Delivery Hero obtém eficiência e economia ao concentrar mais de 40.000 funcionários em um System of Work

Desafio: a Delivery Hero ultrapassou os 40.000 funcionários distribuídos em 11 marcas por cerca de 70 países. O rápido crescimento e as aquisições dificultavam a colaboração e a padronização e, ao mesmo tempo, aumentavam os custos, a dívida tecnológica, os riscos e a necessidade de manutenção.

Solução: a Delivery Hero fez uma parceria com a Atlassian e a Adaptavist para consolidar e migrar de ferramentas e instâncias isoladas em implantações sem integração para um System of Work único desenvolvido pelo Atlassian Cloud Enterprise. 

Benefícios: desde a padronização com uma plataforma de nuvem segura, os funcionários estão mais satisfeitos, mais eficientes, colaborativos e inovadores — tudo isso enquanto a empresa obteve uma economia 69% já nos primeiros três anos.

Nossa missão é proporcionar a melhor experiência para clientes e colegas

Lançada como uma startup de delivery de comida em 2011, a Delivery Hero se tornou a empresa líder mundial em entregas locais, lidando com mais de 10 milhões de entregas por dia. Milhões de clientes contam com a Delivery Hero para entregar de tudo, desde comida até lanternas. É um grande esforço que exige que mais de 40.000 funcionários em quase 70 países trabalhem juntos, e eles fazem usando o System of Work, desenvolvido pela Atlassian, para a colaboração.

Com o suporte da Atlassian e de seu parceiro de solução, a Adaptavist, a Delivery Hero centralizou várias ferramentas e mais de uma dúzia de instâncias da Atlassian em vários tipos de implantação em uma plataforma do Atlassian Cloud Enterprise. Agora, usuários e administradores estão obtendo:

• Economia de mais de 69% já nos primeiros três anos

• Trabalho mais eficiente, sem interrupções por tempo de inatividade ou tarefas administrativas entediantes 

• Menor preocupação com riscos, graças a medidas de segurança mais fortes e proativas

• Colaboração em uma plataforma fácil de usar, com novos recursos que ajudam a agregar mais valor com mais rapidez

Fusões e aquisições criam novas oportunidades e obstáculos

Fusões e aquisições ajudaram a Delivery Hero a aumentar sua força de trabalho em 5 vezes em cinco anos, mas também criaram novos desafios de infraestrutura e colaboração. Com tantas pessoas trabalhando em tantas ferramentas, implantações e instâncias, trabalhar em conjunto em prol de metas compartilhadas foi mais do que difícil. 

A proliferação de ferramentas também levou a um aumento dos custos e da complexidade. Além disso, quanto mais funcionários entravam na Delivery Hero, mais carga era adicionada aos sistemas antigos, resultando em tempo de inatividade para os usuários e manutenção onerosa para os administradores. 

A equipe de soluções de TI Enterprise sabia que era preciso encontrar uma solução para esses desafios. Quanto mais eles aprendiam sobre o Atlassian Cloud, mais intrigados ficavam. A migração não só melhoraria a colaboração, a escalabilidade, a segurança e a economia, mas também liberaria o acesso a novos aplicativos que apoiariam as metas, como o Atlassian Guard para governança, o Analytics para a tomada de decisões orientada por dados e o Rovo para produtividade e inovação. A decisão foi clara: era hora de fazer uma mudança para que a Delivery Hero pudesse continuar sendo líder para os clientes e funcionários.

Ferramentas e equipes diferentes conectadas por uma solução centralizada

A equipe de TI corporativa da administração Atlassian decidiu ajudar a Delivery Hero a centralizar e padronizar o Atlassian Cloud para melhorar a vida de usuários e administradores, além de impulsionar os resultados da empresa. 

A primeira grande decisão da equipe foi escolher qual ferramenta usar como hub para a colaboração na Delivery Hero. A empresa usou os produtos da Atlassian desde o início e adquiriu várias companhias que usavam outras ferramentas, como Asana, Monday, SmartSheets, Salesforce e Zendesk. O administrador da Atlassian, Jousef Waggad, diz: “Depois de comparar as ferramentas de colaboração e produtividade, eu sabia que a Atlassian deveria ser a principal plataforma. Todas as outras pareciam muito simples ou muito complexas. A Atlassian era intuitiva o suficiente para os usuários básicos e avançada o bastante para os experientes".

Uma parceria com a AWS simplificou ainda mais a mudança

O próximo desafio foi criar um caso de negócios para obter a adesão da liderança. Com o apoio da Atlassian, Jousef e a líder de equipe Shahinya "Sha" Häckel demonstraram à liderança como a consolidação de ferramentas, a combinação de instâncias da Atlassian e a migração do Atlassian Server para o Cloud Enterprise abririam caminho para a colaboração, reduziriam custos e manutenção, melhorariam a segurança e revelariam novas capacidades, como a IA, para estimular a inovação. 

Os líderes viram valor na proposta de Sha e Jousef e ficaram ainda mais entusiasmados quando souberam que a Delivery Hero poderia comprar licenças por meio do AWS Marketplace. Sha diz: "Comprar licenças do Atlassian Cloud por meio do AWS Marketplace simplifica a aquisição, melhora os controles e economiza dinheiro. Essa possibilidade tornou a decisão de centralizar com a Atlassian ainda mais fácil."

Sozinho é impossível: unir forças torna a jornada 40% mais rápida e muito, mas muito mais fácil

Com a consolidação e a migração aprovadas, Sha e Jousef começaram a planejar como migrar funcionários que estavam usando outras ferramentas, mudar as instâncias do Server da Delivery Hero's para a nuvem e mesclar várias instâncias de nuvem que a empresa acumulou e adquiriu ao longo do tempo. 

“Não era apenas uma questão de consolidar e padronizar dentro da Atlassian, mas também de reunir várias entidades ao redor do mundo, todas com suas próprias configurações e processos”, diz Jousef. 

Graças ao envolvimento das esquipes com os serviços de consultoria, Jousef e Sha aproveitaram os Serviços de consultoria da Atlassian para ajudar a empresa a lidar com essa iniciativa grande e complexa. "A equipe de serviços de consultoria da Atlassian ajudou a gente a aprender como o Atlassian Cloud funciona, moldou a estratégia e nos orientou sobre como organizar todas as empresas na plataforma com estrutura mais eficaz e licenciamento eficiente", lembra Jousef. 

Nos meses seguintes, a equipe trabalhou em parceria com a Atlassian e a Adaptavist durante a preparação e a consolidação de mais de uma dúzia de instâncias do Delivery Hero Server, migrando todas elas para uma única plataforma do Atlassian Cloud, gerenciamento de alteração e integração da plataforma do Atlassian Cloud. “Mudar para a nuvem é algo impossível de fazer sozinho”, diz Sha. “Junto com a Atlassian e nosso parceiro de solução, a gente conseguiu centralizar e migrar 40 mil usuários de várias ferramentas isoladas para a plataforma do Atlassian Cloud Enterprise em seis meses — 40% mais rápido do que o planejado no início.”

Experiências melhores e mais rápidas: entregues ✅

Desde que concluiu sua consolidação e migração, a Delivery Hero já viu grandes melhorias e continua otimizando sua plataforma e descobrindo novas capacidades. Além da economia contínua de custos, Sha e Jousef dizem que notam as maiores diferenças em eficiência, desempenho, segurança e satisfação. 

Economia de 69% em três anos

A Delivery Hero espera economizar 69% já nos primeiros três anos centralizando suas organizações e instâncias e migrando todas as instâncias para o Atlassian Cloud Enterprise.  

Eficiência: maior nível de padronização e desempenho, menor necessidade de manutenção 

Padronizar sistemas e formas de trabalhar em toda a organização não apenas vai facilitar o trabalho conjunto dos funcionários, mas também vai possibilitar um preço mais competitivo para os clientes e economias de escala para os negócios. 

A padronização também reduziu muito a necessidade de manutenção, possibilitando que os administradores e engenheiros da Atlassian possam se concentrar em iniciativas mais estratégicas. Sha explica: "Antes, quando os sistemas apresentavam falhas, os quatro membros da equipe levavam até sete horas para as corrigir. Agora, com o Atlassian Cloud Enterprise, como a gente nunca tem tempo de inatividade, é possível converter mais de 1.000 horas de tempo e esforço em um trabalho mais valioso."

Segurança: mais forte e mais proativa 

Desde a consolidação das instâncias e a migração para o Atlassian Cloud Enterprise, a equipe de TI corporativa se sente mais confiante do que nunca em sua postura de segurança. "A segurança costumava ser uma preocupação, mas isso é coisa do passado", afirma Sha. "O plano Cloud Enterprise e o Atlassian Guard não apenas se encaixam ao tamanho e aos requisitos, mas também nos ajudaram a fazer uma redução com iniciativa da perda de dados e riscos, como a TI paralela".

Maior satisfação do usuário

Trabalhar no Atlassian Cloud é uma experiência melhor tanto para usuários quanto para administradores. "As equipes dizem que o Atlassian Cloud é muito mais fácil de usar, é mais colaborativo e permite que eles façam mais", afirma Jousef. "Gerenciar a plataforma também é muito mais fácil para os administradores, já que tudo, desde controles de usuário até compra de aplicativos, fica em um só lugar".

E tem mais: novas capacidades de nuvem e autoatendimento

"Há muitas funções e capacidades incorporadas ao Atlassian Cloud, o que significa uma melhor experiência do usuário e menor necessidade de manutenção. Mesmo quando a gente quer usar aplicativos de terceiros para aprimorar a plataforma, as integrações são mais fáceis na nuvem", diz Jousef.

Sha acrescenta que o nível de satisfação aumentou ainda mais quando os funcionários começaram a usar funções e aplicativos da nuvem, como o Atlassian Analytics, Automação e o Rovo. "O Atlassian Analytics oferece às equipes uma visão muito mais clara do uso e do desempenho", diz ela. 

Ela continua: "Com o Rovo, os funcionários não precisam mais depender dos administradores para tarefas como a criação de automações. Eles podem apenas apertar um botão e usar linguagem natural em vez de código."

O "A gente não pode acompanhar" virou "O que vem por aí?"

A Delivery Hero tem a missão de oferecer a melhor experiência, não apenas para os clientes, mas também para os funcionários.

Embora silos e a proliferação de ferramentas tenham impedido a empresa de alcançar essa missão no passado, a migração e a consolidação a ajudaram não apenas a voltar aos trilhos, mas também a pavimentar o caminho para um futuro promissor. "A gente quer atrair os melhores talentos e oferecer a melhor experiência possível para os clientes e colegas", afirma Sha. "Sempre que ouvia falar de novas funções ou capacidades que ajudariam a gente a fazer isso, eu pensava: 'Tudo isso parece ótimo, mas não dá para fazer isso com tantos silos e sistemas baseados em servidor'. Agora, a gente pode!"