Accordi di cooperazione in azione
Questi sviluppatori software discutono i loro accordi di cooperazione su Zoom e usano Trello per acquisire contributi.
Un team da remoto dedicato alla campagna fa un brainstorming sugli accordi di cooperazione e vota per quali impegnarsi e acquisire contributi in Confluence.
Un team dedicato alla raccolta fondi ha completato la strategia Accordi di cooperazione.
Cosa ti servirà
Remoto
Videoconferenza con condivisione dello schermo
Strumento di collaborazione digitale (vedi modelli)
In presenza
Spazio per riunioni
Lavagna o foglio di carta di grandi dimensioni
Strumento di collaborazione digitale (vedi modelli)
Pennarelli
Note adesive
Modelli opzionali
Modelli Atlassian
Istruzioni per eseguire questa strategia
1. Preparazione 5 MINUTI
Questa è una Strategia in 3 parti. Nei passaggi seguenti esamineremo i dettagli di ciascuna di esse. L'obiettivo è concentrarsi su come il tuo team avrà successo lavorando insieme, senza passare ore a tenere riunioni!
- Team: completa e rivedi i lavori preliminari in modo asincrono.
- Leader: preparati a dare il tono.
- Tutti: accettate e partecipate agli argomenti di discussione in un workshop dal vivo.
Inizia creando un documento di collaborazione, come una bacheca Trello o una pagina Confluence. Puoi usare i modelli collegati sopra per riunioni di persona o a distanza. Facoltativamente, se stai gestendo di persona la Strategia, scrivere sulla lavagna i tuoi concetti può aumentare la collaborazione. Assicurati solo di documentare i risultati per riferimenti futuri.
2. Preparazione del team 5 MINUTI
Invia il modello ai membri del tuo team prima del workshop dal vivo. Fornisci un contesto sugli accordi di lavoro e sull'importanza che svolgono nella creazione di un team che possa raggiungere il successo. Assicurati di contrassegnare il documento come bozza o lavoro in corso. Invia il Team Poster per far conoscere a ogni membro del team cosa stai facendo come team e perché. Non hai una buona comprensione condivisa dello scopo e degli obiettivi del tuo team? Inizia avviando la Strategia Team Poster.
Chiedi ai membri del tuo team di condividere ciascuno quanto segue:
- Nome
- Luogo di lavoro e fuso orario
- Orario di lavoro e impegni
- Ambiente di lavoro e preferenze
- Come mi piace ricevere un feedback
- Contesto su di me. Limitalo a uno o due punti per questo esercizio. Per i punti bonus, incoraggia i membri del team a collegarsi al loro Manuale utente per spiegare di più su come funzionano al meglio.
SUGGERIMENTO: CREA IL TUO MANUALE UTENTE
Un ottimo modo per aiutare i nuovi membri del team, gli appaltatori, i team di progetto, gli stakeholder e i team di rete a inserirsi rapidamente nel tuo team è redigere un manuale utente che spieghi come ti piace lavorare.
SUGGERIMENTO: SCELTA DEL FUSO ORARIO
Hai un team distribuito che lavora in più fusi orari? Può essere utile mappare le finestre di collaborazione per creare una comprensione condivisa degli orari più adatti alle attività sincrone
3. Preparazione per i leader 10 MINUTI
Prima del workshop dal vivo, chiedi al team leader di completare un primo tentativo nelle due sezioni seguenti del modello.
Canale di comunicazione
Considera come il tuo team comunicherà in modo efficace. Inserisci il canale, il suo scopo, il pubblico ed eventuali standard stabiliti per le comunicazioni in quell'ambito. Ad esempio, puoi usare Confluence per la documentazione dell'origine di riferimento ufficiale di un progetto e Slack come spazio di comunicazione quotidiano per il tuo team.
Processo di escalation
Qualsiasi buon team sa che la mancata pianificazione è un piano che fallirà. Considera come vuoi che il team gestisca le escalation quando c'è una questione urgente che non riesce ad arrivare a un consenso. Indica chi sarà il decisore, come gestirai un'escalation, quale livello di trasparenza fornirai e come informerai gli altri della decisione.
Non sei sicuro di come gestire le escalation? Prova il nostro framework decisionale DACI. Puoi anche collaborare con il tuo team per fornire un percorso Clean Escalations che delinei le opzioni per l'escalation e guidi un processo decisionale migliore.
4. Preparazione della scena 5 MINUTI
Apri la riunione spiegando al team che state creando, a livello di team, una serie di accordi comportamentali da seguire per lavorare insieme al meglio.
Chiedi al team di:
- Mantenere una mente aperta e curiosa
- Praticare l'ascolto attivo e incoraggiare tutti a contribuire
- Riduci al minimo le distrazioni e massimizza la connessione: telefoni lontani, webcam accese e modalità «Non disturbare» attivate
- Evitare di interrompere o dominare la conversazione
- Ricorda che potrai modificare queste dinamiche in futuro man mano che le circostanze cambieranno
Dedicate cinque minuti a leggere in silenzio come team la bozza di documento preparata in anticipo. Durante questo periodo, i membri del team potranno commentare la pagina. Inizia la fase di discussione chiedendo a tutti di condividere una cosa che hanno imparato su un altro membro del team.
SUGGERIMENTO: PERSONE, NON PROCESSI
Questa Strategia riguarda il lavoro congiunto come persone. Se vengono in mente idee sulla gestione del lavoro, come documentare i processi tecnici o il flusso di lavoro per la gestione dei progetti, rimetti il team sulla buona strada e fissa un orario per parlare di specifici processi di gestione delle task per i membri del team coinvolti.
5. Stabilire canali di comunicazione 10 MINUTI
Prenditi dieci minuti per discutere della sezione Canali di comunicazione con il team.
Spunti di riflessione per la discussione:
- Aggiunte, rimozioni o modifiche?
- Quando dovremmo verificare il funzionamento globale?
- Come vogliamo che altri team, leader o stakeholder comunichino con noi?
SUGGERIMENTO: RAGGIUNGI UN COMPROMESSO, NON UN CONSENSO
Hai problemi a concordare il modo migliore per ottenere risultati come team? È molto comune che i membri del team abbiano preferenze diverse; un membro potrebbe preferire Slack, mentre un altro una chiamata Zoom in diretta. Utilizza il voto per raggiungere un comodo compromesso da provare come team, con la promessa di rivalutare eventualmente la scelta in futuro. Imparerete e migliorerete come team nel tempo.
6. Organizzare riunioni 30 min
Compila la sezione riunioni. Inizia con il principio generale: il tempo di concentrazione è prezioso. Per portare a termine i compiti (acronimo GSD in inglese), possono applicarsi alcune regole: tenere meno riunioni è ideale e permette di ottimizzare la comunicazione asincrona rispetto a quella sincrona. Vuoi sapere come puoi cambiare la tua cultura delle riunioni aziendali? Inizia con il nostro corso su Come organizzare riunioni efficaci.
Spunti di riflessione per la discussione:
- Quali sono l'obiettivo e i risultati desiderati?
- Che formato di riunioni vogliamo?
- Chi partecipa alle riunioni? Quali sono i loro ruoli e i loro team?
- Di quali supporti e strumenti abbiamo bisogno?
- Come ci presenteremo?
- Come gestiamo il follow-up?
- Quando dovremmo verificare il funzionamento globale?
ESEMPIO: IDEE
Ecco un esempio di brainstorming di un team sulle riunioni.
Nota che le idee spaziano dai prodotti ai comportamenti e al miglioramento dei processi.
7. Gestione delle escalation 10 MINUTI
Esaminate insieme la sezione relativa al processo di escalation. Come team, discutete delle azioni che intraprenderete e impegnatevi per prendere una decisione. Assicurati che l'intero team sia d'accordo.
8. Miglioramento continuo 10 MINUTI
Una delle cose più importanti da affrontare come team è pianificare in anticipo l'apprendimento e l'adattamento congiunti. Parla delle procedure e degli standard di comunicazione.
Spunti di riflessione per la discussione:
- Condivisione del feedback
- Lezioni apprese
- Celebrare il successo
- Milestone personali
Follow-up
Revisioni regolari
Rivedi periodicamente gli accordi di lavoro del tuo team, soprattutto durante l'assunzione di nuovi membri, durante le riorganizzazioni, quando gli scenari di lavoro cambiano o quando un accordo non può più essere rispettato. Questo è particolarmente importante se una volta il tuo team era localizzato in un ufficio e oggi è invece diventato ibrido o completamente remoto. Le tue procedure e i tuoi accordi dovranno cambiare per adattarsi a diverse aree geografiche, fusi orari e tecnologie.
Procedi e vota per mantenere o modificare gli accordi esistenti. Quindi, chiedi ai membri del team di fare un brainstorming, proporre e votare eventuali accordi aggiuntivi.
Se un accordo non può essere rispettato, parla di cosa potrebbe essere d'intralcio.
Come ogni linea guida, gli accordi di lavoro sono come un muscolo che deve essere allenato. Ripeti spesso gli accordi e aggiungi il link alla pagina del tuo team su Atlas, incoraggiando i membri a esaminarli su base trimestrale. Mantieni questa documentazione aperta e in primo piano durante tutti i progetti principali o in qualsiasi momento di conflitto.
Varianti
Riflessioni
Metti alla prova il tuo accordo di lavoro con una serie di riflessioni:
- Pensa ai team che lavorano bene insieme. Cosa fanno quei team che potremmo adottare?
- Cosa possiamo fare in questo team per evitare gli errori passati di altri team?
ESEMPIO: BACHECA DEGLI IMPEDIMENTI
Ecco in che modo un team ha documentato le proprie sfide in una bacheca dedicata agli impedimenti.
Passare alle sfide
Prima della sessione sugli accordi di cooperazione, raccogli i problemi che il team sta attualmente affrontando, da una bacheca degli impedimenti (vedi esempio), una Retrospettiva o semplicemente dalle sfide note. Condividi questi problemi durante la sessione per contribuire a definire gli accordi di cooperazione.
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