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设置您的站点和空间

在开始本教程之前,请先注册 Confluence Cloud 免费试用。本指南将帮助您设置第一个项目,因此在注册时请让此选项卡处于打开状态。请继续操作,我们会在这里为您提供帮助。

本指南适用于 Confluence Cloud。如果您对我们的某个自行管理选项感兴趣,请访问这里 >>

上面带有灯泡的书本

如果您是 Confluence Data Center 或 Server 用户,请查阅此教程来了解如何在 Confluence 中创建和编辑页面。


第 1 步:了解空间

您的 Confluence 站点划分若干个空间。空间是相关页面的集合,您与团队或组织中的其他人在这里共同处理这些页面。大多数组织会将团队空间软件项目空间文档空间知识库空间组合在一起使用:

  • 团队空间可用于激励团队成员协同工作,一起朝着伟大目标和 OKR 而奋进。例如,您可以为营销团队创建一个团队空间,让他们就 OKR 达成一致意见,随时掌握最新的品牌指南和信息支柱,并且深入了解营销组织的高层战略。

  • 软件项目空间可用于跟踪各项计划和项目。例如,您可以创建一个项目空间来充当与公司正在开发的新功能相关的所有信息的单一数据源,如项目要求、功能规格、会议记录和回顾等。

  • 文档空间可用于创建和整理产品与服务的技术文档,方便每一个人使用。

  • 知识库空间用来存储和提供常见问题的答案,如政策阐释和 IT 解决方案等。如果您订阅了 Jira Service Management,可以将它与 Confluence 站点集成,从而将知识库文章分享给客户。

  • 个人空间可以充当一个沙箱,用来整理您的备忘录,跟踪个人 OKR 和目标,以及起草项目提案(直到整合进路线图为止)。您可以撰写博客文章与团队交流,介绍自己或分享您正在做的事情。

在继续创建各种空间之前,请先思考您的组织是如何使用 Confluence Cloud 的。以下是一些常见的用例:

 

描述

示例

知识管理

描述

让 Confluence 成为贵公司获取重要信息的事实依据来源。知识管理用例的一些示例有:

  • 记录人力资源和法务政策、最佳实践和章程,以及技术知识。
  • 撰写故障排除文章、教程和操作说明,并与客户分享。
  • 向客户传达对产品、API 和其他服务的更改。

示例

您可以通过以下几种方式设置 Confluence 站点以进行知识管理:

  • 如果您使用 Confluence 来分享内部政策和章程,不妨为每一个领域(如人力资源、法务和 IT)创建一个独立的文档空间。
  • 如果您使用 Confluence 将文章分享给客户,可以考虑为每一种产品或服务创建一个文档空间和知识库空间。

为您希望客户查看的空间或内容开启匿名访问。也可以将空间链接到 Jira Service Management,从而将文章附加到支持请求中。

项目协作

描述

与跨职能合作伙伴协同工作,来管理项目、启动战略行动计划、推出产品和功能,以及完成更多任务。项目协作用例的一些示例有:

  • 项目经理、设计师和开发人员制定产品要求和技术规范。
  • 营销和产品团队为近期发布制定客户通信计划。
  • 调研人员获取用户研究计划的输入,并将结果与利益相关者分享。

示例

您可以通过以下几种方式设置 Confluence 站点以进行项目协作:

  • 为每一产品创建空间,并为每一次发布周期或发布会创建一个页面。
  • 为每一个职能团队创建一个空间,并为每一个重要项目或行动计划创建一个页面。
  • 采用混合方法。将团队空间用于重大战略行动计划(例如重要的品牌重塑),并将项目空间用于策略项目和发布版本。

确保从事同一项目的所有人都具有必要的权限,从而高效地协同工作。

员工参与

描述

打造一个生气勃勃的内网,供您和团队沟通交流、分享观点,一同庆祝胜利成果。员工参与用例的一些示例有:

  • 在 Confluence 上分享公告,培养开放的文化,并让每个人都能随时掌握动态。
  • 撰写博客文章,从而向新团队介绍自己,分享从在线研讨会或技术大会得到的收获,或者告诉同事您目前正在开展的工作。
  • 浏览热门的页面和博客文章,了解公司中每一个人的感受和他们目前关注的重点。

示例

您可以通过以下几种方式设置 Confluence 站点以用于管理员工参与:

  • 在每个空间中设立博客,鼓励所有人用博客讨论自己的工作。
  • 请新员工撰写个人简介博客,作为他们员工入职培训的一部分。
  • 使用欢迎页面,在您的 Confluence 站点的主页上发布公告。

安装来自 Atlassian Marketplace 的应用,以在您的 Confluence Cloud 站点上嵌入 Slack 源和视频通话等功能。


第 2 步:创建空间

清楚您的组织需要哪些种类的空间后,便到了创建第一个空间的时候了。

  1. 前往您的 Confluence 站点
  2. 在主屏幕中,选择创建空间
  3. 选择您要创建的空间类型。
  4. 填写空间名称空间键和其他详细信息。
  5. 设置空间的权限
  6. 选择创建

完成之后,您将进入空间的概述。在这里,您可以告知组织中的人您的空间的用途和目标用户。下一步,您将了解如何自定义新空间的概述。


第 3 步:自定义空间概述

每个空间都附带一个概述,您可用来告诉团队成员和其他利益相关者有关空间的用途和内容的所有信息。如果空间是从空间模板创建的,您的概述中会附带内置的功能,帮助您充分利用自己的空间。尽管如此,您也可以添加自己的个人风格,让概述变成一个提供团队所需信息的完美枢纽中心。

铅笔图标要自定义概述,请选择铅笔图标 ( Pencil icon ),然后像编辑其他页面一样编辑概述。

  • 尝试以下诀窍让您的概述变得与众不同:
  • 上传横幅或徽标,让他人一眼就能辨别您的空间
  • 描述团队的使命和目标,并添加重要页面的链接
  • 添加目录、团队日历或路线图

如需有关如何制作出色的概述页面的更多信息,请查阅 Confluence Cloud 文档或这篇博客文章

主页在浏览器中的显示

想要快速致胜?请使用 Hubspot 中的团队主页模板来快速上手。


第 4 步:整理您的内容

您现在已创建好第一个空间了,应该要使它井然有序。目标是让您的空间变得易于导航,以便团队成员和其他利益相关者都能快速找到他们寻找的内容。

若要了解有关导航的更多信息,请参阅指南 4:Confluence 导航

使用父页面分组类似的内容

在 Confluence 中,您可以将页面嵌套在其他页面下,从而在各个空间中形成一个内容层次结构。这一层次结构体现在页面树中,页面树显示在活跃页面左侧的空间侧边栏中。

若要充分发挥页面树的作用,请为团队参与的每一任务或项目创建一个页面,并将相关的子页面嵌套在这个页面下。例如,如果您的团队每 2 个星期进行一次回顾,您可以创建一个称为“回顾”的顶级页面,然后将进行的每次回顾的对应页面嵌套在其下方。

下例演示了某个 Atlassian 团队如何利用这一策略来整理他们的空间:

回顾空间

为重要页面创建快捷方式

Confluence 允许您创建独特的空间快捷方式,这是固定在空间侧边栏中页面树上方的链接,您可以为站点中的每个空间创建这种链接。利用它们来突出显示重要的内容,以方便查找。

要创建您的第一个空间快捷方式,请导航到您的空间,再选择侧边栏中的 + 添加快捷方式。如需有关空间快捷方式的更多信息,包括如何编辑或删除现有的空间快捷方式,请参阅自定义您的空间

为页面和附件添加标签

标签有助于疾速辨别相关的页面和附件,方便团队成员和其他利益相关者找到他们寻找的内容。

  1. 在 Confluence 中打开所需的页面。
  2. 选择右下角的标签图标 ()。*
  3. 输入您想要应用的标签名称。如果已存在该名称的标签,它会出现在自动建议菜单中。
  4. 选择添加以应用标签。
  5. 选择关闭以退出对话框。

* 如果您正在编辑页面,而不是查看页面,请选择右上角的更多操作菜单 (•••),然后选择添加标签

为标签赋予公开透明且有意义的名称。例如,您用于会议记录的标签可以命名为会议记录会议。如果您将这个标签添加到用于采集会议记录的每个页面,那么只需选择这个标签,您就能浏览一个空间内或整个 Confluence 站点中的所有会议记录。您也可以在一个页面中显示所有具有同一标签的页面,或者根据标签搜索内容,以更加轻松地查找相关的页面和附件。如需有关标签的更多信息,请参阅使用标签来整理您的内容

专业提示

如果您将一个标签应用到某一页面模板,该标签会自动应用到您使用这个模板创建的所有页面。

让内容保持井井有条

安排时间检查空间里的内容,删除归档陈旧的内容,并且移动页面位置来保持您想要的结构。如果您是站点管理员,可以和团队成员一起建立维护空间的规范,并且鼓励空间管理员抽空与用户一起检查并更新他们的空间。

  1. 招募帮助您监控空间的能手。
  2. 审核空间里的内容,并检查分析结果。
  3. 识别陈旧或过时的页面,并制定行动计划。
  4. 检查并调整您的信息架构,以满足当前的需求。

如需更多信息,请参阅这篇博客文章


第 5 步:管理用户和权限

如果您是 Confluence 管理员或站点管理员并且付费订阅了 Confluence,您可以手动管理用户、组和权限,或者也可开启公开注册并让用户自己创建帐户。如需有关 Free 计划中权限的更多信息,请参阅我们的文档

管理全局权限

专业提示

要管理全局权限,您必须具有 Confluence 管理员权限。

通过全局权限,您可以控制以下几项:

  • 谁可以创建空间或个人空间
  • 无许可证的用户是否可以访问您的站点
  • 谁可以访问用户个人资料

Licensed users

To edit global permissions for licensed users:

  1. Click the gear icon in the top nav bar to go to your site’s settings.
  2. In the settings sidenav, go to Global Permissions (under Security).
  3. Make sure you’re in the User groups tab (or the Guest access tab, if you want to manage access for guests), then click Edit.
  4. Check the box to grant permission, or uncheck the box to revoke it.
  5. Click Save when you’re done.

Changes to global permissions aren’t active until you click Save.

You can search and filter user groups while in edit mode.

Unlicensed users

There are two ways to manage users on Confluence who don’t have Confluence licenses:

Jira Service Management unlicensed access

  • Under the tab JSM access, you can choose to allow licensed Jira Service Management (JSM) agents to view content on your Confluence site, even if the agents don’t have a Confluence license. Learn more

Anonymous access

  • Under the Anonymous access tab, you can choose to allow space admins to make their spaces accessible by all unlicensed users (aka, “anonymous users” or “anyone on the internet”). Learn more

让内容保持井井有条

专业提示

若要编辑空间权限,您必须是空间管理员。如果您是 Confluence 管理员,可以还原站点中任何空间的空间管理员权限。如需更多信息,请参阅什么是空间权限?

通过空间权限,您可以控制以下几项:

  • 谁可以查看空间中的内容
  • 谁可以评论该内容
  • 谁可以创建、编辑或上传内容

Confluence 默认为开放状态。这意味着,除非您调高空间权限的限制性,否则任何有权访问您的 Confluence 站点的人都可以访问任何给定空间中的内容。空间管理员可以在创建新空间时设置权限,也可以以后调整权限。任何能够编辑页面的人都可以编辑其限制。

  1. 前往 Confluence 中的空间概述。
  2. 选择空间设置 > 权限
  3. 在任何标题下,选择编辑权限
  4. 选中或清除您要更改的权限的方框。

您可以为个别空间或整个群组编辑空间权限。若要了解更多信息,请参阅指派空间权限。如果您的站点是公开的,您可以授予个体空间的匿名访问权限。如需更多信息,请参阅设置公开访问

有些 Confluence 客户会将相同的权限方案用于其站点上的每个空间,而另一些客户则会为具有不同用途或用例的空间设置不同的权限。

To get to space permissions:

  1. Go to the space.
  2. Select Space settings in the Confluence sidebar.
  3. Select the Permissions tab in space settings.

*The Permissions tab will only appear if you're a space admin in that space.

You can manage space permissions for individuals or for entire groups. If your site is public, you can also grant anonymous access to an individual space. For more information, see Set up public access.

To learn more about all you can do with space permissions, see Assign space permissions.

How should I set up space permissions?

While some Confluence customers use the same permissions scheme for every space on their site, others set space permissions differently for spaces with different purposes or use cases.

 

Target audience

Permissions

Share help and support information with customers

Target audience

  • Customers

Permissions

  • Anonymous access is allowed
  • Only help and support team members can create, edit, or comment on pages

Share policies, tutorials, and troubleshooting tips with your organization

Target audience

  • Everyone on your Confluence site

Permissions

  • Everyone on your Confluence site can view
  • Only subject matter experts can create, edit, or comment on pages
  • No anonymous access allowed

Collaborate on a project or initiative with others

Target audience

  • Team members
  • Project stakeholders

Permissions

  • Everyone on your Confluence site can view
  • Stakeholders can comment
  • Only team members can create or edit pages
  • No anonymous access allowed

Share sensitive information (e.g., about personnel, payroll, or legal matters)

Target audience

  • Team members

Permissions

  • Access is limited to core team members
  • No one outside the team can view, edit, or comment on pages
  • No anonymous access allowed

邀请团队成员使用您的站点

在设置了站点并配置了总体权限后,您可以邀请团队成员开始使用 Confluence Cloud(以及您的站点上的所有其他 Atlassian 产品)。

  1. 选择右上角的设置车轮(位于您头像的旁边)。
  2. 选择侧边栏中的用户管理
  3. 从右上方选择邀请用户
  4. 输入您要邀请的每位团队成员的电子邮件地址。一次最多可以邀请 10 个电子邮件地址。
  5. 为受邀团队成员选择一个角色。这将决定他们在您的站点上的总体访问权限级别。
  6. 选择您希望团队成员访问的产品。
  7. 选择您希望他们加入的
  8. 个性化您的邀请,然后选择邀请用户

* 这仅适用于具有基本角色的团队成员。

作为站点管理员,您可以随时更新用户的角色、访问权限和组。您也可以通过撤销站点访问权限、停用帐户乃至删除帐户来移除用户(例如,当员工从公司离职时)。如需更多信息,请参阅邀请和移除用户

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