Mary's Meals prowadzi 20 światowych programów dożywiania w szkołach dzięki systemowi pracy Atlassian

Wyzwanie: Organizacja Mary's Meals potrzebowała solidnego oprogramowania do współpracy, aby połączyć ponad 20 zespołów obsługujących programy dożywania w 16 krajach i ruch wsparcia na całym świecie.

Rozwiązanie: aby przystosować narzędzia do rozwoju organizacji, Mary’s Meals zmigrowała swoje instancje Jiry, Jira Service Management i Confluence z Data Center do Cloud.

Wpływ: Dzięki wdrożeniu rozwiązania System of Work opartego na usłudze Atlassian Cloud zespół poprawił skalowalność, wydajność, bezpieczeństwo i efektywność, co pozwoliło na codzienne dożywianie dwukrotnie większej liczby dzieci.

Wykorzystywanie współpracy do nakarmienia ciała i umysłu

Mary’s Meals zaczynała od dożywiania 200 dzieci w Malawi, przed ponad 20 laty. Dziś jest organizacją o międzynarodowym zasięgu i zapewnia codzienne posiłki w szkołach dla ponad 2,6 mln dzieci w 16 krajach. „Mamy do czynienia z głodem, który zakłóca codzienne życie i utrudnia naukę, ale czujemy, że możemy coś z tym zrobić. Dlatego uwielbiam tu pracować” — mówi dyrektor ds. infrastruktury i operacji Stephen Neil.

Mary's Meals obejmuje globalną sieć programów dożywiania w 16 krajach i ponad 20 podmiotów zbierających fundusze. Mary's Meals International to centralna organizacja, która koordynuje i wspiera wiele zespołów — zarówno pracowników, jak i wolontariuszy — prowadzących działalność związaną z dożywianiem w szkołach i zbieraniem funduszy na całym świecie.

To wielka misja, wymagająca solidnej infrastruktury IT. W 2019 roku w Mary's Meals opracowano system pracy z wykorzystaniem narzędzi Jira, Jira Service Management i Confluence. Pomaga on łączyć zespoły techniczne i programistyczne Mary's Meals, dzięki czemu mogą one szybciej rozwiązywać problemy pojawiające się w zespołach na całym świecie.

Mary’s Meals nie porzuca marzeń o ekspansji na kolejne kraje, co oznacza też konieczność przeskalowania infrastruktury organizacji. Dzięki wsparciu ze strony Fundacji Atlassian i swojego partnera ds. rozwiązań, New Verve (będącego teraz częścią Knowmad mood Ltd), firma Mary’s Meals przeprowadziła w listopadzie 2024 roku migrację z Atlassian Data Center do Cloud, co umożliwiło organizacji dodawanie kolejnych programów i dożywianie większej liczby dzieci w nadchodzących dziesięcioleciach.

Kolejny krok ku skalowalności: Atlassian Cloud

Przed przejściem do Atlassian Cloud organizacja Mary's Meals utrzymywała wszystkie narzędzia Atlassian na jednym węźle Data Center. Ten system spełniał potrzeby zespołów, ale był złożony i czasochłonny w zarządzaniu. Stephen wiedział, że takie rozwiązanie okaże się niewystarczające, kiedy organizacja się rozwinie.

Stephen podejrzewał, że za spadkiem szybkości i wydajności systemu kryją się liczne dostosowania. Ponieważ organizacja polegała na pojedynczym węźle, jakiekolwiek przerwy w świadczeniu usług czy dostawie prądu powodowały awarie całego systemu. Zespół odkrył też, że konserwacja zabezpieczeń systemu pochłania coraz więcej pieniędzy. 

„I tak po niedługim czasie musielibyśmy zmienić wielkość naszej instancji Data Center. Chciałem wprowadzić bardziej nadmiarową, skalowalną architekturę i uzyskać dostęp do nowych funkcji Atlassian, takich jak Rovo”.

Uwolnienie potencjału wszystkich zespołów dzięki zniżkowym licencjom

Organizacja Mary's Meals wiedziała, że odpowiednie narzędzia, takie jak aplikacje Atlassian, mogą faktycznie zwiększyć wydajność, pomagając wywierać większy wpływ. Ale pierwotnie narzędzia klasy korporacyjnej wydawały się poza zasięgiem budżetu organizacji non-profit. Dlatego Stephen był podekscytowany, gdy dowiedział się o zniżkowych licencjach dla organizacji non-profit zapewnianych przez Atlassian Foundation.

Dzięki 75% rabatowi organizacja Mary's Meals mogła zainwestować w technologię klasy korporacyjnej, która najlepiej służy jej zespołom. Organizacja Mary's Meals uzyskała również dostęp do wsparcia Atlassian Foundation dla organizacji non-profit, otrzymując Atlassian Solution Grant na sfinansowanie partnerstwa z Solution Partnerem New Verve. Firma New Verve wspierała Mary's Meals w migracji z wersji Atlassian Data Center do Cloud.

Infrastruktura chmurowa na potrzeby dożywiania kolejnego miliona dzieci — a to nie koniec

Dzięki chmurze Atlassian organizacja Mary’s Meals z nawiązką podwoiła liczbę dożywianych dziennie dzieci: z 1,3 mln do ponad 2,6 mln. Choć katalizatorem migracji była skalowalność, przejście do chmury również poprawiło wydajność, efektywność i zwiększyło bezpieczeństwo.

Zwiększenie efektywności przynosi oszczędności czasu i większe bezpieczeństwo

„Odkąd przeprowadziliśmy migrację, nie występują problemy z wydajnością, a ubezpieczyciele przestali nas prosić o łatanie luk w zabezpieczeniach” — podkreśla Stephen.

Jego zespół zastąpił większość dostosowanego kodu w Jirze rozwiązaniem Atlassian Automation. Między dziewięcioma aplikacjami Marketplace i natywnymi funkcjami chmury powstało rozwiązanie precyzyjnie dostosowane do potrzeb organizacji. Szczególnie wartościowe aplikacje Marketplace to m.in. Microsoft 365 dla Jiry i Statuspage dla Jira Service Management. Jak dotąd oszczędzamy dzięki nim co najmniej osiem godzin miesięcznie na testowaniu zabezpieczeń i poprawkach, które są przygotowywane w ramach strategicznych comiesięcznych Dni Innowacji.

Szybsze odpowiedzi w wielu językach dzięki AI oraz Rovo

Dostęp do Rovo i funkcji opartych na AI to dla Mary’s Meals kolejny wartościowy dodatek. „Dopiero zaczynamy znajdować zastosowania sztucznej inteligencji, jednak nasze zespoły polegają już na możliwościach niedostępnych w Data Center” — mówi Stephen.

Przykład:

• W Jirze Rovo zmniejsza obciążenie związane z planowaniem pracy, sugerując zawartość projektów, zadań i zadań podrzędnych, aby zespoły mogły szybciej przejść do fazy wykonania.

• W Jira Service Management zespoły spędzają mniej czasu na obsłudze powtarzalnych zapytań dzięki odpowiedziom Rovo sugerowanym przez AI.

• Sporządzane przez AI tłumaczenia w Jira Service Management ułatwiają zespołom IT i agentom obsługi komunikację z oddziałami w innych krajach.

Stephen ma nadzieję, że w przyszłości Rovo pomoże oddziałom wdrożyć samoobsługę, udostępniając wiedzę zgromadzoną w Confluence bez konieczności tworzenia zgłoszeń przez użytkowników. Mary’s Meals przygląda się również potencjałowi Atlassian Goals w zakresie współpracy z oddziałami nad strategicznymi inicjatywami i śledzenia postępów realizacji celów i uzyskiwania kluczowych wyników.

Chmura Atlassian ułatwia zespołom życie. Z kolei lepsza praca zespołów przekłada się na poprawę życia dzieci, którym służy Mary’s Meals. „Moim największym osiągnięciem na tym stanowisku jest pomoc w zbudowaniu infrastruktury, która pozwoliła podwoić liczbę dożywianych przez nas dzieci” — mówi Stephen. „Jestem pewien, że teraz, kiedy korzystamy z chmury Atlassian, możemy stawiać sobie coraz ambitniejsze cele w tym zakresie”.

Usprawnienie wewnętrznych prac związanych z rozwojem i infrastrukturą dzięki Jirze i Rovo

Mary's Meals używa Jiry do śledzenia wszystkich wewnętrznych projektów rozwojowych i aktualizacji infrastruktury oraz zarządzania nimi. Organizacja prowadzi wiele niestandardowych aplikacji, w tym portale do płatności fundraisingowych i aplikacja do zarządzania programami do rejestrowania frekwencji w szkołach i poziomu zapasów żywności.

Prowadzony przez Stephena zespół ds. infrastruktury i operacji używa Jiry do utrzymania i rozbudowy tych aplikacji, aby mogły zaspokajać potrzeby większej liczby programów i szerszego grona dzieci wraz ze wzrostem zasięgu Mary's Meals. Rovo też się tu przydaje — na przykład sugeruje treści do projektów, zadań i zadań podrzędnych, aby zespoły mogły szybciej przechodzić do realizacji.

Zespół wykorzystał również Jirę do zaplanowania i wdrożenia swojego projektu transformacji cyfrowej. W ramach tej inicjatywy wszyscy partnerzy zaczęli korzystać ze wspólnego pakietu narzędzi, w tym Salesforce do obsługi darczyńców, systemu zarządzania treścią i Jira Service Management. Wszystkie krajowe podmioty partnerskie używają Jiry, aby przeprowadzać onboarding tych narzędzi i usprawnić naukę korzystania z nich, co zwiększa ich popularność i użycie.

Wspieranie współpracy ponad 1000 pracowników dbających o posiłki dla ponad 1 mln dzieci dziennie

Kiedy zespoły Mary's Meals pracują sprawniej, mogą zapewnić lepsze, skalowane wyniki z korzyścią dla dzieci na całym świecie. Od 2019 roku organizacja Mary's Meals przeszła od dożywiania 1,3 mln do ponad 2,6 mln dzieci w każdym dniu nauki szkolnej. „Moim największym osiągnięciem na tym stanowisku jest pomoc w zbudowaniu infrastruktury, która pozwoliła podwoić liczbę dożywianych przez nas dzieci” — mówi Stephen. „Jestem pewien, że dzięki Atlassian Cloud i naszemu systemowi pracy możemy powtórzyć ten sukces jeszcze wiele razy”.

Organizacja wywiera ogromny wpływ, a wszystko to dzięki systemowi pracy Atlassian, który jest zawsze na wyciągnięcie ręki.

„Z biegiem lat coraz więcej korzystaliśmy z narzędzi Atlassian. Teraz odgrywają one istotną rolę w sposobie działania zespołów w całej organizacji, co dotyczy metody planowania projektów i zapewniania kluczowych usług wsparcia” — mówi Stephen. „W miarę jak rozwijamy nasz system pracy Atlassian, coraz bardziej doceniamy potrzebę wykorzystania chmury ze względu na skalowanie, ciągłość biznesową i innowacyjność. Z niecierpliwością czekamy na ciąg dalszy naszej przygody z platformą Atlassian Cloud!”