Dlaczego Pluxee Spain wybrało rozwiązania Atlassian

Pluxee Spain, czołowa firma w Hiszpanii oferująca rozwiązania z zakresu benefitów pracowniczych i zaangażowania, obsługująca tysiące przedsiębiorstw, musiała zintegrować rozproszone środowisko operacyjne po dużej transformacji organizacyjnej.

Konsolidując dotychczasowe narzędzia do zarządzania projektami, wiedzy oraz przepływu pracy na platformie Atlassian, Pluxee stworzyło bardziej uporządkowane środowisko, usprawniło współpracę między zespołami oraz wprowadziło możliwości SI do codziennych przepływów pracy.

Rezultat: czterokrotnie więcej zadań zarządzanych każdego miesiąca; automatyzacja i klasyfikacja oparte na sztucznej inteligencji, które przyspieszają pracę; oraz połączona platforma, na której zespoły mają dostęp do odpowiedniej wiedzy, zadań i kontekstu — dzięki czemu ludzie i funkcjonalności SI dysponują przy pracy pełniejszym obrazem.

Rozproszone narzędzia i luki w zarządzaniu spowalniają rozwijającą się firmę

Gdy Pluxee Spain wyewoluowało z Sodexo Spain i objęło startup natywnie stworzony w środowisku cyfrowym, odziedziczyło zbiór niepowiązanych narzędzi oraz różnorodne sposoby pracy. Przejście firmy z fizycznych voucherów na cyfrową platformę benefitów wymagało szybkości i skalowalności, jednak na drodze pojawiło się kilka wyzwań:

• Wiedza była rozproszona i trudno było ją odnaleźć lub wykorzystać. Informacje firmowe znajdowały się w różnych, niepowiązanych ze sobą narzędziach i źródłach. Brakowało pojedynczego źródła rzetelnych informacji, nie było prostego sposobu, by szukać w różnych systemach, a powiązania między wiedzą zespołów a faktycznie wykonywaną pracą były ograniczone.

• Koszty i złożoność stale rosły. Utrzymywanie równoległych narzędzi oznaczało podwójne licencje, wyższe wydatki, rozproszoną administrację użytkownikami oraz narastające obciążenie administracyjne.

• Luki w zarządzaniu wprowadziły dodatkową złożoność. Uprawnienia były przypisane do poszczególnych osób, treści rozrastały się w niekontrolowanych silosach, a po odejściu pracowników dostęp do informacji i zarządzanie nimi mogły stać się utrudnione.

• Tradycyjne zarządzanie zadaniami nie zapewniało odpowiedniej widoczności ani skalowalności. Wnioski i zadania trafiały różnymi kanałami, co utrudniało określenie odpowiedzialności, identyfikację wąskich gardeł, mierzenie postępu oraz efektywną koordynację pracy.

Pluxee potrzebowało zarządzanej i skalowalnej platformy, która mogłaby wspierać organizację, zapewniając jednocześnie zespołom i kadrze zarządzającej lepszą widoczność rzeczywistego przebiegu pracy.

Konsolidacja prowadzi do oszczędności i usprawnienia procesów

Rezygnując z dotychczasowych narzędzi i standaryzując kluczowe możliwości współpracy, zarządzania wiedzą oraz przepływem pracy w Atlassian Cloud Enterprise, Pluxee obniżyło koszty i złożoność zarządzania równoległymi systemami.

Scentralizowane zarządzanie tożsamościami za pomocą Okta uprościło również zarządzanie cyklem życia użytkowników, ograniczając obciążenie administracyjne i pomagając wyeliminować nieużywane licencje.

Większą zmianą było to, co umożliwiła konsolidacja. Gdy praca, wiedza i kontekst zespołu są coraz ściślej powiązane dzięki platformie Atlassian, zespoły mogą automatyzować działania, skuteczniej współpracować oraz korzystać z możliwości SI, mając dostęp do pełniejszego kontekstu organizacyjnego.

Dzięki tej zmianie Pluxee Spain dostosowało się do standardów zarządzania i bezpieczeństwa obowiązujących w Pluxee Global, co zwiększyło zaufanie zespołu ds. cyberbezpieczeństwa do platformy i umożliwiło płynną współpracę z zespołami w Brazylii, Portugalii i innych krajach.

Zarządzanie czterokrotnie większą liczbą zadań miesięcznie, z pełną widocznością

Wnioski i zadania od zespołów wewnętrznych oraz klientów zewnętrznych trafiały różnymi kanałami, co utrudniało określenie odpowiedzialności, identyfikację wąskich gardeł oraz mierzenie postępu.

Aby sprostać tym wyzwaniom, Pluxee wprowadziło uporządkowane przepływy pracy za pomocą platformy Atlassian, dzięki czemu dotychczas rozproszone działania stały się bardziej przejrzyste i mierzalne.

Zespoły mogą teraz organizować zadania, określać odpowiedzialność oraz korzystać z pulpitów nawigacyjnych, aby analizować obciążenie pracą, postęp i możliwości usprawnienia.

Niewielkie, ale znaczące automatyzacje przyspieszają także przekazywanie zadań oraz wykonanie. Na przykład po zakończeniu działania można automatycznie utworzyć powiązane zadanie uzupełniające, połączyć je i przypisać odpowiedniemu zespołowi. To, co wcześniej wymagało ręcznej koordynacji, teraz może odbywać się w ciągu kilku sekund.

Pluxee wdraża również agentów Rovo do tych międzydziałowych procesów, co pomaga wykrywać potencjalnie zduplikowane zadania i sugerować możliwe kolejne kroki.

W pierwszej fazie tej transformacji przepływu pracy Pluxee zwiększyło liczbę obsługiwanych miesięcznie działań wewnętrznych i działań dotyczących klientów z około 1 000 w poprzednim środowisku do około 4 000 miesięcznie dzięki przepływom pracy Atlassian, jednocześnie poprawiając widoczność i ograniczając wąskie gardła.
To dopiero początek. Im więcej wiedzy i kontekstu przepływu pracy jest dostępnych na platformie Atlassian, tym więcej możliwości zespoły mają, by korzystać z automatyzacji i SI.

Nowy kolega z zespołu: Agenty Rovo wykrywają duplikaty, sugerują kolejne kroki i dzielą się wiedzą

Dzięki temu, że wiedza, zadania i kontekst zespołu Pluxee są coraz ściślej powiązane za pośrednictwem platformy Atlassian, Rovo może czerpać z szerszego kontekstu organizacyjnego, zamiast polegać wyłącznie na informacjach zawartych w jednym narzędziu.

Zespoły korzystają z agentów Rovo i wyszukiwania, aby usprawnić codzienne procesy dzięki analizie wspieranej przez AI, regułom wykrywania duplikatów, rekomendacjom oraz zapytaniom w języku naturalnym.

Automatyczna reguła wykrywania duplikatów

Zespół Customer Care firmy Pluxee stworzył Agenta Rovo, który identyfikuje potencjalnie zduplikowane zadania, prezentuje powiązaną wcześniejszą aktywność i pomaga zespołom unikać powtarzalnej pracy.

Rekomendacje kolejnych kroków oparte na AI

Agenty Rovo mogą przeglądać sprawy zarządzane za pomocą przepływów pracy Atlassian, analizować istotne komentarze i statusy oraz proponować możliwe kolejne działania, co pozwala zespołom i liderom szybciej zrozumieć priorytety i określić dalsze kroki.

Dostęp do kontekstu firmowego w języku naturalnym

Dzięki wyszukiwaniu Rovo nawet osoby bez technicznego przygotowania mogą znaleźć odpowiednie zgłoszenia oraz treści w Confluence, korzystając z języka naturalnego. Zespoły mogą po prostu opisać, czego szukają, własnymi słowami, co ułatwia odkrywanie i ponowne wykorzystywanie wiedzy organizacyjnej.

Pokaż zamiast mówić: rozwiązywanie problemów i szkolenia z Loom

W Pluxee nie każde zagadnienie wymaga spotkania, a nie każde wyjaśnienie musi być długim elaboratem.

Zespoły techniczne korzystają z Loom do nagrywania krótkich prezentacji, co pozwala zaoszczędzić czas zarówno osobom proszącym o pomoc, jak i tym, które jej udzielają. Dzięki integracji z platformą Atlassian te nagrania mogą również stać się częścią wyszukiwalnej wiedzy organizacji, zamiast tworzyć kolejny silos informacyjny.

Rozwiązywanie problemów za pomocą odpowiedzi wideo

Gdy zespół ds. infrastruktury otrzyma wniosek o wsparcie, jego członkowie mogą odpowiedzieć nagraniem Loom, pokazując osobie zgłaszającej, jak rozwiązać problem.

Osoba zgłaszająca otrzymuje jasne, wizualne wyjaśnienie szybciej, niż mogłaby uzyskać to w długiej, pisemnej odpowiedzi, bez konieczności umawiania dodatkowego spotkania przez żadną ze stron.

Szkolenia i komunikacja wewnętrzna

Gdy wprowadzana jest nowa funkcja lub zmienia się proces, zespoły mogą nagrać krótki film, aby przekazać tę informację w całej organizacji.

Automatyczna transkrypcja w Loom sprawia, że wideoprzewodniki są łatwe do wyszukania i dostępne, co pomaga zadbać o to, by wiedza pozostała dostępna także po udostępnieniu nagrania.