Jak Mary's Meals dożywia ponad 2,6 mln dzieci w każdym dniu nauki szkolnej dzięki wsparciu Atlassian Cloud

Wyzwanie: organizacja Mary’s Meals potrzebowała solidnej, skalowalnej infrastruktury technologicznej, aby zespoły mogły kontynuować rozszerzanie nienastawionego na zysk programu dożywiania w szkołach na skalę globalną.

Rozwiązanie: aby przystosować narzędzia do rozwoju organizacji, Mary’s Meals zmigrowała swoje instancje Jiry, Jira Service Management i Confluence z Data Center do Cloud.

Efekt: dzięki wdrożeniu systemu pracy obsługiwanego przez Atlassian w chmurze zespół poprawił skalowalność, wydajność, bezpieczeństwo i efektywność, co pozwoliło na rozwój, a co za tym idzie, na codzienne dożywianie dwukrotnie większej liczby dzieci.

Dożywianie dzieci na skalę globalną wymaga sprawności i elastyczności

Mary’s Meals zaczynała od dożywiania 200 dzieci w Malawi, przed ponad 20 laty. Dziś jest organizacją o międzynarodowym zasięgu i zapewnia codzienne posiłki w szkołach dla ponad 2,6 mln dzieci w 16 krajach. „Mamy do czynienia z głodem, który zakłóca codzienne życie i utrudnia naukę, ale czujemy, że możemy coś z tym zrobić. Dlatego uwielbiam tu pracować” — mówi dyrektor ds. infrastruktury i operacji Stephen Neil.

Mary's Meals obejmuje globalną sieć programów dożywiania w 16 krajach i ponad 20 podmiotów zbierających fundusze. Mary's Meals International to centralna organizacja, która koordynuje i wspiera wiele zespołów — zarówno pracowników, jak i wolontariuszy — prowadzących działalność związaną z dożywianiem w szkołach i zbieraniem funduszy na całym świecie.

To wielka misja, wymagająca solidnej infrastruktury IT. W 2019 roku w Mary's Meals opracowano system pracy z wykorzystaniem narzędzi Jira, Jira Service Management i Confluence. Pomaga on łączyć zespoły techniczne i programistyczne Mary's Meals, dzięki czemu mogą one szybciej rozwiązywać problemy pojawiające się w zespołach na całym świecie.

Mary’s Meals nie porzuca marzeń o ekspansji na kolejne kraje, co oznacza też konieczność przeskalowania infrastruktury organizacji. Dzięki wsparciu ze strony Fundacji Atlassian i swojego partnera ds. rozwiązań, New Verve (będącego teraz częścią Knowmad mood Ltd), firma Mary’s Meals przeprowadziła w listopadzie 2024 roku migrację z Atlassian Data Center do Cloud, co umożliwiło organizacji dodawanie kolejnych programów i dożywianie większej liczby dzieci w nadchodzących dziesięcioleciach.

Kolejny krok ku skalowalności: Atlassian Cloud

Przed przejściem do Atlassian Cloud organizacja Mary's Meals utrzymywała wszystkie narzędzia Atlassian na jednym węźle Data Center. Ten system spełniał potrzeby zespołów, ale był złożony i czasochłonny w zarządzaniu. Stephen wiedział, że takie rozwiązanie okaże się niewystarczające, kiedy organizacja się rozwinie.

Stephen podejrzewał, że za spadkiem szybkości i wydajności systemu kryją się liczne dostosowania. Polegając na pojedynczym węźle, organizacja Mary’s Meals była też wrażliwa na przerwy w świadczeniu usług czy dostawie prądu. Zespół doświadczał problemów z wydajnością niemal co tydzień. Czasem system musiał być restartowany w środku dnia, co powodowało przestoje w pracy. Okazało się również, że konserwacja zabezpieczeń systemu pochłania coraz więcej pieniędzy.

„I tak po niedługim czasie musielibyśmy zmienić wielkość naszej instancji Data Center. Chciałem wprowadzić bardziej nadmiarową, skalowalną architekturę i uzyskać dostęp do nowych funkcji Atlassian, takich jak Rovo”.

Szybka migracja z pomocą zaufanego partnera

Migracja to wielkie wyzwanie, zwłaszcza dla organizacji non profit, dysponujących bardziej ograniczonymi zasobami niż tradycyjne przedsiębiorstwa. Kiedy jednak Stephen zastanawiał się nad nią, New Verve i Fundacja Atlassian przedstawiły plan migracji — niedrogiej i niepowodującej większych zakłóceń.

„Planowanie i migracja były zbyt skomplikowane jak na nasze możliwości” — mówi Stephen. „Nasz partner ds. rozwiązań i Fundacja Atlassian zapewniły nam komfort, informując nas szczegółowo o tym, jak będzie wyglądał proces”.

Fundacja Atlassian oferuje bezpłatne programy dla organizacji non profit, wspierające je w zakresie odkrywania i optymalizacji produktów i podnoszenia związanych z nimi umiejętności. Obejmuje to doradzanie zespołom i wskazówki, który z modeli, Data Center czy Cloud, będzie dla nich najodpowiedniejszy, a w razie potrzeby zwiększanie płynności procesu. Fundacja Atlassian w ramach grantów Atlassian Solution sfinansowała partnerstwo Mary’s Meals z New Verve w celu przeprowadzenia kompleksowej migracji.

„Fundacja Atlassian przez wiele lat wspomagała nas licencjami Community. To niezwykle hojne i wspierające” — ocenia Stephen.

Firma New Verve rozpoczęła od oceny gotowości, w ramach której dogłębnie przeanalizowała potrzeby i cele Mary’s Meals. Sprawdzono na przykład aplikacje używane przez Mary’s Meals w Data Center i wybrano najlepsze aplikacje chmurowe dla organizacji, które mogłyby uzupełnić natywne funkcje Atlassian w chmurze po migracji.

Po ocenie nastąpiły trwające około czterech tygodni testy w celu rozwiązania problemów. Kiedy wszystko było już gotowe, migrację przeprowadzono w jeden weekend. „Migracja nie wpłynęła negatywnie na naszych użytkowników. Cały proces trwał około czterech miesięcy” — ocenia Stephen. „Jestem niezmiernie wdzięczny firmie Atlassian, nie tylko za sfinansowanie implementacji, ale także za wieloletnie wspieranie nas licencjami Community. To bardzo hojny i wspierający program”.

Infrastruktura chmurowa na potrzeby dożywiania kolejnego miliona dzieci — a to nie koniec

Dzięki chmurze Atlassian organizacja Mary’s Meals z nawiązką podwoiła liczbę dożywianych dziennie dzieci: z 1,3 mln do ponad 2,6 mln. Choć katalizatorem migracji była skalowalność, przejście do chmury również poprawiło wydajność, efektywność i zwiększyło bezpieczeństwo.

Zwiększenie efektywności przynosi oszczędności czasu i większe bezpieczeństwo

„Odkąd przeprowadziliśmy migrację, nie występują problemy z wydajnością, a ubezpieczyciele przestali nas prosić o łatanie luk w zabezpieczeniach” — podkreśla Stephen.

Jego zespół zastąpił większość dostosowanego kodu w Jirze rozwiązaniem Atlassian Automation. Między dziewięcioma aplikacjami Marketplace i natywnymi funkcjami chmury powstało rozwiązanie precyzyjnie dostosowane do potrzeb organizacji. Szczególnie wartościowe aplikacje Marketplace to m.in. Microsoft 365 dla Jiry i Statuspage dla Jira Service Management. Jak dotąd oszczędzamy dzięki nim co najmniej osiem godzin miesięcznie na testowaniu zabezpieczeń i poprawkach, które są przygotowywane w ramach strategicznych comiesięcznych Dni Innowacji.

Szybsze odpowiedzi w wielu językach dzięki AI oraz Rovo

Dostęp do Rovo i funkcji opartych na AI to dla Mary’s Meals kolejny wartościowy dodatek. „Dopiero zaczynamy znajdować zastosowania sztucznej inteligencji, jednak nasze zespoły polegają już na możliwościach niedostępnych w Data Center” — mówi Stephen.

Przykład:

• W Jirze Rovo zmniejsza obciążenie związane z planowaniem pracy, sugerując zawartość projektów, zadań i zadań podrzędnych, aby zespoły mogły szybciej przejść do fazy wykonania.

• W Jira Service Management zespoły spędzają mniej czasu na obsłudze powtarzalnych zapytań dzięki odpowiedziom Rovo sugerowanym przez AI.

• Sporządzane przez AI tłumaczenia w Jira Service Management ułatwiają zespołom IT i agentom obsługi komunikację z oddziałami w innych krajach.

Stephen ma nadzieję, że w przyszłości Rovo pomoże oddziałom wdrożyć samoobsługę, udostępniając wiedzę zgromadzoną w Confluence bez konieczności tworzenia zgłoszeń przez użytkowników. Mary’s Meals przygląda się również potencjałowi Atlassian Goals w zakresie współpracy z oddziałami nad strategicznymi inicjatywami i śledzenia postępów realizacji celów i uzyskiwania kluczowych wyników.

Chmura Atlassian ułatwia zespołom życie. Z kolei lepsza praca zespołów przekłada się na poprawę życia dzieci, którym służy Mary’s Meals. „Moim największym osiągnięciem na tym stanowisku jest pomoc w zbudowaniu infrastruktury, która pozwoliła podwoić liczbę dożywianych przez nas dzieci” — mówi Stephen. „Jestem pewien, że teraz, kiedy korzystamy z chmury Atlassian, możemy stawiać sobie coraz ambitniejsze cele w tym zakresie”.