La historia de la migración a Cloud de Lucid: 30 días que llevaron a más innovación y una mayor satisfacción de los empleados

Una “tormenta perfecta” precipita un traslado rápido a Cloud

Con el tiempo, la tecnología en la nube fue a más y se convirtió en el estándar del sector, mientras que las herramientas basadas en servidores se volvieron más caras y difíciles de mantener. Los módulos eran complicados de gestionar, las actualizaciones continuas tenían que implementarse manualmente y la capacidad disminuía a medida que Lucid crecía.

En 2019, la empresa se pasó a Atlassian Data Center para reducir la carga de algunas de las dificultades operativas que generaba el mantenimiento de las herramientas locales y dar paso a una experiencia más moderna. Ya entonces sabían que migrar a la nube era su objetivo final; era solo cuestión de tiempo.

“Queríamos posicionarnos como líderes, y ningún líder en el sector del SaaS utiliza soluciones locales”, dice David. “Nuestra empresa aporta valor creando funciones, haciendo que nuestro producto sea más estable e innovando. Dedicar tiempo al mantenimiento de las herramientas internas supone una pérdida de costes de oportunidad”.

Además de seguir las prácticas recomendadas del sector y reducir la carga del mantenimiento, Lucid también pretendía migrar para poder usar sus propios productos basados en la nube y las aplicaciones exclusivas de Atlassian Cloud, igual que lo hacen sus clientes (un paso fundamental para fomentar la empatía y la innovación), al tiempo que mejoraba la seguridad y ofrecía acceso remoto a los empleados.

Mientras Lucid sopesaba los costes y las ventajas de la migración a Cloud todos los años, la balanza se inclinó a favor de la transición en 2020. La decisión fue fácil gracias a todos los análisis que habían realizado a lo largo de los años. Según David, “finalmente fue una tormenta perfecta”, ya que las razones correctas y las personas adecuadas se alinearon en el momento exacto.

Centrarse, validar, comunicar: las tres claves de Lucid para migrar en un mes

Con la clara intención de predicar con el ejemplo (trabajar en la nube) y un cronograma agresivo para lograrlo (30 días), Lucid y Oxalis empezaron a prepararse para la migración centrándose en trasladar solo los activos más necesarios y valiosos. "Como empresa, decidimos que era más importante migrar a la nube que duplicar todo lo que teníamos a nivel local. Eso marcó una gran diferencia", recuerda David. "Nuestra filosofía interna es no mantener ni invertir recursos en soluciones que ya no nos aportan ningún valor".

Esta filosofía ha influido en el control de los módulos de Lucid a lo largo del tiempo. Ya habían identificado los módulos que prácticamente no se utilizaban o iban a ser demasiado difíciles de trasladar, lo que ayudó a Oxalis y a Lucid a planificar la migración a Cloud. En lugar de hacer un mapeo exhaustivo entre las funciones antiguas y las nuevas, el equipo solo tuvo que especificar lo que querían y necesitaban trasladar y dejar a un lado todo el resto.

El asistente de migración a Jira Cloud actualizado de Atlassian también fue útil, porque hizo que la asignación de usuarios fuera más intuitiva, proporcionó un soporte más avanzado para los tipos de campos personalizados y permitía la migración de tableros multiproyecto. Al ahorrar tiempo en estas tareas, Lucid podía centrarse en las pruebas, lo cual era importante no solo para evitar problemas, sino también para conseguir la aprobación y gestionar el cambio organizativo. Reclutaron a unos 20 evaluadores en toda la organización, para que el equipo de ingeniería pudiera ver cómo funcionaba el entorno de Cloud en varios casos prácticos.

“Oxalis ha descubierto que una serie de simulacros de migración junto con las pruebas de aceptación de usuario revelan a las personas las diferencias entre las implementaciones de Atlassian locales y en la nube”, afirma Jake. “Aprovechamos los mejores recursos de la documentación interna de Atlassian y Lucid para comunicar de forma clara y con antelación qué se podría esperar, ofreciendo a los empleados un plan que garantizase una experiencia estable”.

Estas inversiones intencionadas en pruebas y comunicación dieron sus frutos, ya que Lucid realizó varios simulacros y dio el paso a Cloud tan solo unas semanas después. La migración se completó en un fin de semana y, afortunadamente, transcurrió sin incidentes. “Como habíamos pasado por tantos simulacros y pruebas de UAT en varias instancias, solo hubo un problema el día de la migración, y pudimos arreglarlo de inmediato”, dice David.

El cambio fue tan fluido que los empleados apenas se dieron cuenta. “Cuando la gente volvió el lunes, la mayoría no notó ningún cambio, que es lo que queríamos. Ya sabían que podían acceder al sistema desde el teléfono”, dice David. Las personas a las que les preocupaba perder datos o tener interrupciones en su trabajo se sorprendieron gratamente. En cuestión de unas pocas horas o semanas, era como si hubieran estado trabajando en Atlassian Cloud desde el principio. “Cuando me enteré de que nos íbamos a pasar a Atlassian Cloud, me preocupaba cómo afectaría a mis datos y flujo de trabajo actuales. Ahora ya no recuerdo cómo era todo antes de que estuviéramos en la nube”, afirma Emma Reece, especialista sénior en Control de Calidad.

Los empleados también disfrutan de la experiencia mejorada y de las útiles funciones de Atlassian Cloud. “La interfaz de Jira Software es mejor y la experiencia es más fluida”, explica el director de producto, Chance Ramey. “Advanced Roadmaps también ha sido todo un descubrimiento. A medida que cambian las prioridades, podemos modificar nuestros planes sobre la marcha y saber mejor si estamos listos para los lanzamientos”.

Ahorro de tiempo considerable, además de la inestimable satisfacción de los empleados

Solo 30 días después de tomar la decisión de migrar, en Lucid trabajaban sin problemas en Atlassian Cloud y disfrutaban de la velocidad, la seguridad y la experiencia sin estrés que tanto anhelaron durante años. “Hemos dejado de preocuparnos por el mantenimiento de la base de datos, del servidor y de la configuración, por automatizar la configuración de Data Center y por las diferencias en los entornos. Sabemos que Atlassian se encargará de las vulnerabilidades que surjan. Además, el equipo de SRE tiene menos cosas de las que preocuparse. Gestionan nuestro entorno de producción de forma coherente, lo que reduce el estrés y la cantidad de pruebas que se tienen que realizar, entre otras cosas”, dice David.

Su equipo también ha ahorrado un tiempo considerable en correcciones, escalado e interrupciones, que son actividades que requerían esfuerzo y no aportaban mucho valor. “Los SRE son el equipo al que más acudimos. Ahora, con Atlassian Cloud se ahorran el 25 % de su tiempo de trabajo a la semana”, dice. “Al menos dos veces al mes, alguno de los diez miembros del equipo tenía que dejar lo que estaba haciendo y dedicar entre cinco minutos y algunas horas a solucionar algo. Además, estaban las actualizaciones y revisiones. También fue difícil adaptar el crecimiento. En todas esas tareas de forma independiente solo se empleaban un par de minutos, pero iban sumando poco a poco, no creaban mucho valor y, a menudo, nos interrumpían durante las reuniones o los fines de semana. Ahora, todas esas actividades han desaparecido”, explica David.

Con menos interrupciones y tareas tediosas, y gracias a formas más sencillas de trabajar y colaborar, los empleados de Lucid por fin pueden experimentar las mismas alegrías que sus clientes. Mientras siguen avanzando, el equipo espera tener Atlassian Cloud al alcance de la mano y Oxalis a su lado para promover la felicidad de los empleados, impulsar la productividad y ayudar a los clientes a construir su futuro.