Jak firma Datasite uzyskała ponad 500 000 USD oszczędności w wyniku poprawy produktywności w ciągu pięciu miesięcy i przekształciła rozwój produktów dzięki Atlassian

Wyzwanie: zespoły firmy Datasite, globalnego dostawcy opartych na sztucznej inteligencji rozwiązań SaaS do współpracy i automatyzacji przepływów pracy w zakresie fuzji i przejęć, inwestycji i projektów strategicznych, musiały poprawić wydajność i zgodność oraz przejść od rozproszonego do dynamicznego planowania w czasie rzeczywistym. Przez nadmiar celów i brak pojedynczego źródła rzetelnych informacji zespoły nie miały dość czasu i skupienia, aby realizować najważniejsze prace, a kierownictwu brakowało widoczności, aby śledzić postępy i wyniki.

Rozwiązanie: firma Datasite wdrożyła rozwiązania Strategy Collection i Teamwork Collection firmy Atlassian połączone z Jira Product Discovery i Jira Service Management, aby stworzyć zunifikowaną platformę łączącą zespoły pozwalającą im pracować razem szybciej i mądrzej.

Wpływ: firma odeszła od statycznego raportowania i nastawienia na generowanie funkcji na rzecz nowego sposobu pracy, który skupia się bardziej na wynikach i innowacjach. Ta transformacja pozwoliła już zaoszczędzić tysiące godzin i osiągnąć 10-krotny zwrot z inwestycji w ciągu kilku miesięcy.

Mniej spotkań, więcej sensu: transformacja Datasite dzięki Atlassian

Nawet jeśli pierwszy raz słyszysz o firmie Datasite, zapewne nie są Ci obce fuzje i przejęcia, które ułatwiła jej platforma. W 2025 roku firma Datasite wsparła ponad 39 000 projektów, w tym cztery z pięciu największych transakcji globalnych. Jak ujął to JR Harrell, wiceprezes wykonawczy ds. operacji produktowych i wsparcia: „każda wielka transakcja, o której czytasz w The Wall Street Journal, The New York Times lub Financial Times, prawdopodobnie została przeprowadzona na naszej platformie”.

Strategia i realizacja Datasite zostały rozłożone na rozproszone narzędzia i statyczne dokumenty. W efekcie zespoły poświęcały zbyt dużo czasu na spotkania, wyszukiwanie i sprawozdawczość zamiast tworzyć i wprowadzać innowacje. JR zdał sobie sprawę, że firma potrzebuje nie tylko innego narzędzia, ale też nowego sposobu pracy.

Aby uzyskać pomoc w przeprowadzeniu tej zmiany, zwrócono się do firmy Atlassian. Wdrażając jej rozwiązania Strategy Collection i Teamwork Collection , firma Datasite stworzyła ujednoliconą platformę, która pomogła:

• wyeliminować ponad 4000 spotkań — co stanowi oszczędność czasu o wartości ponad 500 000 USD — tylko w ciągu pierwszych pięciu miesięcy;

• zracjonalizować OKR-y z 216 do 3 celów głównych firmy i 12 kluczowych wyników;

• zastąpić czasochłonne i statyczne raporty samoobsługowymi pulpitami w czasie rzeczywistym.

Dzięki temu, że cała firma działa w ten sam sposób na tej samej platformie, zespoły Datasite mogą połączyć siły, aby szybciej wykonywać jeszcze lepszą pracę i przedstawiać lepsze oferty dla klientów.

Polecenie kierownictwa zmienia sposób pracy na bardziej spójny i produktywny

Przed nawiązaniem współpracy z Atlassian firma Datasite miała ponad 200 celów głównych i kluczowych wyników (OKR-ów), ale żadnego pojedynczego źródła rzetelnych informacji ani centrum współpracy, które mogłoby pomóc zespołom w dążeniu do realizacji i śledzeniu tych celów w czasie rzeczywistym. Kalendarz stał się dla wszystkich domyślnym narzędziem do koordynacji, co często prowadziło do podwójnego lub potrójnego rezerwowania czasu członków zespołu.

Dyrektor ds. produktu Doug Cullen, któremu podlega zespół ds. operacji produktowych i wsparcia JR, podsumował problem: „potrzebuję widoku operacji na niskim poziomie — nie podsumowania, nie prezentacji, ale widoku na żywo wszystkiego, od strategii po pracę w zespołach”.

To wymóg dotyczący „widok operacji na niskim szczeblu” był katalizatorem transformacji Datasite. Pora się wyrwać z niekończącego się cyklu spotkań i rozwinąć swoje procesy i platformy, aby zespoły mogły poświęcać więcej czasu na najważniejszą pracę.

Nowe rozwiązania pochodzą od wieloletniego partnera

JR odkrył, że optymalizacja platformy Atlassian w firmie Datasite pomogłaby jej bardziej dynamicznie planować w czasie rzeczywistym i podniosłaby jakość współpracy, przejrzystość i wydajność na etapie realizacji.

Na polu strategii firma Datasite wdrożyła rozwiązanie Strategy Collection firmy Atlassian — Focus, Talent i Align — aby dać liderom obraz w czasie rzeczywistym, obejmujący etapy od strategii do realizacji, którego im brakowało. Po stronie realizacji nastąpiło uaktualnienie do Teamwork Collection firmy Atlassian, aby połączyć istniejące instancje Jiry i Confluence, dodając jednocześnie Loom w celu ograniczenia nadmiaru spotkań. Dzięki temu, że Rovo działa w tych wszystkich aplikacjach, pracownicy Datasite zyskali również opartego na sztucznej inteligencji kolegę z zespołu, który pomaga im szybciej znajdować odpowiedzi, podejmować jeszcze lepsze decyzje i zautomatyzować pracę.

Zespół JR poprosił usługi doradcze Atlassian o strategiczne doradztwo i wsparcie techniczne w całym procesie. „Jeśli wynajmujesz usługi doradcze Atlassian, nie potrzebujesz planu — musisz tylko wiedzieć, jakie wyniki próbujesz osiągnąć” — zapewnia JR. Jeżeli potrafisz wyjaśnić „co” i „dlaczego”, Atlassian pomoże w wyjaśnieniu „jak”. Z ich pomocą poczyniliśmy oszałamiające postępy w krótkim czasie”.

Stworzenie ujednoliconej platformy, która pomaga zespołom pokonać drogę od pomysłu do wpływu

Połączenie Strategy Collection i Teamwork Collection z innymi używanymi przez Datasite aplikacjami firmy Atlassian — Jira Product Discovery i Jira Service Management — stworzyło ujednolicone ramy System of Work, które stanowią podstawę całego cyklu życia produktu. Datasite nazywa to „ramami od pomysłu do wpływu”.

„Mamy teraz jeden przepływ pracy, w którym możemy śledzić pracę od pomysłu do odkrywania, rozwoju, wydania, monitorowania i pomiaru”, zapewnia JR. „W firmie Atlassian możemy śledzić ten przepływ kompleksowo”.

Działa to w następujący sposób:

1. Datasite wykorzystuje Teamwork Collection i Strategy Collection w celu unifikacji i współpracy nad wyznaczaniem celów i planowaniem strategicznym.

2. Pomysły są centralizowane za pomocą Jira Service Management i Jira Product Discovery, a Agenty Rovo są wykorzystywane do szybkiej segregacji i oceny nowych inicjatyw.

3. Zatwierdzone pomysły trafiają do Jiry, a reszta pozostaje w backlogu Jira Product Discovery z pełnym kontekstem do dalszego rozważenia.

4. Zespoły wykorzystują Teamwork Collection (Jira, Confluence, Loom) w celu wspólnej realizacji — zarządzania dostarczaniem w Jirze, przechowywania wiedzy w Confluence oraz wykorzystywania Loom i agentów Rovo do celów samoobsługi i komunikacji.

5. Liderzy używają pulpitów w czasie rzeczywistym w celu śledzenia postępów oraz Strategy Collection, aby zachować zgodność realizacji ze strategią.

Ramy te zapewniły oczekiwany przez liderów „widok operacji na niskim szczeblu”, a także współpracę i widoczność potrzebne zespołom do szybszej i bardziej przemyślanej pracy. Doug wyjaśnia: „wszystkie te narzędzia łączą się ze sobą w przemyślany sposób, który tworzy ten efekt wzmacniający. Udało nam się w ciągu sześciu miesięcy uzyskać korzyści w bardzo intensywnym okresie w firmie Datasite i była to dla nas prawdziwa transformacja”.

Loom i Rovo: nowe akceleratory Datasite

W ramach Teamwork Collection pracownicy skłaniają się ku swojej nowej aplikacji Loom i Rovo. Zastąpili niekończące się spotkania krótkimi filmami w aplikacji Loom, korzystając z jej opartego na sztucznej inteligencji narzędzia do robienia notatek, aby podnieść efektywność pozostałych spotkań.

Przykładowo firma Datasite przekształciła wielkie comiesięczne spotkanie poświęcone przeglądowi działalności w dyskusję na platformie Atlassian, w której bierze udział znacznie mniej osób. „Przeszliśmy od 125-osobowego, dwugodzinnego, comiesięcznego przeglądu działalności do 15-osobowego spotkania opartego na naszych ramach Atlassian i krótkiego podsumowania w Loom, które jest dostępne dla reszty pracowników. Oznacza to redukcję o 90%, co stanowi ogromną oszczędność czasu i pieniędzy” —wyjaśnia JR. „To podsumowanie staje się również częścią naszej wiedzy organizacyjnej, więc inni pracownicy mogą poprosić Rovo o przekazanie najnowszych ustaleń z tego spotkania lub znalezienie konkretnych informacji na jego temat”.

Dzięki Rovo kierownictwo Datasite może natychmiast odpowiadać na pytania typu „które inicjatywy mają wpływ na rezygnację w tym kwartale?” oraz tworzyć raporty na żywo, eliminując potrzebę ręcznego przygotowywania komunikatów o stanie prac. JR twierdzi, że zmieniło to zasady gry zarówno dla pracowników, jak i liderów. „Na początku myślałem, że przekonanie menedżerów do Rovo będzie wyzwaniem, ale oni mają obsesję na jego punkcie. Dzień rozpoczynają od rozmowy z Rovo, aby uzyskać informacje i zobaczyć w czasie rzeczywistym, jak mają się sprawy.

Od „raportu z prac” do „praca jest raportem”

Zespoły firmy Datasite skupiają się na zwrocie z inwestycji we wszystkim, co robią — także w tej transformacji. Wyniki tylko z pierwszych kilku miesięcy robią wrażenie.

„Porzuciliśmy poświęcanie co tydzień całych godzin na tworzenie raportów na temat prac na rzecz nowej mantry: „Praca jest raportem” — stwierdza JR. „Koncentrujemy się na tworzeniu oprogramowania i innowacjach, a system generuje raporty na temat prac w czasie rzeczywistym”.

Doug potwierdza, że ta zmiana zapewniła widoczność, o którą prosił, a także przyniosła wiele innych korzyści. „Strategy Collection i Teamwork Collection oraz Rovo firmy Atlassian zapewniają naszym liderom wyraźny widok operacji na niskim szczeblu, a zespołom jedno centrum do współpracy. Pomogło to poprawić naszą zgodność strategiczną, koncentrację, wydajność i widoczność — oszczędzając nam ponad 4000 spotkań i czas warty ponad 500 000 dolarów w ciągu zaledwie czterech miesięcy”.

JR twierdzi, że te ulepszenia platformy nie tylko sprzyjają nowym sposobom pracy w firmie Datasite, ale także przyspieszają głębszą zmianę kulturową, którą zauważają jej klienci. „Dzięki filozofii System of Work firmy Atlassian przestaliśmy „produkować” funkcje, stając się innowatorami bazującymi na wynikach. Była to prawdziwa transformacja dla naszych zespołów, naszych klientów i naszej firmy”.

Chcesz zrewolucjonizować swoje podejście do System of Work? Zacznij od Strategy Collection i uwolnij pełny potencjał swojej organizacji.