Как внедрить инновации и повысить удовлетворенность сотрудников за 30 дней: история миграции Lucid в облако

«Идеальный шторм» ускоряет переход в облако

Со временем облачные технологии укрепились и стали отраслевым стандартом, а серверные инструменты стали дороже и сложнее в обслуживании. Плагины были сложны в управлении, текущие обновления приходилось внедрять вручную, а производительность падала по мере роста компании Lucid.

Чтобы уйти от некоторых операционных проблем, связанных с обслуживанием локальных инструментов, и воспользоваться преимуществами современного интерфейса, в 2019 году компания перешла на Atlassian Data Center. Ее специалисты уже тогда знали, что миграция в облако — их конечная цель — лишь вопрос времени.

«Мы хотели позиционировать себя как отраслевых лидеров. Вы не увидите на рынке SaaS-решений лидеров, использующих локальные решения, — говорит Дэвид. — Наша компания создает ценность, разрабатывая функции, повышая стабильность наших продуктов и внедряя инновации. Время, которое мы тратим на обслуживание внутренних инструментов, — это потери от упущенных возможностей».

Помимо применения передовых отраслевых практик и избавления от работ по техническому обслуживанию, компания Lucid хотела выполнить миграцию, чтобы использовать собственные облачные продукты и свои эксклюзивные приложения Atlassian Cloud так же, как это делают ее клиенты (бесценный шаг для развития эмпатии и внедрения инноваций), а также повысить безопасность и предоставить удаленный доступ для сотрудников.

В Lucid ежегодно проводили оценку затрат и преимуществ миграции в облако, и чаша весов склонилась в пользу перехода в 2020 году. Решение было простым благодаря анализу, который в компании проводили на протяжении многих лет. Дэвид говорит, что «наконец-то случился идеальный шторм», когда нужные причины и нужные люди сошлись в нужное время.

Сосредоточенность, оценка, взаимодействие: три ключа Lucid к миграции за один месяц

Отлично видя перспективную возможность жить согласно своим взглядам (работать в облаке) и установив крайне короткие сроки для достижения цели (30 дней), компания Lucid при поддержке Oxalis начала готовиться к миграции, сосредоточившись на перемещении только наиболее необходимых и ценных ресурсов. «Как компания мы решили, что переход в облако важнее, чем достижение абсолютного паритета с тем, что мы имеем локально. Это сильно изменило ситуацию, — вспоминает Дэвид. — Наша корпоративная философия заключается в следующем: если мы больше не получаем от чего-либо пользу, мы прекращаем вкладываться в это и больше это не поддерживаем».

Эта философия со временем повлияла на управление плагинами Lucid. Было уже ясно, какие плагины больше не используются активно или какие из них будет слишком сложно переместить, что помогло Oxalis и Lucid при планировании миграции в облако. Вместо того чтобы проводить обширное сопоставление старой и новой функциональности, команда определила, что она хочет и что нужно переместить, а от остального отказалась.

Обновленный инструмент Atlassian Jira Cloud Migration Assistant также пригодился: благодаря ему сопоставление пользователей стало интуитивно понятнее, появилась расширенная поддержка для пользовательских типов полей, а также стала возможна миграция межпроектных досок. Экономия времени на выполнении этих задач означала, что Lucid сможет уделить больше внимания тестированию, что важно не только для предотвращения проблем, но и для повышения вовлеченности и управления организационными изменениями. Поучаствовать пригласили около 20 тестировщиков со всей организации, чтобы команда разработчиков смогла увидеть работу облачной среды в различных сценариях использования.

«Команда Oxalis обнаружила, что регулярные тестовые прогоны миграции в сочетании с приемочным пользовательским тестированием помогают людям понять разницу между локальным и облачным развертыванием Atlassian, — говорит Джейк. — Мы использовали лучшие ресурсы, представленные во внутренней документации Atlassian и Lucid, чтобы заранее сформировать четкие ожидания, так что сотрудники были уверены в своем плане обеспечения стабильной работы».

Эти сознательные инвестиции в тестирование и связь окупились после того, как в Lucid провели тестовые миграции и несколькими неделями спустя осуществили переход в облако. Миграция была завершена в течение выходных и прошла благополучно и без происшествий. «Мы провели так много тестовых миграций и проверок UAT на разных экземплярах продукта, что в день миграции возникла только одна проблема. Нам удалось ее немедленно устранить», — вспоминает Дэвид.

Изменение произошло настолько плавно, что сотрудники едва почувствовали его. «Когда люди вернулись в понедельник, они почти не заметили перехода, на что мы и рассчитывали. Они просто убедились, что могут получить доступ к системе с телефона», — добавляет Дэвид. Те, кто выражал беспокойство относительно потери данных или возможных прерываний работы, оказались приятно удивлены. По прошествии сначала часов, а потом и недель все происходило так, как будто они всегда работали в Atlassian Cloud. «Когда я впервые услышала, что мы переходим на Atlassian Cloud, я забеспокоилась, как это повлияет на существующие данные и рабочий процесс. А теперь я даже не помню, как мы работали до миграции в облако», — признается Эмма Рис, старший специалист по контролю качества.

Сотрудникам нравятся усовершенствованный интерфейс и полезные возможности Atlassian Cloud. «У Jira Software лучше интерфейс, и работа стала более плавной», — объясняет менеджер по продукту Чэнс Рейми. «Карты Advanced Roadmaps — еще одно большое подспорье. По мере изменения приоритетов можно на ходу обновлять планы и отслеживать, готовы ли мы к релизам».

Значительная экономия времени и бесценная удовлетворенность сотрудников

Спустя всего 30 дней после принятия решения о миграции команда Lucid эффективно работала в Atlassian Cloud и наслаждалась скоростью, безопасностью и отсутствием стресса, которых она ждала все эти годы. «Мы перестали беспокоиться об обслуживании базы данных, техническом обслуживании и настройке серверов, автоматизации настройки решения Data Center и различиях в средах. Мы знаем, что компания Atlassian будет исправлять выявляемые уязвимости. У специалистов SRE уменьшилось количество вещей, о которых им нужно знать и беспокоиться. Они могут последовательно управлять нашей рабочей средой, что снижает уровень стресса, уменьшает количество необходимых к проведению тестов и многое другое», — говорит Дэвид.

Его команда также смогла достичь значительной экономии времени на исправлениях, масштабировании и перерывах в работе, которые часто отнимали силы, но не добавляли большой ценности. «SRE — наша самая популярная команда. Ее специалисты экономят 25 % своего времени в неделю, работая в Atlassian Cloud», — отмечает он. — Раньше по меньшей мере дважды в месяц одному из десяти участников нашей команды приходилось останавливать работу над текущей задачей и тратить от пяти минут до нескольких часов на исправление чего-либо. Затем появились обновления и изменения. Настроить масштабирование тоже было непросто. На выполнение каждой из этих задач требовалась всего пара минут, но они накапливались, не создавали особой ценности и часто вынуждали нас отвлекаться на них во время встреч или в выходные. Теперь все эти действия исчезли», — объясняет Дэвид.

Благодаря меньшему количеству перерывов и утомительных задач, а также упрощенным способам работы и взаимодействия сотрудники Lucid наконец-то испытывают те же радости, что и их клиенты. Команда продолжает двигаться вперед и предвкушает, как с помощью Atlassian Cloud и Oxalis будет поддерживать уровень удовлетворенности сотрудников, повышать их производительность и помогать клиентам строить свое будущее.