trivago、アトラシアンの AI 搭載 Teamwork Collection でミーティング文化、コラボレーション、旅行を変革

課題: 世界有数のホテル検索プラットフォームである trivago が成長し、チームが発展するにつれて、チーム間やツール間の分断、レガシー技術、一貫性のない作業方法が足かせとなっていました。チームはミーティングに圧倒され、コラボレーションする、効率的に作業する、作業を拡張することに苦労していました。

解決策: プラクティスを最新化し、1 つの中央プラットフォームを構築するため、trivago は アトラシアンで実装した System of Work でチームを統合しています。Teamwork Collection へのアップグレードにより、コラボレーションが向上し、Loom の動画コミュニケーション アプリと Rovo のエンタープライズ検索および AI 機能へのアクセスが可能になりました。

成果: System of Work の中核に Teamwork Collection を据えることで、trivago は不要なミーティングや長い文書を短い Loom 動画に置き換え、Confluence ホワイトボードで作業セッションを変革し、Rovo を使用して従業員が数秒で回答を見つけてアクションを起こせるようにしています。

ホテルなら trivago。チームワークならアトラシアン

trivago は、グローバルな拡大を果たしてヨーロッパで最も成功したデジタル企業の 1 つです。競争の激しい旅行業界では、スピード、顧客体験、イノベーションがすべてです。こうした特質は企業の成長に伴って失われがちですが、trivago では構造、ツール、チームワークを改善することで、このような強みの典型的な劣化を回避することを目指しました。

同社は新たなゴールを設定しました。それは、この業界で最も学習と実行が速い企業となり、AI の力を最大限に活用して生産性とイノベーションの向上を推進し、600 名以上の人材基盤が 6,000 名規模で実行できるよう拡張することです。

この AI ファーストの野心をサポートして、チームの取り組み方を近代化するために、trivago は技術チームとビジネス チーム全体の全従業員に対して、アトラシアンの Teamwork Collection を標準化し、同社のより広範なアトラシアン プラットフォームの一部として Jira Service Management と Jira Product Discovery を導入しました。

trivago では、次のようなケースにおいて、作業の取り組み方とシステムの改善が成果を上げています。

• 会社全体でチームを連携して、計画、コミュニケーション、デリバリーを改善/加速する

• 340 時間に及ぶミーティングを Loom コンテンツに移行して、残りのミーティングをはるかに生産的かつ効果的にし、長い Confluence ページを短くて理解しやすい動画に変換する

• より迅速かつスマートに作業できるように、Rovo を使用してアトラシアンを 9 つ以上のサードパーティ ツールと連携する

• Confluence ホワイトボードでブレーンストーミングとコラボレーションを変革し、アイデアを自動的に整理して Jira のタスクに変換する

trivago のアトラシアン スイート管理者である Laura Bennett 氏は次のように述べています。「チームが分断されている複数のツールを切り替えながら作業するのは効率的ではありません。アトラシアンによる System of Work の構築に投資することで、すべてを一元管理できるようになりました」

より本質的な問題の解決: 多すぎるミーティング、サイロ化、ナレッジ共有

trivago は 2000 年代初頭に Jira と Confluence を導入し、これらのアプリを活用してビジネスを前進させました。しかし、時間が経つにつれて働き方にひびが入り始めたと Bennett 氏は言います。

社内の調査では、ミーティングは気が散る最大の要因であると従業員から報告されました。ステータス更新、ちょっとした意思決定、簡単なデモのはずが、大人数が参加する長時間のミーティングになってしまうのは日常茶飯時でした。チーム メンバーは壁に付箋を貼り、それらを写真に撮って、後で書き写していました。これは面倒でミスが起こりやすいプロセスで、アクションを起こすことが困難でした。全体的に、これらの慣行は進捗を遅らせ、集中力を妨げ、拡張することが困難でした。

ミーティング後、進行役が Confluence にメモを追加します。Bennett 氏によると、従業員は「すべてを文書化」しているとのことです。しかし、大量の長文ページが再び使用されることはほとんどありませんでした。

一方で、trivago の他のツール (Google Drive、Slack、Microsoft アプリなど) にも重要な知識が散在しており、チーム メンバーが必要な情報をすばやく見つけたり、複数のチーム全体でコラボレーションしたりすることを妨げていました。この断片化によってコストが押し上げられ、可視性が損なわれ、効率性と標準化が阻害されていました。

同時に、trivago は AI プログラムを急速に拡張していましたが、AI ツールの大部分は日常の作業から切り離されたままでした。チームは、以下を必要としていました。

• AI を活用した、誰もがアクセスできる統合プラットフォーム

• ドキュメントとミーティングをより効率的で使いやすく、アクションにつながるものにする方法

• ツールセット全体に安全かつインテリジェントに適用できる検索と自動化

trivago にとって、プロセスとプラットフォームの両方を見直す時期が来ていました。

社内コミュニケーションの改善に関するちょっとした冗談が、会社全体の本格的な変革につながった経緯

trivago のリーダーたちが「企業版 TikTok」(短くて魅力的なコンテンツ) が欲しいと冗談を言ったとき、彼らは本気で新たなソーシャル ネットワークを立ち上げようとしていたわけではありませんでした。より深い課題を解決する必要があったのです。社内での作業の進め方が、現代の職場における人々のコミュニケーションや意思決定の方法と合致しなくなっていたからです。

Loom のデモを見た Bennett 氏は、まさにこれが必要なのだと確信しました。「以前は、スクリーンショットを撮影して注釈を付けるツールしかなく、動画を素早く作成して簡単に共有できるツールはありませんでした。Loom はどちらのニーズも完璧に満たしていたのです」と Bennett 氏は語ります。

trivago はすでに Jira と Confluence を利用していたため、Loom と Rovo を追加して、これらのアプリをまとめることで、Loom をスタンドアロン アプリとして購入するよりも大幅にコストを削減できました。「Loom によって生活の質が大幅に向上することはわかっていました。Loom が Teamwork Collection の一部として提供されているのを見たとき、これほどの低コストでこれだけのものが手に入ることに驚かされたものです」と Bennett 氏は振り返ります。

当時、trivago は Atlassian Cloud への移行を済ませており、プラットフォームの標準化を進めていたため、決断するのは簡単でした。Teamwork Collection に投資することで、すべてを一元化できるようになり、さらにビデオ コミュニケーションと AI 機能を費用対効果の高い方法で追加できました。

Teamwork Collection でコラボレーション、ミーティング、日常の作業を変革

アトラシアンの Teamwork Collection を System of Work の中核に据えることで、trivago はチームのコミュニケーション、コラボレーション、意思決定の方法を日々変革しています。

Loom: 新しいミーティング文化を促進

trivago のチームは、ミーティングのタイミングと方法を変革する手段として Loom をすぐに受け入れました。まずミーティングありきとせず、従業員は招待状を送る前に「これは Loom でできるのでは?」というシンプルな質問をするようになりました。

開発者は早い時期から Loom を支持し、Loom を使用して簡単なウォークスルーを録画し、リアルタイムでコラボレーションすることなく進捗の妨げを解消していました。その後、他のチームも、説明する代わりに (または説明に加えて) 実際に見せることで、このアプリが自分たちの作業をどのようにサポートできるかを理解しました。基本的なステータス更新やデモから、Confluence ページや Jira ボードのウォークスルー、OKR チェックインまで、あらゆる用途で使用するようになりました。特に OKR チェックインの分野では、非常に価値のあるツールとなっています。「以前は対面で行っていた OKR の進捗と貢献度の説明を、今では Loom で事前に録画できます。これにより、ミーティングではステータス報告ではなく意思決定とエスカレーションに焦点を当てることができ、セッション時間の短縮と準備の改善につながりました」と Bennett 氏は説明します。

Bennett 氏は次のように付け加えています。「trivago の Teamwork Collection の一部である Loom によって、不要なミーティングや長い Confluence ページを短い Loom 動画に置き換えられるようになりました。おかげで、コミュニケーションがより迅速で魅力的、そして理解しやすいものになりました。Teamwork Collection は、私たちのミーティング文化を改善し、コラボレーションやコミュニケーションの方法を変革してくれました」

Confluence ホワイトボード & リアルタイム文書: 付箋を使わずに、ただちにアクションを実行

trivago チームは Confluence ホワイトボードでミーティングをさらにレベルアップしました。物理的なホワイトボードや付箋に頼る代わりに、この機能によって場所を問わずにコラボレーションを行い、テーマを素早くまとめられるようになったのです。Rovo でプロセスも簡素化されました。これにより、結果を要約し、アイデアを Jira チケットに迅速に変換して、成果物を検索できるようにしました。

Bennett 氏は次のように述べています。「以前は、手作業で時間のかかるふりかえりを行っていました。紙の付箋と写真を使っていたので、フォローアップするのも大変でした。今では Confluence ホワイトボードと Rovo を使用して、ファシリテートしやすく、すばやくアクションに移せる、デジタル化されたふりかえりを実施しています」

Rovo: 従業員がより速く、よりスマートに作業できるよう支援する AI チーム メイト

trivago は AI にアトラシアンの Rovo を自動的に選択したわけではありません。「複数の AI ソリューションをパイロット運用しました。そのなかでも Rovo は最も直感的であり、AI の経験がない人でも、エンタープライズ検索を素早く簡単に活用できると感じたのです」と Bennett 氏は述べています。「今では Slack、Microsoft ツール、GitHub、Workday、Atlassian アプリなど、9 つ以上の個別のアプリとすべてのチームを安全に接続して、必要なものを見つけてアクションをただちに実行できるようになりました」

trivago の年次社内 AI 利用調査によると、技術職と製品職の従業員のうち、最大 20% が 1 日あたり 1 時間以上の時間を節約しています。技術チームとビジネス チームの両方が、さまざまなワークフローを改善するために、Rovo を次のように活用しています。

• 法務部門は [チーム] からリクエストを受け取り、エージェントを使用して自動的に要約と分類を行うことで、年間 200 時間以上を節約しています。

• マーケティング チームはキャンペーンの開始後に Rovo を使用してパフォーマンスを分析し、最適化します。

• 製品開発チームは、製品のローンチや改善のためのドキュメント作成とコーディングで Rovo を活用しています。

Rovo は trivago におけるその他の AI 投資を補完し、既存のプロセスを AI で改善するだけでなく、AI を中心とした作業の再構築への移行を支援します。組織全体での AI 導入率は 90% に達し、2 年間で 60% 以上増加しました。製品マネージャー & AI アンバサダーの Sahil Maniar 氏は次のように付け加えています。「trivago における AI は、もはや副次的な実験ではありません。エンジンの一部として、意思決定を形成し、創造性を拡張しています。さらには私たちの作業をただ加速させるのではなく、より大規模なアイデアの構築をサポートしています」

Jira Product Discovery と Jira Service Management: リクエスト、ロードマップ、さらには読書まで管理

trivago は、優先順位付けとロードマップ作成に Jira Product Discovery を、IT とエンタープライズ サービス管理に Jira Service Management を活用することで、アトラシアン プラットフォームを構築しています。trivago ではまず技術チームがこれらのアプリを使用しました。一方、ビジネス チームもさまざまなワークフローを簡素化するためにこれらのアプリを導入しています。

• 従業員は Confluence を使用して会社のライブラリ カタログを閲覧し、さらに Jira Service Management のアセットで貸し出された本を追跡します。

• 製品とマーケティングでは、約 100 名のコラボレーターを集めて戦略計画を立て、Jira Product Discovery でアイデアを収集して、優先順位付けを行いました。

• 設備チーム、HR チーム、グローバル調達チーム、さらにその他のチームは、Jira Service Management によってリクエストの受付と承認を簡素化し、可視性を向上させています。

予約確定: チームの変革ジャーニーが始まります

アトラシアンの Teamwork Collection でチームとツールを統合することで、trivago ではすでに年間数千時間と数千ドルの削減を実現しており、同時にチームが次世代に向けた働き方の再構築に大きく前進することをサポートしています。

今後、trivago では以下を計画しています。

• Rovo の使用を拡大し、実際のビジネス課題の解決、チームの強化、新たな収益源の創出に重点を置く

• Jira と Jira Service Management を他のビジネス チームにも拡張し、リクエストとコラボレーションの中央プラットフォームを構築する

• Jira Product Discovery と Atlassian Goals で戦略を実行に結び付け、OKR、ロードマップ、デリバリーをすべて 1 か所で管理する

trivago のチームにとって、アトラシアンは単なるツールのコレクション以上の存在です。知識をより迅速に共有し、より良い意思決定を行い、最終的にお客様に最高のエクスペリエンスを提供するのに役立つ、接続された System of Work の基盤です。Bennett 氏は次のように述べています。「Teamwork Collection でチームとデータを結び付けることで、貴重な時間とコストを節約できています。これは、お客様にも同様の効果をもたらすという弊社のミッションを実現する主要な要素です」