Cómo Jira y Confluence impulsan el descubrimiento científico y fomentan la colaboración entre los equipos del CERN

Reto: el CERN necesitaba herramientas accesibles y centralizadas para ayudar a su comunidad mundial de expertos y científicos a colaborar más fácilmente en estudios innovadores de física.

Solución: el CERN consolidó sus instancias de Jira y Confluence y migró a Data Center. Ahora usan Jira para la gestión de proyectos, junto con Confluence para el debate y la aportación de ideas.

Resultado: miles de expertos del CERN utilizan Jira y Confluence para facilitar la investigación colaborativa, y el mantenimiento de las instancias de Data Center requiere muchísimo menos esfuerzo que la solución anterior.

En el CERN, el laboratorio europeo de física de partículas, miles de físicos, ingenieros y otros expertos colaboran para estudiar la estructura fundamental de la materia. En el complejo de aceleradores y desaceleradores de partículas del CERN, que incluye el acelerador más grande jamás creado, el famoso gran colisionador de hadrones (LHC), los investigadores observan de qué está hecho nuestro mundo y cómo funcionan estas partículas.

Con los instrumentos científicos más sofisticados del mundo, como el LHC, el CERN está llevando a cabo estudios innovadores. En segundo plano, los equipos avanzan en su trabajo con la ayuda de las herramientas de Atlassian.

En todo el CERN, Jira y Confluence se encuentran entre las herramientas clave que permiten la colaboración entre científicos e ingenieros. Además de los más de 2500 miembros del personal de la organización, el CERN reúne a una comunidad de unos 13 000 científicos de todo el mundo para colaborar de forma remota y presencial.

Por ejemplo, cuando un acelerador de partículas necesita mantenimiento, es posible que se requiera la aprobación de un departamento independiente para comprar un nuevo equipo especializado. "Este es el tipo de interacciones transfronterizas que son extremadamente complicadas sin el sistema adecuado", afirma el ingeniero de proyectos Brice Copy.

El CERN acelera la colaboración con Jira y Confluence

La cultura del CERN prioriza la autonomía, la experimentación y la libertad académica. Los equipos necesitan herramientas que sean intuitivas y accesibles para todos los miembros de su comunidad, y que a la vez garanticen la privacidad de los datos. El CERN ha usado Jira y Confluence durante más de 20 años, ahora con licencias de Data Center gratuitas que se ofrecen a organizaciones sin ánimo de lucro a través de la Atlassian Foundation.

Al tiempo que la organización se ha esforzado por aumentar la colaboración con herramientas digitales, los productos de Atlassian han ayudado a todos en el CERN a trabajar mejor juntos. "Debido a la forma en que estamos organizados y al elevado número y frecuencia de interacciones, necesitamos algo bastante informal", explica Brice, responsable de la primera implementación de Jira en la organización.

Hoy en día, muchos departamentos del CERN utilizan Jira y Confluence para planificar y hacer un seguimiento del trabajo, compartir conocimientos y colaborar en la misión de la organización. "La mayoría de los departamentos del CERN usan Jira y Confluence de alguna manera", explica Brice. "Los empleados tienen la flexibilidad de elegir sus herramientas, por lo que no hay ningún compromiso, pero muchos optan por Jira y Confluence".

A los diversos expertos de la comunidad les gusta especialmente la flexibilidad y la capacidad de personalización de las herramientas. "Como se trata de herramientas fáciles de usar, pueden personalizarlas según sus necesidades", apunta Brice. "Usar Jira para la gestión de proyectos es una experiencia de usuario diferente a la de hacarlo para el desarrollo de software o la puesta en marcha del hardware".

La flexibilidad y la facilidad de uso también son importantes, porque el CERN reúne a personas de diversos orígenes profesionales, lo que fomenta la colaboración en una amplia gama de disciplinas y conocimientos.

Planificación y seguimiento de toda la organización en Jira, y todo conectado con el "lado humano" de Confluence

Aunque el CERN tiene más de 70 años, los equipos de desarrollo han complementado la larga trayectoria de la organización con prácticas de desarrollo modernas. Por ejemplo, los desarrolladores del CERN utilizan kanban y una gestión de estilo ágil, con el apoyo de Jira, para crear el software personalizado en el que se basan los aceleradores de la organización. "Controlar el acelerador requiere mucha configuración", dice Brice. "Son necesarios millones de parámetros para que haga lo que se espera. Para crear software de alta calidad, utilizamos Jira para hacer un seguimiento de los errores, las incidencias y la calidad".

También se utiliza Jira para llevar a cabo muchos otros tipos de tareas, normalmente en combinación con Confluence. "En lugar de explicar para qué usamos Jira y Confluence, sería más fácil intentar encontrar algo para lo que no lo usemos", explica Brice. "Lo hacemos todo con estas herramientas, desde coordinar el análisis de los datos de física experimental hasta organizar el diseño de nuevas piezas del acelerador. Además del trabajo académico y técnico, equipos como los de administración, operaciones, recursos humanos y finanzas usan Jira y Confluence todos los días".

"Usamos Jira para planificar, pero Confluence es el pegamento que une toda la planificación", dice Brice. "Confluence aporta un lado humano a nuestro trabajo en Jira. Más allá de las incidencias, las tareas y las fechas límite, es nuestro espacio para documentar, mantener debates y aportar ideas. Por ejemplo, puede que queramos planificar, iterar e intercambiar ideas de manera informal antes de pasar a Jira para iniciar el proyecto. Todo eso pasa en Confluence".

Por ejemplo, el CERN usa Confluence para preparar las conferencias científicas: añaden todos los temas de investigación propuestos para evaluar su relevancia y garantizar que varios científicos no presenten un trabajo similar. Confluence también se integra en la actividad diaria de los equipos de muchas otras maneras, como la documentación de los procesos técnicos y la incorporación de empleados.

El CERN se migró y se consolidó para satisfacer mejor sus necesidades de investigación

En 2023, el CERN decidió migrar sus múltiples instancias locales de Jira y Confluence Server a una instancia central alojada en Atlassian Data Center. El ingeniero informático Michal Kolodziejski planificó y ejecutó la migración con su equipo.

Antes de la migración, los equipos utilizaban varias instancias antiguas de Jira y Confluence que estaban configuradas en toda la organización. Hay muchos equipos de ingeniería de software diferentes en distintos departamentos, por lo que algunos se habían suscrito a estas herramientas de forma independiente antes de que el departamento de TI las ofreciera de forma centralizada.

Michal sabía que si los equipos del CERN podían unificar su trabajo en instancias centralizadas de Jira y Confluence, podrían liberar el potencial de todos los equipos. "Vimos la oportunidad de aumentar la comunicación y la colaboración entre los usuarios si nos unificábamos en una instancia totalmente compatible y para todos los empleados", afirma.

Este proyecto también ofrecía la oportunidad perfecta para migrar de las implementaciones de servidor a Atlassian Data Center. La migración sería beneficiosa para todos, ya que aumentaría el impulso colaborativo en el que se basa el CERN y, al mismo tiempo, crearía un ecosistema de Atlassian unificado que sería mucho más eficiente de mantener.

La preparación y la colaboración allanan el camino para una migración sin problemas en un día

El CERN sabía que necesitaría el apoyo de expertos para una unificación y migración a gran escala. Eligieron al partner de solución Itransition por su experiencia en el ecosistema de Atlassian y la colaboración empresarial.

iTransition analizó varios posibles proveedores de software y llegó a la conclusión de que las herramientas de Atlassian serían la mejor opción y la más rentable. También hicieron recomendaciones para optimizar las licencias y la facturación de Atlassian, incluida la solicitud de una licencia gratuita para la Comunidad de Atlassian.

Michal encabezó la migración del Data Center del CERN, con mucho apoyo de iTransition y Atlassian. "Nos gustó que Atlassian nos proporcionara todas las herramientas que necesitábamos", comenta. "Su apoyo también fue muy útil en algunos casos en los que teníamos problemas muy complejos que no podía solucionar por mi cuenta".

Michal pasó unas semanas preparándose para la migración y haciendo lluvias de ideas para encontrar soluciones a los obstáculos, como el cambio de muchos sistemas de autenticación al inicio de sesión único (SSO). Una vez que todo estuvo listo, la migración se llevo a cabo sin problemas. "La migración de todos los usuarios y datos a la nueva infraestructura tardó un día entero", explica.

More collaboration, less administration and interruption

Since the migration, CERN teams are using Jira and Confluence Data Center to the fullest potential — with much better performance and less maintenance required from CERN's IT Team.

"We're seeing 5x fewer service incidents, down from ~10 to ~2 per year," Michal says. "The effort needed to maintain the instances represents a fraction of what it was before. Recently, we needed to upgrade Jira. Before, it would have taken about three hours over the course of several days to prepare the new versions and deploy them into production. Now, it only takes about ten minutes."

Even more importantly, these updates don't interrupt users' critical work in Jira. "Before, we'd be looking at weeks of prep, followed by about two hours of downtime twice a year for each of our three IT teams," Michal explains. "The migration resulted in significantly less downtime for both Jira and Confluence."

Working together to "bring a human face to highly technical research"

Today, thousands of people across CERN's community use Jira and Confluence to engage in social, collaborative discussion, development and experimentation that drive scientific progress forward. "There's a social aspect to Jira and Confluence. You can really pull someone into a conversation when you need to," says Brice. "That gives users a lot of freedom. They mention someone when they need input, and they're added to the conversation."

Jira and Confluence support another part of CERN's mission: training the next generation of physicists, engineers, and technicians. "Having these central, easy-to-use tools has proven to be very useful," says Aleksandra Wardzinska, the head of platforms and workflows for CERN's IT Team. "We're preparing the students we work with for their futures. They'll be able to use Jira and Confluence in their future careers."

"Jira and Confluence give us structure and freedom at the same time," adds Brice. "By facilitating collaboration, they bring a human face to highly technical research."