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Canva y Atlassian

Hemos visto lo importante que es poder canalizar las solicitudes en un solo sitio, tanto para registrarlas y observar tendencias como para optimizar el flujo de trabajo. Ha sido, sin duda, un cambio de cultura muy positivo".

Jeff Lai
Infraestructura Interna

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tickets procesados cada año con Jira Service Management

Cómo contribuyen los productos de Cloud de Atlassian a potenciar y escalar Canva

Canva pasó de no tener nada a escalar hasta superar los 1000 empleados y los 40 millones de usuarios. El equipo detrás de esta plataforma de diseño, que crecía a una velocidad vertiginosa, estaba teniendo muchas dificultades para mantener la visibilidad en todos los flujos de trabajo y satisfacer la demanda. Tras centralizarlo todo en una plataforma de Atlassian Cloud, ahora Canva dispone de una solución potente y segura de desarrollo e ITSM que le ha ayudado a mejorar la colaboración y la transparencia, a procesar 5000 tickets al año de forma sencilla y a ofrecer a todo el mundo las herramientas necesarias para que sus diseños cobren vida.

Canva, la plataforma de diseño que más rápido está creciendo de todo el mundo, tiene como misión poner el poder del diseño al alcance de todos. Desde que se lanzó en el 2013, la empresa no ha parado de crecer hasta superar los 1000 empleados en el 2020, y ahora cuenta con más de 40 millones de usuarios en todo el mundo.

Ese crecimiento exponencial implica que Canva ha tenido que escalar sus procesos y procedimientos internos rápidamente para seguir satisfaciendo la demanda. Los productos de Atlassian Cloud (concretamente, Jira Software y Jira Service Management) le están ayudando a enfrentarse a este gran desafío.

Ya desde el principio, Canva decidió implementar soluciones en la nube para poder hacer un seguimiento de las tareas y los flujos de trabajo de los equipos de ingeniería. A medida que la empresa fue creciendo, también lo hizo la necesidad de dar visibilidad a los flujos de trabajo. Las funciones abiertas y colaborativas de Jira reunieron todo el trabajo de Canva en una única plataforma para que todos los empleados tuvieran acceso a él. La arquitectura de producto de Atlassian permitió a los distintos equipos de la empresa adaptar los procesos a sus necesidades o, como dice Jeff Lai (experto en Infraestructura Interna), "Jira es como una navaja suiza para nosotros". Gracias a Jira, Canva puede impulsar su flujo de trabajo interno de contratación, la gestión de inventario y las solicitudes de asistencia internas.

"Ahora podemos saber mejor el trabajo que tenemos porque está todo recogido en un único sitio. Nos ha facilitado muchísimo las cosas a nivel de colaboración, además de aportarnos transparencia", destaca Jeff, que decidió crear un centro de asistencia interno después de ver cómo acribillaban a su compañero a mensajes de Slack. "Un año después, ya vamos por el ticket n.º 5000. ¡Imagínate si esos tickets hubieran sido mensajes de Slack y correos electrónicos! Me alegro mucho de que en Canva tengamos esta actitud tan abierta al cambio y de que podamos ir avanzando".

Jira es como una navaja suiza para nosotros".

Jeff Lai
Infraestructura Interna

Una solución integral de ITSM

El equipo de Jeff utiliza Jira Software y Confluence junto con Jira Service Management para su solución de ITSM, Confluence se usa para documentar políticas e incorporar nuevos empleados, y Jira Software para fijarse objetivos a nivel interno. Jira Service Management se utiliza para generar informes de incidentes propios, y el equipo de RR. HH. lo usa para hacer un seguimiento de cualquier conversación y novedad sobre las nóminas. "Los que tienen acceso a la información de RR. HH. están muy controlados, y también se han implementado unas fuertes medidas de seguridad", explica Jeff. "Si no fuera por ese alto nivel de seguridad, no habríamos estado dispuestos a publicar este tipo de información en Jira Service Management".

Atlassian Access concede permiso a los nuevos empleados para ver una serie de sistemas y documentos restringidos unos días antes de incorporarse al trabajo. El SSO y el SAML obligatorio de Access garantizan que el nivel de seguridad de Canva permanezca intacto y proporcionan acceso al sistema externo a los contratistas. La empresa colabora con Okta, proveedor de identidad externo, que se encarga de añadir todos los datos de los usuarios y grupos a Access. Según Jeff, "no puede ver nada, excepto los documentos que le enviamos, ya que el acceso está restringido y solo se permite a aquellos que están asignados a un grupo de usuarios. Asimismo, todos los empleados de la empresa tienen acceso al historial de cambios, lo que supone otra capa de seguridad que permite asegurarnos de que nadie toque los documentos que no debe".

Con la configuración de Jira Software y Jira Service Management, tengo la tranquilidad de que puedo enviar una consulta a alguien y esa persona se encargará de gestionarla".

Andrew Toolan
Ingeniero de software

El ingeniero de software Andrew Toolan y su equipo utilizan sprints de dos semanas de Jira Software para gestionar el backlog. "Poder utilizar ese tablero de sprints, ya sea para los miembros de un equipo concreto o para tener una idea de en qué está trabajando el equipo, no tiene precio", afirma. Los acontecimientos que están teniendo lugar en todo el mundo debido a la COVID-19 han aumentado la efectividad de los productos de Atlassian Cloud como solución integral de ITSM. Ahora los flujos de trabajo de toda la organización son mucho más visibles en Jira Software, lo cual ha incrementado la productividad de los equipos que trabajan en remoto, ya que cada mes se suman más empleados a ese modelo de trabajo. "La agilidad de los equipos de Canva ha aumentado gracias a Jira, sobre todo ahora que estamos escalando", explica Jeff. Andrew añade: "Con la configuración de Jira Software y Jira Service Management, tengo la tranquilidad de que puedo enviar una consulta a alguien y esa persona se encargará de gestionarla. Es crucial poder facilitar ese tipo de cosas, sobre todo ahora que estamos escalando hacia arriba y no podemos relacionarnos con los demás como antes".

"Hemos visto lo importante que es poder canalizar las solicitudes en un solo sitio, tanto para registrarlas y observar tendencias como para optimizar el flujo de trabajo. Ha sido, sin duda, un cambio de cultura muy positivo", constata Jeff. Andrew, por su parte, añade: "Ya solo con Jira, he visto a gente usarlo para transferir tickets. Es fantástico poder pasar rápidamente la incidencia de un incidente de un equipo a otro".

La automatización es la solución

Jeff calcula que solo en su equipo se ahorran unas 150 horas de trabajo cada mes gracias a Jira Automation. El equipo de observabilidad de Andrew también utiliza la automatización que hay disponible en Jira Service Management Premium para simplificar los procesos de gestión de incidentes y cambios. "Nos ahorra muchísimo tiempo", explica. "Una vez que cerramos el ticket de un incidente, se genera el informe correspondiente y se crean acciones de las cuales se hace un seguimiento. Cuando se crea una acción, se inicia todo un proceso y las personas involucradas reciben avisos para que completen tareas también. Si no tuviéramos configurada la automatización, habría que hacer todo esto manualmente".

Ese nivel de automatización y procesos acompañará a Canva a medida que siga creciendo. Andrew añade: "Contar con un método estructurado para gestionar los flujos de trabajo con productos como Jira nos ha ayudado muchísimo a agilizar nuestro trabajo".

Jira Service Management nos ha permitido centralizar toda la información en un solo sitio, lo cual nos ha facilitado la realización de consultas o búsquedas, o incluso algo tan básico como la generación de informes".

Andrew Toolan
Ingeniero de software

Una única fuente de información

Canva tiene una estrategia de DevOps moderna: sus desarrolladores registran el feedback directamente de los clientes a través de Jira Service Management, que se ha diseñado específicamente para optimizar los flujos de trabajo de gestión de incidentes y cambios para ayudar a los equipos de desarrollo y operaciones a colaborar de forma más eficiente. Los desarrolladores se hacen responsables del código que escriben, desde implementarlo a producción hasta mantenerlo e incluso parchearlo, si es necesario. "Jira Service Management nos ha permitido centralizar toda la información en un solo sitio, lo cual nos ha facilitado la realización de consultas o búsquedas, o incluso algo tan básico como la generación de informes", comenta Andrew.

Jira Software es la única fuente de información de Canva. Si a eso se le suma el espacio de almacenamiento ilimitado que ofrece Jira Software Premium, "podemos respirar tranquilos", explica Jeff. "Ya no tengo que preocuparme por si se cae mi instancia de Jira porque alguien ha adjuntado un archivo de copia de seguridad".

El equipo de Andrew gestiona sus propios incidentes de producción mediante Jira Service Management, el cual también han integrado con Slack a través de otra aplicación. Esta capacidad de poder conectar varios sistemas y herramientas de comunicación es imprescindible, ya que garantiza que el equipo permanezca conectado y asuma sus responsabilidades, y que las incidencias se resuelvan dentro del plazo previsto.

Dejando a un lado las ventajas para los flujos de trabajo y la visibilidad, uno de los mayores logros de Canva ha sido que los equipos no técnicos de la empresa hayan adoptado Jira Software. Las herramientas de Atlassian hacen que lo difícil sea fácil para todo el mundo. Jeff explica que, como Jira Software es tan completo, algunos equipos tardan más en aprender a utilizar la herramienta para aprovechar todo su potencial, pero vale la pena hacer esa inversión de tiempo. "Por suerte, algunos miembros de los equipos no técnicos actúan como abanderados de la herramienta, ya que la están utilizando y les está gustando mucho".

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