Trivago odmienia kulturę spotkań, współpracę i podróże dzięki opartej na sztucznej inteligencji kolekcji Teamwork Collection firmy Atlassian

Wyzwanie: w miarę jak firma Trivago — wiodąca globalna platforma wyszukiwania hoteli — rozwijała się i ewoluowały jej zespoły, hamowały ją rozproszenie zespołów i narzędzi, starsza technologia i niespójne sposoby pracy. Zespoły były przytłoczone spotkaniami i miały trudności dotyczące współpracy, wydajności pracy i jej skalowania.

Rozwiązanie: aby unowocześnić swoje praktyki i stworzyć jedną centralną platformę, Trivago łączy zespoły za pomocą ram System of Work wdrożonych wspólnie z firmą Atlassian. Aktualizacja do Teamwork Collection pomogła usprawnić współpracę i spowodowała udostępnienie aplikacji do komunikacji wideo Loom oraz funkcji wyszukiwania w firmie i sztucznej inteligencji Rovo.

Wpływ: dzięki zawarciu Teamwork Collection w ramach System of Work, Trivago zastępuje zbędne spotkania i długie dokumenty krótkimi filmami Loom; przekształca sesje robocze za pomocą tablic Confluence; oraz wykorzystuje Rovo, aby pomóc pracownikom znajdować odpowiedzi i podejmować działania w ciągu kilku sekund.

Hotel? trivago. Praca zespołowa? Atlassian.

trivago jest jedną z czołowych europejskich firm cyfrowych, które odniosły sukces na skalę globalną. W wysoce konkurencyjnej branży turystycznej szybkość, jakość obsługi klienta i innowacyjność mają ogromne znaczenie. Wraz z rozwojem firmy te cechy często tracą na znaczeniu, ale trivago postanowiło uniknąć typowego osłabienia tych atutów poprzez poprawę struktury, narzędzi i pracy zespołowej. 

Firma wyznaczyła sobie nowy cel: stać się najszybciej uczącą się i działającą firmą w branży, wykorzystać najlepsze rozwiązania sztucznej inteligencji do zwiększenia produktywności i innowacyjności oraz umożliwić ponad 600 pracownikom osiągnięcie wydajności na poziomie 6000 osób.

Aby wspierać tę ambicję postawienia na sztuczną inteligencję i zmodernizować sposób pracy zespołów, trivago wdrożyło kolekcję Atlassian Teamwork Collection dla wszystkich pracowników zespołów technicznych i biznesowych, jak również aplikacje Jira Service Management i Jira Product Discovery w ramach szerszej platformy Atlassian firmy.

Ulepszenie sposobów pracy i systemów umożliwia trivago:

• Zapewnienie łączności między zespołami w całej firmie, aby usprawnić oraz przyspieszyć planowanie, komunikację i realizację.

• Przekształcenie 340 godzin spotkań w treści Loom, zwiększenie produktywności i efektywności pozostałych spotkań oraz zastąpienie długich strony Confluence krótkimi, przystępnymi filmami.

• Połączenie platformy Atlassian z ponad dziewięcioma narzędziami innych firm za pomocą Rovo, aby pracownicy mogli pracować szybciej i wydajniej.

• Zmianę sposobu prowadzenia burzy mózgów i współpracy dzięki tablicom Confluence, które automatycznie porządkują pomysły i przekształcają je w zadania w Jirze.

Laura Bennett, administratorka pakietu Atlassian w trivago, mówi: „Zespoły nie powinny być zmuszone do przełączania się między wieloma niepołączonymi ze sobą narzędziami”. Inwestując w utworzenie System of Work opartego na platformie Atlassian, zapewniamy jedno centralne miejsce dla wszystkich zadań”.

Rozwiązywanie głębszych problemów: nadmiar spotkań, izolacja i dzielenie się wiedzą

Firma Trivago wdrożyła Jirę i Confluence na początku 2000 roku i zaczęła stosować te aplikacje w celu rozwijania działalności. Jak twierdzi Laura, z czasem ich metody pracy zaczęły wykazywać słabości.

W wewnętrznej ankiecie pracownicy zgłaszali, że najbardziej rozpraszały ich spotkania. Komunikaty o stanie prac, decyzje w drobnych sprawach i krótkie demonstracje stale zamieniały się w długie spotkania z udziałem zbyt wielu osób. Członkowie zespołu przyklejali karteczki samoprzylepne na ścianach i robili zdjęcia, aby później przepisywać notatki: to żmudny i podatny na błędy proces, który utrudniał podjęcie działań. W sumie praktyki te spowalniały postępy, rozpraszały uwagę i były trudne do skalowania.

Po spotkaniach moderatorzy dodawali notatki do Confluence, gdzie zdaniem Laury pracownicy „dokumentują absolutnie wszystko”. Ale z tej masy długich stron rzadko ponownie korzystano.

Tymczasem krytyczna wiedza znajdowała się również w innych narzędziach Trivago — takich jak Dysk Google, Slack czy aplikacje Microsoft — uniemożliwiając członkom zespołu szybkie znalezienie tego, czego potrzebowali, oraz współpracę między zespołami. To rozdrobnienie zwiększało koszty, pogarszało widoczność oraz zakłócało wydajność i standaryzację.

Jednocześnie firma Trivago szybko skalowała swój program sztucznej inteligencji, ale większość opartych na niej narzędzi nadal nie była powiązana z codzienną pracą. Potrzeby zespołów:

• Zunifikowana platforma oparta na sztucznej inteligencji, dostępna dla wszystkich

• Sposób na poprawę efektywności, użyteczności i praktyczności dokumentacji i spotkań

• Wyszukiwanie i automatyzacja, które mogą bezpiecznie i inteligentnie objąć cały zestaw narzędzi

Nadszedł czas, aby firma Trivago przemyślała zarówno swoje procesy, jak i platformy.

Jak jeden żart o poprawie komunikacji wewnętrznej doprowadził do poważnej zmiany w całej firmie

Kiedy kierownictwo trivago żartowało, że chce „korporacyjnego TikToka” (krótkich, angażujących treści), nie miało na myśli uruchomienia kolejnej sieci społecznościowej. Chciano rozwiązać bardziej złożone problemy. Sposób organizacji pracy w firmie nie odpowiadał już sposobowi komunikowania się i podejmowania decyzji w nowoczesnym miejscu pracy.

Po obejrzeniu demonstracji Loom Laura miała pewność, że to właśnie tego szukali. Wyjaśnia: „Wcześniej mieliśmy tylko narzędzia do robienia i opisywania zrzutów ekranu, ale nie mieliśmy nic, co umożliwiałoby szybkie tworzenie filmów i łatwe ich udostępnianie. Aplikacja Loom idealnie spełniała oba wymagania”.

Firma trivago korzystała już z aplikacji Jira i Confluence, więc mogła je połączyć, dodając jednocześnie Loom i Rovo — a wszystko to za cenę znacznie niższą niż w przypadku zakupu samodzielnej aplikacji Loom. „Wiedzieliśmy, że Loom znacznie poprawi komfort naszej pracy. Kiedy zobaczyliśmy, że Loom jest częścią kolekcji Teamwork Collection, byliśmy po prostu zachwyceni tym, co możemy uzyskać za ułamek ceny” — wspomina Laura.

W związku z tym, że trivago przeprowadziło już migrację do Atlassian Cloud i wdrażało powszechne korzystanie z tej platformy, decyzja była prosta. Inwestycja w kolekcję Teamwork Collection oznaczała, że w końcu będą mieli jedno miejsce, gdzie znajdą wszystko, a dodatkowo będą mogli w opłacalny sposób dodać funkcje komunikacji wideo i sztucznej inteligencji.

Transformacja współpracy, spotkań i codziennej pracy dzięki Teamwork Collection

Dzięki zawarciu Teamwork Collection firmy Atlassian w ramach System of Work Trivago zmienia sposób, w jaki zespoły komunikują się, współpracują i podejmują decyzje każdego dnia.

Loom: katalizator nowej kultury spotkań

Zespoły Trivago szybko zaczęły stosować Loom, aby zmienić to, kiedy i jak się spotykają. Zamiast domyślnie uczestniczyć w spotkaniach, pracownicy zadają teraz proste pytanie przed wysłaniem zaproszenia: „Czy może to być Loom?”

Programiści byli jednymi z pierwszych orędowników, używając Loom do nagrywania szybkich demonstracji i robienia postępów bez konieczności współpracy w czasie rzeczywistym. Następnie inne zespoły zobaczyły, w jaki sposób aplikacja może pomóc im w pracy, zastępując (lub uzupełniając) opowiadanie pokazywaniem. Zaczęto używać jej do wszystkiego, od podstawowych komunikatów o stanie prac i demonstracji przez omówienia stron Confluence i tablic Jira po kontrole OKR-ów — obszar, w którym była szczególnie cenna. „To, co kiedyś wymagało osobistego przeglądu postępów i wkładu OKR-ów, można teraz zawczasu nagrać w Loom. Pozwala nam to na spotkaniach skupić się na decyzjach i eskalacjach, a nie na raportowaniu statusu, co skróciło nasze sesje i poprawiło przygotowanie” — wyjaśnia Laura.

Dodaje: „Dzięki aplikacji Loom, która jest częścią kolekcji Teamwork Collection firmy trivago, nasze zespoły zastąpiły zbędne spotkania i długie strony Confluence szybkimi filmami Loom, czyniąc komunikację szybszą, bardziej angażującą i przystępną. Kolekcja Teamwork Collection pomaga nam poprawić kulturę spotkań oraz przekształcić sposób współpracy i komunikacji”.

Tablice i dokumenty online w Confluence: koniec z karteczkami samoprzylepnymi, czas na natychmiastowe działania

Zespoły trivago jeszcze bardziej poprawiły jakość swoich spotkań dzięki tablicom Confluence. Zamiast polegać na fizycznych tablicach i karteczkach samoprzylepnych, pracownicy korzystają z tej funkcji, aby współpracować między różnymi lokalizacjami i szybko grupować tematy. Uprościli również ten proces dzięki Rovo, wykorzystując go do podsumowywania wyników, szybkiego przekształcania pomysłów w zgłoszenia Jiry oraz umożliwiania wyszukiwania artefaktów.

Laura opowiada: „Nasze retrospektywy były kiedyś ręcznym i czasochłonnym procesem, z papierowymi karteczkami samoprzylepnymi i zdjęciami, które utrudniały podejmowanie działań następczych. Dzięki tablicom Confluence i Rovo organizujemy cyfrowe retrospektywy, które są łatwiejsze do przeprowadzenia i szybkiego przekształcenia w działania”.

Rovo: oparty na sztucznej inteligencji członek zespołu, który pomaga pracować szybciej i mądrzej

Firma trivago nie wybrała automatycznie rozwiązania Atlassian Rovo do obsługi sztucznej inteligencji. „Przeprowadziliśmy pilotaż kilku rozwiązań sztucznej inteligencji. Rovo wydawał się najbardziej intuicyjny i sprawiał, że wyszukiwanie w firmie było szybkie i łatwe, nawet dla osób, które nie miały wcześniej doświadczenia ze sztuczną inteligencją” — mówi Laura. „Teraz możemy bezpiecznie połączyć wszystkie nasze zespoły i ponad dziewięć oddzielnych aplikacji — w tym Slack, narzędzia Microsoft, GitHub, Workday oraz nasze aplikacje Atlassian — dzięki czemu znalezienie tego, czego potrzebujemy, i podjęcie działania zajmuje nam zaledwie kilka sekund”.

W corocznej wewnętrznej ankiecie trivago dotyczącej wykorzystania sztucznej inteligencji aż 20% pracowników zajmujących stanowiska techniczne i związane z produktami zgłosiło, że oszczędza ponad godzinę dziennie. Zarówno zespoły techniczne, jak i biznesowe wykorzystują Rovo do usprawniania różnych przepływów pracy:

• Zespół prawny otrzymuje wnioski od zespołów i korzysta z agenta do automatycznego podsumowywania i kategoryzowania, oszczędzając ponad 200 godzin rocznie. 

• Po rozpoczęciu kampanii zespół marketingowy wykorzystuje Rovo do analizy i optymalizacji wyników.

• Zespoły produktowe i programistyczne korzystają z pomocy Rovo w zakresie tworzenia dokumentacji oraz kodowania przy wprowadzaniu nowych produktów i ulepszeń.

Rovo stanowi uzupełnienie innych inwestycji trivago w sztuczną inteligencję, pomagając firmie przejść od zwykłego ulepszania istniejących procesów za pomocą sztucznej inteligencji do nowego podejścia do pracy, w którym sztuczna inteligencja odgrywa kluczową rolę. Wykorzystanie sztucznej inteligencji w całej organizacji wzrosło do 90% — co stanowi wzrost o ponad 60% w ciągu dwóch lat. Sahil Maniar, menedżer produktu i ambasador sztucznej inteligencji, dodaje: „Sztuczna inteligencja w trivago nie jest już tylko eksperymentem. Odgrywa ona istotną rolę, kształtując decyzje, rozwijając kreatywność i pomagając nam myśleć w sposób bardziej ambitny, a nie tylko pracować szybciej”.

Jira Product Discovery i Jira Service Management: zarządzanie wnioskami, harmonogramy, a nawet czytanie

trivago uzupełnia swoją platformę Atlassian o Jira Product Discovery do ustalania priorytetów i tworzenia harmonogramów, a także Jira Service Management do zarządzania usługami IT i korporacyjnymi. Chociaż zespoły techniczne jako pierwsze zaczęły korzystać z tych aplikacji w trivago, zespoły biznesowe również je wdrożyły, aby uprościć różne przepływy pracy:

• Pracownicy korzystają z Confluence, aby przeglądać katalog firmowej biblioteki, a także z Zasobów w Jira Service Management, aby śledzić wypożyczone książki.

• Zespoły produktowe i marketingowe zebrały prawie 100 współpracowników na potrzeby planowania strategicznego oraz wykorzystały Jira Product Discovery do rejestrowania pomysłów i ustalania ich priorytetów.

• Zespoły administracyjne, HR, globalnych zakupów i inne korzystają z Jira Service Management, aby uprościć przyjmowanie i zatwierdzanie wniosków, jednocześnie zwiększając przejrzystość.

Rezerwacja potwierdzona: u progu transformacji zespołu

Połączenie zespołów i narzędzi dzięki Teamwork Collection firmy Atlassian już pozwala Trivago oszczędzać tysiące godzin i dolarów rocznie, jednocześnie pomagając zespołom stawiać duże kroki w kierunku przeprojektowania sposobu pracy dla następnego pokolenia.

Patrząc w przyszłość, Trivago planuje:

• Skalowanie użycia Rovo z naciskiem na rozwiązywanie rzeczywistych problemów firmy, zwiększanie możliwości zespołów i odblokowanie nowych strumieni przychodów

• Rozszerzenie zastosowania Jiry i Jira Service Management na dodatkowe zespoły biznesowe, tworząc centralną platformę dla wniosków i współpracy

• Połączenie strategii z realizacją dzięki Jira Product Discovery i Celów Atlassian, dzięki czemu OKR-y, harmonogramy i dostarczanie będą dostępne w jednym miejscu

Dla zespołów Trivago Atlassian to coś więcej niż zbiór narzędzi. Jest to podstawa połączonych ram System of Work, które pomagają im szybciej dzielić się wiedzą, podejmować lepsze decyzje i ostatecznie zapewnić swoim klientom najlepszą obsługę. Laura twierdzi: „połączenie naszych zespołów i danych za pomocą Teamwork Collection pozwala nam zaoszczędzić cenny czas i pieniądze — to kluczowy element naszej misji pomagania klientom w zrobieniu tego samego.