Procore wykorzystuje możliwości platformy dzięki ramom System of Work i narzędziu Rovo firmy Atlassian

Wyzwanie: Po okresie wzrostu, podczas którego liczba pracowników podwoiła się, firma Procore Technologies zorientowała się, że jej narzędzia nie wspierają już widoczności dla kierownictwa, planowania strategicznego ani współpracy między różnymi działami. Aby prosperować w nowej skali, musiała przenieść pracę wszystkich pracowników na pojedynczą, ujednoliconą platformę.

Rozwiązanie: Firma Procore zbudowała ujednolicony System of Work w Atlassian Cloud: katalog oprogramowania w Compass, kolekcję Teamwork Collection do śledzenia pracy, tworzenia dokumentacji i asynchronicznej komunikacji wideo, ogólnofirmowy harmonogram w Jira Product Discovery oraz zarządzanie incydentami w Jira Service Management.

W ramach tego ujednoliconego systemu Rovo ułatwia znajdowanie informacji, szybko wyświetlając odpowiedzi na podstawie danych z różnych narzędzi za pomocą wyszukiwania Rovo i usprawniając przepływy pracy dzięki agentom Rovo.

Efekt: Realizacja i planowanie prac łączą się teraz płynnie ze strategią dzięki połączonemu portfolio i platformie Atlassian. Kierownictwo zawsze ma wgląd w postępy, a zespoły nie muszą się wzajemnie poganiać, aby uzyskać informacje. Pracownicy mogą ponownie skupić się na tym, na czym powinni: na efektywnej pracy i podejmowaniu strategicznych decyzji.

Platforma budowlana poszukująca System of Work na potrzeby własnych operacji

Projekty budowlane, w dosłownym tego słowa znaczeniu, budują nasze społeczeństwa. Procore Technologies, platforma do zarządzania pracą dla branży budowlanej, pomaga w sprawnym przebiegu tych niezwykle ważnych zadań.

Zespoły budowlane w 150 krajach używają rozwiązania Procore do zarządzania ponad 3 milionami projektów. Platforma firmy Procore umożliwia zarządzanie każdym etapem tego bardzo złożonego procesu, od planowania projektu, przez zarządzanie zasobami, po analitykę opartą na sztucznej inteligencji.

Przy tak ogromnej skali — i biorąc pod uwagę znaczenie tej pracy — sprawne działanie ma ogromne znaczenie. Właśnie to stało się impulsem do transformacji System of Work w firmie Procore. Zatrudnienie w firmie podwoiło się, a z czasem tworzenie harmonogramów stało się chaotyczne i uległo fragmentaryzacji.

Każdy zespół zarządzał swoim harmonogramem w inny sposób, na przykład za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, slajdów, a nawet dokumentów tekstowych. Żaden z tych elementów harmonogramu nie był powiązany z Jirą, w której śledzono prace nad produktem. Kierownictwu brakowało pełnego obrazu sytuacji, a zespoły miały ograniczoną świadomość działań innych zespołów.

„Aby poznać nasz ogólny harmonogram, nie powinno się przeglądać 17 różnych prezentacji” — mówi Ronny. „Każdy, od kierownictwa w dół, powinien mieć klarowny obraz celów i projektów, nad którymi pracujemy”.

Widoczność w całej firmie dla wszystkich, od kierownictwa po nowych pracowników

Firma Procore wyznaczyła sobie jasny cel. Chciała utworzyć System of Work na potrzeby tworzenia harmonogramów, komunikacji, śledzenia pracy i nie tylko. W tym celu firma Procore chciała, aby wszystkie jej narzędzia współpracowały ze sobą. Zamiast „stosu narzędzi” od kilkudziesięciu dostawców potrzebowała jednej zintegrowanej platformy.

Firma Procore stosuje już tę filozofię w odniesieniu do własnych produktów, a teraz chciała w ten sam sposób usprawnić swoje wewnętrzne operacje. Dlatego właśnie zainteresowała ją kolekcja Teamwork Collection (obejmująca aplikacje Jira, Confluence i Loom) oraz System of Work firmy Atlassian.

„Sposób współpracy produktów Procore i Atlassian jest bardzo podobny” — mówi Ronny. „Główna różnica polega na tym, że my obsługujemy wyłącznie branżę budowlaną”.

Krok 1. transformacji: ujednolicony harmonogram Procore

W pierwszej kolejności firma Procore skonsolidowała wszystkie prace związane z tworzeniem harmonogramów i produktami w Jirze. Teraz korzysta z ogólnofirmowego kwartalnego harmonogramu Jiry, który łączy się z przestrzeniami dostarczania zespołów w Jirze i katalogiem komponentów oprogramowania w Compass. Kilka zespołów produktowych korzysta także z Jira Product Discovery do bieżącego ustalania priorytetów i planowania.

„Celem było połączenie strategii z realizacją” — mówi Ronny. „Nasza nowa strategia i harmonogram znajdują się w scentralizowanych przestrzeniach Jiry, połączonych z przestrzenią dostarczania Jiry każdego zespołu. Wszystko jest w jednym miejscu i jest dostępne dla wszystkich, od kierowników po nowych pracowników”.

Aby uzyskać wgląd w pracę nad produktem, zespoły odpowiedzialne za wprowadzanie na rynek nie muszą już osobiście kontaktować się z zespołem inżynierskim. Dzięki nowemu harmonogramowi mogą natychmiast zorientować się, co jest w toku, kiedy zostanie udostępnione klientom i co mogą zrobić, aby wesprzeć te prace z perspektywy wprowadzania na rynek.

„To było wydarzenie, które zmieniło sposób pracy zespołów ds. wprowadzania na rynek. Ich produktywność znacznie wzrosła” — mówi Ronny. „Mogą skupić się na swoich zadaniach, zamiast nieustannie prosić współpracowników o komunikaty o stanie prac”.

Krok 2. transformacji: katalogowanie komponentów oprogramowania i aplikacji

„Compass łączy nasze systemy, zespoły i aplikacje. To spoiwo naszego ekosystemu Atlassian” — mówi Ronny. Dzięki Compass planowana strategia firmy Procore może zostać sprawnie wcielona w życie, a znalezienie własności komponentów jest szybkie i proste.

Przeglądając katalog komponentów w Compass, każdy może zobaczyć, który zespół pracuje nad danym komponentem oprogramowania, a karty wyników pokazują jego kondycję i status. Każdy element katalogu jest powiązany ze zgłoszeniami śledzonymi w Jirze, a także z elementami w ujednoliconym harmonogramie i harmonogramem dyżurów domowych dotyczącym komponentów za pośrednictwem integracji z Jira Service Management.

Dzięki Compass utrzymanie katalogu oprogramowania odbywa się niemal bez wysiłku. Firma Procore aktualizuje teraz dane katalogu na platformie Compass, co eliminuje złożony proces GitOps. „To, co wcześniej zajmowało nawet kilka tygodni, teraz można wykonać w kilka minut bezpośrednio w Compass” — mówi Ronny.

Dostęp do danych katalogu można także łatwo uzyskać w innych narzędziach Atlassian, takich jak Jira Service Management. „Komponenty są tagowane w incydentach, a inżynierowie mogą w jednym miejscu sprawdzić, jakie zdarzenia wystąpiły ostatnio dla danej usługi, co przekłada się na szybsze rozwiązywanie”.

Krok 3. transformacji: likwidacja silosów danych i poprawa jakości harmonogramu dzięki sztucznej inteligencji

„Filozofia platformy” firmy Procore oznacza, że wszystkie dane firmowe znajdują się w pojedynczym ujednoliconym ekosystemie. Dzięki konsolidacji wszystkich danych na platformie Atlassian czat Rovo i wyszukiwanie Rovo ułatwiają uzyskiwanie analiz na podstawie tych danych, a agenty Rovo usprawniają powtarzalne procesy.

„Mieliśmy już bogaty zbiór danych w Jirze, ale uzyskanie analiz możliwe było jedynie za pomocą raportów i funkcje analityczne” — mówi Ronny. „Rovo zrewolucjonizowało sposób uzyskiwania dostępu do tych danych i związanych z nimi spostrzeżeń”.

Teraz menedżerowie wyższego szczebla mogą szybko odpowiadać na pytania i uzyskiwać analizy od Rovo podczas spotkań dotyczących planowania. „Kiedy chcą uzyskać odpowiedzi na podstawie danych, ich pierwszym odruchem jest zadanie pytania Rovo” — mówi Ronny. „To poprawia jakość naszej pracy zespołowej”. Od razu wiadomo także, który zespół jest właścicielem. Rovo wiąże ze sobą wszystkie zespoły i przestrzenie, w których pracują, należące do nich komponenty oraz ich niedawne inicjatywy.

Rovo pozwoliło zaoszczędzić pracownikom firmy Procore średnio 46 minut dziennie, co oznacza 23 godziny miesięcznie, które można poświęcić na bardziej strategiczne zadania. Dodatkowo dzięki niestandardowym agentom Rovo, zespoły produktowe i odpowiedzialne za wprowadzanie na rynek poprawiają jakość dokumentacji i harmonogramu. Firma Procore opracowała niestandardowe agenty, aby:

• tworzyć elementy, inicjatywy lub inicjatywy podrzędne harmonogramu kwartalnego do weryfikacji przez zespoły ludzkie;

• sprawdzać istniejące inicjatywy, oceniać ich jakość i sugerować ulepszenia;

• szkolić zespoły w zakresie przejścia na nowy, ujednolicony harmonogram, np. poprzez sugerowanie im przeglądu elementów wraz z zespołami zależnymi i interesariuszami.

Utworzenie i wykorzystanie tych agentów w całej firmie Procore pozwoliło jej zespołom zmniejszyć liczbę poprawek o 17%, jednocześnie przyspieszając pracę o 24%.

Krok 4. transformacji: zarządzanie incydentami uwzględniające szeroki kontekst

Firma Procore przeniosła także zarządzanie incydentami do Jira Service Management z narzędzia innego niż Atlassian. Teraz incydenty płynnie łączą się z System of Work firmy Procore wzbogaconym o zespoły, systemy i zgłoszenia, których dotyczą.

Do każdego incydentu jest dołączony tag dotkniętej usługi, co powoduje przeniesienie odpowiednich metadanych z Compass do zgłoszenia i synchronizację danych incydentu z powrotem do elementu katalogu widocznego w Compass. Dzięki temu zespół zarządzania usługami zyskuje kontekst niezbędny do szybszego rozwiązywania incydentów.

„Nasz zespół usługowy jest niezmiernie zadowolony z przejścia na nową platformę, ponieważ odbyło się ono bezproblemowo i od razu przyniosło korzyści” — dodaje. W dalszej perspektywie planują eksperymentować z opartym na sztucznej inteligencji wirtualnym agentem obsługi w Jira Service Management. Przykładowo będą mogli gromadzić informacje o podobnych incydentach i analizować ich wspólną przyczynę, co pozwoli zapobiec kolejnym incydentom w przyszłości. 

Krok 5. transformacji: eliminacja wielu godzin spotkań dzięki asynchronicznej komunikacji wideo

Dzięki aplikacji Loom będącej częścią kolekcji Teamwork Collection firma Procore ogranicza liczbę kosztownych spotkań, zwłaszcza dla kadry kierowniczej. „Harmonogramy naszych kierowników są napięte, a umówienie się z nimi na spotkanie może być trudne” — mówi Ronny. „Film Loom można szybko nagrać i jeszcze szybciej obejrzeć. Pomaga nam to również zachować zwięzłość i koncentrację”. 

W przypadku pracowników rozproszonych po całym świecie Loom ułatwia komunikację pomimo różnych stref czasowych i godzin pracy. Podczas ostatniego hackathonu firmy Procore demonstracje i krótkie prezentacje były przesyłane za pośrednictwem Loom, aby sędziowie mogli je przejrzeć w dogodnym dla siebie czasie. Taki poziom globalnej współpracy nie byłby możliwy bez narzędzia do komunikacji asynchronicznej, takiego jak Loom.

Budowanie lepszej przyszłości budownictwa

Każdy aspekt działalności Procore jest teraz połączony i dostępny w ramach System of Work firmy Atlassian: aplikacje i komponenty w Compass, cele i strategia w ujednoliconym harmonogramie, zgłoszenia w Jirze, a incydenty w Jira Service Management. 

Dzięki czatowi i wyszukiwaniu Rovo firma Procore może szybko odpowiadać na złożone pytania, wykorzystując dane ze wszystkich tych narzędzi. Agenty Rovo pomagają zespołom nie tylko pracować szybciej, ale także utrzymywać wysokie standardy procesów i jakości.

Uzyskanie widoczności nie jest już przeszkodą, dlatego kierownicy i zespoły mogą ponownie skupić się na pracy przynoszącej efekty i podejmowaniu właściwych decyzji strategicznych. Przykładowo firma Procore może teraz szybko oszacować poziom inwestycji w różnych obszarach, dzięki czemu łatwiej jest określić, które obszary wymagają dalszych lub mniejszych inwestycji w przyszłości. 

Niedawno firma Procore dodała do swojego System of Work kolekcję Atlassian Teamwork Collection. „Kolekcja Teamwork Collection jest solidnym fundamentem naszego System of Work” — mówi Ronny. „Wszystkie nasze procesy, od zgłoszeń po spotkania, są połączone na jednej platformie. Kierownictwo może sprawdzić, nad czym dokładnie pracuje firma i jak jest to powiązane ze strategią. Zapewnienie takiej widoczności nie było wcześniej możliwe”.