为什么 Pluxee Spain 改用 Atlassian

Pluxee Spain 是西班牙员工福利与敬业度解决方案领域的龙头企业，并未数千家企业提供服务。在经历一次重大公司转型后，该公司需要统一其分散的运营环境。

通过将以前的项目管理、知识与工作流工具整合到 Atlassian 平台上，Pluxee 创建了一个治理更完善的环境，改善了跨职能协作，并将人工智能功能嵌入到日常工作流中。

结果：每月管理的任务增加 4 倍；可加快工作速度的人工智能支持的自动化与分类功能；另有一个互联平台，团队可在其中访问相关的知识、任务和上下文，从而可让人员和人工智能功能基于更全面的信息开展工作。

分散的工具和治理差距会拖慢转型中的企业

当 Pluxee Spain 由 Sodexo Spain 转型而来并整合了一家数字原生初创公司时，遗留下各种互不相连的工具和不同的工作方式。该公司从实体凭证向数字福利平台的转型需要兼顾速度与规模，但却面临以下几项挑战：

• 知识无处不在，却无从查找或应用。公司信息散落在多个互不相连的工具和来源中。缺乏单一事实来源，没有跨系统进行搜索的简便方法，团队所掌握的知识与其实际正在进行的工作之间也缺乏联系。

• 成本和复杂性不断上升。维护并行工具意味着会引发许可证重复、成本增加、用户管理分散以及管理开销不断增长等问题。

• 治理差距会产生额外的复杂性。权限与个人绑定，内容膨胀并演变为不受控制的信息孤岛，并且当员工离职时，信息可能也会变得难以访问和管理。

• 传统的任务管理缺乏可见性和可扩展性。请求和任务会通过不同的渠道进行接收，从而导致难以明确责权归属、识别瓶颈、衡量进度并高效协调工作。

Pluxee 需要一个受管且可扩展的平台来支持组织，同时让团队和领导层更清晰地了解工作的实际流转情况。

整合可节省成本并精简流程

通过淘汰原有工具并在 Atlassian Cloud Enterprise 上实现关键协作、知识及工作流功能的标准化，Pluxee 降低了管理并行系统所产生的成本和复杂性。

通过 Okta 实现的集中式身份管理还简化了用户生命周期管理，从而可降低管理开销，并有助于消除未使用的许可证。

而更大的转变还在于整合所带来的可能性。随着工作、知识和团队上下文通过 Atlassian 平台日益紧密地连接在一起，团队可以自动执行各类活动，更高效地开展协作，并在更丰富的组织上下文中使用人工智能功能。

这一举措还使 Pluxee Spain 与 Pluxee Global 的治理与安全标准保持一致，以便让网络安全团队对该平台充满信心，并实现了与位于巴西、葡萄牙及其他地区的团队的无缝协作。

每月管理的任务增加 4 倍，并可获得全面可见性

来自内部团队和外部客户的请求和任务会通过不同的渠道涌入，从而导致难以明确权责归属、识别瓶颈以及衡量进度。

为了应对这些挑战，Pluxee 通过 Atlassian 平台引入结构化的工作流，从而将以前零散的活动转化为更加透明且可衡量的工作方式。

团队现在可以组织任务、明确权责归属，并使用仪表板来了解工作量、进度和改进机会。

规模虽小但影响深远的自动化规则也能加速交接和执行。例如，当一项操作完成时，可以自动创建并链接相关的后续任务，并将其分配给适当的团队。以前需要手动协调的工作现在只需几秒钟即可完成。

Pluxee 还将 Rovo 支持人员整合到这些跨职能工作流中，以帮助识别潜在的重复任务并推荐可能的后续步骤。

在此次工作流转型的第一阶段，Pluxee 从在以前的环境中每月管理大约 1000 个内部与客户操作，发展为通过 Atlassian 工作流每月管理约 4000 个操作，同时提高了可见性并减少了瓶颈。
而这仅仅只是个开始。整个 Atlassian 平台上可用的知识和工作流上下文越多，团队从自动化和人工智能中获益的机会就越多。

新的团队伙伴：Rovo 支持人员可发现重复项、推荐后续步骤并分享知识

随着 Pluxee 的知识、任务和团队上下文通过 Atlassian 平台日益紧密地连接在一起，Rovo 可以从更广泛的组织上下文中提取信息，而不是仅依赖于单个工具中包含的信息。

眼下，团队正在使用 Rovo 支持人员和搜索功能，并通过人工智能辅助分析、重复项检测、建议以及自然语言查询来改善日常工作流。

自动重复项检测

Pluxee 的客户关怀团队构建了一个 Rovo 支持人员，用以识别潜在的重复任务、呈现相关的历史活动，并帮助各个团队规避重复性工作。

人工智能驱动式后续建议

Rovo 支持人员可以审查通过 Atlassian 工作流来管理的案例，分析相关的评论和状态，并提议可能的后续操作，以便团队和领导者能更快地了解优先事项并确定后续步骤。

使用自然语言访问公司上下文

借助 Rovo 搜索，即使是非技术同事也能使用自然语言找到相关的案例和 Confluence 内容。团队只需用自己的语言描述要查找的内容，从而使组织知识更易被发现和重用。

展示，而非讲述：使用 Loom 进行故障排除和培训

在 Pluxee，并非每个问题都需要开会，也并非每次解释都需要大段文字。

技术团队使用 Loom 录制简短的操作指南，从而为寻求帮助和提供帮助的人员节省时间。通过与 Atlassian 平台集成，这些录制文件还可成为组织可搜索知识的一部分，而不是形成另一个信息孤岛。

通过视频回复进行故障排除

当基础设施团队收到支持请求时，团队成员可回复一段 Loom 录像，向请求者展示如何处理该问题。

较之冗长的书面回复，请求者可以更快获得清晰直观的解释，且双方都无需额外安排时间开会。

培训与内部沟通

发布新功能或流程发生变更时，团队可以录制一段短视频，在整个组织内进行传达。

Loom 的自动转录功能使得操作演示既可轻松搜索又易于访问，从而有助于确保在视频分享后知识依然可用。