IKEA Place: innovación hecha realidad

Nos ha pasado a todos: plantarnos delante de un Karlstad o un Ektorp (para los profanos en la terminología de IKEA, se trata de sofás) preciosos, listos para llevárnoslo a casa y pasarnos la tarde con Netflix y una llave Allen. Ahora bien, entre la comodidad de tu nuevo sofá y tú solo se interpone una sencilla pregunta: “¿Cabrá?”.

Este problema tan habitual fue el que TWNKLS | AR, una empresa de PTC (también conocida como “PTC”), se dispuso a ayudar a IKEA a resolver. En 2018, PTC introdujo su empresa de transformación digital en una feria de innovación organizada por IKEA y propuso su idea para IKEA Place, una aplicación de visualización en 3D que utilizaría realidad aumentada (RA) para “colocar virtualmente modelos en 3D a escala real en tu propio espacio”. Los compradores podrían utilizar la aplicación para probar virtualmente los muebles que estuvieran planteándose comprar, o bien apuntar con su cámara a un espacio y explorar los productos que podrían quedar bien allí.

La ingeniosa idea de PTC era exactamente lo que IKEA y sus clientes andaban buscando. El gigante comercial nombró a PTC la ganadora de la feria de innovación y empezó a planear una alianza que convirtiera la aplicación de RA en un servicio de IRL.

Desde la casilla de salida hasta la versión 1 en 9 semanas

No podían haber elegido mejor momento: Apple anunció que lanzaría su ARKit para desarrolladores de todo el mundo tan solo nueve semanas más tarde. Aunque el plazo era muy exigente, PTC vio una enorme oportunidad de lanzar la primera versión de la aplicación Place junto con el primer ARKit, con la esperanza de captar la atención de Apple y subirse al carro de la RA hacia el éxito.

PTC pronto reunió a un equipo y creó un plan de proyecto para cumplir el plazo que se les echaba encima. Jefferson Scomacao, el director de Desarrollo, y Andy Barker, el director de Proyecto, lideraron al equipo en el proceso de concepción y producción a una velocidad vertiginosa, y emplearon Jira Software para hacer un seguimiento del proyecto y las incidencias. Al cabo de dos meses trabajando jornadas maratonianas hasta altas horas de la noche, el equipo lanzó la primera versión de IKEA Place junto con el ARKit de Apple. Al cabo de unos días, la aplicación se había descargado cientos de miles de veces e incluso había captado la atención de Tim Cook, el director ejecutivo de Apple, quien hizo una demostración de ella en un evento y la describió como “el futuro de las compras”.

En vista de la aclamadora acogida, PTC e IKEA supieron que tenían algo grande entre manos. Con ganas de más, lo celebraron, respiraron hondo y regresaron al laboratorio para acometer la tarea de llevar la aplicación Place al siguiente nivel.

Conexión de equipos mediante Trello

A medida que iban desarrollando una hoja de ruta para el futuro, en PTC se dieron cuenta de que necesitarían varios equipos de su propia empresa, así como de IKEA y otros partners estratégicos, para crear la siguiente versión. Cada equipo estaba en un lugar distinto, su nivel de conocimientos tecnológicos era dispar y empleaba un software diferente para gestionar su trabajo.

Aunque todos querían colaborar, no tenían ninguna intención de configurar sistemas nuevos ni aprender a usarlos para este proyecto, y tampoco es que ninguno de ellos tuviera tiempo para hacerlo. Según Andy: “Con tantísimos partners internos y externos, el personal no quería o no podía abrir su propio sistema. Teníamos que colaborar y empezar a hacerlo rápido”.

El tablero Product Roadmap (Hoja de ruta del producto) contiene un backlog de los planes futuros para la aplicación Place y ofrece una visión de conjunto superficial del trabajo en progreso y terminado. Jefferson comenta que utilizar Trello contribuyó a aumentar el número de elementos de la hoja de ruta documentados y supervisados de “nuevos” a “completados” en un 20-40 %, así como a mantener la concentración y la organización de los equipos a medida que iban entrando nuevas solicitudes. “Cuando desde IKEA nos piden una nueva función, podemos decirles si está en la hoja de ruta y para cuándo está prevista —afirma—. Esto nos ayuda a protegernos contra el riesgo de desviarnos del camino marcado y a saber en qué tenemos que centrarnos”.

Cuando se sacan funciones y errores del backlog para incorporarlos a un sprint, el equipo del proyecto de IKEA de PTC hace un seguimiento de las tareas en las que están trabajando en el tablero Current Assignments (Asignaciones en curso). En la gestión de estas tareas participan varios equipos, por lo que cada uno tiene su propia lista de elementos pendientes. De este modo, todo el mundo puede permanecer concentrado en sus propias tareas y, al mismo tiempo, ver cómo se solapa su trabajo con el de los demás. Para los gestores de proyecto y los líderes, este tablero también presenta un valor incalculable para el seguimiento del progreso y la generación de informes.

Según Jefferson, gestionar el control de calidad en Trello contribuyó a “salvar la situación”. El control de calidad era una enorme fuente de estrés durante el desarrollo de la versión 1 de IKEA Place, ya que los 30 partners de control de calidad hacían un seguimiento de su trabajo en hojas de cálculo y documentos de Word. Esto hacía que los desarrolladores lo tuvieran difícil para hacer un seguimiento de los errores e integrarlos en las incidencias de Jira Software, y a los líderes les resultaba prácticamente imposible ver los problemas, las soluciones y las regresiones.

Utilizar Trello para gestionar el control de calidad solventó todos estos retos y muchos más. Ahora, a los especialistas de control de calidad les resulta más fácil crear nuevas sesiones y saber qué es lo que buscan los líderes. Además, los gestores pueden hacer un seguimiento de los datos de control de calidad, tomar decisiones mejor fundamentadas y transferir información a otros sistemas si es preciso. Por consiguiente, el número total de incidencias se desplomó en un 85 %, y el rendimiento (que se medía por el porcentaje de incidencias corregidas) mejoró en más de un 125 %.

El equipo del proyecto de IKEA de PTC también usó Power-Ups para personalizar Trello a fin de adaptarlo a su flujo de trabajo e integrar la herramienta en otros sistemas esenciales para la colaboración y el desarrollo. Por ejemplo, el equipo incorporó Campos personalizados para hacer un seguimiento de las versiones, los tipos de error y las personas asignadas. Las integraciones de Power-Ups también pasan información entre Trello y Google Drive, Slack, Giphy, Blue Jeans y OneDrive.

Este robusto sistema integrado ha sido un punto de inflexión para el equipo del proyecto de IKEA de PTC, ya que posibilita que todo el equipo de desarrollo pueda colaborar con mayor rapidez y facilidad que antes, además de ofrecer a todos los colaboradores visibilidad de la información importante que les ayuda a prevenir la repetición de incidentes, a tomar decisiones inteligentes y a permitir el uso compartido del conocimiento.

Una nueva vía para ayudar a equipos de todo el mundo a colaborar mejor

A medida que el proyecto IKEA Place incorporaba nuevos partners y se iba distribuyendo cada vez más durante el desarrollo de la versión 2, surgió un nuevo reto: la colaboración remota. Entre las diferencias horarias, de idioma y culturales, a Jefferson y a Andy se les hizo difícil mantener la sincronía y la calidad del resultado.

Desde su publicación inicial, IKEA Place se ha descargado más de cuatro millones de veces y ha recibido más de 100 000 opiniones, con una puntuación media de casi cinco estrellas en el App Store. Además, la aplicación ha logrado 18 premios y sigue recibiéndolos, incluidos el premio Auggie (el de la Exposición Mundial de Realidad Aumentada) de 2018 a la mejor aplicación de consumo, el premio de Creative Circle por el mejor uso de la tecnología y el primer puesto en la lista de mejores aplicaciones de RA del mundo para iOS no destinadas a juegos (una proeza que continúa en su haber).

Con Trello integrado como parte esencial de su ecosistema de Atlassian, no cabe duda de que el equipo del proyecto de IKEA de PTC ha transformado en la actualidad la manera de trabajar de su equipo y sus líderes, al tiempo que ha presentado a los clientes y homólogos comerciales de IKEA la experiencia de compra del futuro.