Департамент здравоохранения Калифорнии модернизировал систему и сэкономил миллионы с помощью Atlassian Cloud Enterprise

Препятствия (и возможности) для значимой миссии авторитетного учреждения

Разрозненность и устаревшие технологии мешают работать даже самым прогрессивным и амбициозным мыслителям и деятелям в правительственных учреждениях. В Департаменте здравоохранения Калифорнии с этим знакомы не понаслышке. Каждое подразделение стремилось к достижению общих целей, но из-за использования разрозненных инструментов и процессов многим казалось, что они движутся в разных направлениях.

Увидев в этих проблемах возможности для роста, начальник отдела заводской и инженерной модернизации Департамента Райан Мосли и консультант по Atlassian Enterprise Элиза Авилес-Бодуин начали изучать «золотое решение для Золотого штата»: стандартизировать работу с помощью облачных инструментов Atlassian, чтобы быстрее двигаться к цели — обеспечить каждому равный доступ к качественному медицинскому обслуживанию, то есть улучшить здоровье всего населения Калифорнии.

Модернизация и стандартизация позволили сэкономить 2,2 млн долл. США на первом же проекте

В Департаменте уже давно понемногу использовали Jira Software Cloud и Confluence Cloud, а также ряд других инструментов, включая устаревшую версию SharePoint. Когда учреждение начало внедрять гибкие методологии и приобрело дополнительные лицензии Atlassian, объемы использования стали естественным образом расти.

По мере того как все больше людей стали использовать инструменты Atlassian, команда модернизации Департамента увидела, что сотрудники работают быстрее, лучше взаимодействуют и открывают новые способы приносить пользу друг другу и жителям по всему штату. Когда Райан показал руководителям, как сотрудники используют Atlassian и как команда может улучшить управление портфелем организации с помощью стандартизации платформы, они сразу же поддержали идею.

«Использование стало распространяться на отделы и программы внутри и за пределами команды модернизации, — говорит Райан. — Как только сведения и результаты от команды модернизации обеспечили новый уровень прозрачности и информирования в реальном времени для директората, решение [стандартизировать Atlassian] стало более твердым».

Чтобы поддержать внедрение, команда Райана совместно с корпоративным архитектором Департамента Джо Чавесом, администратором Jira Кристин Корона и консультантом по Atlassian Enterprise Элизой Авилес-Бодуин разработала простую стратегию управления изменениями. «Мы не можем выделить постоянные ресурсы на управление изменениями, поэтому мы дали тем, кто уже работал с ним, высказаться в пользу этих инструментов. Мы также проводим собрания сообщества Atlassian, где обсуждаем проблемы, с которыми сталкиваются люди», — объясняет Райан.

Поскольку все больше подразделений начало работать на единой современной платформе, командам стало легче сотрудничать, и работа пошла быстрее, что привело к значительной экономии. «На подготовку и запуск одного нашего проекта ушло 18 месяцев. После внедрения Atlassian и изучения более выгодных способов использования этих инструментов следующий проект удалось запустить за шесть. Мы отслеживали все в Jira и других наших инструментах разработки, что сократило затраты на подготовку команды и поставку продукта с 2,8 млн до 600 тыс. долл. США», — говорит Райан.

По мере того как росло использование, команда модернизации Департамента решила стандартизировать облачные продукты Atlassian, чтобы обеспечить масштабируемость, централизованное администрирование, безопасность корпоративного уровня и постоянную поддержку. В Департаменте начали с Confluence и Jira Software Cloud Premium, а в 2021 году перешли на тарифный план Enterprise. Департамент поднял количество пользователей до 4000, что делает его одним из крупнейших государственных учреждений на платформе Atlassian Cloud Enterprise.

Свободные ресурсы для наиболее важной работы

Благодаря централизованному облачному достоверному источнику информации и платформе для совместной работы тысяч пользователей, подразделения Департамента добились улучшений в своих областях деятельности. В директорате теперь тоже могут отслеживать прогресс и программы на уровне портфеля. ИТ-отдел особенно воодушевили достижения в их основных инициативах: безопасности, конфиденциальности, обслуживании, эксплуатации, корпоративном управлении и управлении портфелем.

1. Безопасность и конфиденциальность

С Jira Software команды получают более полное представление об уровнях безопасности учреждения и рисках в системах и данных. Теперь, когда Департамент работает в облаке Atlassian, им не нужно беспокоиться об обслуживании серверов. «В прошлом мне приходилось обслуживать серверную инфраструктуру. Ничего приятного в этом нет, — говорит менеджер по техническим продуктам и специалист по продвижению DevOps Джефф Гарретт. — С Atlassian Cloud Enterprise нам больше не нужно этим заниматься. К тому же мы можем быстро добавлять и удалять приложения».

2. Техническое обслуживание и эксплуатация

ИТ-отдел с удовольствием перешел на централизованное управление и мониторинг в облаке, а также использование Jira Software для отслеживания и тестирования (с помощью приложения Xray Test Management).

3. Корпоративное управление

Департаменту удалось централизовать и улучшить управление с помощью Atlassian Cloud Enterprise. «Эти инструменты помогают нам в обсуждении вопросов, связанных с управлением. Они поддерживают прозрачность нашей работы и позволяют нам расти и развиваться», — говорит Райан.

Интеграция инструментов Atlassian между собой и с другими ИТ-инструментами для продуктивной работы, такими как Slack, позволила повысить эффективность, улучшить управление информацией и упростить масштабирование.

«Мы стараемся ничего не прятать внутри задач Jira. Если мы исправляем баг, мы извлекаем эту информацию в Confluence и делаем ее доступной для остальных. Изменения из Confluence и Jira мы публикуем и в Slack, поэтому нам теперь еще проще искать заявки прямо во время общения, — объясняет Джо. — Кроме того, нам удалось масштабировать и ряд небольших проектов, например, где команда от одного до пяти человек использует раздел Confluence, чтобы записывать свою работу и делиться ею с новыми участниками команды». Райан добавляет: «В целом, люди могут найти нужную информацию в нужное время, а не ждать следующего собрания. Это определенно помогло нам отказаться от собраний».

Когда на собрания и управления уходит меньше времени, ИТ-специалисты могут сосредоточиться на том, что они делают лучше всего: внедрении технологий, которые помогают учреждению приносить больше пользы жителям Калифорнии.

Bridging IT and business for successful portfolio management

Beyond IT, business and program teams are enjoying Atlassian tools just as much – proof that Modernization’s early adopter strategy is working. “The business teams, like Communications, are really happy with the fact that we could stand up a work management template project so quickly, and they can be on their way,” Christine explains. Ryan adds, “Jira helps us have repeatable processes. The Contracts Team uses Jira to track procurements, so now I can see when a procurement is going to be finalized and when resources are going to hit the ground.”

These improvements in visibility have been invaluable when it comes to portfolio management. “The big win with Atlassian is communicating business needs and engineering execution, and bridging the two,” Ryan says. “It helps us narrow our focus into what’s most important to the business. From the portfolio view, we can see the timeline to deliver a technical initiative, then drill all the way down to the dev teams that are delivering on those goals, as well as see from the bottom up. From the portfolio management standpoint, it's really helped that communication from the program to the technical level.”

From elevating security and speed, to making information easier to find, use, and share, DHCS is seeing vast improvements for teams of all types and all tiers.

Improving the health of the agency and the citizens it serves

Optimizing DHCS’s platforms and processes with Atlassian Cloud Enterprise has not only helped improve visibility, collaboration, and delivery at the individual and team levels, but also increased speed and savings for the agency.

Now that Jira Software and Confluence Cloud are DHCS’ single source of truth, the agency is planning to expand their Atlassian platform to include Opsgenie for alerting and on-call management, Statuspage for incident management, and Jira Align to link strategy to execution so they can enhance service delivery to the state’s residents: the heart of their work.

“Bringing the business and technology together to deliver on our initiatives is the core of success,” Ryan says. “Adding to our Atlassian tool set will contribute to our evolution here at DHCS and make sure we’re all moving in the same direction and focused on the most important initiatives. It’s only going to help our organization become more efficient at delivering those services to Californians.”