Atlassian's handleiding voor enterprise-assetbeheer
Before you start, this guide covers:
The scope of enterprise asset management (EAM): Why managing the full lifecycle of physical and operational assets is critical for business teams.
Strategic visibility: How connecting asset, inventory, and contract context reduces operational risk for functions like facilities and procurement.
Building a business CMDB: How to use Assets and object schema templates to create a relational database for non-IT resources.
Operational trust: Using Assets Data Manager to reconcile fragmented data from ERPs and spreadsheets into a single source of truth.
Practical walkthrough: A step-by-step example of managing business requests with full operational visibility and automation.
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Assets, Customer Service Management, Rovo
Reading time: 9 minutes
Stuur bedrijfsactiviteiten aan met meer inzicht in de context van assets en services
Bedrijfsteams zoals facilitaire zaken, inkoop, financiële operations, workplace, R&D en leveranciersbeheer vertrouwen op assetbeheer van organisaties (EAM) voor nauwkeurige informatie om de dagelijkse werkzaamheden draaiende te houden. Ze moeten weten welke assets er zijn, waar ze zich bevinden, wie de eigenaar is, welke contracten erop van toepassing zijn en van welke services of mensen ze afhankelijk zijn.
Wanneer deze informatie verspreid is over spreadsheets, e-mails, inkoopsystemen en gedeelde schijven, verspillen teams tijd aan het achterhalen van details en nemen ze beslissingen met onvolledige context.
Asset- en servicemanagement voor bedrijfsteams brengt die informatie samen, zodat aanvragen, goedkeuringen, levenscyclustaken en rapportage kunnen plaatsvinden met beter inzicht en minder handmatig werk.
This approach, often called asset operations management (AOM), helps business teams answer questions such as: what do we own, where is it, who is responsible, what agreement covers it, and what is the impact if this asset has issues?
Wat is enterprise-assetbeheer?
Enterprise asset management (EAM) is de praktijk van het beheren van operationele serviceworkflows met behulp van betrouwbare gegevens over fysieke assets, voorraad, leveranciers, contracten, faciliteiten en de services die ze ondersteunen. Bedrijfsteams zoals facilitaire teams, inkoop, juridische zaken, financiën, compliance en andere serviceteams gebruiken EAM voor het levenscyclusbeheer van de objecten en assets die ze beheren.
EAM en asset operations management (AOM) sluiten nauw op elkaar aan: EAM biedt de structuur en levenscyclusgegevens, terwijl AOM die gedeelde context gebruikt om operationele, onderhouds- en serviceworkflows te verbinden, waardoor de prestaties van assets en resultaten verbeteren.
Het brengt verschillende gerelateerde mogelijkheden samen:
Assetbeheer: items volgen, zoals kantoorapparatuur, meubilair, gedeelde apparaten, badges, voorraadartikelen en andere bedrijfsmiddelen gedurende de hele levenscyclus.
Voorraadbeheer: inzicht behouden in voorraadniveaus, beschikbaarheid, behoeften voor aanvulling en itemverplaatsingen tussen locaties.
Contract- en leveranciersbeheer: leveranciers, overeenkomsten, software zonder licentie, eigendom, uitgavengerelateerde gegevens en verplichtingen bijhouden.
Service management-workflows: die gegevens gebruiken ter ondersteuning van aanvragen, goedkeuringen, probleemoplossing, onderhoud, onboarding, audits en rapportage.
Assets van Service Collection biedt de structuur om deze informatie op te slaan en te relateren. Sjablonen voor objectschema's kunnen teams helpen sneller aan de slag te gaan, terwijl Assets Data Manager helpt informatie uit meerdere systemen te consolideren en af te stemmen in één betrouwbaarder operationeel overzicht.
Waarom assetbeheer belangrijk is voor organisatie- of bedrijfsteams
Gefragmenteerde gegevens zijn een risico in een moderne organisatie. Wanneer assetinformatie in geïsoleerde spreadsheets en e-mailthreads staat, lopen bedrijfsteams meer operationeel risico en hebben ze onnodige overhead. Of wanneer teams voor facilitaire zaken, inkoop en operations geen eenduidige informatiebron hebben, raken ze niet alleen het overzicht over items kwijt, maar verliezen ze ook het vermogen om efficiënt op te schalen. Wat bedrijfsteams nodig hebben:
Financieel beheer: Stem inkoop-, voorraad- en gebruiksgegevens op elkaar af om verspilling, dubbele uitgaven en onderbenutte resources te verminderen.
Operationele continuïteit: Houd assets, onderhoud, leveranciers en contracten bij om downtime te voorkomen en de servicelevering te versnellen.
Auditgereedheid en risicovermindering: Houd een betrouwbare audittrail bij en identificeer proactief overeenkomsten die verlopen, niet-ondersteunde apparatuur en hiaten in de naleving.
Datagestuurd levenscyclusbeheer: Koppel assets aan serviceworkflows en gebruik realtime gegevens om aanvragen te automatiseren, beslissingen te verbeteren en over te stappen van reactieve oplossingen naar voorspellend onderhoud.
Hoe Service Collection de levenscyclusworkflows van bedrijfsassets ondersteunt
Met Service Collection kunnen bedrijfsteams in een organisatie operationeel werk koppelen aan de onderliggende assets, contracten en inventarisrecords die belangrijk zijn. Dat betekent dat aanvragen en goedkeuringen kunnen plaatsvinden met de juiste context ingebouwd, in plaats van te vertrouwen op e-mailthreads of impliciete kennis.
Genereer de basis met Assets
Met Assets kunnen bedrijfsteams een relationele database aanmaken voor de zaken die ze moeten beheren, en het werkt als je CMDB, waarin configuratie-records en de relaties ertussen worden opgeslagen. Dit kunnen locaties, ruimtes, apparatuur, meubilair, voorraadartikelen, leveranciers, contracten, medewerkers, kostenplaatsen en serviceproviders zijn.
Deze objecten kunnen ook via relaties worden verbonden. Een medisch apparaat kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan een locatie, een supportleverancier, een onderhoudscontract en een bedrijfseigenaar. Een voorraaditem kan worden gekoppeld aan een opslagruimte, een leverancier, een drempelwaarde voor nabestellen en een intern type serviceaanvraag.
Best practice: start with one operational domain that creates frequent requests or reporting needs, such as facilities equipment, inventory stock, or supplier contracts. Then expand as teams build confidence in the model.
Gebruik sjablonen om sneller aan de slag te gaan
Sjablonen helpen teams voorkomen dat ze met een lege pagina moeten beginnen. Hoewel veel organisaties beginnen met op IT gerichte templates, geldt dezelfde aanpak voor zakelijke use cases: gebruik waar mogelijk vooraf gebouwde objectschemastructuren en pas daarna objecttypen, attributen en relaties aan zodat ze aansluiten op de echte workflows van het team.
Voor bedrijfsactiviteiten omvatten veelvoorkomende objectcategorieën vaak:
Faciliteiten en werkplekmiddelen
Inventaris- en voorraaditems
Verkopers en leveranciers
Contracten en verlengingen
Mensen, teams en locaties
Auto-onderdelen, telecomcomponenten, camera's, beveiligingsapparaten, enz.
Dit geeft teams een praktisch startpunt zonder het model vooraf te veel te ontwerpen.
Assets Data Manager gebruiken om het vertrouwen in operationele gegevens te verbeteren
Gegevens over bedrijfsmiddelen komen vaak uit veel verschillende bronnen: ERP-exporten, spreadsheets, inkoopsystemen, leveranciersrapporten, werkplektools en gedeelde documenten. Die systemen zijn het niet altijd met elkaar eens.
Assets Data Manager helpt teams die informatie te consolideren, op te schonen en af te stemmen voordat deze operationeel wordt gebruikt. Dit is vooral handig wanneer meerdere afdelingen overlappende records bijhouden voor dezelfde assets, inventaris of overeenkomsten.
Met Assets Data Manager kunnen teams:
Records uit meerdere operationele systemen samenbrengen
Dubbele of inconsistente records identificeren
Naamgevings- en attribuutwaarden normaliseren
Ontbrekende details markeren over eigenaarschap of levenscyclus
Het vertrouwen verbeteren in downstream workflows en rapportages
Aanvragen, goedkeuringen en issues koppelen aan bedrijfsmiddelen
Met Jira Service Management kunnen teams aanvragen en issues rechtstreeks koppelen aan Assets-objecten. Dat betekent dat medewerkers rechtstreeks in de aanvraag kunnen verwijzen naar een ruimte, printer, badge, voorraaditem, contract of leverancier, en dat agents meteen vanuit de juiste context kunnen werken.
Een facilitair coördinator die een onderhoudsaanvraag afhandelt, kan de ruimte, het gebouw, de geïnstalleerde apparatuur, de leverancier en de onderhoudsovereenkomst zien. Een inkoopanalist die een inkoopaanvraag beoordeelt, kan zien of een vergelijkbaar item al op voorraad is of onder een bestaande leveranciersovereenkomst valt.
Servicebewuste bedrijfsactiviteiten ondersteunen
Veel bedrijfsmiddelen ondersteunen services, niet alleen afdelingen. Een vergaderruimte ondersteunt werkplekactiviteiten. Een badgesysteem ondersteunt toegangsbeheer. Een leverancierscontract ondersteunt de continuïteit van de inkoop. Een voorraadmagazijn ondersteunt fulfillment.
Door assets en operationele records te koppelen aan de services die ze support bieden, kunnen teams beter begrijpen wat de impact is als iets kapotgaat, bijna op is, verloopt of goedkeuring nodig heeft. Dit helpt bij prioritering, escalatie en communicatie met belanghebbenden.
Routinematige levenscyclustaken automatiseren
Automatisering kan handmatig werk verminderen en bedrijfsteams helpen gegevens actueel te houden. Teams kunnen automatisering gebruiken om eigenaarschap bij te werken, belanghebbenden op de hoogte te brengen, vervolgtaken aan te maken of werk te routeren op basis van de geselecteerde asset, de locatie, het inventory-item of het contract.
Gangbare voorbeelden zijn:
Een aanvraag voor aanvulling maken wanneer de voorraad onder een drempelwaarde daalt
De eigenaar waarschuwen wanneer een contract bijna moet worden verlengd
Een facilitaire aanvraag toewijzen op basis van de selectie van een gebouw of ruimte
De assetstatus bijwerken wanneer een aanvraag wordt goedgekeurd of afgerond
Het activeren van beoordelingstaken voor aflopende garanties, leasecontracten of leveranciersovereenkomsten
Stapsgewijs voorbeeld: van aanvraag naar operationele zichtbaarheid
Hier is een praktisch voorbeeld van hoe asset- en servicemanagement voor bedrijfsteams kan werken in facilitaire, inkoop-, voorraad- en contractworkflows.
Scenario
Een groeiend bedrijf beheert kantoorapparatuur, voorradige benodigdheden, leverancierscontracten en facilitaire aanvragen op meerdere locaties. Tegenwoordig wordt voorraad bijgehouden in spreadsheets, staan leveranciersgegevens in e-mail en vertrouwen facilitaire teams op gedeelde inboxen. Medewerkers dienen vaak dubbele inkoopaanvragen in omdat ze niet kunnen zien wat al beschikbaar is.
Stap 1: Modelleer de operationele assets
Het operations-team maakt een Assets-schema aan voor locaties, ruimten, apparatuur, voorraadartikelen, leveranciers, contracten en medewerkers. Ze definiëren codekenmerken zoals assetstatus, locatie, besteldrempel, contractbegin- en einddatum, eigenaar van de leverancier en servicecategorie.
Ze koppelen ook gerelateerde objecten, zoals:
Voorraaditem aan opslaglocatie
Apparatuur aan ruimte of verdieping
Leverancier aan contract
Contract aan gedekte asset of service
Werknemer aan toegewezen apparatuur of toegangsitem
Stap 2: Consolideer brongegevens
Het team gebruikt Assets Data Manager om informatie op te halen uit exportbestanden van inkoop, inventarisspreadsheets, werkpleksystemen en leveranciersoverzichten. Dubbele namen van leveranciers worden samengevoegd, ontbrekende locaties worden gemarkeerd en verouderde contractgegevens worden opgeschoond voordat gegevens in het werkmodel worden gepubliceerd.
Outcome: the team now works from cleaner, more consistent records rather than piecing together answers across multiple spreadsheets and inboxes.
Stap 3: Verbind het model met serviceworkflows
Het team voegt Assets-velden toe aan aanvraagtypen in Jira Service Management. Medewerkers kunnen nu aanvragen indienen voor facilitaire problemen, het aanvullen van voorraden, inkoopbehoeften of contractvragen, met het bijbehorende asset of item als bijlage.
Bijvoorbeeld:
Een facilitaire aanvraag is gekoppeld aan een ruimte en de geïnstalleerde apparatuur
Een inkoopaanvraag koppelt aan een leverancier of catalogusitem
Een voorraadaanvraag is gekoppeld aan het stock item en de opslaglocatie
Een aanvraag voor contractbeoordeling koppelt aan de actieve overeenkomst en leverancier
Stap 4: Gebruik automatisering om handmatig werk te verminderen
Wanneer de hoeveelheid van een voorraad-item onder de drempelwaarde komt, maakt automatisering een aanvultaak aan. Wanneer een contract nog 60 dagen verwijderd is van verlenging, maakt automatisering een review-issue aan voor de inkoopeigenaar. Wanneer een facilitaire aanvraag wordt ingediend voor een specifiek kantoor, stuurt automatisering deze naar het juiste regionale team.
Stap 5: Verbeter rapportage en besluitvorming
Doordat assets, contracten en aanvragen met elkaar zijn verbonden, kunnen bedrijfsteams effectiever rapporteren over wat ze bezitten, wat wordt gebruikt, wat moet worden verlengd en waar operationele knelpunten bestaan. Leidinggevenden krijgen meer inzicht zonder teams te hoeven vragen om elke maand handmatig rapporten opnieuw te maken.
Deze zelfde zichtbaarheid kan er ook voor zorgen dat alle contracten voor één leverancier tegelijk worden verlengd, waardoor verlengingsverloop afneemt en de kosten mogelijk lager worden doordat je inzicht krijgt in alle contracten.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Fase | Wat het team doet | Operationele waarde |
Bedrijfsmiddelen modelleren | Objecten aanmaken voor locaties, voorraad, leveranciers, contracten en apparatuur | Maakt een gedeeld operationeel register aan |
Gegevenskwaliteit verbeteren | Assets Data Manager gebruiken om records uit meerdere bronnen op elkaar af te stemmen | Zorgt voor meer vertrouwen in de gegevens die teams dagelijks gebruiken |
Verbinden met aanvragen | Bedrijfsmiddelen rechtstreeks koppelen aan Jira Service Management-workflows | Geeft agents en coördinatoren direct context |
Levenscyclustaken automatiseren | Verlengingen, aanvullingen, routering en updates automatisch activeren | Vermindert handmatig werk en gemiste stappen |
Met vertrouwen rapporteren | Assetgebruik, contracttiming, voorraadstatus en aanvraagpatronen bijhouden | Ondersteunt betere planning en zakelijke beslissingen |
Hoe je de implementatie aanpakt
Als je deze functionaliteit voor een bedrijfsfunctie bouwt, werkt een gefaseerde aanpak meestal het best.
Begin met één operationele workflow met een hoog volume, zoals facilitaire aanvragen, voorraad aanvullen of contractverlengingen bijhouden.
Definieer de minimale bruikbare set objecten, attributen en relaties die nodig is om die workflow te ondersteunen.
Gebruik Assets Data Manager om bronrecords op te schonen en af te stemmen voordat je breed opschaalt.
Vvoeg Assets-context direct toe aan de aanvraag- en goedkeuringsflows waar teams al werken.
Gebruik automatisering voor herinneringen, routering, aanvulling en updates van de levenscyclus.
Breid geleidelijk uit naar aangrenzende domeinen, zoals leveranciers, locaties en servicegerelateerde rapportage.
Good first milestone: make it easy for a coordinator or approver to answer what item or agreement is involved, where it is, who owns it, what state it is in, and what should happen next.
Klant in de spotlight: Atlassian Williams F1 Team
We zien Assets echt als een manier om volledig inzicht te krijgen in de dingen die voor ons belangrijk zijn gedurende de hele levenscyclus.
Richard Sworder, Head of Product Ownership, Atlassian Williams F1 Team
Veelgestelde vragen
Wat is assetbeheer voor organisaties (EAM)?
Enterprise assetbeheer (EAM) is de praktijk van het beheren van de volledige levenscyclus van de fysieke assets van een organisatie, van inkoop en onderhoud tot afstoting. Het helpt bedrijfsteams, zoals facilitaire en operations-teams, om de prestaties van assets te maximaliseren, operationele kosten te verlagen en veiligheid en compliance in de hele organisatie te waarborgen.
Wat is het verschil tussen assetbeheer voor organisaties (EAM) en IT-assetbeheer (ITAM)?
Hoewel ITAM (IT asset management) zich specifiek richt op technologie-assets zoals laptops, softwarelicenties en servers, is organisatie-assetbeheer EAM breder. EAM omvat alle bedrijfskritische fysieke assets, waaronder facilitaire apparatuur, voertuigen van het wagenpark, kantoormeubilair en industriële machines, en zorgt voor operationele continuïteit in niet-IT-afdelingen.
Hoe ondersteunt een CMDB bedrijfsteams?
Een CMDB (configuratiemanagement-database) ondersteunt bedrijfsteams door de relaties in kaart te brengen tussen assets en de services die ze leveren. In plaats van een platte lijst toont een CMDB afhankelijkheden, zoals welk leverancierscontract een specifiek apparaat dekt, zodat teams sneller de impact van problemen kunnen beoordelen.
Wat is asset operations management (AOM)?
Beheer van asset-activiteiten (AOM) vormt een strategisch framework dat onderhouds-, betrouwbaarheids- en operationele teams met elkaar verbindt via gedeelde gegevens. Door deze functies te integreren helpt AOM organisaties om afstand te nemen van reactieve "fix-on-failure"-modellen en over te stappen op proactieve, datagestuurde strategieën die de uptime van assets en de algehele bedrijfsproductiviteit verbeteren.