From scattered information to structured insights: How Deichmann’s team use Rovo to work more efficiently

A Deichmann é a maior varejista de calçados da Europa. A empresa está explorando novas maneiras de ajudar as equipes a acessarem informações com mais eficiência e oferecer suporte à tomada de decisões.

A Deichmann adotou o Rovo e começou a usar o Estúdio Rovo para criar um conjunto de agentes adaptados a fluxos de trabalho em alemão. Assim, a empresa transformou dados fragmentados e espalhados pelo Jira, Confluence e SharePoint em informações instantâneas e consolidadas.

De avaliações de metas trimestrais a melhorias na segurança da TI, as equipes técnicas e de negócios em toda a organização estão integrando os Agentes Rovo aos fluxos de trabalho diários. Isso elimina a preparação manual demorada, acelera as respostas de autoatendimento e revela insights estratégicos com base em dados operacionais: tudo no idioma nativo dos profissionais.

Conhecimento empresarial crescente em uma organização internacional de varejo cada vez maior

Como a principal varejista de calçados da Europa com cerca de 49.000 profissionais, o ambiente da Atlassian na Deichmann continuou se expandindo em termos de alcance, complexidade e importância empresarial. Com Fabian Weber como proprietário dedicado da Atlassian Platform em meio a uma base de usuários em rápido crescimento, a Deichmann viu a chance de dimensionar a capacitação e disponibilizar o suporte de alta qualidade da Atlassian para mais equipes na organização.

Esse problema se agravou com vários desafios:

À medida que o panorama de colaboração digital da Deichmann se expandia pelo Jira, Confluence e SharePoint, as equipes precisavam de uma maneira mais rápida de encontrar informações confiáveis, compilar atualizações de status, garantir a execução do trabalho em várias áreas e se preparar para sessões de avaliação.

Muitos usuários precisavam de suporte para criar consultas estruturadas, automações e filtros JQL. Ao oferecer uma maneira mais intuitiva de transformar as necessidades dos negócios em saídas técnicas, a Deichmann reduziu a transferência de tarefas e ajudou as equipes a trabalharem com mais independência.

Em geral, o trabalho das equipes da Deichmann é em alemão, enquanto o inglês também é usado nos projetos internacionais. Elas dependem de abreviações e vocabulário específico do domínio que refletem o conhecimento operacional da empresa. Para serem úteis nos fluxos de trabalho diários, as saídas da IA precisavam entender esse idioma, contexto e terminologia com confiabilidade.

A Deichmann viu a chance de aumentar o impacto do conhecimento da plataforma, dar aos profissionais acesso direto a informações relevantes e fazer a IA trabalhar no idioma e no contexto dos negócios.

Ajudamos as equipes a irem da preparação aos insights práticos

A Deichmann adotou o Rovo e usou o Estúdio Rovo para criar agentes para os fluxos de trabalho de maior volume e mais atrito: avaliações de metas trimestrais, análise de epics e relatórios de status.

• Agente de relatórios de espaço do Jira: cria relatórios trimestrais estruturados sobre os espaços do Jira com a hierarquia completa dos tickets, incluindo a publicação automática deles no Confluence com análise de progresso, avaliação de riscos e mais recomendações.

• Agente especialista em epics: desempenha a mesma função no nível do epic, destacando riscos, itens filhos e status para que as equipes entendam o que é importante sem precisar vasculhar cada ticket. Fabian diz que o agente funciona “como um colega experiente que faz uma pesquisa rápida sobre o assunto e coleta as informações relevantes.”

• Agente de resumo de tickets: analisa tickets concluídos e cria resumos concisos que destacam como um comentário as principais conquistas, itens resolvidos e impacto para fins de documentação.

Com esses agentes, as equipes se preparam para as reuniões de revisão com mais eficiência e passam menos tempo coletando informações.

Os participantes também economizam tempo e carga mental porque o resumo é mais simples e prático. Quando usado com vários participantes e em diversas sessões de revisão, isso diminui os esforços repetitivos da coleta de informações e garante que as equipes se concentrem mais na análise, na discussão e no acompanhamento.

“As equipes costumavam passar muito tempo compilando atualizações, buscando políticas e alinhando as partes interessadas. Agora os Agentes Rovo as ajudam a compilar e estruturar essas informações com mais eficiência.” — Fabian Weber, proprietário da Atlassian Platform

Suporte e pesquisa mais rápidos e simples, sem precisar de tradução

Antes de usarem o Rovo, os profissionais que precisavam de uma consulta JQL, automação do Jira ou filtro personalizado costumavam trabalhar com Fabian, o proprietário da plataforma, para transformar os requisitos em soluções técnicas. Com o aumento da adoção, a Deichmann queria facilitar o acesso a esse conhecimento e reduzir o tempo entre a solicitação e o resultado.

Com o Rovo, os profissionais descrevem em alemão o que eles precisam e recebem consultas JQL e estruturas de automação quase completas. O trabalho que antes exigia uma solicitação de suporte agora é processado em poucos minutos. Assim, as equipes têm mais agilidade, mantendo a alta qualidade das saídas técnicas.

O Rovo também unifica a pesquisa nos aplicativos da Atlassian e de outras empresas que a Deichmann usa. Depois, a ferramenta mapeia as relações entre as pessoas, projetos e conteúdo nos sistemas de trabalho conectados. Isso ajuda as equipes de aquisições, RH, segurança da TI e outras áreas a encontrar as políticas, documentos de produtos, dados de vendas, atas de reuniões e informações necessárias sem trocar de sistema.

Com o Rovo, os profissionais são mais autossuficientes, e Fabian conseguiu redirecionar a maior parte do tempo dele do suporte reativo para a capacitação proativa em escala empresarial.

“Nem sempre os usuários empresariais precisam ser especialistas em JQL ou automação para continuar com o trabalho. Com o Rovo, eles usam linguagem natural para gerar uma estrutura de consulta e automação quase completa por conta própria. O melhor é que eles também aproveitam os padrões e as orientações que incorporamos à plataforma.” — Fabian Weber, proprietário da Atlassian Platform

Olhando de cima: visibilidade estratégica com dados táticos

A Deichmann não usa o Rovo só para melhorar a produtividade individual. Fabian trabalhou com os departamentos da empresa para criar agentes no Estúdio Rovo que dão às equipes e líderes uma visão estratégica em tempo real do trabalho da organização.

• Agente de iniciativa estratégica: gera um resumo gerencial completo usando os dados em tempo real do Jira, conectando as iniciativas estratégicas às equipes, metas trimestrais, departamentos e status de entrega. Os líderes de departamento descreveram as primeiras demonstrações como impressionantes porque o agente transformava atualizações dispersas em uma visão geral prática.

• Agente de cluster: consolida várias iniciativas estratégicas em um resumo gerencial. Ele funciona como um documento básico para os líderes envolvidos em um cluster, como logística, RH e governança da TI.

• Agente de segurança da TI: analisa tickets do Jira usando as páginas de documentação do Confluence e o JQL ao mesmo tempo. Em seguida, resume as informações relevantes relacionadas à segurança da TI com a documentação conectada e os dados do ticket para possibilitar avaliações e ações posteriores.

Os líderes não precisam gastar tempo coletando dados, porque o Rovo fornece informações estruturadas que possibilitam discussões mais embasadas e novas decisões.

“As equipes costumavam passar muito tempo compilando atualizações, buscando políticas e alinhando as partes interessadas. Agora os Agentes Rovo fazem isso por eles e agregam valor imediato e tangível.” — Fabian Weber, proprietário da Atlassian Platform