Procore では、アトラシアンの System of Work と Rovo を活用したプラットフォームの機能を活用しています

課題: 従業員数が 2 倍に増えた成長期を経て、Procore Technologies は、自社のツールでは経営陣の可視性、戦略的な計画、部門横断型のコラボレーションをサポートできなくなっていることに気付きました。新たな規模で成功するために、Procore は全員の作業を単一の統合プラットフォームに集約させる必要がありました。

ソリューション: Procore は Atlassian Cloud に統合された System of Work を構築しました。これには、Compass のソフトウェア カタログ、作業追跡、ドキュメント、非同期ビデオ通信用の Teamwork Collection、Jira Product Discovery の全社的なロードマップ、Jira Service Management のインシデント管理が含まれます。

この統合システム内で、Rovo によって情報を簡単に見つけることができます。Rovo 検索を使用してさまざまなツールのデータから回答を素早く表示し、Rovo エージェントを使用してワークフローを効率化できます。

効果: アトラシアンの接続されたポートフォリオとプラットフォームにより、作業の実行と計画が戦略とシームレスに結び付けられるようになりました。経営陣は常に進捗を把握でき、チームは可視性を求めて互いを追いかける必要がなくなりました。本来取り組むべき作業、つまり影響の大きい業務と戦略的な意思決定に再び専念できるようになりました。

運用に System of Work を求める建設プラットフォーム

文字どおり、建設プロジェクトは私たちのコミュニティを構築します。Procore Technologies は、建設業界向けの作業管理プラットフォームであり、重要な作業を円滑に進めるのに役立ちます。

150 か国の建設チームが Procore を使用して、300 万件を超えるプロジェクトを管理しています。Procore のプラットフォームは、プロジェクト計画からリソース管理、AI を活用したアナリティクスまで、この非常に複雑なプロセスのあらゆるフェーズを管理します。

こうした大規模な環境では、そしてこれほど重要な作業では、効率的な運用がすべてです。これが Procore の System of Work 変革に拍車をかけました。従業員数が 2 倍になり、時間の経過とともにロードマップ作成はまとまりを欠き、断片化していました。

すべてのチームが、スプレッドシート、スライド デッキ、さらにはテキスト ドキュメントなどを使用して、それぞれ異なる方法で独自のロードマップを管理していました。ロードマップの項目は、製品作業が実際に追跡されている Jira にリンクされていませんでした。経営陣は全体像を可視化できず、チームは互いの活動についての認識が制限されていました。

「全体的なロードマップを把握するために 17 種類のスライド デッキを確認するのは本末転倒です」と Katzenberger 氏は話します。「経営陣から現場まで全社員が、当社が取り組んでいるゴールとプロジェクトを明確に理解している必要があります」

CEO から新入社員まで、すべての社員に全社的な可視性を提供

Procore のゴールは明確でした。Procore は、ロードマップ作成、コミュニケーション、作業追跡などに使用する System of Work を構築する必要がありました。これを実現するために、Procore はすべてのツールを連携させたいと考えました。数十社のベンダーが提供する「ツール スタック」ではなく、1 つの統合プラットフォームが必要でした。

Procore はすでにこの理念を自社製品に適用しており、今度は同じ方法で社内業務を改善したいと考えていました。これが、Teamwork Collection (Jira、Confluence、Loom) とアトラシアンの System of Work に魅力を感じた理由です。

「Procore とアトラシアンの製品が連携する仕組みは非常に似ています」と Katzenberger 氏は話します。「主な違いは、当社が建設業界に特化していることです」

変革ステップ 1: 統合された Procore のロードマップ

まず、Procore はすべてのロードマップ作成と製品作業を Jira に統合しました。Procore では現在、四半期 Jira ロードマップを会社全体で使用しています。このロードマップは、チームの Jira デリバリー スペースと Compass のソフトウェア コンポーネント カタログに接続されています。いくつかの製品チームでも、継続的な優先順位付けと計画に Jira Product Discovery を使用しています。

「私たちのゴールは、戦略と実行を結び付けることでした」と Katzenberger 氏は話します。「新しい戦略とロードマップは一元化された Jira スペースに存在し、各チームの Jira デリバリー スペースに接続されています。すべてが 1 か所にまとめられているため、経営陣から新入社員まで誰でも見つけることができます」

製品作業を可視化するために、市場開拓チームがエンジニアリング チームに個人的に連絡する必要がなくなりました。新しいロードマップでは、何が進行中か、いつ顧客に届くか、市場開拓の観点からどのようなサポートができるのかをすぐに確認できます。

「これは市場開拓チームにとって画期的な出来事であり、生産性が大幅に向上しました」と Katzenberger 氏は話します。「同僚にステータス更新を頻繁に依頼することがなくなり、業務の遂行に専念できるようになりました」

変革ステップ 2: ソフトウェア コンポーネントとアプリのカタログ化

「Compass はシステム、チーム、アプリを結び付けます。当社のアトラシアン エコシステムをつなぐ役割を果たしています」と Katzenberger 氏は話します。Compass を接続レイヤーとして使用することで、Procore の今後の戦略が実現し、コンポーネントの所有権を迅速かつ簡単に見つけることができます。

コンポーネント カタログを Compass で表示することで、ソフトウェア コンポーネントに取り組んでいるチームを全員が確認でき、スコアカードでその健全性とステータスがわかります。Jira Service Management の統合を通じて、すべてのカタログ項目が Jira での作業追跡、統合ロードマップ内の項目、およびコンポーネントのオンコール スケジュールにリンクします。

Compass を使用すると、ソフトウェア カタログのメンテナンスの手間がほとんどかからなくなります。Procore では、Compass プラットフォーム内でカタログ データを更新でき、複雑な GitOps プロセスが不要になりました。「以前は数週間かかっていた作業を、Compass で直接、数分で実行できるようになりました」と Katzenberger 氏は話します。

カタログ データは、Jira Service Management などの他のアトラシアン ツールでも簡単に表示できます。「コンポーネントはインシデントでタグ付けされ、エンジニアは特定のサービスで最近発生したイベントを 1 か所で確認できるため、より迅速な解決につながります」

変革ステップ 3: データのサイロを解消し、AI でロードマップの品質を向上

Procore の「プラットフォーム理念」は、同社の全データを 1 つの統合エコシステムに格納することです。すべてのデータがアトラシアンのプラットフォームに統合されているため、Rovo チャットと Rovo 検索によってデータから簡単にインサイトを取得し、Rovo エージェントによって反復的なプロセスを効率化できます。

「当社の Jira にはすでに宝の山のようなデータがありましたが、レポートと分析を通じてしかインサイトを得ることができませんでした」と Katzenberger 氏は話します。「Rovo により、そのデータとその中にあるインサイトへのアクセス方法が一変しました」

経営幹部は、計画ミーティング中に質問に迅速に回答したり、 Rovo からインサイトを得たりできるようになりました。「データから答えを得たいとき、彼らはまず Rovo に尋ねます。これによって、Teamwork Graph 全体が活性化されます」と Katzenberger 氏は話します。チームの所有権もすぐに明確になります。Rovo は、すべてのチーム、チームが作業するスペース、チームが所有するコンポーネント、チームが最近取り組んだイニシアチブを結び付けます。

Rovo により、Procore のユーザーは 1 日平均 46 分の時間を節約し、より戦略的な作業に専念できる時間を毎月 23 時間取り戻すことができました。さらに、カスタム Rovo エージェントにより、製品チームと GTM チームはドキュメントとロードマップの品質も向上させています。Procore では、以下の目的でカスタム エージェントを構築しました。

• 四半期ごとのロードマップ項目、イニシアチブ、またはサブイニシアチブを作成して、チームがレビューできるようにします

• 既存のイニシアチブを確認し、品質を評価して、改善案を提案します

• チームに対して、新しい統合ロードマップへのトランジションに関するコーチングを行います (例: 依存関係のあるチームや関係者と項目のレビューを行うことを提案する)

Procore 全体でこうしたエージェントを作成して活用することで、チームのリワーク率が 17% 削減し、作業の完了に要するスピードが 24% 向上しました。

変革ステップ 4: コンテキストに富んだインシデント管理

Procore では、インシデント管理を他社製ツールから Jira Service Management に移行しました。これにより、インシデントが関連するチーム、システム、作業項目が組み込まれた Procore の System of Work にシームレスに連携するようになりました。

各インシデントには影響を受けたサービスがタグ付けされ、関連するメタデータが Compass からチケットに取り込まれます。さらに、インシデント データがカタログ アイテムに同期されて Compass でも表示されます。これにより、サービス管理チームがインシデントをより迅速に解決するために必要なコンテキストを取得できます。

「私たちのサービス チームは非常に興奮しています。トランジションがスムーズで、すぐにメリットを実感できたからです」と彼は言います。今後は、Jira Service Management の AI を活用した仮想サービス エージェントを試す予定です。たとえば、類似のインシデントを収集して共通の根本原因を分析し、将来のインシデントを防止できるようになります。

変革ステップ 5: 非同期の動画で何時間ものミーティングを削減

Loom が Teamwork Collection の一部となったことで、Procore はとりわけリーダーシップにおいて、コストのかかるミーティングの時間を削減できるようになりました。「リーダーたちのスケジュールは詰まっているため、彼らとの時間を確保するのは簡単ではありません」と Katzenberger 氏は言います。「Loom は簡単に録画できますし、視聴するのはそれ以上に簡単です。また、あらゆることを簡潔かつ焦点に合った状態に保ちやすくなります」

世界各地に分散するワークフォースとして、Loom は異なるタイムゾーンやスケジュール間でのコミュニケーションを促進します。Procore で最近開催されたハッカソンでは、デモとエレベーター ピッチが Loom 経由で提出されたことで、審査員が都合の良い時に審査できました。このようなレベルのグローバル コラボレーションは、Loom のような非同期コミュニケーション ツールなしには実現できなかったでしょう。

より迅速な建設の未来を構築

Procore の運用のあらゆる側面、つまり Compass のソフトウェア アプリとコンポーネント、統合ロードマップのゴールと戦略、Jira の作業項目、Jira Service Management のインシデントがアトラシアンの System of Work でつながり、アクセスできるようになりました。

Rovo チャットと Rovo 検索により、Procore はすべてのツールのデータを使用して、複雑な質問に迅速に回答できます。Rovo エージェントは、チームの迅速な業務遂行に役立つだけでなく、プロセスと品質の基準を一貫して高く保ちます。

もはや可視化が障壁ではなくなったため、リーダーとチームは影響の大きい作業と適切な戦略的意思決定に再び専念できます。たとえば、Procore はさまざまな分野への投資レベルを迅速に定量化できるため、今後どの分野により多くの投資が必要か、または投資を減らすべきかを判断しやすくなっています。

最近、Procore はアトラシアンの Teamwork Collection を自社の System of Work に追加しました。「Teamwork Collection は、当社の System of Work にとって強力な基盤です」と Katzenberger 氏は話します。「作業項目からミーティングまで、すべてのプロセスが 1 つのプラットフォームでつながっています。経営陣は、会社が何に取り組んでいるか、それが戦略にどのように結び付くかを正確に把握できます。このような可視性は以前はありませんでした」