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Du rêve à la réalité (augmentée) : comment PTC a créé l'app IKEA Place grâce à Trello


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IKEA Place : et l'innovation devient réalité

Nous avons tous vécu la situation au moins une fois : alors que l'on se tenait devant un superbe Kivik ou Ektorp (des canapés IKEA pour les novices), prêt à le ramener à la maison et à passer la soirée avec une clé Allen devant Netflix, une question simple nous est venue à l'esprit, à savoir si le fameux canapé allait rentrer chez nous.

C'est là tout l'enjeu que TWNKLS, une société du groupe PTC (également abrégé en PTC) s'est mise au défi de relever aux côtés d'IKEA. En 2018, PTC a inscrit son entreprise spécialisée dans la transformation digitale à un salon de l'innovation organisé par IKEA et a présenté son concept « IKEA Place », une app de visualisation en 3D qui utiliserait la réalité augmentée (AR) pour « placer virtuellement des modèles 3D à l'échelle dans votre intérieur ». Les acheteurs pourraient utiliser l'app pour estimer l'effet de tous les produits qu'ils envisagent d'acquérir, ou pointer leur appareil photo sur un espace et découvrir les produits qui pourraient leur convenir.

L'idée ingénieuse de PTC correspondait exactement à ce que recherchaient IKEA et ses clients. Le géant de la vente au détail a décerné à PTC la première place lors du salon de l'innovation et a commencé à planifier un partenariat qui ferait de l'app d'AR un véritable service.

De la case départ à la version 1 en neuf semaines

Le moment n'aurait pas pu être mieux choisi : Apple allait lancer son ARKit pour les développeurs du monde entier neuf semaines plus tard. Même si le calendrier était agressif, PTC a vu le potentiel que représentait un lancement de la première version de l'app IKEA Place en parallèle du premier ARKit et espérait attirer l'attention d'Apple et surfer sur la vague de la réalité augmentée.

PTC a rapidement formé une équipe et élaboré un plan de projet pour tenir le délai très serré. Le responsable du développement, Jefferson Scomacao, et le chef de projet, Andy Barker, ont piloté l'équipe de l'idéation à la production à un rythme effréné, se servant de Jira Software pour le suivi du projet et des tickets. Après deux mois de travail acharné, l'équipe a livré la première version d'IKEA Place en parallèle de l'ARKit d'Apple. En l'espace de quelques jours, l'app avait atteint des centaines de milliers de téléchargements et même attiré l'attention du PDG d'Apple, Tim Cook, lequel en a fait la démo lors d'un événement et l'a qualifiée d'« avenir du shopping ».

Compte tenu des critiques élogieuses, PTC et IKEA savaient qu'elles tenaient là une bonne idée. Désireuses d'aller plus loin, les deux entreprises partenaires ont salué cette innovation, pris une profonde inspiration et repris le chemin du labo pour propulser l'app IKEA Place à un tout autre niveau.

Combler le fossé entre les équipes grâce à Trello

Alors qu'elle élaborait une feuille de route pour l'avenir, PTC a réalisé qu'elle aurait besoin de plusieurs équipes de ses propres rangs, d'IKEA et d'autres partenaires stratégiques pour développer la prochaine version. Chaque équipe se trouvait à un endroit différent, maîtrisait plus ou moins bien les aspects techniques et utilisait différents logiciels pour gérer son travail.

Même si toutes avaient hâte de collaborer ensemble, elles n'étaient pas pressées de configurer et de découvrir de nouveaux systèmes pour ce projet, sans parler du fait qu'elles n'en avaient pas le temps. « Avec un tel nombre de partenaires en interne et en externe, les gens ne souhaitaient pas voire ne pouvaient pas ouvrir leur propre système. Nous devions collaborer et nous lancer rapidement. », affirme Andy Barker.

C'est alors que Jefferson Scomacao a suggéré une solution : Trello. Après l'avoir utilisé à de précédents postes, il savait à quel point il était facile de créer une équipe dans Trello, de configurer des tableaux intuitifs et de les partager avec des partenaires externes en un tournemain, tout en conservant le contrôle sur les autorisations. Il avait l'intime conviction que cette solution serait à la fois rapide et simple pour tout le monde (même pour ceux qui ne l'avaient encore jamais utilisée), et qu'elle s'intégrerait au reste de l'écosystème Atlassian de PTC.

Standardiser la productivité pour des performances 125 % supérieures

Les partenaires d'IKEA et de PTC ont donné leur accord pour utiliser Trello. Jefferson Scomacao et Andy Barker ont donc commencé à configurer des tableaux pour chaque workflow : création de feuille de route, suivi des tâches et tests d'assurance qualité (QA).

En utilisant Trello pour gérer les QA, nous avons accru les performances (mesurées par le pourcentage de tickets résolus) de plus de 125 %.

Le tableau de la feuille de route produit héberge un backlog des plans futurs pour l'app IKEA Place et offre un aperçu dans les grandes lignes du travail en cours et terminé. Jefferson Scomacao rapporte que Trello a permis d'accroître le nombre de tâches de la feuille de route documentées et suivies de A à Z de 20 à 40 %, tout en s'assurant que les équipes restaient concentrées et organisées à mesure qu'elles recevaient de nouvelles demandes. « Lorsqu'IKEA a demandé une nouvelle fonctionnalité, nous avons pu lui dire si celle-ci se trouvait sur la feuille de route et pour quand nous l'avions planifiée », affirme-t-il. « Nous nous assurons ainsi que nous restons sur la bonne voie et que nous comprenons nos priorités. »

Lorsque nous faisons un pull des fonctionnalités et des bugs du backlog vers un sprint, l'équipe de projet IKEA de PTC suit les tâches sur lesquelles elle travaille sur le tableau des assignations en cours. Plusieurs équipes sont impliquées dans la gestion de ces tâches. Chacune possède donc sa propre liste de tâches à accomplir. Ainsi, chacun peut rester concentré sur ses propres tâches, tout en voyant en quoi son travail se recoupe avec celui des autres. Les chefs de projet et les dirigeants sont eux aussi d'avis que ce tableau est indispensable pour suivre l'avancement et en faire état.

Jefferson Scomacao affirme que la gestion du QA dans Trello les a tout simplement « sauvés ». Le QA était une source de stress immense durant le développement de la première version d'IKEA Place, car les 30 partenaires de QA suivaient leur travail dans des feuilles de calcul et des documents Word. Les développeurs avaient donc du mal à suivre les bugs et à les intégrer aux tickets Jira Software, et la direction était dans la quasi-impossibilité de discerner les problèmes, les solutions et les régressions.

En utilisant Trello pour gérer le QA, les équipes ont pu relever tous ces défis et bien d'autres encore. Il est désormais plus facile pour les spécialistes du QA de créer des sessions et de comprendre les informations que recherchent les dirigeants. Les responsables peuvent également suivre les données de QA, prendre des décisions plus éclairées et transférer les informations vers d'autres systèmes si nécessaire. En conséquence, le nombre total de tickets a chuté de 85 %, et les performances (mesurées par le pourcentage de tickets résolus) ont augmenté de plus de 125 %.

L'équipe de projet IKEA de PTC a également utilisé des Power-ups pour personnaliser Trello afin de l'adapter à son workflow et d'intégrer l'outil à d'autres systèmes essentiels pour la collaboration et le développement. Par exemple, elle a ajouté des champs personnalisés pour suivre les versions, les types de bug et les responsables. Les intégrations de Power-ups transmettent également des informations entre Trello et Google Drive, Slack, Giphy, BlueJeans Meetings et OneDrive.

Ce système robuste et intégré a changé la donne pour l'équipe de projet IKEA de PTC. En effet, il a permis à toute l'équipe de développement de collaborer plus rapidement et plus facilement qu'avant, tout en offrant à chaque collaborateur la visibilité sur des informations importantes pour les aider à éviter les incidents récurrents, à prendre des décisions éclairées et à partager les connaissances.

Une nouvelle méthode pour aider les équipes du monde entier à mieux collaborer

Lorsque le projet IKEA Place a nécessité l'intégration de nouveaux partenaires et que sa distribution s'est accentuée durant le développement de la deuxième version, un nouveau défi s'est posé : la collaboration à distance. Entre les différences de fuseaux horaires, de langue et de culture, Jefferson Scomacao et Andy Barker ont rencontré des difficultés pour maintenir l'alignement et la qualité du livrable.

Nous avons utilisé Trello pour clarifier les étapes, les exigences et les procédures. C'était fantastique pour communiquer avec des équipes que des fossés culturels et linguistiques séparent.

Jefferson Scomacao

Responsable du développement

« Nos équipes distribuées dans le monde entier utilisaient les e-mails, les appels et Skype pour communiquer, le tout sans condenser les informations ni consigner les décisions de manière universelle. Nous avons utilisé Trello pour clarifier les étapes, les exigences et les procédures. C'était fantastique pour communiquer avec des équipes que des fossés culturels et linguistiques séparent », explique Jefferson Scomacao.

« Trello nous a appris à maintenir une communication brève et directe, ce qui nous a aidés à surmonter les barrières linguistiques. Maintenant, nous ne surchargeons pas nos tâches de texte et de fichiers pour que notre message passe vraiment », affirme Andy Barker.

Outre améliorer la collaboration, Jefferson Scomacao affirme que Trello a aidé à suivre les performances à mesure que les équipes distribuées relevaient leurs défis. « Nous avons pu mesurer le gain de performance des [équipes distribuées] et nous avons constaté une réelle amélioration dans leur travail. » Grâce à cela, l'équipe de projet IKEA de PTC a pu maintenir son rythme effréné, tout en s'assurant que l'app toucherait plus de public et serait plus performante à chaque nouvelle version.

L'avenir du shopping

En uniformisant la communication et la collaboration à un seul et même endroit, PTC et ses partenaires ont réussi à livrer plusieurs mises à jour et nouvelles versions dans les mois qui ont suivi le lancement de IKEA Place. Chacune d'entre elles a suscité plus d'engouement et d'éloges.

Depuis sa version initiale, IKEA Place a été téléchargée plus de quatre millions de fois et a reçu plus de 100 000 commentaires, avec une note moyenne de près de cinq étoiles sur l'App Store. L'app a également remporté 18 prix à ce jour, parmi lesquels l'« Auggie Award 2018 » lors de l'exposition mondiale sur la réalité augmentée dans la catégorie « Best Consumer App », le « Creative Circle Award » dans la catégorie « Best Use of Technology » et la première place du classement mondial des apps iOS de réalité augmentée non dédiées au jeu (une place qu'elle conserve encore aujourd'hui).

Jefferson Scomacao et Andy Barker imputent les résultats impressionnants atteints par l'équipe et la transformation de ses processus internes à la transparence, à la facilité d'utilisation et à la flexibilité de Trello.

« Grâce à quelques tableaux et Power-ups simples, nous avons pu collaborer et créer une véritable innovation », affirme Jefferson Scomacao. Et d'ajouter : « Trello a réellement amélioré nos processus et notre quotidien. La plateforme minimise les frictions, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur le développement. Du côté de la direction, le suivi est considérablement simplifié. En fin de compte, Trello est une vraie plus-value. »

« Trello nous a aidés à éliminer les barrières à la communication et à favoriser la collaboration entre les parties internes et externes, tout en offrant la transparence nécessaire pour garantir notre succès. », ajoute Andy Barker.

Grâce à quelques tableaux et Power-ups simples, nous avons pu collaborer et créer une véritable innovation.

Jefferson Scomacao

Responsable du développement

En faisant de Trello un élément essentiel de son écosystème Atlassian, nul doute que l'équipe de projet IKEA de PTC a transformé ses méthodes de travail actuelles et celles de ses dirigeants, tout en offrant aux clients d'IKEA et à ses pairs du secteur l'expérience de shopping du futur.

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