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事前剖析模板

作者: Atlassian

无法预测未来?这个事前剖析模板是近乎完美的预测工具

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事前剖析模板

要是有时光机可以帮助您了解项目是否会成功,那该多好。当然我们没有,所以进行事前剖析便是最好的选择。在事前剖析期间,您可以开展头脑风暴,设想项目的风险和机遇,并制定计划让自己远离风险或朝机遇的方向发展。使用这个事前剖析模板来组织您的会议、记录注意事项和决策,带领您的团队开展富有成效且积极主动的头脑风暴会议。

如何使用 事前分析 模板

第 1 步:分配一些准备工作

安排 60 到 90 分钟进行事前剖析。时间并不算多,因此要充分利用,提前指派一些准备工作,确保每个人都能为进行富有成效的讨论做好准备。在模板的准备工作部分添加一些引人深思的问题,您可以要求团队在开会之前思考这些问题。然后,在会议上讨论所有答案,营造开放包容的会议氛围,让大家都准备好提出新的想法。

第 2 步:主持会议并分享概况

该模板的大部分内容规划了一个粗略的议程(从头脑风暴会议到规划步骤),您可以用它来组织您的事前剖析会议。首先,简要概述您要计划的项目以及这次事前剖析会议的重要性。在模板的项目概述部分,您还可以添加直接指向团队项目海报的链接,以提供更多背景信息。这样为会议做准备可以确保所有人从一开始就保持一致,也意味着您可以进行富有成效的讨论。

第 3 步:开始头脑风暴

安排事前剖析会议的大部分时间来针对潜在风险和机遇进行头脑风暴。您可以将团队分成两组,一组“乐观”地思考项目如何取得成功,另一组则“悲观”地思考项目会如何失败。每个小组都使用此模板中头脑风暴部分的表格来列出合作的团队成员,记下可能出现的成功或失败(具体取决于为其分配的思考角度),并将相似的想法归纳成主题。

第 3 步:开始头脑风暴

第 4 步:确定优先级

头脑风暴持续大约 20 分钟,每个小组会在这期间产生很多想法。现在,让整个团队重新回到一起,相互探讨彼此的想法。每个小组派一位发言人总结出现的话题和主题。清楚表明应该进行公开讨论。团队成员应该提出澄清式问题,甚至质疑某些想法或假设。所有讨论结束后,给团队成员五分钟时间,投票选出他们认为最可能失败的三种想法和最可能成功的三种想法。通过复制模板中的绿色复选标记并将其粘贴到头脑风暴表格中他们所选主题的旁边,他们就可以轻松地进行投票。

第 5 步:制定计划避免“地雷”

所有人都完成投票后,您将知道得票最多的风险和机会。但是,事前剖析的目的并不是了解反应,而是进行预防。您将采取哪些措施来确保成功和避免危险?使用该模板的制定计划部分来制定行动事项、指派团队成员(务必 @ 提及他们)并指定截止日期。确定这些后续步骤可以将事前剖析会议从假设会议变成可以当做行动依据的会议。

第 5 步:制定计划避免“地雷”

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