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Configurazione del sito e degli spazi

Prima di iniziare questo tutorial, registrati per usufruire della versione di prova gratuita di Confluence Cloud. Questa guida ti aiuterà a configurare il tuo primo progetto, quindi tieni aperta questa scheda mentre ti registri. Procedi pure, ti aspetteremo qui.

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Libro su cui è appoggiata una lampadina

Se sei un utente di Confluence Data Center o Server, dai un'occhiata a questo tutorial su come creare e modificare le pagine in Confluence.


Passaggio 1: Informazioni sugli spazi

Il tuo sito Confluence è organizzato in spazi. Gli spazi sono raccolte di pagine correlate che consentono a te e ad altre persone del tuo team o della tua organizzazione di lavorare insieme. La maggior parte delle organizzazioni utilizza una combinazione di spazi dei team, spazi dei progetti software, spazi della documentazione e spazi della knowledge base:

  • Utilizza gli spazi dei team per promuovere la collaborazione tra i membri del team in vista del raggiungimento di obiettivi su larga scala e OKR. Ad esempio, potresti creare uno spazio dove il tuo team di marketing possa restare allineato agli OKR, essere sempre aggiornato sulle linee guida del marchio e sui principi della messaggistica e ottenere una visione d'insieme della strategia generale della tua organizzazione di marketing.

  • Utilizza gli spazi dei progetti software per tenere traccia di iniziative e progetti individuali. Ad esempio, potresti creare uno spazio per un progetto che funga da singola fonte di riferimento per tutto ciò che riguarda una nuova funzione che la tua azienda sta sviluppando, dai requisiti di prodotto e dalle specifiche delle funzioni alle note delle riunioni e retrospettive.

  • Utilizza gli spazi della documentazione per creare e organizzare la documentazione tecnica destinata ai tuoi prodotti e servizi, in modo da agevolarne l'utilizzo da parte di qualsiasi utente.

  • Use knowledge base spaces to store and surface answers to common questions, such as policy clarifications and IT solutions. If you have a subscription to Jira Service Management, you can integrate it with your Confluence site to share knowledge base articles with customers.

  • Utilizza il tuo spazio personale come sandbox per organizzare le note, monitorare gli OKR e gli obiettivi personali e redigere proposte di progetti prima che vengano integrate nella roadmap. Interagisci con il tuo team scrivendo post sul blog per presentati o per condividere ciò su cui stai lavorando.

Prima di dedicarti alla creazione di un insieme di spazi, pensa al modo in cui la tua organizzazione utilizzerà Confluence Cloud. Ecco alcuni casi d'uso comuni:

 

Description

Examples

Knowledge management

Description

Let Confluence be the source of truth for important information at your company. Some examples of knowledge management use cases are:

  • Documenting HR and legal policies, best practices and procedures, and technical knowledge.
  • Writing troubleshooting articles, tutorials, and how- tos and sharing them with customers.
  • Communicating changes to products, APIs, and other services to customers.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for knowledge management:

  • If you’re using Confluence to share internal policies and procedures, you might want to create a separate documentation space for each domain area (such as HR, Legal, and IT).
  • If you’re using Confluence to share articles with your customers, consider creating a documentation space and a knowledge base space for each product or service.

Turn on anonymous access for spaces or content you want customers to see. You can also link spaces to Jira Service Management to attach articles to support requests.

Project collaboration

Description

Collaborate with cross- functional partners to manage projects, launch strategic initiatives, roll out products and features, and more. Some examples of project collaboration use cases are:

  • PMs, designers, and developers defining product requirements and technical specifications.
  • Marketing and product creating a customer comms plan for an upcoming release.
  • Researchers getting input on plans for a user study and sharing results with stakeholders.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for project collaboration:

  • Create spaces for each product and create a page for each release cycle or launch.
  • Create a space for each functional team and create a page for each major project or initiative.
  • Take a blended approach. Use team spaces for big strategic initiatives (e.g., a major rebrand) and use project spaces for tactical projects and releases.

Make sure everyone who’s working on a project has the permissions they need to collaborate effectively.

Employee engagement

Description

Create a vibrant, modern intranet where you and your team can communicate, share your perspectives, and celebrate wins together. Some examples of employee engagement use cases are:

  • Sharing announcements on Confluence to foster an open culture and keep everyone informed.
  • Writing blog posts to introduce yourself to your new team, share learnings from a webinar or conference, or tell your colleagues about your work.
  • Catch up on popular pages and blog posts to get a sense of how everyone in your company is feeling and what’s important to them right now.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for employee engagement:

  • Set up blogs in every space and encourage people to use them to talk about their work.
  • Ask new hires to write an intro blog as part of their employee onboarding.
  • Use the welcome message to make announcements on the home page of your Confluence site.

Install apps from the Atlassian Marketplace to embed Slack feeds, video calls, and more on your Confluence Cloud site.


Passaggio 2: Creazione di uno spazio

Una volta individuati i tipi di spazi di cui avrà bisogno la tua organizzazione, è il momento di creare il primo spazio.

  1. Vai al tuo sito Confluence.
  2. Dalla schermata della pagina iniziale, seleziona Crea Spazio.
  3. Seleziona il tipo di spazio che vuoi creare.
  4. Compila il Nome dello spazio, l'Identificatore dello spazio e altri dettagli.
  5. Imposta le autorizzazioni per lo spazio.
  6. Seleziona Crea.

Al termine, verrà visualizzato lo spazio Panoramica, dove potrai indicare alle persone della tua organizzazioni a cosa serve lo spazio e a chi è destinato. Nel passaggio successivo, imparerai a personalizzare la panoramica per il tuo nuovo spazio.


Passaggio 3: Panoramica della personalizzazione dello spazio

Ogni spazio viene fornito con una panoramica che puoi utilizzare per informare i membri del team e altri stakeholder sullo scopo del tuo spazio e sui suoi contenuti. Se hai creato lo spazio utilizzando un modello di spazio, la tua panoramica sarà dotata di funzioni integrate che ti aiuteranno a sfruttarlo al meglio. In ogni caso, aggiungendo un tocco personale potresti trasformare la tua panoramica in un hub perfetto per tutto ciò di cui il tuo team ha bisogno.

Icona di matitaPer personalizzare la panoramica, seleziona l'icona a forma di matita ( Pencil icon ) e modifica la panoramica come faresti con qualsiasi altra pagina.

  • Per mettere in risalto la panoramica, prova questi trucchi:
  • Carica un banner o un logo per aiutare le persone a identificare subito il tuo spazio
  • Descrivi la missione e gli obiettivi del tuo team e aggiungi link alle pagine principali
  • Aggiungi un sommario, un calendario del team o una roadmap

Per maggiori informazioni su come creare una pagina di panoramica eccellente, consulta la documentazione di Confluence Cloud o questo post del blog.

Pagina iniziale nel browser

Vuoi vedere subito i risultati? Inizia velocemente con il modello della pagina iniziale del team fornito da Hubspot.


Passaggio 4: Organizzazione dei contenuti

Ora che hai creato il tuo primo spazio, è il momento di organizzarlo. L'obiettivo è quello di rendere semplice la navigazione del tuo spazio in modo che i membri del team e altri stakeholder possano trovare rapidamente i contenuti cercati.

Per maggiori informazioni sulla navigazione, consulta la Guida 4: Navigazione di Confluence.

Utilizzo di pagine padre per raggruppare contenuti simili

In Confluence, puoi annidare le pagine che si trovano sotto altre pagine, creando una gerarchia di contenuti in ogni spazio. Questa gerarchia si riflette nella struttura ad albero delle pagine, che appare nella barra laterale dello spazio a sinistra della pagina attiva.

Per utilizzare proficuamente la struttura ad albero delle pagine, crea una pagina per ogni task o progetto in cui è coinvolto il tuo team e annida le pagine figlio sottostanti correlate. Ad esempio, se il tuo team conduce retrospettive ogni 2 settimane, potresti avere una pagina di livello superiore chiamata "Retrospettive", con una pagina annidata sottostante per ogni retrospettiva che hai condotto.

L'esempio riportato di seguito mostra in che modo un team Atlassian utilizza questa strategia per organizzare il proprio spazio:

Spazio Retrospettive

Creazione di scorciatoie per le pagine importanti

Con Confluence puoi creare scorciatoie degli spazi esclusive, che sono link bloccati sulla barra laterale dello spazio, sopra la struttura ad albero delle pagine, per ogni spazio del tuo sito. Utilizzale per evidenziare contenuti importanti in modo da trovarli facilmente.

Per creare la prima scorciatoia dello spazio, passa allo spazio e seleziona + Aggiungi scorciatoia nella barra laterale. Per maggiori informazioni sulle scorciatoie degli spazi, incluse quelle su come modificare o rimuovere quelle esistenti, vedi l'articolo Personalizzazione dello spazio.

Etichettatura di pagine e allegati

Con le etichette puoi identificare facilmente le pagine e gli allegati correlati, in modo che i membri del team e altri stakeholder possano trovare ciò che cercano.

  1. Apri la pagina in Confluence.
  2. Seleziona l'icona dell'etichetta () in basso a destra.*
  3. Inserisci il nome dell'etichetta che vuoi applicare. Se un'etichetta con quel nome esiste già, verrà visualizzata nel menu dei suggerimenti automatici.
  4. Seleziona Aggiungi per applicare l'etichetta.
  5. Seleziona Chiudi per uscire dalla finestra di dialogo.

*Se stai modificando la pagina invece di visualizzarla, seleziona il menu Altre azioni (•••) in alto a destra, quindi seleziona Aggiungi etichette.

Assegna alle etichette nomi chiari e significativi. Ad esempio, l'etichetta che utilizzi per le note delle riunioni potrebbe essere denominata note-riunioni o riunioni. Se aggiungi l'etichetta a ogni pagina che utilizzi per acquisire le note delle riunioni, potrai esplorare tutte le tue note, all'interno di un unico spazio oppure in tutto il sito Confluence, semplicemente selezionando l'etichetta. Puoi anche visualizzare tutte le pagine con la stessa etichetta in una pagina o cercare il contenuto per etichetta per trovare più facilmente le pagine e gli allegati pertinenti. Per maggiori informazioni sulle etichette, vedi l'articolo Uso delle etichette per organizzare i contenuti.

Suggerimento

Se applichi un'etichetta a un modello di pagina, l'etichetta verrà applicata automaticamente a qualsiasi pagina creata con tale modello.

Contenuti sempre organizzati

Dedica del tempo alla revisione dei contenuti nel tuo spazio, all'eliminazione o all'archiviazione dei contenuti obsoleti e allo spostamento delle pagine nel tuo spazio per mantenere la struttura desiderata. Se sei un amministratore del sito, definisci insieme al tuo team delle procedure di routine per la manutenzione dello spazio e invita gli amministratori degli spazi a dedicare del tempo alla revisione e all'aggiornamento dei loro spazi con le persone che li utilizzano.

  1. Rivolgiti a degli esperti che ti aiutino a tenere sotto controllo i tuoi spazi.
  2. Verifica il contenuto dello spazio e rivedi le analisi.
  3. Identifica le pagine obsolete o non aggiornate e crea un piano d'azione.
  4. Rivedi e adatta l'architettura delle informazioni per soddisfare le esigenze attuali.

Per maggiori informazioni, leggi questo post del blog.


Passaggio 5: Gestione di utenti e autorizzazioni

In qualità di amministratore di Confluence o amministratore del sito con un abbonamento a pagamento a Confluence, puoi gestire utenti, gruppi e autorizzazioni manualmente oppure puoi attivare l'iscrizione pubblica e consentire agli utenti di creare i propri account. Per informazioni sulle autorizzazioni nel piano gratuito, consulta la nostra documentazione.

Gestione delle autorizzazioni globali

Suggerimento

Per gestire le autorizzazioni globali, devi disporre delle autorizzazioni di amministratore di Confluence.

Le autorizzazioni globali ti consentono di controllare:

  • Chi può creare uno spazio o uno spazio personale
  • La possibilità da parte di utenti senza licenza di accedere al tuo sito
  • Chi può accedere ai profili utente

Le autorizzazioni globali si applicano all'intero sito.

  1. Seleziona l'icona dell'ingranaggio relativa alle impostazioni in alto a destra (accanto al tuo avatar).
  2. Seleziona Autorizzazioni globali (sotto Sicurezza nella barra laterale).
  3. Seleziona Modifica autorizzazioni in alto a destra.
  4. Seleziona o deseleziona le caselle per modificare le autorizzazioni per gruppi e singoli utenti.
  5. Se vuoi rendere pubblico il tuo sito, seleziona Usa Confluence sotto Accesso anonimo.
  6. Al termine, seleziona Salva tutto in fondo alla pagina.

Contenuti sempre organizzati

Suggerimento

Per modificare le autorizzazioni dello spazio, devi essere un amministratore dello spazio. Se sei un amministratore di Confluence, puoi recuperare le autorizzazioni di amministratore dello spazio per qualsiasi spazio del tuo sito. Per maggiori informazioni, consulta l'articolo Che cosa sono le autorizzazioni dello spazio?

Le autorizzazioni dello spazio ti consentono di controllare:

  • Chi può vedere il contenuto di uno spazio
  • Chi può commentare questo contenuto
  • Chi può creare, modificare o caricare contenuti

Confluence è aperto per impostazione predefinita. Ciò significa che, a meno che tu non renda più restrittive le autorizzazioni dello spazio, tutti coloro che hanno accesso al tuo sito Confluence possono accedere ai contenuti in qualsiasi spazio specificato. Gli amministratori degli spazi possono impostare le autorizzazioni quando creano un nuovo spazio e modificarli in seguito. Chiunque disponga delle autorizzazioni a modificare una pagina può modificarne le restrizioni.

  1. Vai alla panoramica dello spazio in Confluence.
  2. Seleziona Impostazioni spazio > Autorizzazioni.
  3. Seleziona Modifica autorizzazioni sotto qualsiasi intestazione.
  4. Seleziona o deseleziona le caselle per le autorizzazioni che desideri modificare.

Puoi gestire le autorizzazioni degli spazi per singole persone o per interi gruppi. Per maggiori informazioni, consulta l'articolo Assegnazione di autorizzazioni dello spazio. Se il tuo sito è pubblico, puoi anche concedere l'accesso anonimo ad uno spazio individuale. Per maggiori informazioni, consulta l'articolo Configurazione dell'accesso pubblico.

Mentre alcuni clienti di Confluence utilizzano lo stesso schema di autorizzazioni per ogni spazio del loro sito, altri impostano le autorizzazioni dello spazio in modo diverso per gli spazi con scopi o casi d'uso diversi.

Caso d'uso

Pubblico di riferimento

Autorizzazioni

Condividi le informazioni di assistenza con i clienti

Pubblico di riferimento

  • Clienti

Autorizzazioni

  • L'accesso anonimo è consentito
  • Solo i membri del team di assistenza possono creare, modificare o commentare le pagine

Condividi policy, tutorial e suggerimenti per la risoluzione dei problemi con la tua organizzazione

Pubblico di riferimento

  • Chiunque nell'organizzazione

Autorizzazioni

  • Chiunque nell'organizzazione può visualizzare
  • Solo gli esperti in materia possono creare, modificare o commentare le pagine
  • L'accesso anonimo non è consentito

Collabora con altri alla realizzazione di un progetto o di un'iniziativa

Pubblico di riferimento

  • Membri del team
  • Stakeholder di progetto

Autorizzazioni

  • Chiunque nell'organizzazione può visualizzare
  • Gli stakeholder possono commentare
  • Solo i membri del team possono creare o modificare le pagine
  • L'accesso anonimo non è consentito

Condividi informazioni sensibili (ad es. sul personale, la retribuzione o questioni legali)

Pubblico di riferimento

  • Membri del team

Autorizzazioni

  • L'accesso è limitato ai membri del team principali
  • Nessuno al di fuori del team può visualizzare, modificare o commentare le pagine
  • L'accesso anonimo non è consentito

Invita i membri del team sul tuo sito

Dopo aver impostato il tuo sito e configurato le autorizzazioni complessive, è il momento di invitare i membri del team a iniziare a utilizzare Confluence Cloud (insieme a eventuali altri prodotti Atlassian sul tuo sito).

  1. Seleziona l'icona dell'ingranaggio relativa alle impostazioni in alto a destra (accanto al tuo avatar).
  2. Seleziona Gestione utenti sulla barra laterale.
  3. Seleziona Invita utenti in alto a destra.
  4. Inserisci l'indirizzo e-mail di ogni membro del team che desideri invitare. Puoi inviare un invito a un massimo di 10 indirizzi e-mail alla volta.
  5. Seleziona un ruolo per i membri del team invitati. Ciò determina il loro livello di accesso al tuo sito nel suo complesso.
  6. Seleziona i prodotti a cui desideri che i membri del tuo team abbiano accesso.*
  7. Seleziona i gruppi in cui desideri inserirli.
  8. Personalizza l'invito, quindi seleziona Invita utente.

*Si applica solo ai membri del team con il ruolo di base.

In qualità di amministratore del sito, puoi aggiornare ruoli, accessi e gruppi per gli utenti in qualsiasi momento. Puoi anche rimuovere un utente revocando l'accesso al sito, disattivando il suo account o addirittura eliminandolo (ad esempio, quando un dipendente lascia l'azienda). Per maggiori informazioni, consulta l'articolo Invito e rimozione di utenti.

Panoramica di Confluence

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Creazione di contenuti in Confluence

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