El Departamento de Servicios Sanitarios de California se modernizó y ahorró más de 2,2 millones de dólares con Atlassian Cloud Enterprise

Desafío: el DHCS utilizó numerosas herramientas para colaborar, planificar y ofrecer proyectos de tecnología. Esto dificultó el trabajo interfuncional, la búsqueda y el intercambio de información y el cumplimiento de los objetivos de la agencia.

Solución: el Departamento de Servicios Sanitarios de California se centralizó en Atlassian y mejoró su plan a Enterprise Cloud. Con más de 1000 usuarios activos y contando, el DHCS apunta a 4000 usuarios para finales de 2024 como la mayor agencia estatal de California en Atlassian Cloud Enterprise.

Impacto: con mejores procesos y plataformas, los equipos del DHCS han aumentado la velocidad, además de mejorar el servicio, el ahorro, la visibilidad y la colaboración. Solo en un proyecto, llevaron a cabo una entrega tres veces más rápida y ahorraron 2,2 millones de dólares.

Una agencia consolidada se enfrenta a obstáculos (y oportunidades) en su importante misión

Los silos y la tecnología anticuada obstaculizan incluso a los pensadores gubernamentales más avanzados y ambiciosos, un desafío al que el Departamento de Servicios Sanitarios de California (DHCS) se estaba enfrentando de primera mano. Cada división perseguía sus objetivos pero, con herramientas y procesos dispares, muchas sentían que iban en distintas direcciones.

Al ver las oportunidades que ofrecían estos desafíos, Ryan Mosley, jefe de ingeniería y fábrica de modernización del DHCS, y Elisa Aviles-Bodoin, embajadora de Atlassian Enterprise, empezaron a explorar una solución ideal para Golden State: estandarizar con las herramientas de Atlassian Cloud para acelerar el progreso hacia su propósito de ofrecer un acceso equitativo a una atención médica de calidad que favorezca una California sana para todos.

La modernización y la estandarización ahorran 2,2 millones de dólares en un solo proyecto

El DHCS llevaba años utilizando a la ligera Jira Cloud y Confluence Cloud, junto con otras herramientas distintas, como una versión anticuada de SharePoint. Cuando la agencia empezó a adoptar metodologías ágiles y añadió más licencias de Atlassian, su uso empezó a crecer de forma orgánica. 

A medida que más personas adoptaban las herramientas de Atlassian, el equipo de modernización del DHCS se dio cuenta de que los empleados trabajaban más rápido, colaboraban más y descubrían nuevas formas de atenderse mejor entre ellos y a los residentes de todo el estado. Cuando Ryan mostró a los líderes cómo utilizaban Atlassian los empleados y cómo el equipo podía mejorar la gestión de carteras de toda la organización mediante la estandarización de la plataforma, estuvieron todos de acuerdo. 

"El uso empezó a extenderse a varias secciones y varios programas dentro y fuera del equipo de modernización", afirma Ryan. "Cuando la comunicación y la entrega del equipo de modernización aportaron nuevos niveles de transparencia e información en tiempo real a la oficina del director, [estandarizar Atlassian] pasó a ser una decisión más deliberada".

Para favorecer la adopción, el equipo de Ryan colaboró con Joe Chavez, el arquitecto empresarial del DHCS, Christine Corona, la administradora de Jira, y Elisa Aviles-Bodoin, embajadora de Atlassian Enterprise, en una estrategia sencilla de gestión de cambios. "La gestión del cambio no es algo que apoyemos con recursos permanentes, así que recurrimos a los primeros en adoptarla y dejamos que evangelizaran las herramientas. Además, organizamos reuniones de la comunidad de Atlassian en las que tratamos los desafíos a los que se enfrentan las personas", explica Ryan.

A medida que más divisiones empezaban a trabajar en la misma plataforma moderna, a los equipos les resultó más fácil colaborar y trabajar más rápido, lo que supuso un ahorro significativo. "Un proyecto tardó 18 meses en ponerse en marcha. Tras adoptar Atlassian y aprender formas más valiosas de usar las herramientas, el siguiente tardó seis meses. Al hacer un seguimiento de todo lo que hay en Jira y en todas nuestras herramientas para desarrolladores, hemos reducido el coste de creación del equipo y la entrega del producto de 2,8 millones de dólares a 600 000 dólares", señala Ryan. 

Con el aumento del uso, el equipo de modernización del DHCS optó por estandarizar con las aplicaciones de Atlassian Cloud en cuanto a escalabilidad, administración y control centralizados, seguridad de nivel empresarial y soporte especializado. Tras empezar con Confluence y Jira Cloud Premium, el DHCS mejoró su plan a Enterprise en 2021. Ya han llegado a 4000 usuarios, lo que convierte al DHCS en una de las mayores agencias gubernamentales que usan Atlassian Cloud Enterprise.

Liberación de los recursos para centrarse en el trabajo más importante

Con una fuente de información veraz central y una plataforma de colaboración basada en la nube para miles de usuarios, las divisiones del DHCS han registrado mejoras en sus áreas de enfoque. Los líderes de la oficina del director también pueden hacer un seguimiento del progreso y de los programas a nivel de cartera. El departamento de TI está especialmente entusiasmado con los avances en sus principales iniciativas: seguridad y privacidad, mantenimiento y operaciones, control y gestión de carteras.

1. Seguridad y privacidad

Con Jira, los equipos tienen una visión más completa de los niveles de seguridad de la agencia y de los riesgos en los sistemas y los datos. Ahora que el DHCS está en Atlassian Cloud, no tiene que preocuparse por el mantenimiento de los servidores. "Antes tenía que mantener la infraestructura de los servidores. No era nada agradable", afirma Jeff Garrett, director técnico de productos y divulgador de DevOps. "Estar en Atlassian Cloud Enterprise supone no tener que hacerlo más. Además, podemos añadir y eliminar aplicaciones rápidamente".

2. Mantenimiento y operaciones

El departamento de TI ha disfrutado de la transición a la gestión y la supervisión centralizadas en la nube, así como del uso de Jira Software para el seguimiento y las pruebas (con la ayuda de la aplicación de gestión de pruebas de rayos X).

3. Control empresarial

El DHCS ha centralizado y mejorado el control con la ayuda de Atlassian Cloud Enterprise. "Estas herramientas nos ayudan a facilitar la conversación sobre el control. Apoyan la visibilidad de lo que hacemos y nos permiten crecer y madurar", afirma Ryan.

La integración de las herramientas de Atlassian entre sí y con otras herramientas de productividad de TI, como Slack, ha generado aún más eficiencia, ha mejorado la gestión del conocimiento y ha facilitado la escalabilidad.

 "Intentamos no enterrar las cosas dentro de las incidencias de Jira. Si corregimos un error, extraemos esa información en Confluence y la mostramos a otros. También publicamos los cambios de Confluence y Jira en Slack, lo que facilita aún más la búsqueda de tickets mientras hablo con alguien", explica Joe. "Asimismo, hay varios proyectos pequeños en los que han podido escalar, por ejemplo, de un equipo de uno a cinco personas utilizando un espacio de Confluence para anotar lo que hacen y compartirlo con los nuevos miembros del equipo". Ryan añade: "Por lo general, las personas pueden encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan, en lugar de esperar a la próxima reunión. No cabe duda de que nos ha ayudado a eliminar las reuniones".

Dedicar menos tiempo a las reuniones y a la gestión significa que el departamento de TI puede centrarse en lo que mejor sabe hacer: habilitar la tecnología que ayude a la agencia a prestar un mejor servicio a los ciudadanos de California.

Conecta a los equipos de TI y empresariales para que la gestión de carteras tenga éxito

Más allá de TI, los equipos empresariales y de programas disfrutan por igual de las herramientas de Atlassian: prueba de que la estrategia de adopción temprana de la modernización funciona. "Los equipos empresariales, como el de comunicaciones, están muy contentos con el hecho de que hayamos podido implementar un proyecto de plantillas de gestión del trabajo tan rápidamente y puedan ponerse en marcha", afirma Christine. Según Ryan: "Jira nos ayuda a crear procesos reproducibles. El equipo de adquisiciones usa Jira para hacer un seguimiento de las compras, así que ahora puedo ver cuándo finaliza una adquisición y cuándo llegan los recursos".

Estas mejoras en la visibilidad han tenido un valor incalculable en lo que respecta a la gestión de carteras. "La gran victoria de Atlassian es comunicar las necesidades empresariales y la ejecución de ingeniería, y unir ambas", afirma Ryan. "Gracias a esto, podemos centrarnos en lo que es más importante para la empresa. Desde el punto de vista de la cartera, podemos ver el cronograma para implementar una iniciativa técnica y, a continuación, ir al final hasta los equipos de desarrollo que van cumpliendo esos objetivos, así como ver de abajo hacia arriba. Desde el punto de vista de la gestión de carteras, ha ayudado mucho con la comunicación desde el programa hasta el nivel técnico".

Desde aumentar la seguridad y la velocidad hasta facilitar la búsqueda, el uso y el intercambio de la información, DHCS está experimentando enormes mejoras en todos los tipos y niveles de equipos.

Mejorar la salud de la agencia y los ciudadanos a quienes sirve

Optimizar las plataformas y los procesos de DHCS con Atlassian Cloud Enterprise no solo ha ayudado a mejorar la visibilidad, la colaboración y la entrega a nivel individual y de equipo en la agencia, sino también la velocidad y el ahorro.

Ahora que Jira Software y Confluence Cloud son la única fuente de información de DHCS, la agencia tiene previsto ampliar su plataforma de Atlassian e incluir Opsgenie para la gestión de alertas y de guardias, Statuspage para la gestión de incidentes y Jira Align para vincular la estrategia con la ejecución y poder mejorar la prestación de servicios a los residentes del estado: la esencia de su trabajo.

"Combinar la empresa y la tecnología para llevar a cabo nuestras iniciativas es la base del éxito", afirma Ryan. "Ampliar nuestro conjunto de herramientas de Atlassian contribuirá a la evolución de DHCS, así como a garantizar que todos vamos en la misma dirección y nos centramos en las iniciativas más importantes. Ser más eficiente en la prestación de esos servicios a los californianos, solo puede ayudar a nuestra organización".