Mary's Meals gestiona 20 programas de alimentación escolar en todo el mundo con el sistema de trabajo de Atlassian

Reto: Mary's Meals necesitaba un software de colaboración sólido para conectar a más de 20 equipos que apoyaban los programas de alimentación en 16 países y a un movimiento mundial de seguidores.

Solución: para adaptarse al crecimiento, Mary's Meals migró sus instancias de Jira, Jira Service Management y Confluence de Data Center a Cloud.

Resultados: con un System of Work basado en Atlassian Cloud, el equipo mejoró la escalabilidad, el rendimiento, la seguridad y la eficiencia del sistema, lo que les ayudó a alimentar al doble de niños cada día.

Uso de la colaboración para alimentar cuerpos y mentes

Mary's Meals comenzó alimentando a 200 niños en Malawi hace más de 20 años. Hoy en día, es una organización internacional que proporciona comidas escolares diarias a más de 2,6 millones de niños en 16 países. "Lidiamos con el tipo de hambre que perturba la vida diaria y se interpone en el camino de la educación, y creemos que podemos hacer algo al respecto. Por eso me encanta trabajar aquí", afirma Stephen Neil, director de Infraestructura y Operaciones.

Mary's Meals abarca una red global de programas de alimentación en escuelas de 16 países y más de 20 entidades de recaudación de fondos. Mary's Meals International es la organización central que coordina y apoya a los numerosos equipos, tanto de personal como de voluntarios, que dirigen las actividades de alimentación escolar y recaudación de fondos en todo el mundo.

Esa es una gran misión que requiere una infraestructura de TI sólida. En 2019, Mary's Meals creó un sistema de trabajo con Jira, Jira Service Management y Confluence, que ayuda a conectar los equipos técnicos y programáticos de Mary's Meals para que puedan resolver las incidencias más rápido para los equipos de todo el mundo.

Mary's Meals tenía (y sigue teniendo) el sueño de expandirse a más países, lo que significaba que su infraestructura también necesitaba una mejora. Con el apoyo de la Atlassian Foundation y su partner de solución, New Verve (ahora parte de Knowmad mood Ltd), Mary's Meals migró de Atlassian Data Center a Cloud en noviembre de 2024. Este cambio permitirá a la organización seguir añadiendo programas y alimentando a más niños durante las próximas décadas.

El siguiente paso para la escalabilidad: Atlassian Cloud

Antes de la transición a Atlassian Cloud, Mary's Meals ejecutaba todas las herramientas de Atlassian en un único nodo de Data Center. Este sistema satisfacía las necesidades de los equipos, pero era complejo y gestionarlo todo requería mucho tiempo. Stephen sabía que no sería sostenible a medida que Mary's Meals creciera.

Stephen sospechaba que las numerosas personalizaciones estaban provocando problemas de velocidad y rendimiento, y el nodo único significaba que cualquier interrupción del servicio podía provocar interrupciones en todo el sistema. A medida que pasaba el tiempo, su equipo también descubrió que dedicaban cada vez más tiempo al mantenimiento de la seguridad.

"De todos modos, pronto habríamos tenido que cambiar el tamaño de la instancia en Data Center. Quería introducir una infraestructura más redundante que pudiera escalarse, y acceder a las nuevas funciones de Atlassian, como Rovo".

Liberación del potencial de todos los equipos con licencias con descuentos

Mary's Meals sabía que las herramientas adecuadas, como las aplicaciones de Atlassian, podían aumentar la eficiencia y ayudarles a generar un mayor impacto. Sin embargo, originalmente, las herramientas de nivel empresarial parecían estar fuera del alcance de una organización sin fines de lucro. Por ello, Stephen estaba entusiasmado al enterarse de las licencias con descuento para organizaciones sin fines de lucro que ofrece la Atlassian Foundation.

Con un descuento del 75 %, Mary's Meals podría invertir en la tecnología de nivel empresarial que mejor sirviera a sus equipos. Mary's Meals también accedió al apoyo de la Atlassian Foundation para organizaciones sin ánimo de lucro y recibió una subvención Atlassian Solution Grant para financiar una asociación con el partner de solución New Verve, que ayudó a Mary's Meals a migrar de Atlassian Data Center a Cloud.

La infraestructura de Cloud permite alimentar a 1 millón de niños más, y la cifra sigue creciendo.

Gracias a Atlassian Cloud, Mary's Meals ha más que duplicado la cantidad de niños que alimenta, pasando de 1,3 millones a más de 2,6 millones cada día. Si bien la escalabilidad fue el factor que llevó a Mary's Meals a migrar, la migración a la nube también ha mejorado el rendimiento, la eficiencia y la seguridad.

La eficiencia sale a cuenta, ya que ahorra tiempo y mejora la seguridad

"Desde la migración, no ha surgido ninguno de esos problemas de rendimiento anteriores y nuestras aseguradoras no se han puesto en contacto con nosotros para pedirnos que solucionemos ningún problema", afirma Stephen.

Su equipo ha podido reemplazar la mayoría de los elementos personalizados que habían programado en Jira por la automatización de Atlassian. Con nueve aplicaciones de Marketplace y la funcionalidad nativa de Cloud, han creado una solución que se adapta exactamente a sus necesidades. Entre las aplicaciones de Marketplace especialmente útiles se encuentran Microsoft 365 para Jira y Statuspage para Jira Service Management. Hasta ahora, ahorran al menos ocho horas al mes en pruebas y correcciones de seguridad, que reasignan todos los meses a los denominados "días de la innovación" para realizar actividades estratégicas.

Respuestas más rápidas en varios idiomas con la IA y Rovo

El acceso a Rovo y las funciones con tecnología de IA han supuesto grandes ventajas para Mary's Meals. "Estamos empezando a encontrar usos para la IA, pero nuestros equipos ya confían en capacidades que no están disponibles en Data Center", afirma Stephen.

Por ejemplo:

• En Jira, Rovo facilita la planificación del trabajo, ya que sugiere contenido para los proyectos, las tareas y las subtareas, de modo que los equipos pueden empezar a ejecutarlos más rápido.

• En Jira Service Management, los equipos dedican menos tiempo a gestionar consultas repetitivas gracias a las respuestas sugeridas por la IA de Rovo.

• En Jira Service Management, las traducciones con IA facilitan a los equipos de TI y a los agentes de servicio la comunicación con las filiales de otros países.

En el futuro, Stephen espera que Rovo pueda ayudar a las filiales a compartir los conocimientos de Confluence sin que el usuario tenga que abrir un ticket. Mary's Meals también está considerando las Metas de Atlassian como un medio para colaborar con las filiales en iniciativas estratégicas y hacer un seguimiento del progreso hacia los objetivos y resultados clave.

Atlassian Cloud ha facilitado el trabajo de los equipos. Un mejor trabajo en equipo significa mejorar la vida de los niños a los que ayuda Mary's Meals. "Mi mayor logro en este puesto es ayudar en la creación de la infraestructura que hemos usado para duplicar la cantidad de niños que alimentamos", afirma Stephen. "Estoy seguro de que, ahora que estamos en Atlassian Cloud, podremos hacerlo una y otra vez".

Simplificación del desarrollo interno y la actividad de infraestructura con Jira y Rovo

Mary's Meals usa Jira para rastrear y gestionar todos los proyectos de desarrollo internos y las mejoras de infraestructura. La organización ejecuta varias aplicaciones personalizadas, que incluyen portales de pagos para recaudar fondos y una aplicación de administración de programas para registrar la asistencia a la escuela y los niveles de existencias de alimentos.

El equipo de Infraestructura y Operaciones de Stephen usa Jira para mantener y expandir estas aplicaciones, de modo que puedan seguir satisfaciendo las necesidades de más programas y niños a medida que aumenta el alcance de Mary's Meals. Aquí también es útil Rovo, por ejemplo, al sugerir contenido para proyectos, tareas y subtareas para que los equipos puedan ejecutar más rápido.

El equipo también utilizó Jira para planificar e implementar su proyecto de transformación digital. Esta iniciativa unió a todos los afiliados a una pila de herramientas compartida, que incluye Salesforce para la gestión de donantes, un sistema de gestión de contenido, y Jira Service Management. Todas las filiales nacionales utilizan Jira para incorporar estas herramientas y aprender a usarlas, lo que supone una adopción y un uso mayores.

Impulso de la colaboración para más de 1000 trabajadores que ofrecen alimentos a más de 1 millón de niños más al día

Cuando los equipos de Mary's Meals trabajan mejor es cuando pueden ofrecer mejores resultados a escala para los niños de todo el mundo. Desde 2019, Mary's Meals ha pasado de alimentar a 1,3 millones a más de 2,6 millones de niños todos los días escolares. "Mi mayor logro en este rol es ayudar en la creación de la infraestructura que hemos usado para duplicar la cantidad de niños que alimentamos", afirma Stephen. "Con Atlassian Cloud y nuestro sistema de trabajo, estoy seguro de que podemos hacerlo una y otra vez".

La organización está teniendo un gran impacto teniendo el sistema de actividad de Atlassian al alcance de la mano.

"El uso que hacemos de las herramientas de Atlassian ha ido creciendo a lo largo de los años. Ahora es fundamental para el funcionamiento de los equipos de la organización, incluida la forma en que planificamos nuestros proyectos y prestamos los servicios de soporte clave", afirma Stephen. "Al haber ido ampliando nuestro sistema de actividad de Atlassian, hemos sido cada vez más conscientes de la necesidad de la nube para el escalado, la continuidad empresarial y la innovación. ¡Tenemos muchas ganas de continuar nuestro viaje en la plataforma de Atlassian Cloud!"