Bied betere support voor medewerkers met HR-servicemanagement
Before you start, this guide covers:
What HR service management means
Key benefits for HR teams and employees
How Jira Service Management supports HR service delivery, case management, onboarding, offboarding, knowledge, and cross-team collaboration
Additional FAQs and learning resources
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Rovo
Other Atlassian products referenced: Confluence
Reading time: 5 minutes
Wat is HR-servicemanagement?
HR-servicemanagement is de praktijk waarbij gestructureerde workflows worden gebruikt om medewerkers te helpen antwoorden op vragen te vinden, gevoelige cases te beheren, terugkerende processen te automatiseren en consistente support op schaal.
Met Jira Service Management voor HR kunnen teams vragen van medewerkers, HR-cases, goedkeuringen, kennis en multidisciplinaire taken samenbrengen in één veilig, op medewerkers gericht platform.
Medewerkers krijgen een eenvoudige plek om om hulp te vragen, antwoorden te vinden en aanvragen te volgen, terwijl HR-teams de zichtbaarheid, automatisering en AI-gedreven context krijgen die ze nodig hebben om efficiënter te werken.
Waarom servicemanagement belangrijk is voor HR-teams
HR-teams zijn verantwoordelijk voor enkele van de belangrijkste momenten in de employee journey van werknemers, van onboarding tot vragen over arbeidsvoorwaarden, verlofaanvragen, richtlijnen over beleid en gevoelige kwesties rond arbeidsrelaties. Maar dat werk komt vaak binnen via losstaande kanalen zoals e-mail, chat, spreadsheets en eenmalige gesprekken.
Modern HR-servicemanagement geeft teams een betrouwbaardere manier om persoonlijke, consistente support te bieden zonder het werk uit het oog te verliezen of onnodige handmatige inspanning te creëren.
Hoe Jira Service Management HR-teams ondersteunt
Jira Service Management helpt HR-teams om verspreide intake en handmatige coördinatie te vervangen door een verbonden servicemanagementervaring. Het resultaat is een veilige, altijd beschikbare HR-servicedesk die teams helpt vragen van medewerkers te beantwoorden, cases te beheren en employee journeys vanaf één plek te orkestreren.
Een verbonden medewerkersportal aanmaken
Medewerkers hebben een eenvoudige manier nodig om de juiste hulp te vinden zonder te weten welk team eigenaar is van elke service. Met Jira Service Management kunnen organisaties aangepaste werknemersportals maken die HR-support samenbrengen met andere werkplekservices.
Medewerkers kunnen vanuit één portal populaire onderwerpen bekijken, aanvragen indienen, toegang krijgen tot bedrijfssystemen en aangepaste hulp vinden. Dit maakt het makkelijker voor nieuwe werknemers en bestaande medewerkers om support te krijgen zonder te hoeven zoeken in niet-gekoppelde tools.
Vragen van medewerkers beantwoorden met Rovo en kennis
Rovo, Atlassians AI-aanbod, helpt medewerkers direct antwoorden te krijgen uit goedgekeurde bedrijfskennis. Een medewerker kan een vraag stellen, bijvoorbeeld of een hond mee naar kantoor mag, en Rovo kan antwoorden met een link naar het relevante beleid.
HR-teams kunnen Confluence gebruiken als kennisdatabase voor beleid, secundaire arbeidsvoorwaarden, leren en ontwikkeling, welzijn op de werkplek, carrière-informatie en andere resources voor werknemers. Teams kunnen ook extra kennisbronnen koppelen en rechten beheren, zodat Rovo alleen relevante, goedgekeurde informatie gebruikt.
Vragen van medewerkers en HR-cases centraliseren
HR-leidinggevenden en -medewerkers kunnen hun dag beginnen in een samenvattingsdashboard dat voltooid en lopend werk voor HR-aanvragen en cases laat zien. Teams kunnen filteren op aanvraagtype, status, klanttevredenheid en workload om te begrijpen waar de meeste aandacht nodig is.
In plaats van te vertrouwen op overvolle inboxen of verspreide berichten, geeft Jira Service Management HR-teams een gecentraliseerd overzicht van werk dat is gestart via het HR-portal, e-mail, Microsoft Teams, Slack en andere kanalen.
Die zichtbaarheid helpt teams belangrijke behoeften van werknemers te prioriteren en te voorkomen dat tijdgevoelige gevallen over het hoofd worden gezien.
AI gebruiken om gevoelig werk en werk met hoge prioriteit naar voren te halen
Rovo helpt HR-teams het werk te vinden dat aandacht nodig heeft met eenvoudige prompts in natuurlijke taal. Een HR-leidinggevende kan Rovo bijvoorbeeld vragen om open cases te tonen die als gevoelig zijn gemarkeerd, waardoor het gemakkelijker wordt om te focussen op cases die mogelijk risico's met zich meebrengen voor het bedrijf, arbeidsrelaties of compliance.
Jira Service Management ondersteunt ook extra beveiliging voor gevoelige HR-cases door de toegang te beperken tot de betrokken personen. Dit helpt HR-teams om vol vertrouwen samen te werken en tegelijkertijd privé-informatie van werknemers te beschermen.
Werknemerszaken oplossen met meer context
Wanneer een HR-medewerker een case opent, kan Rovo volgende stappen voorstellen en vergelijkbare cases als referentie aanbevelen. Dit helpt de medewerker om consistent te triëren, te begrijpen wat in het verleden heeft gewerkt en cases vooruit te helpen zonder handmatig in eerdere aanvragen te zoeken.
Voor antwoorden aan werknemers kunnen HR-medewerkers gecontroleerde standaardreacties en variabelen gebruiken om communicatie snel te personaliseren. Rovo kan ook helpen een reactie te verbeteren of de toon aan te passen, zodat teams ondersteuning kunnen bieden die duidelijk, empathisch en persoonlijk aanvoelt.
Meer informatie over AI-suggesties en AI-antwoorden
Veilig samenwerken met Legal, IT en andere teams
Voor sommige HR-cases is input nodig van Legal, IT, Facilities, Finance of de manager van een werknemer. Jira Service Management houdt die samenwerking gekoppeld aan de oorspronkelijke aanvraag, zodat teams context en traceerbaarheid kunnen behouden.
Een HR-agent kan Rovo bijvoorbeeld gebruiken om een gevoelige case samen te vatten, te controleren of er genoeg informatie is verzameld en een gekoppelde taak voor Legal aan te maken. Legal kan dan samenwerken met HR terwijl het HR-team zicht houdt op de voortgang en de volgende stappen.
On- en offboarding automatiseren voor alle afdelingen
Onboarding is een van de meest multidisciplinaire processen die HR-teams beheren. Jira Service Management helpt onboardingswerk te automatiseren door taken aan te maken voor teams zoals Facilities, IT, HR, Enablement en de manager van de werknemer.
Met Journeys kunnen teams taken, afhankelijkheden, communicatie en aanvragen tussen afdelingen definiëren. Workday kan bijvoorbeeld een onboardingsproces triggeren wanneer een kandidaat een aanbod accepteert.
Jira Service Management kan dan een achtergrondcheck aanvragen en zodra de resultaten compleet zijn, automatisch de volgende reeks onboardingstaken starten. Dit helpt te voorkomen dat werk blijft liggen, vermindert handmatige opvolging en geeft nieuwe werknemers een soepelere eerste ervaring.
Jira Service Management kan HR-teams ook helpen om offboarden te triggeren vanuit een werkitem en de vereiste taken te coördineren binnen IT, Facilities, Security en HR. Door overdrachten te automatiseren en de voortgang te volgen, kunnen teams het bedrijfsrisico verkleinen en tijdgevoelig werk sneller afronden.
HR-teams workflows laten verbeteren zonder zware IT-support
Jira Service Management biedt HR-teams een intuïtieve manier om de eigen service-ervaringen te beheren en te verbeteren.
Teams kunnen portals aanpassen, trajecten definiëren, enquêtes aanmaken, AI-agents configureren en workflows verfijnen zonder dat daarvoor geavanceerde technische vaardigheden of doorlopende support van developers nodig zijn.
Die flexibiliteit helpt People & Culture-teams gelijke tred te houden met veranderende behoeften van werknemers, terwijl de afhankelijkheid van IT voor elke procesverbetering afneemt.
Klant in de spotlight: Vuori
We streven naar één ding als het om onboarding gaat. En dat is perfectie. Het woord perfect gebruiken in een IT-context is meestal echt geen goed idee, maar als ik het over perfectie heb, gaat het erom dat die laptop er is, dat dat e-mailadres is ingesteld en dat de benodigde toegang beschikbaar is, zodat gebruikers meteen van start kunnen.
Alex Stillings, Director of Workplace Technology bij Vuori Clothing
De resultaten: 100 werkdagen bespaard voor onboarding, offboarding en personeelswijzigingen.
Ontdek hoe het werkt
Wil je een volledige rondleiding door de HR-mogelijkheden in Jira Service Management?
Veelgestelde vragen
Wat is HR-servicemanagement?
HR-servicemanagement is het gebruik van servicemanagementpraktijken om vragen van werknemers, HR-cases, goedkeuringen, kennis, onboarding, offboarding en workflows tussen teams op een gestructureerde, traceerbare manier te beheren.
Hoe helpt Jira Service Management HR-teams?
Jira Service Management helpt HR-teams aanvragen van werknemers te centraliseren, gevoelige cases te beschermen, onboarding en offboarding te automatiseren, samen te werken met andere afdelingen, AI te gebruiken om werk samen te vatten en te prioriteren, en serviceprestaties te meten.
Kunnen HR-teams AI gebruiken in servicemanagement voor werknemers?
Ja. Rovo kan HR-teams helpen gevoelige cases of cases met hoge prioriteit te vinden, casedetails samen te vatten, volgende stappen voor te stellen, vergelijkbare aanvragen aan te bevelen, reacties aan werknemers te verbeteren en hun vragen te beantwoorden met behulp van goedgekeurde bedrijfskennis.
Kan Jira Service Management on- en offboarding automatiseren?
Ja. Jira Service Management kan onboarding- en offboardingstaken coördineren voor HR, IT, Facilities, Security, managers en andere teams. Journeys kunnen taken, afhankelijkheden, communicatie en aanvragen definiëren zodat werk automatisch vooruitgaat.
Hoe beschermt Jira Service Management gevoelige HR-cases?
Jira Service Management kan de toegang tot gevoelige HR-cases beperken, zodat alleen de juiste personen ze kunnen bekijken en eraan kunnen samenwerken. Dit helpt HR-teams de privacy te behouden en tegelijk de context en traceerbaarheid te bewaren die nodig zijn om cases op te lossen.
Wat is het verschil tussen HRIS en HR-servicemanagement?
Een HRIS is in de eerste plaats een systeem voor het registreren van personeelsgegevens en kern-HR-processen zoals salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en personeelsdossiers. HR-servicemanagement richt zich op het leveren van support aan medewerkers via aanvragen, cases, kennis, workflows en coördinatie tussen teams.
Moet ik HRSM-mogelijkheden apart aanschaffen?
Nee. Mogelijkheden voor HR-servicemanagement zijn opgenomen in Jira Service Management, en er is geen apart product of aparte add-on die je moet aanschaffen. Als je organisatie al een Jira Service Management-licentie heeft, kun je die vandaag nog voor HR gaan gebruiken. Zet gewoon een HR-project op, configureer je portal en begin meteen met het beheren van aanvragen van werknemers.
Integreert Jira Service Management met HR-tools van derden?
Ja. Jira Service Management integreert met populaire HR- en zakelijke tools, waaronder Workday, Slack, Microsoft Teams en meer. Een trigger in Workday, zoals wanneer een nieuwe werknemer een aanbod accepteert, kan bijvoorbeeld automatisch een onboardingstraject in Jira Service Management starten. Teams kunnen ook e-mail, chat en andere intakekanalen koppelen, zodat aanvragen van medewerkers worden vastgelegd en gevolgd, ongeacht waar ze vandaan komen.