quando uma solicitação de instalações é enviada para um escritório específico, a automação a encaminha para a equipe regional correta.
Etapa 5: Melhorar os relatórios e a tomada de decisão
Como os ativos, contratos e solicitações estão conectados, as equipes de negócios podem gerar relatórios mais eficazes sobre o que possuem, o que está sendo usado, o que precisa de renovação e onde existem gargalos operacionais. Líderes ganham mais visibilidade sem precisar pedir às equipes que recriem relatórios manualmente todos os meses.
Essa mesma visibilidade também poderia permitir que todos os contratos de um fornecedor fossem renovados de uma só vez, reduzindo a rotatividade de renovações e potencialmente diminuindo custos ao fornecer visibilidade de todos os contratos.
Como é na prática
Estágio | O que a equipe faz | Valor operacional |
Modelar recursos de negócios | Cria objetos para locais, inventário, fornecedores, contratos e equipamentos | Cria um registro operacional compartilhado |
Melhorar a qualidade dos dados | Usa o Gerenciador de dados de Recursos para reconciliar registros de várias fontes. | Cria mais confiança nos dados que as equipes usam diariamente |
Conectar a solicitações | Vincula recursos de negócios diretamente aos fluxos de trabalho do Jira Service Management | Fornece contexto imediato para agentes e coordenadores |
Automatizar ticket do ciclo de vida | Aciona renovações, reabastecimento, roteamento e atualizações automaticamente | Reduz o esforço manual e as etapas perdidas |
Implantar com confiança | Acompanha o uso de recursos, os prazos de contratos, a saúde do estoque e os padrões de solicitação | Oferece suporte a um melhor planejamento e decisões de negócios |
Como abordar a implementação
Se você estiver criando essa capacidade para uma função de negócios, uma implementação em fases geralmente funciona melhor.
Comece com um fluxo de trabalho operacional de alto volume, como solicitações de infraestrutura, reposição de estoque ou acompanhamento de renovação de contratos.
Defina o conjunto mínimo útil de objetos, atributos e relacionamentos necessários para dar suporte a esse fluxo de trabalho.
Use o Gerenciador de dados do Recursos para limpar e conciliar os registros de origem antes de dimensionar amplamente.
Adicione o contexto do Recursos diretamente nos fluxos de solicitação e aprovação onde as equipes já trabalham.
Use a automação para lembretes, roteamento, reabastecimento e atualizações de ciclo de vida.
Expanda gradualmente para domínios adjacentes, como fornecedores, locais e relatórios vinculados a serviços.
Good first milestone: make it easy for a coordinator or approver to answer what item or agreement is involved, where it is, who owns it, what state it is in, and what should happen next.
Destaque do cliente: Atlassian Williams F1 Team
A gente vê o Recursos como uma forma de obter visibilidade total dos itens que interessam, ao longo de todo o ciclo de vida.
Richard Sworder, Head of Product Ownership, Atlassian Williams F1 Team
Perguntas mais frequentes
O que é a gestão de recursos da empresa (EAM)?
A gestão de recursos da empresa (EAM) é a prática de gerenciar todo o ciclo de vida dos recursos físicos de uma organização, desde a aquisição e manutenção até o descarte. Isso ajuda as equipes de negócios, como de instalações e operações, a maximizar o desempenho dos recursos, reduzir os custos operacionais e garantir a segurança e a conformidade em toda a empresa.
Qual é a diferença entre a gestão de recursos da empresa (EAM) e a gestão de recursos de TI (ITAM)?
Enquanto a ITAM (gestão de recursos de TI) se concentra especificamente em recursos de tecnologia, como notebooks, licenças de software e servidores, a gestão de recursos da empresa EAM é mais abrangente. O EAM abrange todos os ativos físicos essenciais para os negócios, incluindo equipamentos de instalações, veículos de frota, móveis de escritório e maquinário industrial, garantindo a continuidade operacional em departamentos não relacionados a TI.
Como um CMDB apoia as equipes de negócios?
Um CMDB (banco de dados de gerenciamento de configuração) apoia as equipes de negócios ao mapear os relacionamentos entre os ativos e os serviços que eles fornecem. Em vez de uma lista simples, um CMDB mostra dependências, como qual contrato de fornecedor cobre um equipamento específico, permitindo que as equipes avaliem o impacto dos problemas mais rápido.
O que é o gerenciamento de operações de recursos (AOM)?
Gestão de operações de recursos (AOM) é uma estrutura estratégica que conecta as equipes de manutenção, confiabilidade e operações por meio de dados compartilhados. Ao integrar essas funções, a AOM afasta as organizações dos modelos reativos de "conserto após falha" e as direciona para estratégias proativas baseadas em dados, que melhoram o tempo de atividade do recurso e a produtividade geral dos negócios.