EMC + Atlassian
Em 25 anos na área de TI, essa foi a migração mais tranquila da qual já participei."
Chris Van Cleve
Engenheiro de software
0
Downtime since migrating
Tempo de inatividade desde a migração
0
TBD
Backlog desde a migração
Setor
Serviços financeiros
Localização
Des Moines, IA
Número de usuários
2.600
Produtos Atlassian
A preparação estratégica da EMC garante "a mais perfeita migração" para o Atlassian Cloud
Adotar a mudança é desafiador para qualquer empresa, sobretudo para uma que já existe há mais de um século. Por sorte, a seguradora EMC Insurance Companies trabalha com mitigação de riscos e planejamento do desconhecido, então eles abordaram sua transformação digital com a mesma preparação estratégica que têm nos próprios produtos. Como parte dessa transformação, a EMC executou uma migração perfeita e bem planejada para o Atlassian Cloud com a ajuda da Mumo Systems, que minimizou os riscos, maximizou a tranquilidade e estabeleceu a base sólida para atender os clientes pelos próximos cem anos.
Muitas empresas que estão no mercado há décadas hesitam em mudar. Seja uma nova estratégia, produtos novos, novas pessoas ou uma nova infraestrutura, fazer as coisas de um modo diferente pode criar incerteza e até medo. No entanto, a centenária seguradora comercial EMC Insurance Companies conhece muito bem os benefícios de se preparar para o desconhecido, então eles optaram por abraçar essa ideia e se planejar, em vez de ignorar. “A mudança é uma constante em toda a empresa. Você precisa ser capaz de se mover muito rápido e acompanhar as últimas tendências”, diz o engenheiro de software Chris Van Cleve.
A adaptação às rápidas mudanças do setor e em todo o mercado motivou a EMC a embarcar na transformação digital, que incluiu a adoção de sistemas mais modernos, novas linguagens de codificação, metodologias ágeis e uma abordagem que prioriza a nuvem. Migrar para o Atlassian Cloud como parte dessa transformação foi a etapa lógica — etapa que ajudaria a empresa a aliviar as dificuldades de gerenciar as próprias ferramentas para que pudessem se concentrar nos negócios essenciais e estar mais bem equipadas para o futuro.
Após quatro meses de planejamento e limpeza, a EMC concluiu “a mais tranquila das migrações” (de acordo com Chris) em um fim de semana, resultando em melhorias imediatas e duradouras, incluindo zero incidentes de tempo de inatividade e a eliminação completa de um backlog de pedidos que vinha se acumulando há anos. Ao descarregar a manutenção e migrar para um sistema mais estável, seguro e propício à produtividade, a EMC agora tem mais tempo e recursos para se dedicar à inovação, algo essencial para ajudar os clientes (e a própria empresa) a avançar com confiança.
Todos os sinais apontam para a nuvem
Depois de adotar o Confluence como base de conhecimento por volta de 2011, a EMC migrou de uma ferramenta antiga de central de atendimento para o Jira Software e o Jira Service Management para melhor rastreamento e análise, integrações mais estreitas e maior facilidade de uso, em particular para as equipes não técnicas. Desde então, segundo o gerente de desenvolvimento de software, Marty Hagewood: “A Atlassian se tornou a fonte única de informações e o repositório central para colaboração”.
À medida que as equipes de toda a empresa adotaram metodologias ágeis com o incentivo do Agile Center of Enablement da EMC, elas também adotaram as ferramentas da Atlassian para potencializar o trabalho diário.
"Antes, a piada era que o trabalho planejado nunca seria feito, porque a gente sempre estava no trabalho de manutenção. Agora, já limpamos todo o backlog duas vezes".
Chris Van Cleve
Engenheiro de software
O sistema Jira Software da EMC também tem integração perfeita com o Bitbucket, o Bamboo e o Confluence para desenvolvimento ágil, documentação e compartilhamento de conhecimento. O Jira Service Management é a ferramenta de referência para equipes técnicas e não técnicas em toda a empresa (RH, instalações, segurança e outras) que precisam solicitar o serviço umas das outras. "A gente está tentando levar o portal do Jira Service Management a um ponto em que você possa acessar o portal para pedir qualquer coisa na empresa e enviar sua solicitação às pessoas certas", conta Chris.
Originalmente, a EMC optou por implementar seus produtos da Atlassian no Data Center para maximizar o controle e a disponibilidade. Com o tempo, porém, a empresa mudou para uma abordagem que prioriza a nuvem para ter formas mais modernas de trabalhar, maior tempo de atividade e menos manutenção. "Como empresa, a gente estava pensando em como se preparar para o futuro e quais ferramentas a gente precisava ter para alcançar o sucesso", lembra Marty. "A gente fez essa mudança para priorizar a nuvem e modernizou a TI para não precisar se preocupar com isso." Chris acrescenta: "Como a equipe que administra essas ferramentas, a gente queria poder manter o foco em oferecer soluções e atendimento ao cliente, em vez de dividir o tempo entre manutenção e solução de problemas".
A coincidência foi que a EMC viu a propensão da Atlassian à nuvem na mesma época, validando que a empresa estava no caminho certo. “A Atlassian deixou bem claro que prioriza a nuvem e os novos aprimoramentos na nuvem. Os sinais eram óbvios. Esse é o caminho que a Atlassian e o setor escolheram para os níveis mais altos de produto e suporte, então pensamos: “Vamos nos alinhar com essa tendência”, explica Marty.
A preparação possibilita uma transição tranquila e rápida
Depois de tomada a decisão de migrar do Atlassian Data Center para a nuvem, a EMC entrou em contato com a parceiro de soluções corporativas Mumo Systems para obter orientação e suporte. As duas equipes queriam “otimizar e mudar” para fazer aprimoramentos ao longo do caminho. "Dissemos: 'Não vamos apenas fazer uma transposição. Vamos reorganizar um pouco os blocos e nos desafiar a perguntar: Por que estamos fazendo isso? Qual manutenção vamos adicionar? Que dívida tecnológica vamos agregar, em comparação com o valor que vamos ganhar? Essas perguntas geram oportunidades para simplificar as coisas”, descreve Marty. Embora esse método possa exigir um pouco mais de tempo e esforço inicial, ele economiza recursos e melhora a experiência dos usuários e administradores mais tarde.
Com um plano estratégico definido, a EMC e a Mumo iniciaram uma colaboração de quatro meses de limpeza e otimização. A fase de preparação consistiu em planejamento, modificações dos processos, validação e implantação.
Durante essa etapa, a limpeza de plugins e usuários foi uma grande prioridade. Para automação e eficiência, a EMC contou muito com apps do Marketplace, como o Elements Connect, o Xray Test Management for Jira, o Automation for Jira, o Scriptrunner e o Chat for Jira Service Management. A equipe trabalhou com a Mumo para avaliar quais apps não eram mais necessários (como o Automation for Jira, que é nativo no Atlassian Cloud, e o Elements Connect, já que os dados dele não estavam sendo muito usados) e quais precisavam ser migrados.
A Mumo também colaborou com a Atlassian para limpar os dados da EMC e simplificar os fluxos de trabalho complexos. Por exemplo, eles alinharam toda a empresa em um único esquema de prioridade, eliminando a necessidade de entrar no Jira Software e atualizar a prioridade toda vez que um projeto é criado. A Mumo e a EMC também observaram uma quantidade excessiva de usuários no sistema e analisaram se era ou não necessário migrar todo o conjunto. Depois de verificar o banco de dados com a Atlassian, a equipe da Mumo eliminou 40.000 usuários do ambiente antes da migração. Eles também trabalharam juntos para verificar a precisão de outros dados e solucionar os desafios que surgiram. “A Atlassian ajudou muito na coordenação, garantindo a atenção a todos os detalhes e a troca de ideias”, diz Kian Stack, consultor líder de soluções da Mumo.
Com a limpeza de todos os dados, usuários e aplicativos, a EMC e a Mumo passaram para a próxima etapa: planejamento e testes de migração.
Trabalhar na nuvem e transferir parte de nossas funções para a Atlassian aumentou muito a eficiência e permitiu focar no atendimento ao cliente."
Chris Van Cleve
Engenheiro de software
Durante essa etapa, a Mumo planejou não apenas a migração em si, mas também o trabalho pós-migração para minimizar problemas, corrigir fluxos de trabalho, vincular de novo as bases de conhecimento, configurar os marcadores no Jira Service Management e importar configurações personalizadas. Enquanto isso, a EMC ofereceu acesso antecipado a um grupo de 30 usuários e gerentes avançados para que pudessem testar o sistema e se familiarizar com a nova interface. O feedback dos testadores ajudou a resolver bugs e embasar os esforços de gerenciamento de mudanças, incluindo discutir a migração na nuvem e treinar os funcionários na reunião trimestral da empresa, no newsletter interno e nos fóruns do Confluence. Marty diz: “A comunicação foi fundamental: entender as perguntas, dar respostas e preparar as equipes o máximo possível para que não houvesse surpresas”.
Os testes e a comunicação com a EMC promoveram uma sensação de prontidão e otimismo cauteloso à medida que o grande dia se aproximava. A migração e as modificações foram concluídas em um fim de semana. Na manhã da segunda-feira, as equipes tiveram uma surpresa agradável com a resposta — ou a falta de — dos funcionários da EMC. “Esperávamos muitos tickets, mas isso não aconteceu”, lembra Marty. Chris acrescenta, “Em 25 anos na área de TI, essa foi a migração mais tranquila da qual já participei."
A equipe atribui o sucesso da migração à profunda preparação e parceria com a Mumo. “O longo período de preparação e documentação valeu a pena”, diz Kian. A EMC também acredita que a Mumo foi uma peça fundamental do quebra-cabeça. “A primeira coisa que pensei foi: 'A gente já entendeu. Podemos fazer isso sozinhos'”. Em retrospectiva, trabalhar com a Mumo foi fundamental para chegarmos lá”, diz Marty. “Temos uma equipe de serviços de colaboração incrível, que gerencia o Jira, o Jira Service Management e o Confluence. Mas ter alguém para se associar e confiar, como a Mumo, que entende o sistema e tem uma experiência que não temos, foi essencial para o sucesso.”
Com as atualizações automáticas, sempre sabemos que o sistema está atualizado. A gente não precisa se preocupar com a segurança e as vulnerabilidades nem gastar recursos com elas. Ter tranquilidade é um grande negócio."
Marty Hagewood
gerente de desenvolvimento de software
"É incrível o que você pode fazer quando não está lutando contra interrupções"
A EMC passou por um processo de migração tranquilo e bem-sucedido. Hoje, a empresa colhe os frutos de trabalhar com o Atlassian Cloud e espera animada o momento de expandir o uso de ferramentas.
Agora que a manutenção dos serviços de colaboração é responsabilidade da Atlassian e os incidentes de tempo de inatividade foram eliminados, a equipe tem mais tempo e energia para se concentrar em tarefas que agregam valor para os clientes e os negócios da EMC.
"Antes, a equipe tinha o trabalho de manutenção e o trabalho planejado. A piada era que o trabalho planejado nunca seria feito, porque a gente sempre estava no trabalho de manutenção", explica Chris. "Agora, já limpamos todo o backlog duas vezes. Trabalhar na nuvem e transferir parte de nossas funções para a Atlassian aumentou muito a eficiência e permitiu focar no atendimento ao cliente." Marty e Kian concordam. “O nível de serviço que oferecemos é substancial, porque agora temos tempo”, explica Marty. Kian acrescenta, “É incrível o que você pode fazer quando não está lutando contra interrupções!”
Além da economia de tempo, Marty diz que a equipe está feliz por não ter mais que se preocupar com a segurança. “Com as atualizações automáticas, sempre sabemos que o sistema está atualizado. A gente não precisa se preocupar com a segurança e as vulnerabilidades nem gastar recursos com elas. Ter tranquilidade é um grande negócio."
Para uma seguradora como a EMC, o segredo é minimizar os riscos e maximizar a tranquilidade. Com o suporte da Atlassian e da Mumo, a migração na nuvem bem planejada e sem problemas da EMC ajudou a transformar a empresa e a estabelecer uma base sólida para atender aos clientes pelos próximos 100 anos ou mais.