Mary's Meals alimenta a más de 2,6 millones de niños cada día escolar con la ayuda de Atlassian Cloud

Reto: Mary's Meals necesitaba una infraestructura tecnológica sólida y escalable para que los equipos pudieran seguir expandiendo los programas de comidas escolares de la organización sin fines de lucro a nivel mundial.

Solución: para adaptarse al crecimiento, Mary's Meals migró sus instancias de Jira, Jira Service Management y Confluence de Data Center a Cloud.

Resultados: Con un sistema de trabajo basado en Atlassian Cloud, el equipo mejoró la escalabilidad, el rendimiento, la seguridad y la eficiencia del sistema. El sistema les ayudó a crecer y, como consecuencia, a alimentar al doble de niños cada día.

Alimentar a niños de todo el mundo requiere una TI eficiente y sólida

Mary's Meals comenzó alimentando a 200 niños en Malawi hace más de 20 años. Hoy en día, es una organización internacional que proporciona comidas escolares diarias a más de 2,6 millones de niños en 16 países. "Lidiamos con el tipo de hambre que perturba la vida diaria y se interpone en el camino de la educación, y creemos que podemos hacer algo al respecto. Por eso me encanta trabajar aquí", afirma Stephen Neil, director de Infraestructura y Operaciones.

Mary's Meals abarca una red global de programas de alimentación en escuelas de 16 países y más de 20 entidades de recaudación de fondos. Mary's Meals International es la organización central que coordina y apoya a los numerosos equipos, tanto de personal como de voluntarios, que dirigen las actividades de alimentación escolar y recaudación de fondos en todo el mundo.

Esa es una gran misión que requiere una infraestructura de TI sólida. En 2019, Mary's Meals creó un sistema de trabajo con Jira, Jira Service Management y Confluence, que ayuda a conectar los equipos técnicos y programáticos de Mary's Meals para que puedan resolver las incidencias más rápido para los equipos de todo el mundo.

Mary's Meals tenía (y sigue teniendo) el sueño de expandirse a más países, lo que significaba que su infraestructura también necesitaba una mejora. Con el apoyo de la Atlassian Foundation y su partner de solución, New Verve (ahora parte de Knowmad mood Ltd), Mary's Meals migró de Atlassian Data Center a Cloud en noviembre de 2024. Este cambio permitirá a la organización seguir añadiendo programas y alimentando a más niños durante las próximas décadas.

El siguiente paso para la escalabilidad: Atlassian Cloud

Antes de la transición a Atlassian Cloud, Mary's Meals ejecutaba todas las herramientas de Atlassian en un único nodo de Data Center. Este sistema satisfacía las necesidades de los equipos, pero era complejo y gestionarlo todo requería mucho tiempo. Stephen sabía que no sería sostenible a medida que Mary's Meals creciera.

Stephen sospechaba que las numerosas personalizaciones estaban provocando problemas de velocidad y rendimiento, y el único nodo dejaba a Mary's Meals vulnerable ante las interrupciones o cortes del servicio. El equipo tenía problemas de rendimiento casi todas las semanas, por lo que a veces era necesario reiniciar el sistema a mitad de la jornada laboral e interrumpir la actividad. A medida que pasaba el tiempo, su equipo también descubrió que dedicaban cada vez más tiempo al mantenimiento de la seguridad.

"De todos modos, pronto habríamos tenido que cambiar el tamaño de la instancia en Data Center. Quería introducir una infraestructura más redundante que pudiera escalarse, y acceder a las nuevas funciones de Atlassian, como Rovo".

Una migración sencilla con el respaldo de un partner de confianza

La migración es un gran cambio, especialmente para las organizaciones sin ánimo de lucro con recursos más limitados que las empresas tradicionales. Cuando Stephen sopesaba la transición, New Verve y la Atlassian Foundation se pusieron manos a la obra para ayudar a planificar una migración que fuera rentable y minimizara las interrupciones.

"La planificación y la migración fueron más complicadas de lo que podríamos haber hecho por nuestra cuenta", afirma Stephen. "Nuestro partner de solución y la Atlassian Foundation nos dieron la tranquilidad de saber exactamente qué debíamos hacer".

La Atlassian Foundation ofrece programas gratuitos para organizaciones sin ánimo de lucro con el objetivo de ayudar en el descubrimiento de productos, la optimización y la capacitación. Eso incluye asesorar y guiar a los equipos sobre qué modelo, ya sea Data Center o Cloud, podría contribuir a su misión y facilitar la transición cuando fuera necesario. A través de Atlassian Solution Grants, la Atlassian Foundation financió la colaboración de Mary's Meals con New Verve para la migración a Cloud de principio a fin.

"La Atlassian Foundation nos ha apoyado durante muchos años con las licencias Community. Eso ha resultado muy generoso y útil", explica Stephen.

New Verve comenzó con una evaluación de preparación, en la que profundizaron en las necesidades y metas de Mary's Meals. Por ejemplo, revisaron las aplicaciones que Mary's Meals utilizaba en Data Center y eligieron las mejores aplicaciones de Cloud para las organizaciones que podían complementar la funcionalidad nativa de Atlassian Cloud tras la migración.

Después de la evaluación, pasaron unas cuatro semanas haciendo pruebas para solucionar algunos problemas. Una vez que todo estuvo listo, la migración en sí solo duró un fin de semana. "No hubo ningún impacto negativo real para ninguno de nuestros usuarios. De principio a fin, todo el proceso llevó unos cuatro meses", apunta Stephen. "Estoy muy agradecido a Atlassian, no solo por la financiación para la implementación, sino también por los muchos años que nos han apoyado a través de las licencias Community. Es un programa enormemente generoso y útil".

La infraestructura de Cloud permite alimentar a 1 millón de niños más, y la cifra sigue creciendo.

Gracias a Atlassian Cloud, Mary's Meals ha más que duplicado la cantidad de niños que alimenta, pasando de 1,3 millones a más de 2,6 millones cada día. Si bien la escalabilidad fue el factor que llevó a Mary's Meals a migrar, la migración a la nube también ha mejorado el rendimiento, la eficiencia y la seguridad.

La eficiencia sale a cuenta, ya que ahorra tiempo y mejora la seguridad

"Desde la migración, no ha surgido ninguno de esos problemas de rendimiento anteriores y nuestras aseguradoras no se han puesto en contacto con nosotros para pedirnos que solucionemos ningún problema", afirma Stephen.

Su equipo ha podido reemplazar la mayoría de los elementos personalizados que habían programado en Jira por la automatización de Atlassian. Con nueve aplicaciones de Marketplace y la funcionalidad nativa de Cloud, han creado una solución que se adapta exactamente a sus necesidades. Entre las aplicaciones de Marketplace especialmente útiles se encuentran Microsoft 365 para Jira y Statuspage para Jira Service Management. Hasta ahora, ahorran al menos ocho horas al mes en pruebas y correcciones de seguridad, que reasignan todos los meses a los denominados "días de la innovación" para realizar actividades estratégicas.

Respuestas más rápidas en varios idiomas con la IA y Rovo

El acceso a Rovo y las funciones con tecnología de IA han supuesto grandes ventajas para Mary's Meals. "Estamos empezando a encontrar usos para la IA, pero nuestros equipos ya confían en capacidades que no están disponibles en Data Center", afirma Stephen.

Por ejemplo:

• En Jira, Rovo facilita la planificación del trabajo, ya que sugiere contenido para los proyectos, las tareas y las subtareas, de modo que los equipos pueden empezar a ejecutarlos más rápido.

• En Jira Service Management, los equipos dedican menos tiempo a gestionar consultas repetitivas gracias a las respuestas sugeridas por la IA de Rovo.

• En Jira Service Management, las traducciones con IA facilitan a los equipos de TI y a los agentes de servicio la comunicación con las filiales de otros países.

En el futuro, Stephen espera que Rovo pueda ayudar a las filiales a compartir los conocimientos de Confluence sin que el usuario tenga que abrir un ticket. Mary's Meals también está considerando las Metas de Atlassian como un medio para colaborar con las filiales en iniciativas estratégicas y hacer un seguimiento del progreso hacia los objetivos y resultados clave.

Atlassian Cloud ha facilitado el trabajo de los equipos. Un mejor trabajo en equipo significa mejorar la vida de los niños a los que ayuda Mary's Meals. "Mi mayor logro en este puesto es ayudar en la creación de la infraestructura que hemos usado para duplicar la cantidad de niños que alimentamos", afirma Stephen. "Estoy seguro de que, ahora que estamos en Atlassian Cloud, podremos hacerlo una y otra vez".