Jak Jira i Confluence odmieniły sprzedaż internetową i bezpośrednią w Worten

Wyzwanie: portugalska sieć handlu detalicznego Worten chciała połączyć sprzedaż cyfrową i tradycyjną, integrując swoją platformę e-handlu z siecią ponad 250 sklepów.

Rozwiązanie: sieć Worten wdrożyła Jirę i Confluence w celu ułatwienia współpracy, przyspieszenia rozwoju i urzeczywistnienia swojej wizji.

Efekt: ponad 1500 pracowników korzysta obecnie z Atlassian Teamwork Collection przy obsłudze interdyscyplinarnych przepływów pracy. Zwrot z inwestycji zwiększył się 5,5 razy, a roczne oszczędności sięgają 12 000 godzin.

Jak zostać firmą cyfrową z ludzką twarzą

Ponad połowa mieszkańców Portugalii mieszka w odległości mniej niż 30 minut jazdy do najbliższego sklepu Worten. Klienci kupują w sieci wszystko, od elektroniki po meble. W roku 2018 sieć Worten zdecydowała, że zakupy muszą być jeszcze wygodniejsze.

„Nasza wizja zakłada bycie firmą cyfrową utrzymującą tradycyjne sklepy — firmą z ludzką twarzą” — wyjaśnia Felipe Ferreira, kierownik ds. transformacji cyfrowej. Naszym celem było stworzenie środowiska klienta integrującego zakupy online z siecią ponad 250 sklepów Worten.

W tym celu stworzono nową architekturę systemu i platformę współpracy w całej organizacji. W jej ramach zarządzanie programami, śledzenie zadań i mapowanie zależności odbywają się w Jirze i Confluence, które wchodzą w skład zestawu narzędzi Atlassian Teamwork Collection. Niemal 1500 pracowników w całej organizacji korzysta dziś z tego rozwiązania, aby unikać rozpraszania się, zachować łączność i produktywność w procesie udoskonalania sprzedaży detalicznej dla klientów w Portugalii.

Zakupy online 🤝 zakupy stacjonarne z pomocą Jiry i Confluence

Firma Worten postawiła sobie za cel stworzenie naprawdę wielokanałowego doświadczenia zakupowego, w którym klienci korzystają zarówno z kanału online, jak i sklepów stacjonarnych. Przed transformacją witryna i aplikacja Worten nie były w pełni zintegrowane ze sklepami stacjonarnymi. Przykładowo klienci nie mogli przeprowadzać osobistych zwrotów towarów kupionych online ani sprawdzać dostępności produktów w sklepie w czasie rzeczywistym. Teraz mają taką możliwość — a ponadto dostęp do dodatkowych funkcji, takich jak zamówienia z odbiorem osobistym po 15 minutach i dostawa do domu w ciągu 2 godzin.

W celu pokierowania tą zmianą sieć Worten utworzyła zespół ds. transformacji cyfrowej pod kierownictwem Felipe. „Ważne było dla nas, aby zachować osobisty kontakt dzięki naszej sieci sklepów”, wyjaśnia. „Klienci oczekują wygody zakupów online, ale chcą też odwiedzać nas osobiście, wziąć produkt do ręki i porozmawiać z pracownikami”.

Zespół Felipe miał pomóc zespołowi IT firmy Worten w sprawnym dostarczeniu i wdrożeniu nowej architektury systemów, co było ogromnym, interdyscyplinarnym projektem. „Mamy wiele zespołów pracujących równolegle, a jeśli nie mogą one łatwo wymieniać się informacjami, praca staje w miejscu — mówi Felipe.

Przed transformacją każdy zespół Worten korzystał z innych narzędzi, takich jak OneNote czy Excel. Bez centralnej platformy wiele zespołów miało trudności we współpracy oraz borykało się z czasochłonnymi spotkaniami i długimi wątkami mailowymi.

Gdy zespół ds. transformacji cyfrowej wdrożył Jirę i Confluence, 140 zespołów wreszcie zyskało wspólną przestrzeń do współpracy. Zawsze gdy członek zespołu potrzebuje informacji od innego pracownika, może po prostu oznaczyć współpracownika i kontynuować pracę. „Jira i Confluence łączą nasze zespoły, dzięki czemu dzieją się cuda”, zapewnia Felipe. „Dzięki nim zyskujemy wspólny język, wspólne przepływy pracy i jasne współzależności”.

Narzędzia Atlassian stanowią siłę napędową zespołów, od logistyki po dział prawny

Do tej pory zespół ds. transformacji cyfrowej firmy Worten wykorzystywał narzędzia Atlassian do następujących celów:

1. Połączenie zespołów technicznego i programistycznego, aby zwiększyć prędkość tworzenia produktu i szybciej reagować na opinie klientów

2. Powiązanie funkcji biznesowych z odpowiednimi zespołami IT, aby szybciej rozwiązywać zgłoszenia IT

3. Pokazanie ścisłemu kierownictwu codziennej pracy zespołów, aby podejmowanie decyzji było zgodne z celami strategicznymi

Sieć Worten wdrażała transformację cyfrową etapami, zaczynając od obszarów o największym wpływie na działalność firmy. Jednym z nich był główny system wysyłkowy. „Ten system jest sercem naszej organizacji — odpowiada za kontrolę dostaw towarów do naszych klientów”, twierdzi Felipe.

Nowy system wysyłkowy umożliwia realizację bardziej złożonych procesów dostaw zarówno w sklepie, jak i online. Obejmują one samoobsługowe planowanie zamówień dla klientów, automatyczne zamówienia przychodzące w celu utrzymania odpowiednich stanów magazynowych oraz odbiór niechcianych produktów do utylizacji w ramach usługi dostawy.

W firmie Worten za zarządzanie tymi złożonymi procesami dostaw odpowiada 17 wielozespołowych „bractw”. Jira synchronizuje je w czasie rzeczywistym, zapewniając przejrzysty wgląd w blokery i postępy. „Bez Jiry nie zdołalibyśmy tego zrobić", zapewnia Felipe. To najlepsze rozwiązanie do zarządzania całą tą złożonością”.

Zespoły firmy, w tym dział prawny, zauważyły, że Jira może usprawnić również ich pracę. „Nigdy bym nie przypuszczał, że zespół prawny może używać Jiry, gdyż zwykle korzysta z poczty elektronicznej i rozmów telefonicznych”, dodaje Felipe. „Ale Jira świetnie się u nich sprawdza. Dzięki niej obciążenie pracą prawników oraz czas wdrażania stają się doskonale widoczne, co ułatwia ustalanie priorytetów zadań według pilności i umożliwia ich przekazywanie innym osobom w przypadku urlopu”.

Automatyzacja i tworzenie harmonogramów za pomocą Jira Premium

Sieć Worten wybrała rozwiązanie Jira Premium, aby skorzystać z zaawansowanych możliwości tworzenia harmonogramów w Planach Jiry. Dzięki Planom Jiry ścisłe kierownictwo dzieli się strategicznymi priorytetami podczas spotkań planistycznych, a zespół Felipe dodaje te priorytety do Planów w celu tworzenia harmonogramów, kierowania ustalaniem priorytetów i monitorowania zależności międzyzespołowych.

Jak wyjaśnia Felipe: „Zaawansowane harmonogramy w Planach Jiry pomagają nam zobaczyć, gdzie występują czerwone strefy, pokazując, ile zgłoszeń, problemów lub historyjek jest zablokowanych w każdym zespole”.

Sieć Worten zaczęła korzystać z Automatyzacji Atlassian w Jira Premium, aby usprawnić powtarzalne procesy. Przykładowo Jira automatycznie przypomina zespołom o przeprowadzeniu analizy niezbędnej do raportów miesięcznych. Takie automatyczne przypomnienia mają duże znaczenie w firmie o skali sieci Worten. Dzięki zaoszczędzeniu 30 sekund na każdym zgłoszeniu automatyzacja pozwoliła 9 zespołom oszczędzać łącznie 8 godzin miesięcznie.

Udostępnianie wiedzy instytucjonalnej i procesów za pomocą Confluence

Confluence pełni w firmie Worten rolę centralnej bazy wiedzy. „Cała potrzebna nam wiedza i dokumentacja znajdują się tutaj — począwszy od protokołów po podsumowania spotkań”, mówi Felipe.

Przykładowo Confluence odgrywa integralną rolę w procesie ustalania priorytetów w firmie Worten. Podczas każdej sesji planowania członkowie zespołu zapisują notatki i wnioski w powiązanej przestrzeni roboczej. Istotne raporty i pulpity z Jiry są integrowane ze stronami Confluence, dzięki czemu zespoły mogą omawiać wyniki i postępy w czasie rzeczywistym.

Confluence pomaga również firmie Worten szybko wdrażać nowych pracowników. Zespół przygotował materiały szkoleniowe dla różnych działów i ról, z których każdy zawiera istotne zasady, procesy oraz instrukcje dotyczące korzystania ze sprawdzonych narzędzi firmy, w tym Jiry.

Nowy sposób pracy, który pozwala tworzyć przełomowe środowiska użytkowników

Dziś wizja Worten dotycząca wielokanałowego środowiska użytkownika staje się rzeczywistością. Dzięki narzędziom Teamwork Foundation firmy Atlassian współpraca między zespołami przestała być udręką, a stała się przyjemnością.

Gdy zespoły używają Jiry i Confluence, aby usprawnić komunikację, mogą szybciej reagować na opinie klientów i wysyłać nowe pomysły. „Trudno nawet oszacować, ile czasu oszczędzamy dzięki Jirze”, zapewnia Felipe. „Wykorzystaliśmy ją do stworzenia nowego sposobu pracy, który wcześniej nie istniał”.

Podobnie jak w przypadku większości sprzedawców detalicznych, działalność Worten staje się coraz bardziej złożona. Jednak dzięki nowemu podejściu i lepszym narzędziom do współpracy, zespoły nie tracą tempa. „Nasze zespoły mówią o Jirze z entuzjazmem i zaangażowaniem”, zapewnia Felipe. „Jako osoba odpowiedzialna za transformację mogę stwierdzić, że to najlepsza możliwa informacja zwrotna”. Nie trzeba nikogo przekonywać do korzystania z Jiry i Confluence, ponieważ te narzędzia rzeczywiście przynoszą wartość.